AUDIT DES MARCHES DU MINISTERE DE LA JEUNESSE ET DES LOISIRS / GESTION 2010/ RAPPORT FINAL SOMMAIRE

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1 SOMMAIRE. SYNTHESE.0 NOTE DE SYNTHESE.0. Opinion sur les marchés.0.2 Opinion sur la qualité des structures de passation des marchés.0.3 Opinion sur le degré de respect des dispositions édictées par le CMP.. DEROULEMENT DE LA MISSION... CONTEXTE..2. MODALITES D'INTERVENTION..2. Audit passation..2.2 Audit de l exécution physique.2. CONSTATS RELATIFS AU DISPOSITIF DES MARCHES PUBLICS.3. CONSTATS D'AUDIT.3.. ÉCHANTILLONS.3.2. CONSTATS GENERAUX RELATIFS A LA PASSATION ET A L EXECUTION DES MARCHES.3.3. CONSTATS SPECIFIQUES RELATIFS A LA PASSATION DES MARCHES.3.4. CONSTATS SPECIFIQUES A L'EXECUTION FINANCIERE.4. RECOMMANDATIONS 2. DISPOSITIF ET METHODOLOGIE DE L AUDIT 2.0. PRESENTATION DE L AUTORITE CONTRACTANTE 2.. RAPPEL DES TERMES DE REFERENCES 2.. CONTEXTE DE LA MISSION 2..2 OBJECTIFS DE LA MISSION Objectif principal Objectifs spécifiques 2.2. METHOLOGIE DE MISE EN ŒUVRE 2.3 DESCRIPTION DES TRAVAUX D AUDIT AUDIT DE LA PASSATION DES MARCHES AUDIT DE L EXECUTION FINANCIERE DES MARCHES AUDIT TECHNIQUE 2.4. CONSTITUTION DE L'ECHANTILLON D AUDIT 2.4. ÉCHANTILLON POUR L AUDIT DES ASPECTS LIES A LA PASSATION DES MARCHES Correction de l'échantillon Description de l'échantillon ÉCHANTILLON POUR L'AUDIT TECHNIQUE 3. AUDIT DU SYSTEME DES MARCHES 3.. RAPPELS 3... REGLEMENTATION EN VIGUEUR PRINCIPES Principes fondamentaux de conclusion d un contrat d achat Personnes soumises au Code des marchés publics Contrats soumis au Code des marchés publics Détermination des besoins de financement (art. CMP) Documents constitutifs et contenu des marchés (art. 0 et suivants CMP) Durée des marchés publics Prix des marchés publics Organe de la commande publique Candidats aux marchés PROCEDURES 3.2. CONSTATS RELATIFS AU DISPOSITIF DES MARCHES PUBLICS RESPONSABILISATION DES MO ET MOD Modalités de fonctionnement de la CPM Capacité de lancer des mises en concurrence EXERCICE DES CONTROLES Rappels Fonctionnement des CSCM Rôle du Contrôleur financier REGULATION 4. AUDIT DE LA PASSATION ET DE L'EXECUTION DES MARCHES 4.. CONSTATS GENERAUX Cabinet Mamina CAMARA. Page

