Guide des procédures. Guide à destination des utilisateurs

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1 Guide des procédures

2 Table des matières 1 Les différents types de documents La page de présentation d une procédure La page de présentation d une annexe Chercher un document A partir d un thème Le classement La liste des documents A partir du moteur de recherche Où le trouver? Affiner sa recherche (recherche à facette) A partir du top 10 des procédures/annexes les plus consultés Se tenir informé des nouveautés Via un système d abonnement En consultant les informations de la page d accueil Contacter la Direction de l Audit et du Contrôle Interne (DACI) Pourquoi contacter la DACI? Comment contacter la DACI?

3 1 Les différents types de documents L étiquette située au début de chaque document permet à l utilisateur de connaître le type de document dont il s agit. La légende ci-dessous est rappelée sur chaque page du site : La page de présentation d une procédure Thème de rattachement de la procédure. Il s agit également d un lien permettant de revenir sur la liste des documents rattachés au thème Dépenses Téléchargement de la procédure en version PDF Lien vers les pages d accueil des annexes Lien vers les pages d accueil des procédures liées 2

4 1.1.2 La page de présentation d une annexe Thème de rattachement de la procédure. Il s agit également d un lien permettant de revenir sur la liste des documents rattachés au thème Dépenses Téléchargement de l annexe 2 Chercher un document 2.1 A partir d un thème Le classement Les procédures sont regroupées par direction, service ou composante et sont classées par thèmes ou sous-thèmes. Dans l exemple ci-dessous, si l utilisateur veut consulter l ensemble des documents de l AC (procédures et annexes) liés au traitement des factures, il lui suffit de dérouler l arborescence de l AC pour accéder au sous-thème «Facturier». Un clic sur ce sous-thème permet d accéder à la liste des documents qui lui sont attachés. - Les thèmes précédés du symbole sont décomposables en un ou plusieurs sous-thèmes. Un premier clic permet de décomposer l arborescence. Un second clic permet d afficher les procédures attachées au thème lui-même. 3

5 2.1.2 La liste des documents Ci-dessous, pour exemple, la liste des documents attachés au thème Facturier : Pour entrer dans la page de présentation du document, l utilisateur doit cliquer sur le nom du document qu il souhaite consulter. Si la procédure recherchée n est pas dans la liste : En période de transition, pendant laquelle coexistent les nouvelles procédures basculées sur ce site et les anciennes procédures en cours de réécriture, un lien permet d être redirigé vers le site de la direction ou du service commun où se trouvent ces anciennes procédures. : Chacun de ces 3 thèmes est un lien hypertexte. L utilisateur peut, à partir de cette page, naviguer sur les différents thèmes de l arborescence. Ainsi, en cliquant sur AC, l utilisateur accède à la liste des documents attachés au thème AC Dans un même thème, l utilisateur peut naviguer d un sous-thème à un autre à partir de l arborescence située à droite : 4

6 2.2 A partir du moteur de recherche Le moteur de recherche lance sa recherche dans les champs suivants : Mots clés Description Référence Titre Où le trouver? Il est accessible par la page d accueil mais on le retrouve également en haut de toutes les pages du site. Page d accueil Autres pages du site Le système recherche une correspondance parfaite entre le mot recherché et les mots analysés. En l absence de résultat, il est donc recommandé de renouveler la recherche en «jouant» sur le pluriel ou le singulier ainsi que sur les accents Affiner sa recherche (recherche à facette) Cette fonctionnalité permet de filtrer les résultats de la recherche, mais plus qu'un simple outil de filtrage, on peut considérer cette technique comme une méthode de navigation alternative. Exemple : l utilisateur recherche une procédure DEPIL comprenant le mot véhicule 5

7 La recherche par le mot «véhicule» a fait ressortir 6 résultats qui se décomposent en : - Cinq documents rattachés au thème «Logistique» et un document rattaché au thème «Dépenses» - Cinq documents rattachés à la DEPIL et un document rattaché à la DAF Trois de ces documents sont des procédures, alors que les trois autres sont des annexes et plus précisément des formulaires. Au vu de cela, il suffira à l utilisateur : - De choisir «DEPIL» dans le filtre Direction ; puis, - De choisir «Procédure» dans le filtre «Type de contenu» 2.3 A partir du top 10 des procédures/annexes les plus consultés La page d accueil propose, sous forme de liste, un accès direct aux dix procédures ou annexes les plus consultées. En cliquant sur le nom d un de ces documents, vous atteignez directement la page d accueil associée. 6

8 3 Se tenir informé des nouveautés 3.1 Via un système d abonnement Cette fonctionnalité consiste en la possibilité pour un utilisateur donné d'être informé par courriel des mises à jour ou création de procédures ou annexes liées à une thématique. Dans le menu principal, un item intitulé "Mes Abonnements" permet à l'utilisateur de sélectionner/désélectionner dans un menu les thématiques auxquelles il souhaite s'abonner ou se désabonner Pour sélectionner plusieurs thèmes : Appuyer simultanément sur Ctrl+Maj et sélectionner les différents thèmes. Ne relâcher Ctrl+Maj qu après avoir sélectionné l ensemble des thèmes désirés. 7

9 3.2 En consultant les informations de la page d accueil La liste des cinq dernières procédures ou annexes ayant été créées ou ayant fait l'objet d'une révision est disponible en page d accueil. En cliquant sur le nom d un de ces documents, vous atteignez directement la page d accueil associée. 4 Contacter la Direction de l Audit et du Contrôle Interne (DACI) 4.1 Pourquoi contacter la DACI? Parce que la DACI est l interface entre : - les rédacteurs des procédures et de leurs annexes - la DOSI pour le développement d un site le plus ergonomique ; et, - vous, utilisateurs C est donc en remontant vos idées, vos besoins et vos questions que vous nous aiderez à rendre ce site le plus utile possible. 4.2 Comment contacter la DACI? Via l onglet «Contact», situé en haut de toutes les pages du site. Cette page vous donne deux possibilités : - Nous envoyer un directement via le formulaire mis à votre disposition ; ou, - Nous contacter directement en utilisant les données des fiches contacts situées à droite de ce même formulaire 8