Rétroconversion du catalogue de la bibliothèque de la Province dominicaine de France

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1 7 juin 2012

2 Rétroconversion du catalogue de la bibliothèque de la Province dominicaine de France Isabelle SÉRUZIER Chef de Projet conversion rétrospective Responsable de l informatique documentaire 2

3 Sommaire 1. Présentation de la bibliothèque 2. Projet de rétroconversion 3. Mise en œuvre du projet 4. Réception et intégration des notices 5. Conclusion 6. Perspectives 3

4 1. Présentation de la bibliothèque 4

5 Histoire et statuts Bibliothèques dominicaines dispersées en 1792 Ordre dominicain refondé en France par Lacordaire en : fondation de la bibliothèque à Flavigny (Côte d Or) 1973 : s installe à Paris dans des locaux construits pour elle dans le XIIIe arrondissement Ouverture aux étudiants, chercheurs et enseignants en sciences humaines et religieuses Bibliothèque privée de recherche appartenant à l ordre dominicain, d accès gratuit 5

6 Fonds : Documentation spécialisée en histoire de la philosophie occidentale, des présocratiques ànos jours et domaines des christianismes orientaux et occidentaux, de la patristique, des études médiévales, de l histoire (principalement les sources) Près de livres dont environ 200 incunables, quelques manuscrits anciens éditions du XVIe éditions du XVIIe et XVIIIe usuels brochures Collection de reliures religieuses précieuses XIXe et XXe Estampes, dessins et peintures Fonds d archives (Edouard Dhorme, sœur Jeanne d Arc, Jean Destrez, Pères Lacordaire, Marie Alain Couturier, Congar, Chenu ) 6

7 Les catalogues Fichier topographique Fichier des brochures, tirés à part Fichier alphabétique auteurs et anonymes notices notices notices 7

8 Un personnel restreint Directeur 1 bibliothécaire en chef 1 bibliothécaire 1 magasinier à plein temps 1 magasinier à mi temps 1 catalogueur bénévole 5 bénévoles assurant des taches d accueil quelques heures par semaine 8

9 Logiciel documentaire CDS/ISIS 1.4, build 22, for windows, March 2002 Logiciel documentaire gratuit distribué par l Unesco. Permet un catalogage en Unimarc adapté à winisis : pour résoudre la contrainte de la non répétitivité des sous champs pour pallier la non gestion du label par le système Ne permet pas l intégration des notices rétroconverties Mai 2011 Koha SIGB open source full web Support complet du format bibliographique unimarc Gère l unicode Serveur Z3950 Permet l intégration des notices rétroconverties 9

10 2. Projet de rétroconversion 10

11 Objectifs Intégrer le fonds dans la base locale Mettre en ligne le catalogue d un fonds riche et original par la rareté de ses collections et leur spécialisation Intégrer un grand catalogue collectif, le CCFR qui favorise cette visibilité 11

12 Moyens Financiers partenariat avec la BnF. Convention cadre de pôle associé documentaire mécénat de la fondation américaine Caritas Veritatis autres mécénats Humains Directeur pour la gestion administrative du projet Bibliothécaire en chef pour la gestion technique Expérience pas d expérience pratique pas d expérience théorique Atouts une bonne connaissance des différents catalogues : des strates de catalogage dans le catalogue papier, par 10 ans de pratique de la rédaction de notices et l intercalation de la structure du catalogue informatique, par la maitrise du logiciel ISIS (bordereaux de saisie, formats d affichage, indexation des données, formats d impression etc.) 12

13 Chronologie du projet Années 1980 Premiers contacts avec la BnF. Sans suite, faute de financement et d un logiciel documentaire compatible 2004 Nouveau contact avec la BnF Problèmes techniques moins insurmontables. Toujours pas de financement! Nous commençons le travail de préparation de nos catalogues : Repérage et enlèvement de notices déjà rétroconverties et intégrées dans le réseau du premier millénaire chrétien initié par le CNRS. Mesure des fichiers pour avoir le nombre approximatif de notices à rétroconvertir Evaluation en pourcentage du taux de recouvrement entre nos fichiers et ceux de la BnF. Sondage par formats et section Evaluation en pourcentage des langues et alphabets présents dans le catalogue Fin 2007 Promesse de mécénat et signature de la convention avec la BnF Mise en œuvre Rétroconversion des monographies Rétroconversion des brochures et tirés à part Rétroconversion des recueils factices et dépouillements 13

14 Etude de terrain La BnF nous met en relation avec d autres bibliothèques spécialisées pour appréhender la mise en œuvre du projet. Bibliothèque des arts décoratifs Madame Béatrice Krikorian Alliance israëlite universelle Mr Kuperminck Institut catholique de Paris Madame Odile Dupont 14