2 4... CONSTAT DE CARENCE DOCUMENTAIRE 4... Carence documentaire concernant la passation Carence documentaire concernant l'exécution financière FRACTIONNEMENTS POTENTIELS Rappels Évaluation des fractionnements potentiels 4.2. AUDIT DE LA PASSATION DES MARCHES DOSSIERS D'APPELS D'OFFRES (DAO) Rappels Constats Commentaires AVIS D'APPELS D'OFFRES (AAO) Rappels Constats Commentaires RECEPTION ET DEPOUILLEMENT DES OFFRES Rappels Constats Commentaires ÉVALUATION DES OFFRES ET ATTRIBUTION DES MARCHES Rappels Constats relatifs à l évaluation Commentaires relatifs à l évaluation Constats relatifs à l Attribution Commentaires relatifs à l Attribution CAS PARTICULIERS DES MARCHESDE GRE A GRE Rappels Constats Commentaires DELAIS DE PASSATION DES MARCHES Rappels Constats 4.3. AUDIT DE L'EXECUTION FINANCIERE CONSISTANCE DES TRAVAUX D'AUDIT DU VOLET FINANCIER Concernant l'engagement Concernant le contrôle et de la certification et du service fait Concernant la liquidation, le mandatement et le paiement des dépenses Limites de l'audit de l exécution CONSTATS D'AUDIT SUR LE VOLET EXECUTION FINANCIERE Production et gestion des garanties contractuelles Constats d'audit - Engagement, liquidation et mandatement des dépenses Réceptions et paiement des prestations 4.4. AUDIT DE L EXECUTION PHYSIQUE TRAVAUX ROUTIERS CONSTRUCTIONS DE BATIMENTS ET AUTRES TRAVAUX DE GENIE CIVIL TRAVAUX D'ALIMENTATION EN EAU POTABLE ET D'ASSAINISSEMENT TRAVAUX DANS LE SECTEUR PETROLIER ET MARITIME FOURNITURES ET ETUDES. RECOMMANDATIONS.. RECOMMANDATIONS GENERALES... RECOMMANDATION RELATIVE A L'ARCHIVAGE..2. RECOMMANDATION RELATIVE AUX RAPPORTS DES OBSERVATEURS INDEPENDANTS..3. RECOMMANDATION CONCERNANT LE DEROULEMENT DES AUDITS A POSTERIORI.2. RECOMMANDATIONS RELATIVES AU FRACTIONNEMENT.3. RECOMMANDATION RELATIVE A LA CAPACITE DE GESTION DU PROCESSUS DE PASSATION DES MARCHES.4. RECOMMANDATION RELATIVE A L'ATTRIBUTION DES MARCHES.. RECOMMANDATIONS RELATIVES AU RENFORCEMENT DE LA REGULATION... BANQUE DE DONNEES DE L'ARMP... Rappel...2 Méthodologie de mise en place de la banque de données..2. SYSTEME D'INDICATEURS..2. Définition..2.2 Indicateurs proposés..2.3 Initialisation et suivi des indicateurs Cabinet Mamina CAMARA. Page 2

3 Annexe : Appel d Offres Restreint Annexe 2 : Prestations intellectuelles Annexe 3 : Demandes de Renseignements et de Prix Annexe 4 : Entente Directe Annexe : Qualité, transparence et efficacité des opérations de passation de marchés Annexe 6 : Organisation institutionnelle Annexe 7 : personnes rencontrées Annexe 8 : Observations reçues. Cabinet Mamina CAMARA. Page 3

4 ACRONYMES AC AGPM AO AOO AOR ARMP BL CM CMP CNCA COA CPM DAC DAO DCMP DRP MO MOD N/A PPM PRM PV SA SIGFIP SN SPM SPPM UEMOA Autorité Contractante Avis Général de Passation des Marchés Appel d Offres Appel d Offres Ouvert Appel d Offres Restreint Autorité de Régulation des Marchés Publics Bordereau de livraison Commission des Marchés Code des Marchés Publics Commission Nationale des Contrats de l Administration Code des Obligations de l Administration Cellule de Passation de Marchés Dossier d Appel à la Concurrence Dossier d Appel d Offres Direction Centrale des Marchés Publics Demande de Renseignements et de Prix Maître d Ouvrage Maître d Ouvrage Délégué Non applicable Plan de Passation des Marchés Personne Responsable des Marchés Procès-verbal Société Anonyme Système Intégré de Gestion des Finances Publiques Société Nationale Spécialiste Passation des Marchés Société à Participation Publique Majoritaire Union Économique Monétaire Ouest Africaine Cabinet Mamina CAMARA. Page 4

