Partie III Cahier des clauses techniques particulières

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1 Appel d offre Outil informatique de gestion logistique des collections (OLIMP) Partie III Cahier des clauses techniques particulières Bibliothèque universitaire des langues et civilisations (BULAC)

2 TABLE DES MATIERES CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES...ERREUR! SIGNET NON DEFINI. 1. EXISTANT ET VOCABULAIRE LES MAGASINS Notion de Groupe Notion de Lot MCD ZAOJUN LE LIBRE-ACCES Identification et Volumétrie SIGB LE MOBILIER Aspects généraux Définition Etagère Armoire Travée Bloc Zones Représentation graphique Classements d une zone «magasin» Classements d une zone «libre-accès» Nommage des éléments du mobilier LES FONCTIONNALITES PRESENTATION GENERALE GESTION DES BIBLIOTHEQUES GESTION DU MOBILIER Importation-Exportation Modification du mobilier Sauvegarde-Restauration GESTION DES EMPLACEMENTS DE DOCUMENTS Gestion des documents Gestion des objets Gestion des lots fictifs Ordonnancement Lot Groupes Séries Ordre des Zones Validation et rectification Rectifier occupation Validation Réaffectation des lots Calcul des emplacements Sauvegarde-Restauration Restitution des informations Bordereaux de déménagement Tableaux récapitulatifs Visualisation Taux de remplissage Emplacements des groupes et lots Points particuliers GESTION ADMINISTRATION Profils utilisateurs Utilisateurs FONCTIONS DIVERSES Plan Types DESCRIPTION DETAILLEE DES FONCTIONS GESTION DES BIBLIOTHEQUES BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 2/61

3 Visualiser Gestion Création Modification Suppression Chargement initial Format Contrôles Classes GESTION DU MOBILIER Visualiser mobilier Importer mobilier Format Zone Bloc Travée Armoires Etagères Contrôles Général Zone Bloc Travée Armoires Etagères Gérer mobilier Création Modification Suppression Exporter mobilier Classes GESTION DES EMPLACEMENTS DES DOCUMENTS Présentation générale Importer Groupes Lots Contrôles de cohérence : Gérer groupes et lots Principe général Gestion lots Gestion groupes Affectation Groupes/Lots Gérer séries Principe général Gestion séries Affectation Séries/Groupes Sauvegarder-Restaurer Valider et Rectifier occupation Réaffectation Restitutions Zones magasins Bordereaux Tableaux récapitulatifs Visualisation emplacements Taux de remplissage Contenu des armoires Recherche d un lot Classes GESTION ADMINISTRATION Gestion profils Gestion utilisateurs ARCHITECTURE TECHNIQUE SPECIFICATIONS TECHNIQUES BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 3/61

4 Stratégie globale Architecture existante Architecture future Sécurisation Déconnexion Fiabilité DIMENSIONNEMENT ET PERFORMANCES ATTENDUES PRINCIPES GENERAUX PRISE EN COMPTE DU MODE WEB ENREGISTREMENT/VALIDATION IMPRESSIONS ARCHIVAGE TRAÇAGE REPRISE DES DONNEES TABLEAU DE BORD GESTION DES PARAMETRES LANGUES HEBERGEMENT ORGANISATION DU PROJET DEMARCHE PROJET EQUIPE PROJET BULAC EQUIPE PROJET DE L ENTREPRISE DEROULEMENT DES PHASES Principe Livraisons partielles Formation des utilisateurs Transfert de compétence LIVRABLES Dossier de conception Dossier d architecture Sources Mode d emploi et guides d utilisation IMPLEMENTATION MOYENS LOGISTIQUES BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 4/61

5 1.1. Les magasins 1. EXISTANT ET VOCABULAIRE Il s agit des zones dans lesquelles sont rangés les documents accessibles à la demande. Les données actuelles sur les collections sont réunies par groupes de lots de documents dans la base Zao-Jun, développée en interne par la BULAC. Cet outil permet de dresser une cartographie des fonds en recensant et en localisant tous les documents à déménager. Ces fonds sont nommés, inventoriés, localisés... etc. et métrés par lot. Un ou plusieurs lots forment un groupe. ZAOJUN Les documents sont actuellement gérés dans ZAOJUN sous forme de groupes et de lots Notion de Groupe Un groupe est composé de Lots : exemple groupe BUL I composé des groupes BUL I / 1 et BUL I / 2. Si chaque lot a une seule et même localisation géographique, il peut en être différemment pour l ensemble du groupe. Exemple : groupe ALB I composé du livre ALB I 1 au livre ALB I 150 décomposé en : Lot ALB I / 1 composé des livres ALB I 1 à ALB I 50 et localisé au 4 rue de Lille, Lot ALB I / 2 composé des livres ALB I 51 à ALB I 80 et localisé Quai de Clichy, Lot ALB I / 3 composé des livres ALB I 80 à ALB I 150 et localisé au 4 rue de Lille. Exemple ZAOJUN BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 5/61

6 Notion de Lot Un lot est composé de livres : exemple lot BUL I / 1 composé des livres BUL I 1 (cote de départ) à BUL I 54 (cote de fin). Exemple ZAOJUN La zone format de rangement correspond à : hauteur utile : 41,6 cm profondeur : 36 cm nombre d étagères : 5 BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 6/61

