SYSEO PLANNING. L agenda électronique

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1 SYSEO PLANNING L agenda électronique

2 Sommaire 1 Introduction Caractéristiques du produit Planning médecin La gestion des rendez-vous La prise de Rendez-Vous Par premières plages disponibles A partir du planning La recherche de Rendez-Vous La liste des tâches Le dossier patient Les vacations des médecins Recherche et création de vacations Impression des vacations... 12

3 1 Introduction SYSEO PLANNING vous permet de partager votre agenda médical en toute simplicité. Dès la prise d un rendez-vous patient, celui-ci est alors disponible auprès de vos confrères praticiens. L agenda s affiche graphiquement sur le navigateur internet ou le téléphone de votre confrère par un accès sécurisé. Vos patients peuvent être alertés par SMS de leur date de rendez-vous ou d un changement d horaire. SYSEO PLANNING facilite la gestion de votre secrétariat en exploitant les dernières technologies de diffusion. Il reste un outil simple évitant l écueil d un logiciel trop complexe aux fonctionnalités rarement utiles. A qui s adresse ce logiciel? Prévu pour les plateformes déportées de rendez-vous ou les plateaux techniques interventionnels, il s adresse à toute architecture médicale soucieuse de gérer un ou plusieurs agendas patient et de partager cette information en toute simplicité et sécurité. Cet assistant dispose également d une liste de travail par opérateur afin d optimiser les tâches quotidiennes et de garder une trace des examens réalisés ou pas. Un module statistique et comptable permet d extraire l activité selon vos attentes. Les principales fonctionnalités? SYSEO PLANNING est un remarquable assistant au quotidien. Simple et fonctionnelle, l interface conviviale met à votre disposition les principaux onglets afin de faciliter vos demandes en peu de clics : La gestion des RDV englobe la création et la recherche de RDV existants. La création de RDV est optimisée grâce à la fonction «premières plages disponibles». Elle permet d associer si besoin un rendez-vous à un praticien en particulier dans une salle ou avec un appareillage précis. L interface graphique longuement réfléchie remplace avantageusement l agenda papier, La liste des tâches récapitule les rendez-vous de la journée avec l identité du patient, le type d acte, le médecin, la salle et les horaires. Les différentes couleurs permettent de distinguer la situation du patient, comme un retard, ou une mise en attente, Le dossier patient réunit les éléments essentiels du patient : identité, adresse, médecins, antécédent tout en évitant les doublons, Les vacations médecins peuvent être remplies très facilement en fonction de leurs disponibilités. Elles peuvent ainsi être consultées à distance et imprimées, par jour ou par semaine. Les points forts? Conçu en partenariat avec un Centre Laser Medical, cet outil est prévu pour fonctionner en flux tendu (nombreux rendez-vous sur des secteurs variés), L architecture web du logiciel autorise une diffusion large et sécurisée. Les outils techniques employés permettent cependant de disposer d une interface ludique dans la philosophie d Outlook, Une liste de travail intégrée et des outils statistiques et comptables sont des fonctionnalités simples inédites dans ce type de logiciel. Elles apportent des gains de productivité et une qualité de traitement réels, La communication avec les téléphones récents apporte un plus commercial évident pour vos patients ou correspondants, Dans les établissements de soin, une connexion avec le dossier patient ou un outil de planification de bloc est possible (HL7).

4 Comment procéder pour le déploiement? SYSEO PLANNING fonctionne sur un serveur d hébergement en intranet (dans vos locaux), en extranet (au sein d un réseau de partenaires) ou sur internet avec des identifiants de connexion. Le déploiement est très simple dans la mesure où aucun outil ne s installe sur le poste de l utilisateur qui se connecte uniquement à l aide d un navigateur internet. En fonction des paramétrages, l accès aux informations saisies sera large ou restreint. Le prix SYSEO PLANNING est vendu soit en licence d exploitation associée à un contrat de maintenance, soit à une formule de location mensuelle. Le contrat de location comprend l hébergement et l ensemble des prestations d installation en dehors de la formation qui peut être prise en charge par votre organisme collecteur des fonds de formation. Le prix varie en fonction du nombre de connexions requises avec une moyenne de 15 TTC. par mois et par médecin en formule locative. N hésitez pas à nous consulter en fonction de l architecture précise de votre cabinet ou de votre établissement, chaque contexte d utilisation pouvant se révéler différent. 2 Caractéristiques du produit Planning par actes / médecins Rendez-vous Recherche de rendez-vous d un patient Fiche patient complète Prise en compte des vacations médecins Synchronisation avec un agenda : ical Extraction du planning : Format Excel Recherche de première plage disponible Synchronisation avec un agenda : ICal, Notification d un rendez-vous : SMS, ICal, Facturation par médecin Sortie de la facturation : Format Excel Liste des tâches : Résumé de tout les rendez vous journalier Possibilité d accueillir le patient Possibilité de changer l état d un patient Outils Annexes Dictée Numérique : Voir fiche produit SYSEO Dictée Numérique Prises de notes au niveau du rendez-vous. Indicateur : Taux d occupation journalière, Nombre de RDV, Récapitulatif de l activité par médecin / jour ou semaine

5 3 Planning médecin Ce planning permet d obtenir un aperçu synthétique de la charge de travail du médecin. Afin d avoir une vue plus proche de la réalité, nous avons combiné deux chiffres de façon journalière : Le taux d occupation en pourcentage (durée de vacation durée totale des rendez-vous cumulés) Le nombre de rendez-vous pour la journée % d occupation de la vacation du jour Nombre de rendezvous dans la journée Le médecin peut obtenir le détail d une journée par un simple clic sur celle-ci. Par exemple, la journée du 2 Novembre comme ci-dessous. Information rapide du rendez-vous Cliquez ici pour revenir au planning Grâce à ce planning, le médecin peut voir et organiser par avance ses journées de travail depuis son cabinet, son domicile ou sur son mobile.