5 -SYNTHESE Cabinet Mamina CAMARA. Page

6 . SYNTHESE.0 NOTE DE SYNTHESE.0. OPINION SUR LES MARCHES Nous avons procédé à l audit des marchés et DRP du Ministère de la Jeunesse, et des Loisirs financés par les ressources du budget de l Etat. Nous avons pour mission de formuler à la lumière des résultats de nos vérifications, une opinion motivée sur : i. la qualité des structures de passation des marchés (notamment Commission des Marchés, cellule de passation des marchés et contrôles internes) ; ii. le degré de respect des dispositions et des procédures éditées par le Code des Marchés Publics, en matière de passation et d exécution de marchés. Nous avons pour mission de formuler une opinion sur les conditions de passation et d exécution de ces marchés et DRP, à la lumière de nos vérifications. Nous avons réalisé notre audit conformément aux Normes de la Fédération Internationale des Comptables (International Federation of Accountants/IFAC). Ces normes imposent de programmer et d effectuer l audit de manière à avoir raisonnablement l assurance que les marchés et DRP ont été passés de façon transparente et régulière. Cet audit implique la vérification par sondage l exhaustivité des pièces justificatives des montants relatifs aux marchés et demandes de renseignements et de prix (DRP), choisis par sondage. Cet audit implique également l évaluation des procédures utilisées dans la passation et l exécution des marchés, ainsi que la présentation d ensemble des dossiers de marchés. Nos travaux ont comporté, entre autres, les diligences suivantes : Des entretiens avec les services de la Direction de l Administration Générale et de l Equipement (DAGE) Services ; Le Responsable de la Cellule de Passation des Marchés ; L examen des textes portant création et fonctionnement de l Autorité contractante ; L analyse de l organisation et des procédures ; La revue des budgets et des plans de passation des marchés ; L examen des actes relatifs à la commission des marchés et à la cellule de passation des marchés; La vérification des marchés et des demandes de renseignements et de prix..0.2 OPINION SUR LA QUALITE DES STRUCTURES DE PASSATION DES MARCHES Commission des marchés Créée par l arrêté n 0802 du 26 fév. 200, postérieurement à la date du janvier, la CM n a pas assuré sa mission. Les ouvertures des plis et propositions d attribution ont été effectuées par des commissions internes de dépouillement des différentes structures du Ministère. Seul le Président dispose d un suppléant et il n est pas fait mention du rapporteur. Cabinet Mamina CAMARA. Page 6

7 Aucun rapport de ladite commission n a été mis à la disposition de la mission. Au passage de la mission, le Président de la CM n était plus en activité au niveau du Ministère. Cellule de Passation des Marchés Créée par l arrêté n 000 du 8 fév. 200, postérieurement à la date du janvier, la CPM a vu ses tâches, expressément définies dans l arrêté, exercées par différentes structures du Ministère et par les commissions internes de dépouillement. La structure de rattachement n est pas précisée comme le recommande la circulaire n 000 PM du 28 Déc La CM et la CPM n ont pas rempli les missions et tâches qui leurs sont dévolues par la règlementation en matière de passation des marchés. Corps de Contrôle Aucun document portant rapport de l organe de contrôle interne du Ministère (art. 40 du CMP) n a été mis à la disposition de la mission. Sous réserves des points évoqués ci-avant, notre opinion est que la commission des marchés et la cellule de passation des marchés mises en place n ont pas fonctionné au titre de la gestion 200, conformément aux dispositions du code des marchés publics. Mamina CAMARA Cabinet Mamina CAMARA. Page 7

8 .0.3 OPINION SUR LE DEGRE DE RESPECT DES DISPOSITIONS EDICTEES PAR LE CMP Durant l année 200, le Ministère de la Jeunesse, des Loisirs et des Sports n a passé que des DRP. Les dossiers des DRP mis à la disposition de la mission sont au nombre de 8 pour un montant de Compte tenu de la nature des dépenses constitué essentiellement de T-shirts, casquettes, imperméables, transports de matériels, tenues de parades, moustiquaires imprégnées, ballons de football, jeux de maillot, chaussures de basket, du caractère très général des libellés des lettres d invitation, de l indigence de la documentation du fait de la non centralisation et de la non exhaustivité du classement des dossiers mis à la disposition de la mission, il n a pas été jugé utile d auditer un échantillon supérieur à 9 DRP pour un montant de Nous sommes d avis que notre audit constitue une base raisonnable pour émettre une opinion. Au terme de nos travaux nous avons relevé les principaux problèmes, objets des réserves développées ci-après : A. RÉSERVES La CM et la CPM n ont pas été opérationnelles ; Les procédures des DRP sont mises en œuvre par les différentes Directions et la DAGE qui disposent de leurs commissions internes de dépouillement ; Aucun document portant création des «commissions internes de dépouillement» ni portant désignation «administrateurs des crédits n a été porté à l attention de la mission ; Des DRP sans lettre d invitation ; Des BL sans référence, sans date et non valorisés ; Classement des dossiers non centralisé et non exhaustif ; Des dépenses de nature homogène auraient du faire l objet d un AOO ou AOR conformément à l Avis Général et aux dispositions du Chap Titre II du CMP ; Les membres des commissions internes de dépouillement sont les mêmes que ceux des commissions de réception et certains d entre eux sont également membres de la CM ou de la CPM ; Les Administrateurs des crédits, sont membres des commissions internes de dépouillement, de réception et signataires des contrats ; Absence de lettres de convocation des membres des commissions internes siégeant en lieu et place de la CM; Des DRP non suffisamment détaillées pour permettre une appréciation de la conformité des offres, ni de la compétitivité des prix dont certains sont nettement plus élevés que sur le marché (ex serrure à canon vachette double tour HTVA, ampoule néon 20 à HTVA, ni une vérification physique ; Absence de liste de fournisseurs et prestataires agrées ; Des soumissionnaires sans référence de leur secteur d activité, RC, NINEA, Téléphone, Fax ; Des soumissionnaires ayant la même adresse, le même numéro de boite postale et parfois les mêmes numéros de téléphone; Des offres non datées ; Une offre dépouillée mais adressée à une autre autorité contractante ; Des DRP individualisées dans les lettres d invitation portant la même date limite de dépôts des offres sont dépouillées sous forme de lots, comme s il s agissait d un seul appel à la concurrence avec des lots distincts ; Cabinet Mamina CAMARA. Page 8

