Politique du département de Communication en matière de stages

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1 Politique du département de Communication en matière de stages en 3 ème année de Licence ANNEE Principe Un stage obligatoire dit «stage intégré» doit impérativement être effectué par chaque étudiant inscrit en majeur dans notre département : 1. soit à plein temps pendant la période dédiée à cet effet soit du 9 au 28 avril. 2. soit à hauteur de 20 H/semaine maximum (cela peut être moins mais sur une période plus longue) et ceci pendant l année scolaire, à partir du 1 er octobre. Le stage peut durer jusqu à la date de rendu des mémoires le 15 mai 2012, délai de rigueur.. 3. soit en conciliant les conditions du 1 et du 2. Mais attention vous ne pouvez faire que 1 stage intégré entre octobre et la date de remise des rapports de stage (voir plus loin). Comment faire? Vous débrouiller (avec l organisme d accueil) pour que la période dédiée (Cf 1) tombe entre le début et la fin de votre stage (au début, en cours ou en fin de stage). Il suffira alors de préciser clairement sur la Convention de stage (votre «contrat») que votre stage est «à temps plein» (35 heures hebdomadaires) pendant la période dédiée et à temps partiel (d une durée maximum de 20 heures) en dehors de cette période. Ainsi vous pourrez faire un stage long avec une partie à 35 heures hebdomadaire. NB : Même si votre stage se prolonge après la date de rendu des rapports, le rapport DOIT IMPERATIVEMENT être rendu à cette date qui est le 15 mai Les étudiants en mineur dans notre département ne font pas de stages (dans notre département) Les personnes pouvant justifier d une activité professionnelle sont dispensées de stages. Il leur sera cependant demandé un travail écrit (à définir avec leur responsable de stage (ils en auront un!)) d un volume équivalent au rapport de stage. Prétexter d un stage pour ne pas venir en cours n est pas accepté par les enseignants et l administration de l Université. Vous devrez donc assumer les conséquences de vos absences. Votre horaire de travail doit légalement tenir compte de vos horaires de cours. Dans tous les cas, votre stage ne doit pas être un stage «passif» ni avoir pour fonction de remplacer du personnel absent au sein du service. Le stage doit nécessairement avoir un rapport avec la communication. 2 Durée minimale En L3 : de 80 heures à 120 heures selon que vous vous orientez vers la recherche (80 h) ou les métiers de l information-communication (120 h). 1

2 3 Validation obligatoire du stage par un rapport Ce stage fait obligatoirement l objet d un rendu auprès d un enseignant tuteur, enseignant titulaire de notre département (ce n est donc pas un «chargé de cours») nommé par le responsable des stages de L3. Vous serez informés de l identité de votre enseignant tuteur en cours d année lorsque vous aurez déposé votre dossier de stage. Le rapport se présente selon le plan proposé en fin de ce document. Après la fin du 2 ème semestre de l année universitaire, il est possible de poursuivre à plein temps le stage ou d en démarrer un nouveau (de courant juin au 30 septembre de l année en cours maximum), mais seulement si : 1. Comme le précise le décret n du 25 août 2010 modifiant le décret n du 29 août 2006 le stage permet à l étudiant «exclusivement d'acquérir des compétences en cohérence avec sa formation. Dans ce cas, en complément de la convention de stage, l'établissement d'enseignement et l'entreprise concluent un contrat pédagogique.» 2. Un enseignant titulaire accepte de prendre la responsabilité de ce stage et en a (obligatoirement) informé le responsable des stages qui valide la possibilité du stage. 4 Comment trouver un stage? 1) Chaque étudiant(e) doit trouver son propre stage, le SCUIO-IP (bureau au rez-de-chaussée de P3) peut vous aider à ce sujet. Portail du SCUIO-IP : pagelibre/&rh= &rf= ) Vous bénéficiez pour tous ces stages d une «convention de stage» (document contractuel) délivrée par le SCUIO-IP. Il est impossible de faire un stage sans cette convention obligatoire qui permet le maintien de votre couverture sociale pendant toute la durée du stage. 3) Si vous envisagez de prolonger votre stage ou de démarrer un stage d été, voyez avec votre tuteur de stage s il accepte d endosser un contrat pédagogique pour cette période. Inutile de le contacter à ce sujet (ainsi que le secrétariat) avant la fin des cours du second semestre. 4) Les stages réalisés dans le cadre de l année précédente ne seront en aucun cas validables (par exemple stage de l été ou de l année précédant la nouvelle inscription). Le seul stage validé est celui fait en cours d année dans le cadre de votre inscription au département communication. 5) Cas des étudiants salariés ou en reprise d études : sur fourniture d une attestation, des mesures spécifiques ont été prises (voir plus loin) 5 Rappel de quelques points important issus de textes officiels 1) Charte des stages du 26 avril 2006 ; points II.2 ; III.4) - Le stage ne peut en aucun cas être assimilé à un emploi. (Vous n êtes pas «employé» et vous n avez pas d «employeur»). - Le stage s inscrit dans un projet pédagogique et n a de sens que par rapport à ce projet. - Tout stage fait l objet d un double encadrement par un enseignant de l établissement et un membre de l entreprise. 2