6 4 La gestion des rendez-vous Cette interface est principalement utilisée par les secrétaires pour : la prise de rendez vous, la recherche de rendez vous, la liste des tâches. Les rendez-vous de la journée se placent automatiquement au début du tableau. Les lignes rouges verticales distinguent les jours de la semaine. Dans le cas où SYSEO Planning gère plusieurs médecins, la journée est séparée en colonne, une colonne représentant un médecin. Cette interface permet à la secrétaire de voir d un coup d œil tous les rendez vous d une journée et de pouvoir rediriger un patient vers un autre praticien le cas échéant. Chaque rendez-vous est identifié par le nom du patient et une couleur. La couleur du rendez-vous représente l acte de celui-ci (épilation, détatouage, ). En cliquant sur cette zone, une fiche détaillée apparait et donne la possibilité à l utilisateur de modifier le rendez-vous, de le supprimer, de le déplacer ou de le dupliquer par couper/copier/coller. Les zones grises claires représentent les plages disponibles de la vacation du médecin qui peuvent recevoir des rendez-vous. RDV possible de 8h à 22h. Un clic sur le patient donne les informations sur le RDV : nom, horaire, médecin, type d acte et salle. Les types d actes sont différenciés par les couleurs. Les parties grises définissent les plages disponibles.

7 La partie gauche de l interface permet de naviguer plus facilement dans les rendez-vous et de les trier par médecin ou actes. Calendrier du mois en cours avec la date d aujourd hui en blanc. Astuce : un clic sur aujourd hui actualise automatiquement la date. Remarque : la liste de tâches apparaît après le clic sur l horloge. L interface de gestion des rendez-vous permet aux secrétaires de rassembler et de combiner en une seule vue l agenda de tous les médecins dont elles ont la charge. Cela permet de simplifier la prise de rendez-vous, la recherche de plage disponible ainsi que la recherche des rendez-vous. 4.1 La prise de Rendez-Vous La prise de rendez-vous peut être réalisée de plusieurs façons : directement du planning, par la recherche des premières plages disponibles. Toute prise de rendez-vous peut être signalée au médecin concerné de plusieurs façons : par par SMS par synchronisation de son agenda électronique (Microsoft Outlook, Apple iphone, Google Agenda, Mozilla Calendar, Mozilla SunBird, ) Une fois le rendez-vous confirmé, le patient peut recevoir par SMS, une information de confirmation, de décalage ou de retard.

8 4.1.1 Par premières plages disponibles La recherche des premières plages disponibles est l outil le plus utilisé lors de la prise de rendez-vous. Il permet aux secrétaires de définir un médecin ainsi que des critères spécifiques au patient (le matin, le lundi, le mardi, pour une épilation, ). Avec ces informations, SYSEO Planning va rechercher instantanément toutes les possibilités de rendez-vous possibles et les proposer à la secrétaire. Possibilité de prendre un RDV par jour, par médecin et par type Apparition des plages horaires disponibles. Grâce à la recherche des premières plages disponibles, la secrétaire gagne en efficacité à la prise de rendez-vous et propose les meilleures solutions au patient.

9 4.1.2 A partir du planning La prise de rendez-vous peut aussi se faire directement par l intermédiaire du planning. Simplement par la sélection d une zone libre d un médecin (zones grises). Il suffit alors de remplir la fiche de renseignement pour créer le rendez-vous. Cette méthode permet la saisie rapide de rendez-vous mais n optimise pas le choix du rendez-vous comme ci-avant. 4.2 La recherche de Rendez-Vous La recherche de rendez-vous au sein de l application se fait simplement par le menu «Recherche rendez-vous patient». Les critères de recherche de base sont : Le nom du patient Le prénom du patient La date de naissance du patient D autres critères peuvent être ajoutés par simple modification de la configuration.

10 4.3 La liste des tâches La liste des tâches est un tableau de synthèse de tous les rendez-vous du jour. Il permet de connaitre d un coup d œil différentes informations importantes comme : Le retard d un patient, Le retard des médecins. et d agir sur celle-ci par : L accueil d un patient, La mise en attente du patient La clôture d un rendez-vous Possibilité de tri selon le médecin, le traitement, la salle et l heure. Changez avec cette liste les différents horaires du patient. Changez de jour par l intermédiaire de ce calendrier La couleur précise la situation d un patient. Cette interface de synthèse journalière permet aux secrétaires et aux médecins d organiser, d optimiser et fluidifier au mieux leur journée en ayant toutes les informations importantes et instantanément dans une interface simple et concise. Remarque : Cette interface peut être affichée simultanément avec l interface de planning.

11 5 Le dossier patient A l aide du module «Information Patient», vous pouvez aussi bien rechercher que créer un nouveau patient. La fiche patient regroupe toutes les informations administratives de bases nécessaires à l activité du centre. 6 Les vacations des médecins 6.1 Recherche et création de vacations Pour chaque médecin, il est possible de saisir des vacations afin d établir les limites du planning et des rendez-vous. Par l intermédiaire de cette fenêtre, il est possible de voir les vacations courantes, de les modifier et de les supprimer. Un clic remplit la date de début et un deuxième pour la date de fin Il est possible de visualiser les vacations existantes et de générer de nouvelles vacations.

12 6.2 Impression des vacations SYSEO Planning permet de façon simple d extraire les plannings médecins au format Microsoft Excel pour des usages externes à SYSEO Planning. SYSEO Planning possède un module de facturation générant une facture mensuelle pour chaque médecin.

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