7 MCD ZAOJUN BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 7/61

8 1.2. Le libre-accès Il s agit des documents accessibles en accès direct.aux Etudiants et aux Chercheurs dans les salles de lectures. Le libre-accès représente : un pourcentage réduit de la volumétrie globale des documents de la BULAC (environ 10% de la totalité des collections) en accès direct pour les lecteurs, un classement géographique des documents couplés à des indices de classification, une répartition sur 2 niveaux, un niveau pour les étudiants (2 km linéaires), un niveau pour les chercheurs (5 km linéaires) Identification et Volumétrie Le libre-accès concerne à terme la gestion de documents ( aujourd hui). Tous les documents sont identifiés individuellement dans le SIGB Millenium avec : un niveau étude ou recherche (E ou R), une zone géographique : une cote thématique (discipline), un auteur (3 premières lettres du nom), éventuellement un siècle et un numéro de volume. Exemple : E 23IR 807 AUT : E pour Etude, 23IR pour Iran : 2 pour Asie centrale, Moyen Orient, Afrique 23 pour Moyen Orient, 23IR pour Iran, 807 pour genres, formes littéraires. Le code thématique peut être de la forme XXX.XXX (exemple ) SIGB Le SIGB (Système Intégré de Gestion des Bibliothèques) se nomme Millenium (société Innovative) et il est opérationnel depuis BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 8/61

9 1.3. Le mobilier Aspects généraux L appel d offre concernant le fournisseur de mobilier des magasins doit être lancé en avril 2009 avec pour objectifs une notification fin 2009 et une implantation dans les nouveaux locaux du printemps 2010 à fin Définition Une zone est composée de blocs. Un bloc est composé de travées. Une travée est composée d armoires. Une armoire est composée d étagères Etagère Dans une armoire toutes les étagères ont la même longueur, la même profondeur et la même hauteur utile. La hauteur est fonction du nombre d étagères qui varie de 3 à 8 (si mathématiquement les étagères peuvent avoir des hauteurs différentes, la hauteur utile de l ensemble des étagères de l armoire est celle de l étagère la moins haute de l armoire). La longueur et la profondeur sont celles de l armoire. La longueur utile de rangement d une étagère (en mètre linéaire) est la longueur utile de l armoire qui contient l étagère Armoire La profondeur est fonction du type d armoire (25, 35 ou 50 cm). La profondeur est identique pour l ensemble des armoires d une travée. La hauteur des armoires est la même pour l ensemble des armoires d une travée. La longueur est propre à chaque armoire. La longueur utile de rangement d une armoire (en mètre linéaire) est la longueur utile de l armoire X le nombre d étagère dans l armoire Travée Sur une travée, on peut avoir des armoires avec des longueurs différentes. La longueur d une travée est déterminée par la somme des longueurs des armoires qui la compose. Toutes les armoires d une travée ont la même profondeur. La longueur utile de rangement d une travée (en mètre linéaire) est la somme des longueurs utiles de chaque armoire qui compose la travée. BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 9/61

10 Bloc La longueur du bloc est déterminée par la somme des longueurs des travées qui le compose (et par translation la somme des longueurs des armoires qui composent les travées). Le bloc va déterminer la profondeur de l ensemble des travées qui le composent (et par translation l ensemble des armoires et des étagères du bloc). La longueur utile de rangement d un bloc (en mètre linéaire) est la somme des longueurs utiles de chaque travée qui compose le bloc Zones La notion de zone est générique et doit pouvoir s appliquer à tout type de zone de stockage. Pour la BULAC, sont connues à ce jour deux types de zones : Zones type magasin, Zones type libre-accès : Libre-«Rez-de-jardin», Libre-«Rez-de-chaussée», Libre-accès «Mezzanine». L ensemble des blocs d une zone ont la même profondeur (s agissant d une décision de la BULAC et non d une contrainte physique, la profondeur sera gérée au niveau de l armoire). La longueur utile de rangement d une zone (en mètre linéaire) est la somme des longueurs utiles de chaque bloc qui compose la zone. Points particuliers : pour le libre-accès, toutes les étagères ont même hauteur et même profondeur, pour un magasin, toutes les armoires ont même hauteur et même profondeur Représentation graphique Vue d une zone et des blocs qui la composent : Bloc Armoire Travée BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 10/61

11 Classements d une zone «magasin» Un magasin aura toujours un classement de ses blocs dans l ordre chronologique (Bloc 1 puis bloc 2 puis bloc 3, ). Il en sera de même pour tous les éléments constitutifs du magasin. Pour un magasin, le classement commencera toujours sur le bloc1-travé1-armoire1-étagère1. M1 M1 M1 M1 M1 M1 Magasin 1 A Bloc 1 Bloc 2 Travée 1 Travée 2 Travée 1 Travée 2 L entrée dans chaque magasin se fait par la porte principale qui donne sur le couloir. Les collections sont rangées de haut en bas sur les armoires et de la gauche vers la droite sur les étagères. Lorsque l on rentre dans un magasin, le déploiement des collections se fait sur le premier rayonnage à gauche en entrant, puis : se positionner face au bloc de rayonnage (face aux volants pour les compactus) et commencer l implantation sur la travée la plus à gauche, de blocs de rayonnages en blocs de rayonnages tourner dans le sens des aiguilles d une montre. BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 11/61

12 Au sous sol : 16 magasins équipés de rayonnages compactés + 1 magasin de rayonnages fixes (A à P) : BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 12/61

13 Au Rez-de-chaussée bas : 10 magasins équipés de rayonnages compactés et un magasin fixe (Q à Z), 1 magasin de réserve supplémentaire : BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 13/61

14 Exemple : magasin 1 sens de déploiement des collections : ENTREE BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 14/61

15 Classements d une zone «libre-accès» Pour une zone «libre-accès», on retiendra le même principe d alimentation des armoires-travéesblocs Nommage des éléments du mobilier Nom des zones Libre-accès : Libre-accès «Rez-de-jardin», Libre-accès «Rez-de-chaussée», Libre-accès «Mezzanine». Noms des zones magasins : 1, 2, 3, 4... Chaque magasin est nommé par un chiffre. Les blocs : B1, B2, B3... Chaque zone est composée de bloc de rayonnages. Chaque bloc est numéroté B1, B2, B3... Les travées : T1, T2, T3... Chaque bloc est composé de travées. Ces travées sont numérotées à l intérieur de chaque bloc : T1, T2, T3... Les armoires : A1, A2, A3... Chaque travée est composé d armoires, ces armoires sont numérotées A1, A2, A3... Les étagères : E1, E2, E3... Chaque armoire est composée d étagères, ces étagères sont numérotées du haut vers le bas : E1, E2, E3... BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 15/61