15 Du rêve àla réalité Ces partages d expérience très enrichissants permettent de trouver l équilibre entre notre souhait d un catalogue parfait nos moyens financiers les moyens techniques à mettre en œuvre d accepter que le mieux soit l ennemi du bien Rétroconversion des fiches principales : perte des entrées secondaires n y figurant pas Pas d unification des accès auteurs : possible mais trop long et trop coûteux Dérivation des notices BnF : pas d intervention du prestataire sur ces notices. Une répartition fautive des informations dans les champs et sous champs ne sera pas modifiée. Dans les notices d avant 1970, la collation est souvent collée à l adresse bibliographique, la collection souvent dans le champ 300 ainsi que les notes d exemplaire 15

16 Exemple de collation dans l adresse bibliographique $a Orangerie des Tuileries. Les Incunables sur bois et sur métal de la collection Edmond de Rothschild au Musée du Louvre $b Texte imprimé $e, 16 mars 29 avril [1957. Catalogue par André Blum et Jean E. Bersier.] 210 $a (Paris,) Éditions des Musées nationaux (Impr. Union) $d In 16 (18 cm), 128 p., pl., fac similé, couv. ill. [D. L ] IXa $a Exposition. Paris. Musée de l'orangerie

17 3. Mise en œuvre du projet 17

18 Le cahier des charges Consultation des cahiers des charges d autres bibliothèques pour établir les grands lignes du projet et nous guider dans La définition des Groupe de projet et Comité de pilotage L établissement du déroulement de la conversion rétrospective et du calendrier Les engagements du prestataire La rédaction des parties juridiques 18

19 Respect des règles de saisie communiquées par la BnF respect de la norme ISO 2709 caractères utilisés conformes àl ISO 5426 notices bibliographiques au format UNIMARC 19

20 Notre part d analyse et de réflexion se concentre sur Description détaillée des particularités du catalogue servant de base àla rétroconversion Notices dactylographiées sur des fiches bristol de 12,5x7,5 cm Quelques notices en caractères arabes, hébreu ou grec Catalogue multilingue : environ 1/3 du catalogue en d autres langues que le français posant le problème de l identification et extraction des auteurs dans les titres latins Rétroconversion du catalogue topographique constitué uniquement de fiches principales mais contenant quelques fiches signalant le plan de publication de grandes collections Notices normalisées à partir de Pour les autres, consignes de saisie propres à chaque cas Exemple : titre original précédant le titre propre à rejeter en note de traduction 20

21 Typologie des fiches Monographies (en un ou plusieurs volumes, catalogage à niveaux ) Recueils factices (détail des pièces présent ou non sur la fiche principale, identifiables ou pas) Annuaires (avec un état manuscrit des années possédées) Livres anciens (aux titres plus ou moins remaniés, aux adresses bibliographiques traduites en français ) Notices d extraits et de dépouillement (catalogage peu normalisé ) 21

22 Choix du prestataire Consultation de 2 prestataires Jouve et Safig Numway Choix de Safig Numway pour La qualité d écoute de nos spécificités établissement d un calendrier flexible pour la phase de production en fonction de mes disponibilités de relecture possibilité d adapter les consignes de saisie en fonction des particularités insoupçonnées du catalogue Modalités de relecture des contrôles de qualité et correction des anomalies, imprimé ou informatique pour Safig (facilite la relecture) informatique pour Jouve Le coût de la prestation : facturation à la notice pour Safig (les notices dérivées coûtant moitié moins que les créées) facturation au caractère pour Jouve (notices dérivées à peine moins chères que les créées) 22

23 Numérisation des fichiers Préparation des fichiers Numérotation des 631 tiroirs par le personnel de la bibliothèque Enlèvement des cavaliers, trombones, post it Vérification que les tiroirs ont une tringle et que les serre fiches sont bien serrés 17 septembre 10 décembre 2008 Numérisation 20 à70 tiroirs par semaine sont enlevés par transporteur pour la numérisation dans les ateliers de Safig à La Châtre Décembre notices numérisées recto verso sont fournies sur CDRoms. Chaque notice est identifiée par un numéro de tiroir et d image 23

24 CTS Cahier des spécifications techniques Rédaction d un CTS en interne Fourniture à Safigde la base de la BnF (fichiers ISO2709 des notices des monographies en Unimarc) pour les dérivations Révision du CTS avec le chef d atelier de Safig Les trois tranches de la rétroconversion ont fait chacune l objet d un CTS, d un test et d une révision 24