9 Une DRP de 3 lots d articles, dont 2 dépouillés sur la base de prix unitaires et les offres de l un d eux non seulement ne sont pas versées dans les dossiers soumis à la mission mais ont fait l objet de 2 PV de dépouillement avec 2 montants différents ( et ). C est le premier montant qui a fait l objet de règlement. Des recoupements avec le SIGFIP ont permis de retrouver les montants ; Des DRP différentes (au nombre de ) dépouillées le même jour sous forme de lots attribués à 4 fournisseurs dont 3 ayant la même adresse, sans RC et l un d eux a bénéficié de 2 attributions ; B.L non signé par le fournisseur, et PV de réception établi mois 20 jours après livraison ; Un fournisseur avec 2 adresses différentes dont l une est identique avec celle d un autre fournisseur avec le même numéro de téléphone et la même BP ; Absence de registre des marchés cotés et paraphés ; Des contrats sans référence, souvent sans date, ne précisant pas toujours les délais d exécution des DRP ; Les pénalités de retard ne sont pas précisées dans les contrats DRP ; Non production des rapports périodiques ni annuels ; Des soumissionnaires non retenus ne sont pas toujours informés ; Le DAGE est à l initiative et à l achèvement de toutes les procédures des marchés du Cabinet et de la DAGE. Il est membre de la CM, Président de commission interne de dépouillement et de réception, administrateur de crédits et signataire de marchés ; B. LIMITATIONS À NOS TRAVAUX Un décret portant organisation du Ministère de la Jeunesse, des Sports et des Loisirs ne semble pas exister. Le décret n du 4 avril 2004 mis à la disposition de la Mission porte organisation du Ministère de la Jeunesse. Absence d organigramme officiel ; Seul un document portant notification des crédits autorisés gestion 200 et portant uniquement sur les dépenses de fonctionnement a été mis à la disposition de la mission ; Aucune information sur les dépenses en capital ; Absence de rapport d exécution budgétaire ; Classement non centralisé et non exhaustif des dossiers des marchés ; Les dossiers soumis à l examen de la mission sont incomplets ; CM et CPM non opérationnelles ; Absences des rapports périodiques de la CM, de la CPM et de l organe de contrôle interne; Des lettres d invitation qui ne précisent ni les caractéristiques, ni les quantités des fournitures objet de la demande, ni les adresses complètes (seul le nom du fournisseur est précisé) ; Absence de registre des marchés ; - Absence de registre de présence des soumissionnaires ; - Absence de registre de transmission et/ou de retrait des offres ; - Absence de registre de réception des offres ; - Les lettres de convocation de la «commission interne de dépouillement» n ont pas été mises à la disposition de la mission ; - Des DRP : - sans lettres d invitation ; - sans offres dans les dossiers soumis à la mission ; - dépouillées sur la base de coûts unitaires ; Cabinet Mamina CAMARA. Page 9

