Bibliothèque départementale du Loiret

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1 Bibliothèque départementale du Loiret Convention de prêt Bibliothèques ou médiathèques (Fiche établie en janvier 2009) La convention bibliothèque ou médiathèque du Loiret Elle est destinée aux communes de moins de habitants ou structures intercommunales composées exclusivement de communes de moins habitants gérant une unique bibliothèque ou médiathèque à vocation intercommunale. La signature de la Convention bibliothèque est indispensable pour demander les subventions du Conseil Général. Une bibliothèque est un service public chargé de contribuer aux loisirs, à l'information, à la recherche documentaire, à l'éducation permanente et à l'activité culturelle de tous. Les bibliothèques municipales sont organisées et financées par les communes (Loi N du 22 juillet 1983, art. 61), les bibliothèques intercommunales par les structures intercommunales disposant de la compétence culturelle. Le Département peut apporter aux communes et structures intercommunales qui le demandent son soutien à l'exercice de leurs compétences (Loi N du 2 mars 1982, art. 23). Au sein des services départementaux, ces prestations de service sont assurées par la BDL. La Bibliothèque départementale du Loiret (BDL), et les bibliothèques ou médiathèques affiliées qui bénéficient de son soutien constituent, avec les Médiathèques têtes de réseau et les Relais/Points-lecture ou dépôts de livres, le Réseau des Bibliothèques du Loiret.

2 Convention «Bibliothèque ou médiathèque» ENTRE Le Département du Loiret, représenté par Monsieur Eric DOLIGE, Président du Conseil Général dûment habilité à cet effet par une délibération du 19 décembre 2008 d une part, Et La structure intercommunale de «nom» , représentée par «nom du Président» , Président, La Commune de "nom de la Commune " , représentée par "nom du maire, Maire, habilité par délibération en date du d autre part, IL EST CONVENU CE QUI SUIT : ARTICLE 1 : La Commune, l intercommunalité ou Communauté de Communes s engage à : 1. Faire fonctionner une bibliothèque ou médiathèque dans un local adapté et sécurisé, exclusivement réservé à cet usage, disposant du téléphone et de tout moyen de communication adapté dont télécopieur, mail et accès Internet (le cas échéant via la mairie ou autre service public). L installation d un logiciel adapté à la gestion informatisée des collections et des prêts sera envisagée dès que possible. Ce local sera aménagé de façon à permettre le libre accès aux livres et documents et la consultation sur place par tous les publics, sans distinction d'âge, ni de commune de résidence. Les documents seront prêtés gratuitement, une cotisation annuelle modique pouvant cependant être demandée à l'emprunteur. La surface ne devra pas être inférieure à 0,04 m² par habitant avec un minimum de 25 m². Cette bibliothèque ou médiathèque est appelée "Bibliothèque ou médiathèque Affiliée" dans la suite de la présente convention. 2. Désigner soit au moins un salarié, soit une équipe de bénévoles, soit une équipe mixte composée de salarié(s) et de bénévole(s), pour gérer et animer la Bibliothèque Affiliée. Un salarié ou un bénévole est désigné par le Maire / le Président comme correspondant de la BDL, tout changement devant être signalé. La formation des salariés et bénévoles

3 sera facilitée autant que possible (autorisation, remboursement des frais de déplacement). 3. Ouvrir la Bibliothèque ou médiathèque Affiliée au public à des heures permettant au maximum de lecteurs y compris les salariés de pouvoir s'y rendre, et au minimum, suivant la taille de la commune: Moins de 1000 habitants : au moins 2 fois par semaine sur deux jours distincts, représentant un total minimal de 4 heures à 2999 habitants : au moins 3 fois par semaine, représentant un total minimal de 6 heures à 9999 habitants : au moins 4 fois par semaine, représentant un total minimal de 12 heures, l équipe de gestion et d animation de la bibliothèque comportant au moins un salarié. 4. Assurer si possible l accueil des classes scolaires en plus de cette ouverture au public et favoriser tout partenariat avec centre de loisirs, école de musique, secteur Petite Enfance, maison de retraite et autres structures locales. Une offre accessible au plus grand nombre (dont bébés, personnes handicapées, publics en difficultés ) sera recherchée. 5. Faire suivre au(x) responsables(s) tout courrier, fax, mail, colis, fichier électronique en provenance de la BDL, 6. Rédiger et faire approuver par le Maire / le Président un règlement intérieur de la bibliothèque communale ou intercommunale incluant les modalités d usage de tout poste multimédia et Internet ; Assurer des conditions d accès et des modalités de prêt et de reproduction éventuelle en conformité avec les règles en vigueur dans les services publics. 7. Apposer une plaque ou tout autre support de communication faisant mention que la Bibliothèque ou médiathèque est affiliée au Réseau des Bibliothèques du Loiret et signaler dans toutes les publications et manifestations aux usagers la contribution du Conseil Général du Loiret au fonctionnement du service (affichage, presse ) 8. Acheter des livres pour un montant, si possible réévalué chaque année en fonction de l'évolution du prix des livres ; Pour information, les préconisations en fonction de la taille des communes sont les suivantes : Moins de 1000 habitants :... minimum de 0,25 par habitant / an De 1000 à 2999 habitants :... minimum de 0,50 par habitant / an De 3000 à 9999 habitants :... minimum de 1,00 par habitant / an Avoir un budget de fonctionnement en sus du budget d acquisition. 9. Rembourser les documents et matériels prêtés par la BDL qui auront été perdus ou détériorés et accepter la possibilité d un récolement général du fonds déposé par la BDL.