16 2. LES FONCTIONNALITES 2.1. Présentation générale Gestion Administration Gestion mobilier Gérer Utilisateurs Sauvegarder/Restaurer Gérer Etagères Gérer Armoires Gérer Travees Gérer Blocs Gérer profils Administrer s'authentifier Importer/Exporter Gerer mobilier Gérer Zones <<include>> Gestion Bibliotheques OLIMP Gérer Bibliotheques BULAC Gestion emplacements Gérer documents Magasins Gérer documents Libre-accès sauvegarder/restaurer simulation Gérer documents simuler occupation Réaffecter Lot rectifier occupation restitutions visualisation emplacements bordereaux tableaux récapitulatifs déménageurs BULAC 2.2. Gestion des bibliothèques Les grandes fonctions attendues sont : Importation initiale des données Bibliothèques. Création-Modification-Suppression des Bibliothèques. BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 16/61

17 2.3. Gestion du mobilier Les grandes fonctions attendues sont : Importation-Exportation de données mobilier. Création-Modification-Suppression du mobilier, Sauvegarde-Restauration des modifications Importation-Exportation Le logiciel devra permettre d importer un fichier d implantation du matériel : fichier fourni en avance de phase par le fournisseur de mobilier, fichier saisi manuellement par la BULAC en absence de fichier fournisseur. Cet import permettra d alimenter les informations concernant le mobilier dans la base de données du logiciel. De même, il peut être intéressant de prévoir l export du fichier mobilier sous un format identique à l import. Tous les imports se feront globalement pour l ensemble des informations contenues dans le fichier de chargement. Si l on souhaite charger le mobilier uniquement d une zone, les autres zones devront être manuellement supprimées du fichier de chargement. Cette fonction sera à manipuler avec précaution et réservée à un profil «administrateur» Modification du mobilier A partir du logiciel, il sera possible d intervenir pour modifier le nombre d étagères par armoire. L objectif est de simuler l impact des différentes solutions sur le stockage des collections en magasin. Il n est pas prévu à ce jour de mettre en œuvre des blocages au niveau de la modification des autres paramètres (hauteur bloc, largeur armoire, ) même si théoriquement ils ne devraient pas être modifiés au travers de l application. Cette fonction sera à manipuler avec précaution et réservée à un profil «administrateur». A partir du moment où un magasin aura commencé à recevoir des lots, il ne sera plus possible de modifier son mobilier Sauvegarde-Restauration L objectif est de pouvoir sauvegarder, après des modifications, les données «mobilier» liées à une simulation afin de pouvoir éventuellement les restaurer pour rejouer une simulation. La sauvegarde-restauration s effectuera au niveau de la zone (avec possibilité de sélectionner plusieurs zones, éventuellement toutes). BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 17/61

18 2.4. Gestion des emplacements de documents Cette fonction doit permettre de simuler le rangement des documents (lots) dans les zones en fonction du mobilier. Les objectifs sont : étudier les impacts liés à différentes hypothèses de mobilier sur le classement des documents et la surface utilisée (notamment l incidence de la hauteur des étagères), préparer le déménagement à partir d un scénario arrêté et de plans définitifs. Les résultats seront exploités au travers des outils de restitution des informations Gestion des documents Les objectifs sont : la gestion (création, modification, suppression) des différents objets liés aux documents, l ordonnancement des objets les uns par rapport aux autres, la gestion et l affectation de lots fictifs Gestion des objets Il faut pouvoir gérer (création, modification, suppression) les objets : Lots, Groupes, Séries Gestion des lots fictifs Suite au déménagement d un groupe, il peut être souhaitable de laisser de la place vide en prévision de futurs compléments sur le groupe. L outil devra donc permettre d affecter des «lots fictifs» de type : fin d étagère vide, fin d armoire vide, fin de travée vide, fin de zone vide. Il devra également être possible de déterminer au niveau de chaque bloc quel est le pourcentage d espace vide que l on souhaite conserver (cette information correspondra au % laissé libre au niveau de chaque armoire constituant le bloc). BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 18/61

19 Ordonnancement Lot Il faut pouvoir ordonnancer chaque lot appartenant à un groupe. Pour information, un classement initial est disponible dans ZAOJUN via un numéro de lot pour les lots type «magasin» Groupes Il faut pouvoir organiser les groupes entre eux. Pour information, un classement initial est disponible dans ZAOJUN via un numéro d ordre pour les groupes type «magasin». Toutefois, dans le cadre de la réaffectation des groupes, le nouveau logiciel devra permettre de mettre en place la notion d affectation des groupes les uns par rapport aux autres Séries Principe Pour les objets type «magasin», cette notion a pour objectif d optimiser l espace en fonction du format des ouvrages. Il faut pouvoir affecter des lots à une série qui correspond en fait à un format (exemple : monographie format ). Pour le libre-accès elle peut, par exemple, représenter la notion de «zone géographique-paysthématique». Les séries sont des informations créées manuellement, il faudra que l outil permette d affecter des groupes à des séries. A l intérieur de ces séries, les groupes devront être rangés en fonction : Exemple de la priorité donnée à la bibliothèque à laquelle ils appartiennent, de la priorité donnée entre les groupes (en principe il s agit de l ordre alphabétique mais une fonction spécifique doit permettre d autres types de classement). Ordre des séries (une seule dans cet exemple) : série «monographie format » Ordre des bibliothèques (sous-ensembles) : BIULO EFEO CEAF-. Ordre des groupes dans chaque bibliothèque : BIULO : AFR ALB AME ARA - EFEO OC CEAF : A AL Pour le déménagement, les groupes seront constitués dans l ordre suivant : Lots du groupe AFR de la bibliothèque BIULO, Lots du groupe ALB de la bibliothèque BIULO, BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 19/61