10 Des contrats non référencés, non datés, sans précision des délais d exécution, ni de pénalités de retard, ni de clause d enregistrement ; Livres et Registres règlementaires de la comptabilité des matières sont en examen au niveau de l IGE ; Au regard des points évoqués ci-avant, notre opinion est que le Ministère de la Jeunesse, et des Loisirs n a pas respecté les dispositions du décret du 2 Avril 2007 portant Code des Marchés Publics. Mamina CAMARA Cabinet Mamina CAMARA. Page 0

11 .. DEROULEMENT DE LA MISSION... CONTEXTE Dans le cadre de la politique d harmonisation des législations et règlementations en matière de passation, d exécution et de règlement des marchés publics et de passation des délégations de service public, les Etats membres de l UEMOA ont entrepris, sur la base de directives prises en 2002, de vastes réformes visant à moderniser mais surtout à crédibiliser le système des marchés publics pour assurer une meilleure transparence et une rationalisation des dépenses publiques. Le Sénégal à l instar des autres pays membres de l Union, a institué un nouveau code des Marchés publics avec le décret n du 2 avril 2007 réformant fondamentalement le cadre institutionnel. C est dans cette perspective que la Direction Centrale des Marchés Publics (DCMP) et l Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP) ont été créées en vue de la mise en œuvre dudit code pour assurer respectivement le contrôle a priori et le contrôle a posteriori des procédures de passation des marchés publics. Le nouveau système de passation des marchés publics est appliqué au Sénégal depuis le e Janvier Il comporte d importantes innovations par rapport à la réglementation antérieure en ce qui concerne la régulation, à cet effet, il : Responsabilise davantage les ministres et organismes dépensiers ; Supprime définitivement les régimes dérogatoires ; Institue un recours suspensif des soumissionnaires au stade de passation de marchés ; Rationalise le contrôle a priori ; Systématise le contrôle a posteriori. Les principales réformes entreprises par le nouveau code des marchés sont, entre autres, La mise en place dans chaque autorité contractante d une Cellule autonome de passation des marchés et d une Commission des marchés ; L obligation de la prise de connaissance des dispositions de la Charte de Transparence et d Ethique en matière de marchés publics, par tous les acteurs du processus de marchés publics ; L élaboration d un plan annuel de passation des marchés ; La liberté d accès à la commande publique et l égalité de traitement des candidats ; La possibilité pour toute personne remplissant les conditions requises de se porter candidate à un marché public ; La publication large et suffisamment à l avance des besoins nécessaires à garantir l accès au plus grand nombre de candidats ; L ouverture publique des plis et la publication des résultats permettant le contrôle de L impartialité des procédures d attribution des marchés par les candidats ; Le droit de recours effectif des candidats en cas de non respect des règles de passation des marchés ; Le relèvement des seuils de passation des marchés ; La production de rapports trimestriels et d un annuel sur les marchés ; Les conditions limitatives d utilisation des marchés par entente directe doublées de contrôles particuliers de la DCMP...2. MODALITES D'INTERVENTION Notre intervention a été effectuée conformément aux Normes de la Fédération Internationale des Comptables (International Federation of Accountants / IFAC). Ces Normes imposent de programmer et d effectuer l audit de manière à avoir raisonnablement, l assurance que les marchés lancés en 200 ne comportent pas de violations significatives de la réglementation, susceptibles de ternir : Cabinet Mamina CAMARA. Page

