La signature électronique (dématérialisation) des bordereaux de dépense et de recette PES V2

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1 La signature électronique (dématérialisation) des bordereaux de dépense et de recette PES V2 Les ateliers de la dématérialisation et du numérique DDFIP de la Mayenne _ 25 septembre 2015

2 La signature électronique (dématérialisation) des bordereaux de dépense et de recette PES V2 Les avantages de la signature électronique et de la dématérialisation des bordereaux : La suppression des coûts et délais liés à l'envoi des bordereaux papier au comptable La réduction des délais de paiement des dépenses et d'encaissement des recettes par le comptable La modernisation des procédures au sein de la collectivité (travail en dématérialisation totale) La possibilité de signer les bordereaux à distance (si utilisation d'un outil de signature par connexion web) L'archivage automatique des bordereaux au sein du Compte de Gestion Dématérialisé de fin d'année (à destination du juge des comptes) 2

3 La signature électronique (dématérialisation) des bordereaux de dépense et de recette PES V2 L'ordonnateur doit remplir 4 conditions : 1 être titulaire d'un certificat électronique d'authentification 2 disposer d'un outil de signature électronique 3 Obtenir par la DDFIP la validation d'au moins un flux test PES V2 signé 4 Obtenir la confirmation par le comptable de la modification des paramétrages Hélios de réception des flux pour la mise en production 3

4 Le certificat électronique d'authentification 4

5 Le certificat électronique d'authentification remplace la signature juridique manuscrite du titulaire est sécurisé (cryptage informatique) - utilisation protégée par un mot de passe confidentiel (qui ne doit être connu que du titulaire) est personnel et nominatif - si le titulaire est ordonnateur de plusieurs collectivités ou établissements publics différents, il peut utiliser le même certificat pour chaque entité - le certificat ne peut être utilisé par aucune autre personne que le titulaire au sein de la collectivité, y compris par les délégataires de signature (en cas de délégation de signature, chaque délégataire doit être titulaire d'un certificat en son nom propre) peut être enregistré sur un ordinateur ou un support amovible (ex : clé USB) 5

6 Le certificat électronique d'authentification 2 types de certificats existent : Avantage : Option 1 : le certificat d'authentification DGFIP - gratuit (durée de validité : 3 ans) Inconvénients : - ne permet de signer que des bordereaux PES uniquement (avec l'application XEMELIOS V5) - procédure de délivrance contraignante :. demande préalable à la DGFIP à l'initiative du comptable,. signature d'un contrat de service obligatoire,. récupération et installation du certificat par l'ordonnateur via le Portail DGFIP 6

7 Le certificat électronique d'authentification Inconvénient : - payant Avantages : Option 2 : le certificat d'authentification privé - permet de signer électroniquement et juridiquement n'importe quel type de document (bordereaux, actes,...) - procédure de délivrance simple et rapide auprès de la plupart des fournisseurs - une grande majorité des ordonnateurs possède déjà un certificat d'authentification privé (rendu obligatoire dans le cadre de la télé-transmission des actes au contrôle de légalité) 7

8 L'outil de signature électronique 8

9 L'outil de signature électronique La visualisation d'un bordereau PES V2 AVANT signature électronique : 9

10 Visualisation en lecture dématérialisée (via l'outil de signature électronique) : 10

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12 12

13 13

14 L'outil de signature électronique La visualisation d'un bordereau PES V2 APRES signature électronique : Visualisation en lecture brute : Ajout d'un codage de certification à la fin du fichier 14

15 Visualisation en lecture dématérialisée (via l'outil de signature électronique) : 15

16 La visualisation dans Hélios par le comptable de la signature électronique de l'ordonnateur (consultation du bordereau en bannette Hélios) : 16

17 L'outil de signature électronique Pour signer les bordereaux, 2 types d'outils existent : Option 1 : l'outil de signature électronique DGFIP (XEMELIOS V5) Téléchargement et installation de XEMELIOS V5 : - l'application est téléchargeable gratuitement à l'adresse suivante : - une fois téléchargée, l'ordonnateur doit installer et mettre à jour l'application sur chaque ordinateur souhaité Lecture dématérialisée du bordereau PES avec XEMELIOS V5 : - via la fonctionnalité «Xémélios Reader» (clic-droit sur le fichier puis «Voir le fichier comme document PES Aller») 17

18 Pour la signature : utilisation du menu «Production de signature PES» de XEMELIOS V5 18

19 19

20 Le certificat est importé et doit être sélectionné Saisir avec attention le rôle du signataire dans la collectivité Procéder à la signature par le bouton SIGNER 20

21 L'outil de signature XEMELIOS : créé un second fichier PES contenant la signature et la mention «-sig» à la fin du nom 21

22 L'outil de signature électronique Option 1 : l'outil de signature électronique DGFIP (suite) Avantage : - gratuit (permet de signer «a minima» des bordereaux PES) Inconvénients : - ergonomie limitée :. identification des bordereaux par leur nom de fichier,. gestion des flux entièrement manuelle,. pas de parapheur électronique intégré (aucun automatisme),. pas de connexion web possible. pas de Tiers de Télétransmission interfacé - n'est adapté que pour les petites structures (collectivités ou établissements) émettant un nombre très faible de bordereaux à l'année 22

23 L'outil de signature électronique Option 2 : l'outil de signature électronique privé Avantages : - offre de parapheur électronique (intégrant l'outil de signature). accessible par connexion web (à distance). ergonomie d'utilisation (visualisation, signature et transmission automatisée des fichiers entre services). alertes en cas de réception de documents à signer. circuits de visa et de signature paramétrables - avec éventuellement Tiers de Télé-transmission associé. permettant un envoi automatique des flux vers Hélios (sans passer par le Portail DGFIP). avec récupération et interprétation automatiques des fichiers ACK d'accusé réception de la DGFIP (Guichet XML) Inconvénient : le coût (sauf si offre prestataire intéressante négociée dans le cadre d'un groupement d'achat) 23

24 La validation par la DDFIP d'un fichier test PES V2 signé 24

25 La validation par la DDFIP d'un fichier test PES V2 signé Pour pouvoir passer en production, l'ordonnateur doit : signer un bordereau PES V2 pour test (avec son outil de signature) - au moins un flux test est exigé par collectivité ou établissement public local concerné (par budget principal) le transmettre à son comptable public «par courriel» - le fichier test ne doit pas être transmis vers Hélios ni déposé sur l'ancienne application PESOS ayant servi aux tests PES V2 attendre la confirmation par le comptable de la validation du test - analyse du certificat et de la signature du flux effectuée par le Correspondant Dématérialisation de la DDFIP (en cas d'échec, une demande de correction sera exigée et un nouveau fichier test correctif devra être transmis) 25

26 La mise en production de la signature électronique 26

27 La mise en production de la signature électronique Avant la mise en production, l'ordonnateur doit : définir une date officielle de passage en production avec le comptable attendre la modification par le comptable des paramétrages Hélios de réception des flux PES V2, permettant à l'avenir : - l'acceptation des flux bordereaux PES V2 signés, - le rejet des flux bordereaux PES V2 non signés A compter de la date de mise en production, l'ordonnateur devra : signer électroniquement l'intégralité de ses bordereaux PES V2 abandonner définitivement l'envoi des bordereaux papier au comptable 27

28 Pour toutes questions complémentaires, Votre Correspondant Dématérialisation à la DDFIP de la Mayenne : Fabrice ECOUBLET Tél :

29 Merci de votre attention

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