20 Lots du groupe AME de la bibliothèque BIULO, Lots du groupe ARA de la bibliothèque BIULO, Lots du groupe OC de la bibliothèque EFEO, Lots du groupe A de la bibliothèque CEAF, Lots du groupe AL de la bibliothèque CEAF. Il va de soi que l affectation manuelle des groupes doit être conforme au format de la série et du type Ordre des Zones Dans le logiciel, il faudra pouvoir indiquer dans quel ordre s enchaînent les zones de même type pour la mise en place des documents (sous réserve que l enchaînement soit physiquement possible, c'està-dire que les armoires possèdent les mêmes caractéristiques en termes de profondeur et de hauteur d étagère) Validation et rectification Cette fonction a plusieurs objectifs : rectifier l occupation réelle des lots migrés, valider le fait que le lot a bien été déménagé Rectifier occupation Du fait que les collections «vivent» dans les bibliothèques actuelles, la taille d un lot au moment du déménagement n est pas forcément celle qui a été renseignée dans ZAOJUN ou dans le SIGB (même si une opération de remétrage est prévue). Le logiciel doit donc permettre de rectifier manuellement le métrage réel de chaque lot ainsi que l implantation qui lui a été assignée automatiquement. Après modification, le système doit pouvoir recalculer l ensemble de l implantation des lots qui restent à déménager. Attention, suite à ce recalcul, pour les magasins, les bordereaux (voir déjà édités d avance indiqueront une implantation fausse et il faudra également rectifier manuellement les lots concernés. Il apparaît donc que les bordereaux ne doivent pas être édités en masse, avec l impact sur la durée de déménagement que cela peut générer Validation Cette fonction permet de valider le fait qu un lot a été effectivement déménagé. Le lot sera considéré comme déménagé suite à la saisie par l utilisateur de la date effective de déménagement renseignée manuellement sur les bordereaux par les déménageurs. Elle a surtout pour but de vérifier qu un lot n a pas été oublié (il peut-être souhaitable de pouvoir consulter la liste des bordereaux édités et non déménagés). BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 20/61

21 Réaffectation des lots Cette fonction permet de réaffecter manuellement un groupe sur une étagère. L utilisateur pourra forcer une adresse d étagère de début à un lot, sous réserve que l étagère ne soit pas déjà occupée par un lot bloqué Calcul des emplacements Les emplacements des différents lots seront déterminés en fonctions des critères : adéquation des formats des documents au format du mobilier, ordres de classements des lots, groupes, séries, lots fictifs, % d espaces libres par armoire, types de zones et ordres d enchainement, types de lots, lots figés (déjà déménagés) Sauvegarde-Restauration Cette fonction doit permettre de sauvegarder-restaurer un environnement cohérent correspondant à une simulation à un instant t. Le niveau de traitement se situera au niveau d une zone (éventuellement toutes les zones) et devra inclure tous les objets concernés par le traitement des emplacements (notamment le mobilier concerné) Restitution des informations Bordereaux de déménagement Cette fonctionnalité ne concerne que les zones de type «magasin». L objectif est de donner toutes les informations nécessaires aux déménageurs, et ce lot par lot : numéro de lot, numéro de groupe auquel appartient le lot, référence du groupe précédent, numéro d ordre du lot dans le groupe (ou référence du lot précédent), cote de début et cote de fin du lot, taille du lot (en ml), informations concernant la localisation actuelle (bibliothèque, étage, magasin), date de départ, date d arrivée (à saisir manuellement par le déménageur sur le bordereau), informations sur le format, BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 21/61

22 informations concernant la localisation future : début lot : magasin, bloc, travée, armoire étagère, fin lot : magasin, bloc, travée, armoire étagère Tableaux récapitulatifs Tableau «groupe» Ce tableau doit faire apparaitre les informations suivantes : nom du groupe, mesure (ml) du groupe, localisation (début et fin) du groupe, bibliothèque d origine, noms et mesures (ml) des lots qui composent le groupe. Tableau «séries» Ce tableau doit faire apparaitre les informations suivantes : référence de la série, mesure (ml) de la série, mesure (ml) de chaque sous-ensemble de la série, mesure (ml) de chaque groupe de chaque sous-ensemble, localisation (début et fin) de la série, localisation (début et fin) de chaque sous-ensemble de la série, localisation (début et fin) de chaque groupe de chaque sous-ensemble Visualisation La demande principale concerne la restitution visuelle : des informations concernant l emplacement des différents lots, des informations concernant le taux de remplissage des armoires. Il ne s agit pas de faire une représentation 3D sur les plans existants. La représentation graphique se veut «schématique» sous forme d armoires vues du dessus. BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 22/61

23 Zone X Bloc 1 Bloc 2 Travée 1 Travée 1 Travée 2 Travée 2 Travée 3 Travée 3 Travée 4 Travée 4 Bloc 3 Bloc 4 Travée 1 Travée 1 Travée 2 Travée 2 Travée 3 Travée 3 Travée 4 Travée Taux de remplissage L objectif est de donner une vue synthétique du taux de remplissage de la zone sélectionnée, et ce au niveau de chaque armoire. Des compléments indiqueront : le % d occupation du magasin, le % d occupation de chaque bloc, le % d occupation de chaque travée Emplacements des groupes et lots Il n est pas matériellement possible d afficher le détail des groupes et/ou lots. Deux aspects sont à envisager : on ne sait pas ce que l on cherche, on recherche un groupe ou un lot précis. BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 23/61