12 la transparence dans l attribution des marchés publics ; l efficacité dans la gestion des ressources publiques ; la crédibilité des responsables des autorités contractantes aux yeux de leurs différents partenaires et de ceux des citoyens...2. Audit passation Les travaux d audit de passation des marchés consistent à : a) vérifier la procédure de passation des marchés sur un échantillon (publicité préalable, dossier de consultation, validité de la méthode de passation choisie, couverture budgétaire, rapports d'évaluation des offres, traitement des plaintes, délais de passation, délais de publication des attributions, contenu des contrats signés avec les titulaires des marchés, délais des paiements, respect des délais d exécution, respect des procédures de réception, etc.). A chaque fois que cela est applicable, examiner la conformité des avis de la DCMP avec la réglementation ; b) examiner et analyser le respect de certaines dispositions particulièrement importantes du CMP telles que, l inscription préalable des marchés dans les plans et avis généraux de passation de marchés, l attribution aux moins-disant qualifiés, le non fractionnement de marchés, les conditions préalables de mise en concurrence, les réponses aux demandes d éclaircissement sollicitées par les candidats, l approbation des marchés par les autorités compétentes, les éléments constitutifs des cahiers des charges, les seuils des avenants, le respect des délais d exécution, les cas de résiliation, etc. ; c) établir des statistiques sur les marchés ; procéder, en particulier, à une analyse comparative de l utilisation de méthodes non ou peu compétitives (ententes directes, appels d offres restreints, avenants, DRP) ; d) analyser l organisation en général et des structures (hommes, procédures, système de suivi et de contrôle ) intervenant dans le processus de passation et d exécution des marchés en particulier ; diagnostic approfondi des cellules des marchés. e) faire des vérifications sur : - L enregistrement des contrats à la charge des titulaires ; - La production des cautions d avance de démarrage et de bonne exécution ; - L émission des ordres de service s agissant des travaux ; - La réception par les commissions ad-hoc des travaux et fournitures ; - La mise à jour du manuel des procédures de marchés et DRP s agissant des Etablissements Publics, Agences et SPPM ; - la tenue des registres de marchés côtés et paraphés, mis à jour ; - L application des pénalités de retard prévues ; f) examiner globalement la qualité, la transparence et l efficacité des opérations de passation des marchés de l autorité contractante, de même son organisation institutionnelle pour la gestion des marchés ; g) examiner les éventuels indices de fraude et de corruption ou d'autres pratiques (manœuvres collusoires, manœuvres restrictives, manœuvres obstructives) ; h) évaluer éventuellement le niveau de prise en compte des recommandations de l'audit précédent et leurs applications par l'autorité contractante, ainsi que l'impact éventuel de ces mesures sur les pratiques au niveau de cette autorité. Cabinet Mamina CAMARA. Page 2

13 ..2.2 Audit de l exécution physique Tous les marchés sélectionnés ne pouvant pas faire l objet d un contrôle physique (nettoyage, désherbage, gardiennage, fournitures fongibles à consommation immédiate, etc.), un échantillon de marchés devant être soumis à une vérification physique approfondie. A ce propos, l audit de contrôle physique porte sur 2% des marchés en cours d exécution ou déjà exécutés par l autorité contractante pour l exercice concerné par l audit, en excluant les contrats non éligibles au contrôle physique, auxquels s ajouteront tous les marchés ayant fait l objet de litiges et ceux passés par entente directe. Le contrôle physique effectué par des experts «domaines» portera pour chaque marché sélectionné, sur les aspects suivants, sans que cette énumération ne soit limitative : Contrôle de la matérialité des dépenses effectuées ; Diagnostic sur l état des ouvrages, équipements, fournitures, ou rapports (pour les prestations intellectuelles) par référence à leur prix, à leur description dans le marché et à leur état actuel, compte tenu de leur âge et leurs conditions d utilisation ; Conformité de la réception de la livraison ou de l achèvement des travaux, biens ou services avec les spécifications du marché et normes techniques ; Justification technique et financière des avenants et ordres de services signés. Plus précisément pour les marchés de travaux, les expertises portent, entre autres, sur : La conformité physique des travaux avec les PV de réception provisoire et définitive ; La qualité, la véracité et la sincérité des documents de Contrôle par rapport aux constatations physiques pouvant être effectuées sur site ; L état de fonctionnement des ouvrages ; Les prix unitaires pratiqués pour les principales rubriques par rapport à ceux du marché ; La cohérence des quantités ; La mise à jour des malfaçons ; Les dangers éventuels pouvant découler de certains ouvrages ; Etc..2. CONSTATS RELATIFS AU DISPOSITIF DES MARCHES PUBLICS Il est noté la substitution de la CM et de la CPM par des Commissions internes de dépouillement La commission des marchés : L Arrêté n 082 MJSL/DAGE/DFC du 26 fév.200, pris postérieurement à la date du janvier (art 6 de l arrêté n 088 du /2/07 pris en application de l art 36- d), ne compte qu un seul suppléant, celui du Président. Au passage de la mission, le Président n était plus en activité dans le département. Au terme de l art. 3 al, il est précisé que, «pour chaque membre titulaire de la commission des marchés, il est également désigné un suppléant.». Dès lors l acte de désignation doit indiquer qui est le suppléant de qui. Il est également utile de préciser dans ledit acte qu un membre, de la cellule de passation des marchés, à défaut du responsable, assure le secrétariat de la commission des marchés. Les attestations de prise de connaissance de la Charte de Transparence et d Ethique en matière de marché sont signées. Le rapport annuel de la CM n a pas été mis à la disposition de la mission. Cabinet Mamina CAMARA. Page 3