25 Contenu du CTS Pour l ensemble des notices du fichier topographique traitement des mentions manuscrites (ex : le vol 2 est classé en usuel) traitement des ouvrages en plusieurs volumes présents sur la même fiche avec un titre identique ou des titres différents pour chaque volume traitement des informations au dos des fiches (rappel de vedettes, données internes indiquant un dépouillement fait ou non ) des fiches de regroupement suivies du catalogage de chaque volume 25

26 Traitement de la cote Comment l identifier Comment la transcrire 1 ss. à remplacer par les numéros de volumes possédés par la bibliothèque dans le cas d un catalogage à niveau 1 à10 à remplacer par les cotes des volumes réellement possédés quand une annotation manuscrite indique le 2 et le 4 manquants Unification d un élément de cote figurant sous des formes différentes (A ou I pour indiquer un folio) 26

27 Dérivation après recherche multi critère (ISBN, auteur, titre ) Sont aussi dérivées avec un code d anomalie les notices BnF contenant une information différente et seulement une par rapport à la fiche Saulchoir, portant sur année d édition (+ ou 2 ans) le nombre de pages (+ ou 5) le nombre de volumes l auteur principal Pas de dérivation si le titre ou l éditeur sont différents Pas de modification des notices dérivées si les données ne sont pas dans les bons champs et sous champs Ajout des données locales : cote, numéro d inventaire, particularités d exemplaire 27

28 Création Détail de chaque champ et sous champ avec les consignes de saisie unification de la ponctuation transcription des abréviations traitement des caractères non latins (remplacement par un caractère de repérable pour correction ultérieure) 28

29 Exemple de traitement des caractères non latins 29

30 Traitement des auteurs toutes les mentions de responsabilité présentes sur la fiche principale doivent faire l objet d un accès pas de restitution en 200$f d un auteur présent seulement en vedette 30

31 Test Fin 2008 Réception du CTS et validation Choix de 200 notices représentatives des difficultés évoquées dans le CTS Correction du test Modifications du CTS avec les observations issues du test Validation du nouveau CTS. Au total 5 versions 31

32 Production Contrôle de qualité bimensuel sur 167 notices choisies de façon aléatoire Au total relecture de notices en 18 livraisons Lecture et retour des remarques fournies sur listings dans les 15 jours suivant leur réception Chaque réception d un contrôle de qualité et son retour font l objet d un accusé de réception commenté Demande éventuelle de complément du CTS Correction des anomalies en nombre variable selon les mois 32

33 Anomalies Exemple de notice mal structurée 33

34 Anomalie sur l auteur 34

35 Difficile interprétation des données 35

36 Anomalie collection 36

37 Anomalie cote 37

38 Contrôle de qualité Exemple de listing 38

39 Observations Positives Fichier de base assez lisible et bien structuré Le calendrier de lecture des contrôles de qualité et correction des anomalies a pu être maintenu Personnel très compétent Contact permanent avec l atelier et réponses immédiates Taux d erreur très faible Certaines notices dérivées sont plus riches que les notices papier, complétant des accès auteur, la collation, la collection 39

40 Notice BnF plus riche 40

41 Les notices rétroconverties décevantes sont la copie de mauvaises notices papier 41

42 L imprévu Coût de l opération première tranche légèrement supérieure aux prévisions notices prévues et livrées Mauvaise comptabilisation des fiches de regroupement de type dictionnaire de collections traitées en catalogage à niveau de catalogage abrégé avec plusieurs titre d un auteur 42

43 Le traitement Les fautes même évidentes ne sont pas corrigées Les opératrices de saisie ne font que de la saisie Un même mot présent sur plusieurs notices successives ne sera pas corrigé même s il est une fois mal orthographié 43

44 Exemple 44

45 Perte d informations dans le traitement des recueil factices. Les consignes de saisie ont fait l objet de nombreux remaniements, sans résoudre tous les cas de figure Certaines notices dérivées sont plus pauvres, erronées, mal structurées 45

46 Ne pas connaître le SIGB destinataire a posé quelques problèmes pour les consignes de saisie Manque de visibilité sur gestion des liens mode de gestion des autorités mode d indexation des données (possibilité de recherche sur les codes d anomalies ) le traitement des cotes l exemplarisation avec le choix du champ 316 plutôt que 995 pour les notes d exemplaires 46

47 Manque de personnel 1 seule personne, le chef de projet pour mener à bien le chantier Difficile pour gérer certains afflux d anomalies, dans le respect du calendrier établi, en assurant parallèlement les tâches quotidiennes de la bibliothèque Permet une plus grande réactivité aux questions du prestataire 47