24 Recherche d un groupe ou d un lot précis Après sélection du groupe ou du lot dans une liste, il faut pouvoir afficher l emplacement du groupe ou lot dans la zone, éventuellement sur le même schéma que celui représentant le taux de remplissage. On indiquera l emplacement approximatif du groupe ou lot avec son étagère de début et son étagère de fin. En cas de groupe ou lot «à cheval» sur plusieurs zones, on indiquera, après la dernière armoire, les informations concernant la zone suivante (nom zone, bloc, travée, armoire, étagère) ou précédente. Recherche aléatoire Il faut pouvoir afficher le contenu des armoires d une zone. On peut envisager, éventuellement sur le même schéma que celui représentant le taux de remplissage, que l on affiche le contenu des armoires en plaçant le curseur sur l armoire sélectionnée (type «popup»). Une sélection de l armoire donnera un détail plus fin du classement en indiquant le contenu de chaque étagère de l armoire (dans la mesure où cela est graphiquement possible ce qui implique qu il n y ait pas une multitude de groupes ou lots sur une étagère) Points particuliers Certaines fonctions ayant un impact sur le calcul des emplacements, le logiciel devra alerte l utilisateur quand un nouveau traitement des emplacements s avère nécessaire. Toutes les actions devront faire l objet d une demande de confirmation Gestion Administration Profils utilisateurs L objectif est de pouvoir gérer les différents profils susceptibles d utiliser le logiciel en accordant des droits ou pas sur certaines fonctionnalités. A ce jour au moins les profils identifiés sont : profil administrateur général qui aura tous les droits sur toutes les fonctions, profil administrateur «magasin» qui aura droit sur l ensemble des fonctionnalités liées aux zones type «magasin», sur les données magasins concernant des fonctionnalités communes (par exemple la gestion du mobilier), profil administrateur «libre-accès» qui aura droit sur l ensemble des fonctionnalités liées aux zones type «libre-accès» sur les données libre-accès concernant des fonctionnalités communes (par exemple la gestion du mobilier), profil gestionnaire «magasin» qui aura droit aux fonctionnalités de gestion courante liées aux zones type «magasin» (la liste sera précisée en début de prestation), BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 24/61

25 profil gestionnaire «libre-accès» qui aura droit aux fonctionnalités de gestion courante liées aux zones type «libre-accès» (la liste sera précisée en début de prestation), profil consultation» qui aura droit de consulter l ensemble des données sans aucun droit de mise à jour. Pour plus de souplesse, il faut prévoir de créer des profils en fonction des «types de zones» que l on peut être amené à créer (même si aujourd hui seuls deux types sont connus) Utilisateurs L objectif est de pouvoir gérer les différents utilisateurs autorisés à utiliser le logiciel. Les informations permettront : l identification de l utilisateur (nom, prénom, coordonnées, ), l affectation d un profil à l utilisateur, la création/suppression d un login et de son mot de passe Fonctions diverses Plan L objectif est de pouvoir localiser visuellement une zone dans les locaux de la BULAC. Il faut prévoir dans le bandeau général de l application un lien vers un plan de la bibliothèque. Ce plan interactif sera fourni par la BULAC (format flash ou autre) Types Une table de référence dénommée «Types» permettra de gérer les différents types de zones (à ce jour sont connues «magasin» et «libre-accès»). Cette table servira de référence pour : les types de zones, les types de lots, les droits d accès (modification et/ou consultation) afin de ne travailler que sur les objets d un même type. Par extension, il serait possible de gérer d autres bibliothèques que la BULAC en créant par exemple une zone «magasin bibliothèque X». Un certains nombre de contrôle devront être mis en œuvre pour s assurer que les objets sont bien identifiés dans un type et un seul (par exemple affecter des groupes «type magasin» avec du mobilier dépendant d une «zone magasin). Du fait du peu de changements opérés dans cette table, il n est pas prévu de gérer cette table via l application OLIMP. Sa mise à jour sera effectuée par le service informatique. BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 25/61

26 3. DESCRIPTION DETAILLEE DES FONCTIONS 3.1. Gestion des Bibliothèques Il s agit de gérer les bibliothèques d origine ou de destination des documents. BULAC Visualiser Bibliothèque Gérer Bibliotheques Créer bibliothèque Modifier bibliotheque <<include>> Supprimer Bibliotheque Selectionner Bibliotheque <<include>> Visualiser L objectif est de visualiser les bibliothèques et leurs informations. BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 26/61

27 Gestion Création L objectif est la création d une nouvelle bibliothèque. Pas de contrôle spécifique Modification L objectif est la modification d une bibliothèque existante. Pas de contrôle spécifique. 1 en dehors des contrôles liés aux règles de l art (doublons, données, ) BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 27/61

28 Suppression L objectif est la suppression d une bibliothèque. Contrôler : pas de zone rattachée, pas de groupe rattaché, pas de lot rattaché Chargement initial Les bibliothèques seront initialisées à partir d un fichier issu de ZAOJUN via un chargement dans le SGBD Format Le fichier est fourni par la BULAC. Le format du fichier sera précisé en début de prestation (il devrait correspondre aux données à charger dans la table bibliothèque) Contrôles Aucun contrôle spécifique n est à gérer hormis la gestion d éventuels doublons (prise en compte du premier enregistrement valide). En cas de rechargement, seules les nouvelles données sont chargées. S il s avérait nécessaire de recharger l ensemble du fichier, une opération manuelle sur l objet «Bibliothèque» devra être précédemment réalisée pour supprimer l ensemble des enregistrements Classes Groupe +Réf Groupe +Libellé Groupe Zone #Identifiant +Réf Zone +Libellé Zone +Etage Zone +Superficie Zone +Adresse plan Zone 1..* 0..* 1 Gestionnaire Bibliotheque +Réf Bibliothèque +Libellé bibliothèque +Adresse1 +Adresse2 +Code Postal +Ville +Cedex +Responsable +Bib gérée (O/N) localisation départ 0..* 1 Priorité Lot +Réf Lot +Libellé Lot +Cote début Lot +Cote fin Lot +Longueur lot +Hauteur Lot +Profondeur Lot Série +Réf Série +Libellé Série +Hauteur série +Profondeur série +N ordre série BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 28/61