14 La Cellule de passation des marchés : La cellule de passation des marchés est créée par arrêté n 000 MJSL/DAGE/DFC du février 200, postérieurement à la date prescrite. La décision ne porte que sur la nomination du responsable de la CPM et des personnes qui l assistent. Il doit être expressément précisé le niveau de rattachement de la CPM au sein du Ministère, comme le prescrit la circulaire n 00 PM du 28 déc La Commission de dépouillement interne des DRP Aucun acte portant création des différentes «commissions internes de dépouillement» n a été mis à la disposition de la mission. Les membres desdites commissions sont également ceux des commissions d attribution provisoire et de réception et sont agents des mêmes structures administratives (DAGE, Directions etc.) Observations Contrairement à la réglementation en particulier, aux dispositions de l arrêté 086 cité supra, la CPM : N a pas produit de rapports trimestriels sur les marchés en 200 ; Ne centralise pas le classement et l archivage de tous les documents relatifs aux marchés ; En résumé : les «commissions internes de dépouillement» se sont substituées à la CM et à la CPM..3. CONSTATS D'AUDIT.3.. ÉCHANTILLONS Au titre de l année 200, Le Ministère de la Jeunesse des Sports et des Loisirs n a lancé et exécuté que des DRP au nombre de 8 pour un montant de L échantillon porte sur 9 DRP pour un montant de Compte tenu des réserves et limitations, et principalement de la redondance des articles et des constats sur les procédures, de l absence de spécifications techniques des DRP, de l indigence des dossiers, il n a pas été jugé utile d élargir l échantillon CONSTATS GENERAUX RELATIFS A LA PASSATION ET A L EXECUTION DES MARCHES Le Ministère ne dispose pas de : - Registre de marchés coté et paraphé ; - Liste des fournisseurs et prestataires agrées ; - Registre de transmission des Lettres d invitation concernant les DRP ; - Registre d émargement des soumissionnaires ; - Registre de réceptions des offres. Cabinet Mamina CAMARA. Page 4

15 Les candidats non retenus ne sont pas systématiquement informés par écrit ; Certains contrats ne sont pas enregistrés malgré la clause y relative, d autres n en prévoient pas mais sont enregistrés; Les délais d exécution des DRP sont parfois dépassés, toutefois, les conditions d exécution des pénalités seraient difficiles à mettre en œuvre, compte tenu du libellé des clauses ; Les lettres portant convocation de la «Commission interne de dépouillement» n ont pas été mises à la disposition de la mission Les rapports périodiques à établir avant le 3 mars de chaque année, à l intention de l autorité contractante et de l ARMP n ont pas été élaborés (art 4 du CMP). En tout état de cause, il n a pas été mis à la disposition de la mission CONSTATS SPECIFIQUES RELATIFS A LA PASSATION DES MARCHES Les procédures ont été menées en dehors de la CM et de la CPM CONSTATS SPECIFIQUES A L'EXECUTION FINANCIERE Pas de commentaires particuliers. Les Directeurs administrent leurs crédits et le DAGE en plus de ses crédits administre ceux du cabinet. Aucun acte portant délégation de signature à cet effet n a été porté à l attention de la mission..4. RECOMMANDATIONS Désigner un responsable des marchés ; Tenir un registre des marchés coté et paraphé ; Faire assurer à la CPM la plénitude de ses taches ; Faire assurer à la CM sa mission telle que prévue par le CMP ; Produire les rapports périodiques sur les marchés ; Disposer d un référentiel de prix ; Appliquer les dispositions de la circulaire n 0004/PM/CAB/CP du 3 Mars 2009 portant instructions pour la mise en œuvre de la procédure de demande de renseignements et de prix (DRP) ; Uniformiser la rédaction des contrats, tout en veillant à leur enregistrement systématique, Prévoir et appliquer des Pénalités de retard comme prescrit par la section Chap. 2 du Titre V du CMP ; N envisager une commission de dépouillement interne que dans les cas prescrits par la réglementation ; Impliquer l Inspecteur des Affaires Administratives et Financières, en qualité de contrôleur interne au titre de l article 40, du CMP ; Mettre en place et appliquer le manuel des procédures de classement et d archivage de l ARMP ; Cabinet Mamina CAMARA. Page