3 2) Une gratification du stagiaire est obligatoire lorsque la durée du stage est supérieure à deux mois consécutifs. 6 Procédure pour constituer votre dossier 6.1 Les conventions de stage Une fois le stage trouvé (nécessairement en rapport avec les métiers de l informationcommunication), puis la mission définie avec le tuteur entreprise désigné par l organisation, vous devrez alors vous rendre au SCUIO (RDC, portes 4-6) en suivant la procédure détaillée ci-dessous à l adresse : pagelibre/&rh=accueil. On vous y fournira : - 4 exemplaires vierges du formulaire de convention de stage. Attention à propos des conventions : 1) Il arrive que l entreprise exige la signature de ses propres conventions, il est cependant obligatoire de lui faire aussi signer celles de l université. 2) Si vous pouvez prolonger un stage pour lequel vous avez déjà obtenu une convention, il suffit que l entreprise fasse parvenir au secrétariat de notre département son exemplaire initial de convention en y ajoutant un avenant signé et tamponné précisant les dates de prolongation. Après validation par le service des stages du département, la convention signée à nouveau sera retournée à l organisme concerné. Les entreprises n aiment pas toujours les avenants car si cela les amène à vous employer plus de deux mois consécutifs, elles doivent vous rétribuer Celles qui ne veulent pas vous payer (peut-être parce qu elles vous utilisent comme main d œuvre gratuite) vous proposeront une interruption 6.2 Les fiches de projet de stage Vous devez ajouter deux exemplaires de la fiche de projet de stage à vos 4 conventions de stages. (Vous devez impérativement conserver un exemplaire de votre fiche-projet sur laquelle le département indiquera le nom de votre tuteur-université, évaluateur du rapport et correspondant privilégié de votre responsable dans l'organisation d'accueil. Adressez-vous à votre tuteuruniversité en cas de problèmes d ordre pédagogique, comportemental, ou relationnel au cours de votre stage.) Vous devez remplir lisiblement et avec soin avec un numéro de téléphone à jour, ce qui vous concerne sur les conventions et la fiche de projet de stage puis signer vous-même 6.3 Démarche auprès de l organisme d accueil Faites compléter les conventions et la fiche de projet de stage au tuteur de l organisation d'accueil Attention : 1) lorsque le stage implique des conditions de travail particulières (travail de nuit, dimanches ou jours fériés, déplacements sur et hors du territoire, etc..), la nature et la durée de ces obligations doivent être spécifiées sur la convention. 3