29 3.2. Gestion du mobilier Il s agit de gérer les différents objets constitutifs du mobilier : Zones, Blocs, Travées, Armoires, Etagères. modifier mobilier <<include>> sélectionner mobilier <<include>> supprimer mobilier créer mobilier Gerer mobilier visualiser mobilier éditer liste mobilier BULAC BULAC Importer/Exporter Anomalies mobilier exporter mobilier <<include>> importer mobilier <<include>> sélectionner type zone Fichier "tableur" Visualiser mobilier L objectif est de pouvoir visualiser les différentes imbrications de mobilier (zones, blocs..) et le détail de chaque élément. BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 29/61

30 Importer mobilier L objectif est d importer le mobilier à partir d un fichier Excel comportant 4 feuilles (zone, bloc, travée, armoire). Le fichier est fourni par la BULAC Format Zone Zones Référence Superficie Libellé zone Type Zone Etage zone zone zone (m2) Adresse plan M1 Magasin M2 Magasin M3 Magasin M4 Magasin M5 Magasin LAE Libre accès Etude LAR Libre accès Recherche La zone «adresse plan» ne sera pas renseignée, toutes les autres zones sont obligatoires. BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 30/61

31 Bloc Zone Bloc Référence Référence Hauteur Bloc % espace Libellé Bloc Zone Bloc (cm) libre M1 B1 Bloc M1 B2 Bloc M1 B3 Bloc M1 B4 Bloc M1 B5 Bloc M2 B1 Bloc M2 B2 Bloc M2 B3 Bloc M2 B4 Bloc Toutes les zones sont obligatoires Travée Zone Bloc Travée Référence Zone Référence Bloc Référence Travée Libellé Travée M1 B1 T1 Travée 1 M1 B1 T2 Travée 2 M1 B1 T3 Travée 3 M1 B2 T1 Travée 1 M1 B2 T2 Travée 2 M2 B1 T1 Travée 1 M2 B1 T2 Travée 2 M2 B1 T3 Travée 3 M2 B2 T1 Travée 1 Toutes les zones sont obligatoires Armoires Zone Bloc Travée Armoire Référence Zone Référence Bloc Référence Travée Référence Armoire Libellé Armoire Longueur Armoire (cm) Hauteur Armoire (cm) Profondeur Armoire (cm) Nombre étagères (cm) M1 B1 T1 A M1 B1 T1 A M1 B1 T1 A M1 B1 T1 A M1 B1 T1 A M1 B1 T2 A M1 B1 T2 A M1 B1 T2 A M2 B2 T1 A M2 B2 T1 A Toutes les zones sont obligatoires. BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 31/61

32 Etagères Pour chaque armoire, les étagères seront automatiquement affectées en fonction : de la hauteur de l armoire, de la hauteur moyenne d une étagère («hauteur étagère»). Exemple d une armoire hauteur 200 cm avec des étagères hauteur 45 cm : Nombre d étagères possibles = 4 (partie entière de 200 / 45). Par défaut, la longueur d une étagère est la longueur de l armoire dans laquelle elle se trouve (idem pour la profondeur) Contrôles Général En cas de doublons dans le fichier, prise en compte du premier enregistrement. En cas d import de mobilier déjà existant : une confirmation devra être demandée pour remplacer le mobilier existant, le remplacement ne sera pas possible si des documents sont déjà affectés au mobilier (cas des documents déjà déménagés) Zone Contrôles spécifiques : les valeurs pour les «types de zone» sont celles gérées dans la table de référence «types» Bloc Pour rappel, chaque bloc comportera une zone permettant d indiquer le % d espace à laisser libre au niveau de chaque armoire constituant le bloc. Contrôles de cohérence : chaque bloc doit être rattaché à une zone existante. Contrôles spécifiques : des valeurs mini-maxi seront indiquées pour les hauteurs Travée Contrôles de cohérence : chaque travée doit être rattachée à un bloc existant. BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 32/61

33 Armoires Contrôles de cohérence : chaque armoire doit être rattachée à une travée existante, toutes les armoires d un bloc doivent avoir la même hauteur, toutes les armoires d un bloc doivent avoir la même profondeur. Contrôles spécifiques : des valeurs mini-maxi seront indiquées pour les hauteurs, les profondeurs possibles sont 25, 35 ou 50 cm (à remplacer respectivement par les valeurs 1, 2 ou 3), le nombre d étagères est compris entre 3 et 8. La phase de conception précisera si ces contrôles spécifiques sont à faire au moment de l import du fichier ou s il est envisageable de les faire à posteriori sur les objets chargés dans le SGBD Etagères Contrôles spécifiques : le nombre d étagères doit être compris entre 2 et Gérer mobilier Création L objectif est la création d un nouveau mobilier. Chaque création nécessitera de sélectionner en amont le mobilier sur lequel on souhaite faire une création : on crée une zone dans une bibliothèque, on créer un bloc dans une zone d une bibliothèque, on crée une travée dans un bloc d une zone d une bibliothèque, on crée une armoire dans une travée d un bloc d une zone d une bibliothèque. Pas de contrôle de cohérence spécifiques. BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 33/61

34 Exemple de création d armoire Modification L objectif est la modification d un mobilier existant. Contrôles : il n est pas possible de modifier les valeurs Hauteur et Profondeur si l armoire est déjà affectée à une travée-bloc. Exemple de modification Armoire BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 34/61

35 Suppression L objectif est la suppression d un mobilier. Contrôler : pas de mobilier rattaché, pas de groupe rattaché Exporter mobilier Le mobilier sera exporté sous forme de 5 fichiers.csv distincts, chaque fichier ayant le même format que celui décrit dans le cadre de la fonction «importer» Classes Types +Réf type +Description Type Bloc #Identifiant +Réf Bloc +Libellé bloc +% espace libre 1..* 1 1 Zone #Identifiant +Réf Zone +Libellé Zone +Etage Zone +Superficie Zone +Adresse plan Zone 1..* Travee #Identifiant +Réf Travée +Libellé travée 1 Armoire 1..* #Identifiant +Réf Armoire +Libellé armoire +Longueur armoire +Hauteur armoire +Profondeur armoire +Nombre étagères Etagere #Identifiant +Réf Etagère +Libellé étagère +Hauteur étagère Plan magasin <<enumeration>> Profondeur <<enumeration>> Nombre étagères BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 35/61

