DIRECTIVES POUR LA PLANIFICATION OPERATIONNELLE 2013 A TOUS LES NIVEAUX DU SYSTEME DE SANTE

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1 MINSTERE DE LA SANTE PUBLIQUE Secrétariat Général DIRECTIVES POUR LA PLANIFICATION OPERATIONNELLE 2013 A TOUS LES NIVEAUX DU SYSTEME DE SANTE I. JUSTIFICATION DES DIRECTIVES Le Ministère de la Santé Publique (MSP) a tenu du 18 au 19 octobre 2013, au Centre Caritas de Kinshasa, la session du Comité National de Pilotage du Secteur de la Santé (CNP-SS) qui lui a permis entre autres, d échanger avec les Partenaires Techniques et Financiers (PTF) les résultats du suivi de la mise en œuvre du PNDS à tous les niveaux (18 mois après) et de procéder au lancement officiel du processus de planification opérationnelle pour l exercice Durant cette session, les forces et faiblesses de la planification opérationnelle 2012 ont été partagées. Il a été noté par exemple que toutes les 515 Zones de Santé (ZS) de la République Démocratique du Congo (RDC) ont disposé de leurs PAO 2012 dont seulement 54% ont été adoptés par les Conseils d Administration (CA) ; les autres n ont pas pu l être soit par manque de ressources financières pour organiser les réunions des CA, soit par l absence de délégation des responsabilités des Présidents des CA. Au niveau provincial, 4 provinces seulement (Nord-Kivu, Bas-congo, Kinshasa et Kasaï-Oriental) ont produit leurs PAO 2012 consolidés, prenant ainsi en compte les priorités des DPS, des Districts de Santé et des Zones de Santé. Le travail de consolidation s est avéré fastidieux suite d une part au retard de démarrage de l exercice mais d autre part au volume de travail du fait de la non standardisation des méthodes et des outils. Au niveau central, les Directions normatives et quelques Programmes spécialisés du MSP ont élaboré leurs PAO 2012 mais la plupart d entre eux n ont pas bénéficié de l adoption du Comité Technique de Coordination du CNP-SS ; ce qui n a pas garanti leur financement par les organes de réforme sur le financement du secteur (CAG et Agefin) mis en place par le Ministère de la Santé Publique. Ces directives visent principalement à donner des orientations claires aux différents niveaux du Système de Santé afin d améliorer d une part, la qualité de la planification opérationnelle en 2013 et d autre part, l efficacité de la mise en œuvre des PAO Elles visent également à corriger les faiblesses notées et capitaliser les bonnes pratiques vécues en Outre l introduction, ce document comprend les directives d ordre général qui se rapportent à tous les niveaux de la pyramide sanitaire et les directives spécifiques à chacun des niveaux. II. Directives générales 1. Le processus de planification opérationnelle 2013 à tous les niveaux du Système de Santé est lancé par SEM le Ministre de la Santé Publique, ce 19 octobre lors de la réunion du Comité National de Pilotage du Secteur de la Santé (CNP-SS) et se clôture le 31 Décembre 2012 ; 1

