Guide utilisateur de Redmine Libres savoirs. 14/05/2014 Pôle animation et professionnalisation Libres savoirs Valérie Quenet

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1 Guide utilisateur de Redmine Libres savoirs. 14/05/2014

2 Qu est-ce que Redmine? Redmine Libres savoirs est un outil de signalement d incident mis à disposition par la Région Centre pour relever les anomalies rencontrées sur la plateforme Libres savoirs. Toutes les demandes sont publiques, et donc visibles par tous les utilisateurs du site. Cela permet le cas échéant, de ne pas recréer de nouvelle demande si une réponse a déjà été apportée. Qui signale les incidents sur Redmine? Chaque organisme désigne un référent technico-pédagogique qui : centralise les problèmes et questions dans son organisme les signale de façon explicite sur Redmine répond aux éventuelles demandes de précisions sur Redmine diffuse les réponses/solutions à l ensemble du personnel concerné dans son organisme. L adresse électronique du référent est saisie dans le compte redmine de l organisme, de cette façon il reçoit les notifications par courriel dès qu une demande est mise à jour. Que peut-on signaler sur Redmine? Il est possible de créer une demande sur Redmine 1 si un incident se produit sur la plateforme, ou si vous avez une question concernant l utilisation de la plateforme. Les outils concernés : Portail Libres savoirs : accueil de la plateforme et outils permettant de réaliser des manipulations d ordre administratif : inscription, positionnement, suivi des formations, etc. Learning Management System (LMS) : outil permettant de réaliser des manipulations d ordre pédagogique : création de modules et ressources associées, inscription pédagogique et suivi des apprentissages. Centra : outil de réunions et classes virtuelles Les types de demandes : Anomalie : un outil de la plateforme n a pas un comportement normal, cela rend son utilisation difficile ou impossible. Evolution : vous souhaitez suggérer une amélioration sur la plateforme Assistance : vous avez une question concernant l utilisation des outils, souhaitez qu on vous ouvre une formation autre que les visas. 1 Une demande redmine est un court texte dans lequel on signale un problème, on pose une question ou on suggère une évolution. 1

3 Exemples de demandes sur Redmine Demande Eléments à transmettre Traitement de la demande Visas non transmis à Giraf Des visas ont été confirmés mais n apparaissent pas sur la plateforme Giraf Temps de connexion à une ressource non comptabilisé sur le LMS Cela ne concerne pas les fichiers qui doivent être téléchargés pour être ouverts hors ligne par un logiciel (exemple : word, excel, et autres outils de bureautique) Ouverture d une action autre que les visas sur la plateforme Numéro d action Liste des visas non transmis (uniquement nom et prénom) Nom et prénom de l apprenant Titre de la session Titre de la /les ressource(s) concernée(s) Date de l incident Type de formation : qualifiante, insertion, etc. Intitulé de la formation Numéro d action si financée par la Région Centre Nombre d apprenants Nombre d heures minimum de la formation L équipe d animation et professionnalisation recherche les visas en erreur et les renvoie vers la plateforme Giraf. L équipe d animation et professionnalisation constate le problème dans la fiche de suivi de l apprenant et essaie de le reproduire. Si cela est nécessaire, elle transfère la demande à l équipe technique de la plateforme Libres savoirs. L équipe d animation et professionnalisation crée une action spécifique et l attribue à l organisme. Ne transmettez pas d information confidentielle concernant vos apprenants : date de naissance, mot de passe, adresse postale, etc. car les demandes sont visibles par tous les utilisateurs du site. S ils sont nécessaires au traitement du problème signalé, ces éléments vous seront demandés par courriel. 2

4 Comment utiliser Redmine? Connectez-vous à Redmine Libres savoirs : Connectez-vous avec votre identifiant et votre mot de passe.. Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur Mot de passe perdu. Saisissez l adresse électronique avec laquelle votre compte a été enregistré et cliquez sur Soumettre A droite de la page d accueil, cliquez sur le titre du projet : Libres savoirs 3

5 Créer une demande Cliquez sur l onglet Nouvelle demande Saisissez le sujet et la description de la demande. Tracker Laissez le Statut : «Nouveau» et n assignez pas la demande. Tracker «Action» réalisée par l équipe d animation ou l équipe technique. Laissez ce champ vide. Pour valider la création de la demande, cliquez sur Créer. Il est possible de joindre un fichier si cela est nécessaire : capture d écran, export de formation. Supprimez au préalable les éléments confidentiels : date de naissance, adresse, courriel, etc. 4

6 Les champs «Tracker», «Priorité» et «Catégorie» ne doivent pas être obligatoirement renseignés. Ils sont renseignés par l équipe d animation au moment de la prise en charge de la demande, et peuvent être modifiés au cours du traitement de la demande ou une fois celle-ci résolue. Le champ «Statut» est également modifié en fonction des avancées du traitement de la demande. Tracker = type de demande (cf. p.1) Assigné : la demande est prise en charge Commentaire : des précisions doivent être apportée par le créateur de la demande Résolu/Clotûré : le problème est résolu, ou une réponse a été apportée à la question posée. Rejeté : la demande ne concerne pas les Libres savoirs et ne peut pas être traitée sur Redmine Bas ou Normal : questions ou problèmes qui ne sont pas bloquants Haut ou Urgent : problèmes majeurs empêchant l utilisation d un outil Immédiat : indisponibilité de la plateforme Catégorie : type d outil concerné sur la plateforme, type de problème ou question. Ces catégories ont été définies en fonction des problèmes et questions les plus fréquents. 5

7 Exemple de demande Rechercher une demande En haut, dans le menu du site Redmine Libres savoirs, cliquez sur Ma page. Les demandes soumises par votre organisme s affichent à droite de votre page. Cliquez sur le numéro d une demande pour la consulter ou la mettre à jour. Pour consulter toutes les demandes du projet Libres savoirs, y compris celles créées par les autres organismes, cliquez sur Voir toutes les demandes. 6

8 Mettre à jour une demande Vous avez une précision, un élément nouveau à apporter sur une demande, vous souhaitez joindre une fichier à votre demande, ou signaler que le problème est résolu : n ouvrez pas une seconde demande, mettez à jour la demande existante sur Redmine. Pour mettre à jour une demande, cliquez, en haut à droite de la demande, sur Mettre à jour. Saisissez les éléments nouveaux à apporter, joignez votre fichier, et cliquez sur Soumettre. Surveiller une demande Le créateur d une demande reçoit les mises à jour de cette demande sur la boite électronique saisie sur son compte redmine. Si vous souhaitez recevoir les mises à jour d une demande que vous n avez pas créé car vous êtes également concerné par le problème signalé ou la question posées, vous pouvez la surveiller. 7

9 Pour surveiller une demande, cliquez, en haut à droite de la demande, sur Surveiller. Pour toute information complémentaire, veuillez contacter l équipe d animation et professionnalisation est disponible à l adresse 8

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