36 3.3. Gestion des Emplacements des documents Présentation générale anomalies magasins ZAOJUN Lots réels <<include>> Importer Importer Lots Importer Groupes GESTION créer groupe Gérer Groupes supprimer groupe GESTION <<include>> Lots fictifs Gérer Lots <<include>> affecter lots réaffecter lot GESTION <<include>> visualiser groupes ordonnancer bibliotheques GESTION rectifier occupation Gérer documents Magasins affecter groupes organiser série +Créer() +Supprimer() +Modifier() +Visualiser() Gérer Séries BULAC créer série visualiser série supprimer série Importer Il s agit d importer le fichier en provenance de ZAOJUN (voir 1.1. Cette étape va permettre d initialiser les données «lots» et «groupes» à partir de fichiers fourni par la BULAC. Remarque : les données importées de ZAOJUN sont au format UTF Groupes Référence groupe Groupes Libellé N ordre Bibliothèque groupe ALB I Albanais I 1 BIULO ALB II Albanais II 2 BIULO ALB III Albanais III 3 BIULO IRA I Iranien I 4 BIULO IRA II Iranien II 5 BIULO POL I Polonais I 6 BIULO POL II Polonais II 7 BIULO BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 36/61

37 Groupe Référence Groupe Lots Référence Lot Libellé Lot Bibliothèque Localisation Lot Cote début Cote Fin Longueur Hauteur Profondeur ALB I 1 Libellé Lot 1 BIULO ALB 1 ALB ALB I 2 Libellé Lot 2 CTLES ALB 51 ALB ALB I 3 Libellé Lot 3 BIULO ALB 81 ALB ALB II 1 Libellé Lot 1 BIULO ALB 1 ALB ALB II 2 Libellé Lot 2 BIULO ALB 26 ALB IRA I A1 Libellé Lot 1 BIULO IRA 1 IRA Contrôles de cohérence : Niveau «groupe» : les valeurs liées au groupe doivent être renseignées (référence, libellé, n d ordre du groupe,..), chaque groupe doit être rattaché à une bibliothèque gestionnaire, Niveau «lot» : les valeurs liées au lot doivent être renseignées (référence, libellé, cote début et fin, longueur, hauteur, profondeur, n d ordre,..), chaque lot doit être rattaché à un groupe, chaque lot doit avoir le même type (on ne mélangera pas les types dans les fichiers d importation), le lot doit être rattaché à une bibliothèque d origine. Cette opération pouvant être renouvelée, il faudra demander avant le rechargement si il s agit d un rechargement complet ou d un rechargement des différences Gérer groupes et lots Plusieurs objectifs : visualiser les lots et les groupes, créer ou supprimer un lot, créer ou supprimer un groupe, affecter des lots à un groupe Principe général La visualisation des groupes et lots s effectuera sous forme d un arbre hiérarchique. Le positionnement du pointeur de la souris sur un élément permettra de connaitre le détail de cet élément. BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 37/61

38 Les différentes opérations seront accessibles à partir d une visualisation commune des informations sous forme d arbre hiérarchique et par l intermédiaire d un menu déroulant spécifique à la zone sur laquelle se trouve le pointeur de la souris Gestion lots Créer Lot Fictif: L objectif est la création d un lot fictif afin de réserver de la place dans le mobilier. Le lot créé sera du type : fin d étagère vide, fin d armoire vide, fin de travée vide, fin de zone vide. Par défaut, le lot fictif créé le sera à la suite du lot sur lequel le pointeur de la souris est positionné. BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 38/61

39 Dans l arbre hiérarchique, les lots fictifs auront une représentation particulière afin de les différencier des lots réels. Nota : il sera possible de créer un lot fictif à la suite d un autre lot fictif. Un lot fictif ne pourra pas être rattaché au groupe «non affecté». Modifier Lot : L objectif est la modification des données liées au lot (notamment pour la rectification des informations sur les cotes du lot). Contrôle de cohérence : si le lot est affecté à un groupe : vérifier que le format du lot créé est conforme au format des autres lots du groupe. Dans le cas d un lot fictif, la modification concernera uniquement le type de lot fictif créé. Supprimer Lot : L objectif est la suppression d un lot existant (réel ou fictif) Gestion groupes Créer Lot : L objectif est la création d un lot. Par défaut, le lot sera créé en fin de groupe sur lequel le pointeur de la souris est positionné. Contrôle de cohérence : vérifier que le format du lot créé est conforme au format des autres lots du groupe (sauf si il s agit du lot «non affecté»), vérifier que le type de lot est conforme au type des autres lots du groupe. Créer Groupe : L objectif est la création d un nouveau groupe. BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 39/61

40 Modifier Groupe : L objectif est la modification des données liées au groupe. Supprimer Groupe : L objectif est la suppression d un groupe existant. Contrôle de cohérence : vérifier que le groupe n a aucun lot qui lui soit rattaché Affectation Groupes/Lots L affectation d un lot à un groupe s effectuera de façon simple en déplaçant dans l arbre hiérarchique le lot afin de le positionner dans le groupe auquel il doit être affecté. Contrôle de cohérence : vérifier que le format du lot déplacé est conforme au format des autres lots du groupe auquel il va être rattaché (sauf si il s agit du lot «non affecté»), vérifier que les lots sont gérés par la même bibliothèque (par contre les localisations physiques peuvent être différentes) Gérer séries Plusieurs objectifs : visualiser les séries et groupes, créer ou supprimer une série, affecter des groupes à une série. BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 40/61