2 2. La Stratégie de Renforcement du Système de Santé (SRSS-2) et le Plan National de Développement Sanitaire (PNDS ) constituent le cadre normatif et stratégique de planification dans le secteur de la santé y compris les orientations du Cadre d accélération de la réduction de la mortalité de la mère et de l enfant en RDC et celles du Programme d actions du Gouvernement en rapport avec le secteur de la Santé ; 3. La diffusion à différents niveaux du Système de Santé des outils de planification opérationnelle et des directives y relatives se fera essentiellement à travers le site Web du Ministère de la Santé Publique ( Toutefois, le partage de ces outils peut se faire exceptionnellement par des supports électroniques (CD, Flash disk<) entre les Divisions Provinciales de la Santé et les Zones de Santé qui ne disposent pas de connexion à l internet ; 4. La planification au niveau provincial devra s effectuer de manière à garantir la cohérence entre le Plan Provincial de Développement Sanitaire (PPDS ), le Cadre de Dépenses Sectorielles à Moyen provincial (CDS-MT provincial) et les Plans d Actions opérationnels (PAO 2013) de la province ; 5. La planification opérationnelle se fera essentiellement en recourant à l outil informatique (Excel, Word) afin de permettre une manipulation plus aisée des canevas lors du remplissage ; 6. Une évaluation rapide de la mise en œuvre des PAO 2012 à tous les niveaux est un préalable. Les résultats de l évaluation du PAO 12 de la Structure de santé doivent ouvrir la voie à l actualisation de l analyse situationnelle de celle-ci par des données qui sont dynamiques et déboucher sur un nouveau diagnostic qui fera l objet de la production du PAO 2013; 7. Les canevas de planification opérationnelle contiennent une matrice du PAO 2013 en format Word qui est standard pour tous les niveaux du Système de Santé ; elle traduit la structuration du PNDS et comporte des éléments de ce dernier tels que les axes stratégiques, les résultats, les programmes et les actions qui sont figés ; 8. Les Termes de Référence du processus de planification opérationnelle 2013, complètent ces directives et décrivent la méthodologie à suivre aux différents niveaux du Système de Santé. III. Directives spécifiques aux niveaux du Système de Santé 1) Au niveau opérationnel (Zone de Santé) : 1. Les outils de planification à ce niveau sont : le canevas pour l analyse de la situation de la Zone de Santé, le canevas proprement dit du PAO (canevas synthèse) et la matrice de budgétisation du PAO ; 2. Les outils de planification opérationnelle de la ZS, ci-haut énumérés n ont pas changé de manière fondamentale afin de rendre aisé le processus de 2013 en capitalisant les acquis de la formation sur le tas des Equipes Cadre des Zones de Santé (ECZ), effectuée en 2012 ; 2

3 3. Le canevas de planification appelé en 2012, canevas synthèse du PAO est désormais le «canevas proprement dit du PAO ZS», car il comporte toutes les rubriques d un plan opérationnel. Il faudra se rassurer que la version de ce canevas qui est mise à votre disposition comporte la matrice de PAO standard. Cette matrice sera alimentée par les informations ou données issues de l outil de budgétisation PAO ZS en Excel (à copier et à coller). Si la ZS a plus de 5 Partenaires Techniques et Financiers (PTF), vous inscrirez les ressources prévues pour les 4 premiers PTF dans les 4 premières colonnes de la matrice de PAO standard et celles des autres PTF seront additionnées et reprises dans la 5 ème colonne. Les détails sur les ressources des autres PTF étant gardés dans l outil de budgétisation PAO ZS qui demeure un document de travail; 4. Les ECZ s appuieront sur les rapports périodiques du SNIS/SSP et sur toutes les autres sources d information (rapports d activités, de supervision, d évaluation, de coaching<) pour assurer l évaluation rapide de la mise en œuvre du PAO 12 et l actualisation du diagnostic de la Zone de Santé ; 5. Les lignes des tableaux du canevas pour l analyse situationnelle de la ZS seront librement insérées en fonction de la taille et la quantité d informations disponibles ; 6. La matrice de budgétisation PAO ZS en Excel comporte des liens et des formules. L insertion des lignes supplémentaires n est pas autorisée; 7. Les données de la matrice de budgétisation PAO ZS en Excel seront copiées et collées dans la matrice PAO standard contenu dans le canevas du PAO proprement dit (document en Word) ; 8. Le tableau synthèse du budget repris sur la feuille en Excel, intitulée «par centre des coûts» est à copier et à coller au point 5 du canevas proprement dit du PAO ZS. Ce qui permet à la ZS d avoir un seul document de PAO avec toutes les rubriques indispensables. 9. Après la défense des PAO ZS en présence des Encadreurs Nationaux et Provinciaux Polyvalents aux niveau des DPS et/ou des pools pour des DPS avec une trentaine des ZS, les ECZ doivent finaliser leurs PAO en incorporant les remarques et les suggestions éventuelles. Il faudra se rassurer lors de cette défense que les ECZ ont évalué au préalable leurs PAO 12 et actualisé leurs analyses situationnelles ; 10. Les ECZ doivent transmettre à la DPS, les PAO ZS 2013 finalisés, les canevas de l analyse situationnelle avec des données dynamiques actualisées et les rapports d évaluation rapide de la mise en œuvre de leurs PAO Ce qui permettra à la DPS de lancer directement le processus de consolidation des informations contenues dans les 2 premiers documents; 11. Les ECZ présenteront pour adoption aux CA leurs PAO ZS finalisés et toutes les annexes citées ci-haut. Une fois, le PAO adopté, la version qui a eu l aval du CA sera de nouveau transmise principalement par mail mais aussi en dur à la DPS pour la prise en compte des amendements éventuels et la poursuite de la consolidation. 3