4 10. Souscrire une assurance pour dommages aux biens du Département, des agents (salariés et bénévoles) et usagers, l attestation pouvant être présentée à tout moment, sur demande des représentants du Conseil Général. 11. Transmettre tous les ans un rapport d'activité à la BDL et statistiques annuelles nécessaires pour assurer un renouvellement périodique du fonds déposé, harmonisé avec la typologie du lectorat et le développement du fonds local (formulaire à renseigner fourni par la BDL). 12. Respecter les procédures d inscription et protocoles d usage (pour tous les services proposés et documents mis à disposition) et notamment veiller à la restitution en priorité des documents réservés par d autres emprunteurs du réseau départemental des bibliothèques et à la restitution des bibliomalles et expositions aux dates prévues pour ne pas gêner les emprunts ultérieurs. ARTICLE 2 : Le Conseil Général du Loiret s engage à : 1. Assurer à la commune ou intercommunalité un conseil technique et scientifique, notamment par : des visites ou entretiens de diagnostics et de conseils l envoi régulier ou la mise à disposition de publications et documentations, la mise à disposition de fiches techniques pour l aménagement et le fonctionnement d une bibliothèque, la constitution d un fonds et la gestion documentaire, l informatisation de la gestion des prêts et des collections, la conception d opérations d animation et de valorisation, la médiation aux publics, les techniques d information électronique 2. Contribuer gratuitement à la formation initiale et continue de l'équipe responsable de la Bibliothèque ou médiathèque Affiliée, notamment par le biais d une programmation annuelle de stages 3. Mettre gratuitement à disposition un Centre de documentation et de ressources professionnelles, sis à Orléans-la-Source, ouvert 5 jours par semaine avec plus d un millier d ouvrages professionnels à disposition, ainsi qu un site web d informations régulièrement actualisées 4. Assurer gratuitement à la Bibliothèque ou médiathèque Affiliée un dépôt de livres constituant un fonds de base renouvelé deux fois par an à la BDL ou à la Médiathèque tête de réseau, selon la population de la commune ou territoire intercommunal desservi : moins de 1000 habitants : au moins 200 volumes et jusqu à 1500 moins de 3000 habitants : au moins 400 volumes et jusqu à 2500 de 3000 à habitants : au moins 500 volumes et jusqu à 3500

5 En accord avec la bibliothèque ou médiathèque, un échange peut être réalisé par la BDL en fonction des profils d usagers et des besoins identifiés par le dépositaire, avec livraison / reprise au local du dépositaire. 5. Offrir un choix de réserve d environ titres permettant d abonder les sections Adultes et Enfants tant dans le domaine de la Fiction que dans celui du Documentaire, lors des échanges réalisés sur rendez-vous dans les magasins de la BDL. 6. Prêter des fonds multimédias sous certaines conditions et selon disponibilité, 7. Prêter des documents spécifiques (fonds Patrimoine, fonds régionaliste, référentiel contes et légendes ) sous certaines conditions et selon disponibilité, 8. Permettre aux dépositaires d accéder en permanence via Internet à l ensemble de son catalogue riche de plus de documents pour tous les publics. 9. Prêter les notices bibliographiques correspondant aux documents prêtés sous forme de téléchargement électronique ou le cas échéant de liste sur fichier informatisé éditable sur papier. 10. Offrir un service gratuit de réservation de documents à distance et de livraison rapide des documents 11. Offrir des services professionnels électroniques facilitant la gestion des dépositaires et d une utilisation aisée 12. Offrir un service de prêt gratuit de valises thématiques et expositions selon un catalogue renouvelé annuellement. ARTICLE 3 : Durée de validité : La présente convention est valable pour un an à compter de la date d effet. Elle se renouvellera ensuite par accord tacite entre la Commune de "nom de la Commune" ou structure intercommunale dénommée «nom» : et le Département du Loiret, après constatation du bon fonctionnement de la bibliothèque ou médiathèque par le Directeur de la BDL

6 Elle pourra être remplacée par une "convention médiathèque tête de réseau" si la Commune ou l intercommunalité qui le demande remplit les conditions nécessaires. Des avenants pourront être annexés à la présente convention, en particulier pour le prêt de documents sonores ou audiovisuels ou sur tout autre support non imprimé, d expositions ou de matériel d animation, de documents issus des fonds spécifiques (Patrimoine, Régionalisme, référentiel contes et légendes, fonds de conservation jeunesse ) ainsi que le prêt de notices informatisées. Elle pourra être dénoncée par chacune des deux parties, avec un préavis de trois mois, en cas de non respect des clauses ou de changement dans la politique départementale d'aide aux bibliothèques. Le Correspondant de la bibliothèque ou médiathèque Affiliée et le directeur de la BDL sont chargés chacun en ce qui le concerne de l'exécution de la présente convention. ARTICLE 4 : Dispositions diverses Les dispositions de la présente convention annulent et remplacent toutes propositions verbales ou écrites, toutes conversations ou correspondances antérieures concernant le même sujet. Fait en deux originaux, à Orléans, le Le Maire / le Président du Loiret Le Président du Conseil Général ANNEXES : Sont annexées à la présente convention les pièces suivantes : 1. Description du local affecté à la Bibliothèque ou médiathèque dont postes informatiques de gestion, multimédias et Internet éventuels. 2. Adresse pour l'envoi du courrier à la Bibliothèque ou médiathèque et adresse mail. 3. Population prise en compte pour l'application de la présente convention ; 4. Horaires d'ouverture au public de la Bibliothèque / médiathèque; 5. Composition de l'équipe chargée d'animer et de gérer la Bibliothèque / médiathèque et nom du responsable, 6. Copie du budget spécifiant les crédits d acquisition.

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