41 Principe général Le principe retenu est le même que celui concernant la gestion des groupes et lots via une visualisation sous forme d un arbre hiérarchique. L étude et la phase de maquettage permettront de déterminer si l arbre hiérarchique doit représenter l ensemble des objets Séries-Groupes-Lots, ou si il est préférable de travailler sur Série-Groupes et Groupes-Lots séparément Gestion séries Créer Série : L objectif est la création d une série. Par défaut, la série sera crée après la série sur laquelle le pointeur de la souris est positionné. Modifier Série : L objectif est la modification des données d une série. Les données étant purement «indicatives» il n y a pas de contrôles de cohérence avec les formats des groupes rattachés à la série. Les contrôles s effectueront lors du rattachement des groupes à la série en empêchant de mettre dans la même série des groupes ayant des caractéristiques de format différents (pour rappel, un groupe n est composé que de lots ayant le même format et même type). BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 41/61

42 Supprimer série : L objectif est la suppression d une série existante. Contrôle de cohérence : vérifier que la série n a aucun groupe qui lui soit rattaché. Affecter bibliothèques à une série : L objectif est l affectation des bibliothèques dans l ordre pour lequel on souhaite préparer l ordonnancement des lots. Pour rappel, pour chaque série il est possible de donner une priorité des bibliothèques les unes par rapport aux autres. Après affectation, le principe de déplacement via la souris est également opérationnel pour déplacer une bibliothèque à l intérieur d une série. La même fonction doit également permettre de supprimer une bibliothèque affectée (sous réserve qu aucun groupe ne soit rattaché à la bibliothèque). ajouter enlever Affectation Séries/Groupes L affectation d un groupe à une série s effectuera de façon simple en déplaçant dans l arbre hiérarchique le groupe afin de le positionner dans la bibliothèque (et non pas directement la série) de la série à laquelle il doit être affecté. Contrôle de cohérence : vérifier que le format et le type du groupe affecté est conforme au format et au type des autres groupes de la série à laquelle il va être rattaché (sauf si il s agit du groupe «non affecté»), vérifier que le groupe affecté à la bibliothèque lui appartient bien (le groupe doit avoir la bibliothèque de gestion correspondante à la bibliothèque d affectation). BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 42/61

43 Sauvegarder-Restaurer Se référer au Valider et Rectifier occupation Se référer au Ses fonctions seront opérationnelles au travers de la fonction de modification des lots Réaffectation Cette fonction doit permettre de forcer manuellement l adresse de l étagère qui accueillera le début du lot. Il faudra pouvoir choisir dans la liste des étagères, laquelle doit être affectée au lot. BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 43/61

44 Contrôle de cohérence : l étagère est déjà occupée (l utilisateur devra dans ce cas commencer par libérer l espace en créant un lot fictif), l étagère fait partie d une armoire qui contient des documents déjà déménagés, le nouveau lot entre en conflit avec des documents déjà déménagés Restitutions Zones magasins Bordereaux Se référer au Tableaux récapitulatifs Se référer au Visualisation emplacements Taux de remplissage L objectif est de pouvoir connaitre le taux de remplissage moyen de chaque zone. La première partie de l écran présentera un affichage de la zone concernée afin que l utilisateur puisse repérer la disposition des blocs dans la zone (fichier fourni par la BULAC). MAGASIN 1 BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 44/61

45 La deuxième partie représentera schématiquement le taux de remplissage des armoires. BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 45/61

46 Contenu des armoires En positionnant le pointeur de la souris sur une armoire, une «popup» détaillera le contenu de celle-ci : Zone X : 75 % Bloc 1 : 100% Bloc 2 : 100% Travée % Travée % Bloc 1 Travée 2 POL II 1 POL II 2 ROU II 1 ROU II 2 Travée % Travée % Travée % Travée % Travée % Travée % Bloc 3 : 50% Bloc 4 : 0% Travée % Travée 1 0 % Travée 2 75 % Travée 2 0 % Travée 3 25 % Travée 3 0 % Travée 4 0 % Travée 4 0 % En cliquant sur l armoire, un détail plus fin sera affiché en précisant le contenu de l armoire (sous réserve que cela soit graphiquement possible, notamment si l armoire contient de nombreux lots). BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 46/61

47 Il n est pas prévu à ce jour de détailler le contenu d une étagère Recherche d un lot Une fonction «recherche»permettra d afficher la position approximative d un lot dans le magasin à partir de son étagère de début et de son étagère de fin. Zone X Lot ROU II - 2 Bloc 1 Bloc 2 Travée 1 Travée 1 Travée 2 Travée 2 Travée 3 Travée 3 Travée 4 Travée 4 Bloc 3 Bloc 4 Travée 1 Travée 1 Travée 2 Travée 2 Travée 3 Travée 3 Travée 4 Travée 4 BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 47/61

48 Classes Affectation Etagere #Identifiant +Réf Etagère +Libellé étagère +Etagère début +Etagère fin 0..* Lot Fictif +Réf Lot Fictif +Libellé lot fictif +Type lot fictif 0..1 Gestionnaire Groupe +Réf Groupe +Libellé Groupe Classement groupes 1..* 0..1 Classement Lots +N ordre 0..* Lot +Réf Lot +Libellé Lot +Cote début Lot +Cote fin Lot +Longueur lot +Hauteur Lot +Profondeur Lot SIGB ZAO-JUN Bibliotheque +Réf Bibliothèque +Libellé bibliothèque +Adresse1 +Adresse2 +Code Postal +Ville +Cedex +Responsable +Bib gérée (O/N) 1 +N ordre Priorité 1 Série +Réf Série +Libellé Série +Hauteur série +Profondeur série localisation départ +N ordre série 0..* Types +Réf type +Description Type BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 48/61

49 3.4. Gestion Administration Gestion profils L objectif est la création des différents type de profil et d affecter les autorisations à chaque type. BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 49/61

50 Gestion utilisateurs L objectif est la création des différents utilisateurs avec l affectation d un profil et d un identifiant/mot de passe. BULAC Appel d offre OLIMP CCTP Partie III 50/61