4 2) Au niveau des Divisions Provinciales de la Santé (DPS) 1. Les outils de planification à ce niveau sont : la fiche de consolidation des données des analyses situationnelles des ZS, la matrice de budgétisation du PAO consolidé de la DPS, les directives de remplissage y relatives ainsi que le canevas du PAO consolidé de la DPS ; 2. La fiche de consolidation des données des analyses situationnelles des ZS a connu de légères modifications de forme liées notamment à l introduction des liens et des formules en Excel pour les données quantitatives afin de réduire la durée de compilation décriée au cours de l exercice 2012 ; 3. La Fiche de consolidation des données des analyses situationnelles des ZS ne comporte que des items ou domaines du canevas de l analyse situationnelle de la ZS dont les informations se justifient pour l analyse globale de la province ; 4. La Fiche de consolidation des données des analyses situationnelles des ZS comporte le nombre de feuilles en Excel (à remplir) correspondant à celui des ZS de la DPS ; 5. Chaque feuille en Excel correspondant à une ZS aura cinq colonnes : «Données quantitatives et qualitatives sous la responsabilité de l ECZ», «Données quantitatives et qualitatives de l HGR», Données quantitatives et qualitatives des CS», «Commentaires de l'ecz sur base de l'analyse des données à copier dans le canevas de l analyse situationnelle ZS» et «Problèmes liés à un item ou un domaine spécifique de l'analyse situationnelle ZS» ; 6. La matrice de budgétisation PAO consolidé de la DPS contient des activités phares (4 ou 6) liées aux actions figées du PNDS. Elles sont identifiées par le niveau central afin de faciliter la compilation de manière automatique des cibles fixées par les ECZ. L ordre d emplacement de ces activités phares devra être respecté. Toutefois, quelques lignes vides (avec formules) sont réservées pour permettre à la DPS d inscrire d autres activités s il en faut ; 7. Les données saisies dans toutes les rubriques de la matrice de budgétisation PAO consolidé de la DPS sont à copier et à coller dans la matrice PAO standard en Word, contenu dans le canevas du PAO consolidé de la DPS (il s agit d un collage spécial «des valeurs» afin d éviter des liens ou les formules de la matrice de budgétisation) ; 8. Le canevas du PAO consolidé de la DPS comporte toutes les parties du plan opérationnel : l analyse situationnelle de la DPS prenant en compte les données des ZS, la programmation & le budget. Les directives pour son remplissage s y trouvent inscrites ; 9. Le PAO consolidé de la DPS devra être adopté par le Comité Provincial de Pilotage du Secteur de la Santé (CPP-SS) avant sa transmission au niveau central. Dans les provinces découpées à plus d une DPS, l ensemble des PAO consolidés des DPS seront également adoptés par le même CPP-SS au Chef lieu de la province. 3) Au niveau central 1. Les outils de planification à ce niveau sont: les outils_pao_cdmt_2011 constitués par un fichier en Excel avec 8 principales feuilles pour la planification proprement dite et 6 autres feuilles d information en rapport avec les financements disponibles ; 4

5 2. Les 8 principales feuilles sont: le rappel des objectifs nationaux inscrits dans le PNDS ; les directives de remplissage du canevas de planification ; le canevas de planification des activités sous structuration du PNDS ; l exemple d alignement des activités aux programmes du PNDS dans le canevas de planification ; les directives de remplissage du canevas de budgétisation sous structuration du CDMT ; la correspondance des informations entre le canevas de planification et celui de budgétisation en suivant la codification des actions, le canevas CDMT pour budgétisation ; et les coûts unitaires indicatifs. 3. Les 6 autres feuilles sont indicatives et renseignent sur les financements disponibles (budget de l Etat, FM-RSS, GAVI-RSS, PA-PNDS<) ainsi que sur les coûts unitaires pour faciliter la budgétisation. 5