4 2) si vous faites un stage d une durée de 2 mois minimum à hauteur de 20 H/semaine, une attestation de l employeur devra impérativement être jointe à la fiche de projet pédagogique, indiquant que celui-ci s engage à vous libérer pour les cours et contrôles. 6.4 Démarche auprès du département Vous devez alors déposer au secrétariat (ou dans la boîte du département) sous enveloppe à l intention du responsable des stages l ensemble du dossier. Merci d éviter les feuilles volantes, les dossiers tenus par un trombone ou placés dans des chemises non closes. Cela évitera pertes, déchirures totales ou partielles. Si certaines pièces sont manquantes, les conventions restent bloquées au département par votre faute et personne ne s en souciera! Et si jamais votre structure d accueil accepte que vous commenciez votre stage sans dossier intégralement en règle, vous serez à vos risques et périls hors-la-loi avec comme première conséquence de ne pas être pris(e) en charge par l assurance ni, éventuellement, rémunéré(e). Un dossier complet comporte obligatoirement : 1) Les 4 exemplaires de convention signés / tamponnés par l entreprise et vous-même 2) Les deux fiches de projet de stage remplies très lisiblement. 3) Une photocopie de votre assurance attestant que vous êtes assuré (au moins) en «responsabilité civile». 4) Une enveloppe timbrée grand format à votre nom et adresse : important pour vous retourner les documents (sinon ils vous attendront au secrétariat ). Attention! Le stage ne peut légalement débuter que lorsque les exemplaires de la convention ont été signés par l ensemble des parties (à savoir : l étudiant(e), l entreprise d accueil, et l Université Paris 3 représentée par le directeur de l UFR ou son représentant). 2) Tant que le dossier déposé au secrétariat ne sera pas complet, nous ne l examinerons pas. Il dormira dans une boîte «en attente» 6.5 Attente de la validation du dossier Après dépôt du dossier complet, le/la responsable des stages de L3 validera ou non le projet et les dates proposées. Attention cette validation peut ne demander que quelques jours, mais elle peut demander jusqu à plusieurs semaines, selon la disponibilité du responsable des stages qui n est pas seulement responsable des stages et a donc de nombreux autres engagements professionnels. Attendez-vous donc à un délai d attente qui peut vous paraître long mais n a rien d étonnant vu la charge de travail de vos enseignants et du secrétariat. Le dossier validé, le secrétariat vous retournera, à l aide de votre enveloppe, 2 exemplaires de la convention, un exemplaire de la fiche projet (mentionnant le nom de votre enseignant tuteur). Rappel : Vous devez donc impérativement récupérer en retour vos 2 exemplaires de la convention ainsi que votre votre fiche-projet indiquant l enseignant tuteur qui vous a été attribué.. 4

5 7 Mesures spécifiques pour les étudiants salariés Une dispense de stage intégré (mais non de rapport de stage) peut être accordée par le/la responsable des stages. Pour ce faire, il faut fournir au secrétariat : 1) une copie du contrat de travail 2) les fiches projets téléchargées sur le site des stages 3) en bas de celles-ci une proposition de sujet pour votre rapport en lien avec votre entreprise et un aspect de son activité communicationnelle (problèmes et/ou méthodes de communication externe ou interne, relations avec son personnel, ses clients, etc.) 4) Le responsable des stages décidera de la recevabilité de cette proposition et nomme l enseignant tuteur à qui rendre le rapport. 8 Mesures spécifiques pour les professionnels en reprise d études (VAE) Ces professionnels doivent adresser au secrétariat une lettre de demande de validation de leur expérience en lieu et place du stage et cela dès la rentrée universitaire avec des pièces justificatives de leur situation. 9 Contact Vous pouvez me contacter en fin de cours ou à l adresse L adresse plus courte fonctionne également. Dans la rubrique objet vous devez indiquer : Stage L3 puis éventuellement un mot ou deux complétant le motif de votre mail. Si vous n indiquez pas «Stage L3», votre mail sera probablement détruit et/ou sans réponse. 10 Evaluation du stage et des situations assimilées Avant la fin du stage, l étudiant(e) doit télécharger sur les pages du site de l université relatives au département deux fiches : - une fiche d évaluation «entreprise» à faire remplir, signer et tamponner par le tuteur entreprise. - une fiche d évaluation «stagiaire» à remplir par ses soins. Ces deux fiches seront insérées dans le rapport, en annexe Le rapport Il sera noté par votre enseignant tuteur en vue d obtenir votre module lors de la 1ère session de contrôle. C est donc à lui que vous devrez adresser votre rapport. C est lui qui décidera de sa recevabilité. Si le travail est insatisfaisant et que vous devez repasser la session de rattrapage, le rapport devra être récupéré auprès de l enseignant et amélioré afin d être présenté une seconde fois à ce même enseignant tuteur. En cas extrême, vous devrez effectuer un second stage 5