48 Réception et intégration des notices Faute de disposer d un SIGB compatible, les notices n ont pas fait l objet du test final prévu à la livraison Janvier 2010 versement dans le catalogue collectif du CNRS, le PMC (Premier Millénaire Chrétien). Révèle un problème de gestion de certains signes diacritiques Juin 2010 Versement dans le CCFR Sur notices, notices sont repérées avec un champ 001 identique (vraies erreurs de saisie ou erreurs dans le catalogue Pas de correction en bloc possible) Mai 2011 fusion, dans Koha, du catalogue issu de la base ISIS et des notices rétroconverties 48

49 Anomalies constatées àl intégration dans le SIGB Difficile exemplarisation de certaines notices quand le rapport entre les cotes et le nombre de volumes ne peut être établi Problème de traitement des caractères accentués de type, accent circonflexe Le choix de dériver des notices peut poser des problèmes Les accès auteur BnF ne sont pas forcément les accès retenus par la bibliothèque, conduisant à disperser les œuvres d un auteur sous des entrées différentes La mauvaise répartition des données dans les champs et sous champs peut fausser une recherche sur un champ collection par exemple 49

50 Exemple Le titre de la collection devrait être en

51 Une notice avec un code d anomalie «date»peut conduire à considérer comme un doublon une édition qui ne l est pas 51

52 Deuxième tranche Brochures et Tirés àpart notices rétroconverties Toutes les notices ont été créées car le taux de recouvrement était trop faible pour envisager des dérivations anomalies. Corrigées sur les documents primaires, car les fiches de base étaient peu normalisées Livraison des notices rétroconverties après la mise en place du nouvel SIGB Koha A permis d effectuer la phase de test une intégration immédiate des notices une exemplarisation intégrant les spécifités de la bibliothèque (type de document, localisation ) 52

53 Troisième tranche Dépouillements et Recueils factices Environ notices à repérer dans le fichier alphabétique qui en compte Typologie des fiches complexe à établir quand les éléments d identification d un recueil factice ou d un dépouillement ne figurent pas sur la notice 53

54 Exemple de recueil factice Contenu du Recueil factice Pièce 1 Notice 54

55 Dépouillement traité par erreur en Recueil factice 55

56 Conseils Une bonne préparation du projet est essentielle pour un meilleur résultat Un bon calcul du taux de recouvrement permet une meilleure estimation des coûts S assurer auprès du prestataire en liaison avec le SIGB de destination, de la façon dont sont encodés les caractères accentués même si l on est dans un encodage normalisé Le CTS Plus il est structuré, moins on a de remontées d anomalies Ne pas faire de consignes pour les exceptions. Il est préférable de les laisser remonter en anomalies pour les traiter au cas par cas Le relire avec attention notamment les champs de données codées qui peuvent avoir une incidence sur la qualification des notices. Le label par exemple Le test Il doit comporter un choix représentatif des notices les plus communes du catalogue pour vérifier la pertinence des consignes. Les cas particuliers remontent en anomalies et ne sont pas traités dans le CTS Tenue d un journal où est consigné tout ce qui concerne le projet : finances, informatique, échanges avec le prestataire, avec la BnF, rencontres avec les autres bibliothèques (échanges téléphoniques, mails ) 56

57 5. Conclusion Ce projet n aurait jamais vu le jour sans l appui de la BnF Financièrement La convention de partenariat a garanti la moitié du financement et en validant le projet, favorisé l obtention du mécénat Techniquement Disponibilité du personnel et accompagnement dans toutes les phases du développement du projet préparation : mise en relation avec d autres bibliothèques fourniture de documents : cahiers des charges, CTS relecture commentée de notre cahier des charges 57

58 Ce projet a rendu possible l accès en ligne de la partie la plus riche du fonds de la bibliothèque a nécessité l adoption d un nouvel SIGB permettant la fusion de nos 2 catalogues, en offrant aux utilisateurs un outil de recherche plus convivial et performant facilitant la gestion des acquisitions et des dons offrant au personnel un outil de travail beaucoup plus efficace (dérivation de notices, contrôle des doublons ) 58

59 59

60 6. Perspectives Une meilleure visibilité du fonds renforce notre crédibilité, pour solliciter des aides à l amélioration du catalogue et son développement Reste un énorme travail de correction notamment sur les notices comportant un code d anomalie participera au décloisonnement des savoirs 60

61 Permet d envisager la poursuite de projets la mutualisation et le partage de fonds complémentaires au sein de catalogues collectifs spécialisés la numérisation de collections complémentaires à celles déjà présentes dans Gallica 61

62 Je vous remercie de votre attention 62