6 Dates de remise du rapport : elle sera affichée (prévoyez mi-mai) Lieu de remise du rapport : au secrétariat dans une enveloppe au nom de l enseignant tuteur. Volume du rapport : - Stage court à plein temps de 2 ème semestre : l étudiant(e) doit rédiger un rapport d'environ 8 pages hors annexes - Stage long en cours d année (20 H/semaine) : à préciser avec le tuteur-université suivant la durée (environ 11 pages) 10.2 Structure du rapport Quel que soit son type, il est au format A4, avec police times 12, interligne 1,5. Il doit comporter : - Une table des matières paginée. - 1ère partie : Mise en contexte de l organisation Il ne s agit surtout pas de produire ou reproduire un descriptif de l organisation hiérarchique mais de présenter des informations pertinentes sur l environnement global de l organisation, par exemple : historique et domaine d activité, situation par rapport à la concurrence, type de fonctionnement (en réseau, en partenariat, etc...). Vous joindrez éventuellement en annexe la plaquette ou les documents de présentation de l organisation et son organigramme, ainsi que ce qui concerne le service où vous aurez effectué votre stage. Attention : Ne multipliez pas inutilement les annexes pour gonfler votre travail, cela vous desservirait. Comptent surtout les huit ou onze pages essentielles. Appliquez les maximes de Grice (voir mon cours de sémantique). - 2ème partie : Description des fonctions exercées Il s agit pour vous de procéder à une présentation distanciée de vos activités au cours du stage et de votre insertion dans votre univers de travail. Vous pourrez aborder par exemple : - la nature des compétences nécessaires à l exercice des fonctions abordées. - la nature des tâches relevant de ces différentes fonctions. Vous mettrez également l accent sur ce que vous avez appris ou découvert en matière de savoir, de savoir-faire, de savoir-être (comportement de vous, des autres communication). - 3ème partie : Evaluation de vos tâches et de la politique de l organisation en matière d informationcommunication Cette partie est la plus importante de votre rapport, soignez-là en évitant la langue de bois. N oubliez pas que ce rapport s adresse seulement à l université : vous pouvez donc apporter sans craintes un «regard critique» (en positif comme en négatif) sur les pratiques de l organisation. Bien évidemment, il ne suffit pas de rapporter vos impressions, encore faut-il les étayer par une argumentation solide les fondant et mener une réflexion sur les articulations entre théories et pratiques communicationnelles. Il doit être clair que l université ne vous forme pas en vue de l expérience particulière que fut ce stage. Beaucoup de choses s apprennent sur le tas même si certains professionnels rêvent de faire l économie d une formation, préférant les stagiaires «clefs en main». Votre aptitude à tisser des liens entre votre expérience et vos enseignements reçus sera l élément le plus valorisant pour votre rapport. Prenez donc le temps d y réfléchir et de consigner vos réflexions par écrit. Cette partie, qui n est pas une formalité, sera avantageusement nourrie de réflexions et de considérations théoriques précises (pas du «café du commerce») en rapport avec votre pratique. c 6

7 - 4ème partie : «Bibliographie» ou «Sources et ressources documentaires en informationcommunication utiles» Comme dans tout document de réflexion, cette partie listant les références citées dans le texte surtout en troisième partie - ou en relation avec le champ abordé. Elle doit être présentée de manière normalisée et structurée (un document de présentation des références bibliographiques est disponible sur le site). Elle peut comprendre aussi bien ouvrages et articles de périodiques que documents audiovisuels et multimédia (y compris sites web datés du jour de consultation) qui vous auront été utiles. - Annexe(s) : on y trouvera notamment : La fiche d évaluation entreprise à faire remplir, signer et tamponner par le tuteur entreprise. Elle doit impérativement être jointe au rapport et participera à l évaluation globale du stage. La fiche d évaluation stagiaire remplie par vos soins, sorte de synthèse personnelle de votre expérience dans cette organisation donnée. Une déclaration sur l honneur, obligatoire, signée par vos soins, vous engageant comme suit : «Je déclare avoir réalisé ce travail sans aide extérieure ni sources autres que celles qui sont citées. Toutes les citations qui sont reprises à la lettre ou dans l esprit sont signalées comme telles. Ce travail est original et n a été soumis à aucun autre jury d examen quel qu il soit (en France ou à l étranger), sous une forme identique ou similaire». Ce document est également téléchargeable sur le site. Les éléments d annexes paginés que vous avez jugés bons d ajouter à votre texte. 7

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