16 2- DISPOSITIF ET METHODOLOGIE DE L'AUDIT Cabinet Mamina CAMARA. Page 6

17 2- DISPOSITIF ET METHODOLOGIE DE L'AUDIT 2.0. PRESENTATION DE L AUTORITE CONTRACTANTE En l absence d un décret portant organisation du Ministère, il n a pas été possible de faire une présentation de l autorité contractante. Les informations demandées pour permettre une présentation reflétant l organisation actuelle du Ministère n ont pu être obtenues. La commission des marchés : Les membres de la commission des marchés au titre de la gestion 200 ont été nommés par arrêté n 0802 du 26 février.200. Elle est composée comme suit: Président : Mamadou BA, Directeur des Infrastructures Sportives; Suppléant : Monsieur Mamadou Diabakhaté, Direction des Infrastructures Sportives Membres : - Mr. Abdoulaye KOUYATE, Directeur de l Administration Générale et de l Equipement ; - Mr Moustapha DIAW, Chef de la Division Equipement ; - Mr Massamba MBENGUE, Direction es Infrastructures Sportives ; - Le responsable du service utilisateur ou son représentant. Seul le Président a un suppléant. Pour chaque membre il doit être désigné un suppléant aux termes de l article 36 al. La DCMP et à l ARMP sont ampliataires de l Arrêté instituant la Commission. Les membres et le suppléant ont signé des attestations de prise de connaissance des dispositions de la charte de transparence et d éthique en matière de marchés publics. Aucun rapport de la CM n a été porté à la connaissance de la mission. La Cellule de passation des marchés : L Arrêté n 000 du 8 fév. 200 institue une cellule de passation des marchés composée comme suit : Président : Monsieur Ibrahima CISSOKHO, comptable des matières/dage ; Suppléant : Mame Diarra Bousso DIAGNE, Direction des Infrastructures Sportives ; Membre : Pape Souleymane DIEYE, Direction des Infrastructures Sportives. La structure de rattachement de la Cellule n est pas précisée. Malgré l énumération exhaustive des taches dévolues à la Cellule, celle-ci n est pas opérationnelle. Les membres et le suppléant ont signé des attestations de prise de connaissance des dispositions de la charte de transparence et d éthique en matière de marchés publics. Aucun rapport de la CPM n a été porté à la connaissance de la mission. Aucune précision n est donnée sur les taches de cette commission. Cabinet Mamina CAMARA. Page 7

18 Les Commissions de Dépouillement interne : Des «commissions de dépouillement interne» au sein des Directions procèdent au dépouillement et à l attribution provisoire des offres. Les Directeurs sont à l initiative et à l achèvement de la procédure d appel à la concurrence. Aucun acte instituant ces dites commissions n a été porté à l attention de la mission EFFECTIF Au passage de la mission, aucun document ou information n a pu être obtenu BUDGET 200: Le document budgétaire porté à l attention de la mission, porte «notification des crédits autorisés gestion 200» au titre des dépenses de fonctionnement, pour un montant décomposé comme suit : Direction Jeunesse Vie Associative dont - Fournitures de bureau Consommable informatique Direction Etudes Formation Planification dont - Fournitures de Bureau Consommables informatiques Cabinet Ministre dont - Fournitures de bureau Matériel informatique de bureau Direction Administration Générale et Equipement dont - Fournitures de bureau Consommables informatiques Direction du Service Civique national dont - Fournitures de bureau Consommables informatiques Ainsi pour les fournitures de bureau les inscriptions s élèvent à , et à pour consommables informatiques et matériel informatique de bureau ; à partir de ces montants des marchés auraient du être lancés en lieu et place des DRP. (art & 6 du CMP). Aucune information n a été obtenue sur les dépenses en capital, ni sur l exécution budgétaire LES MARCHES Plan de passation des marchés gestion 200 Etabli et publié dans le site de la DCMP Avis général de passation des marchés L avis général de passation des marchés est publié dans le journal Le Soleil du lundi février 200. Cabinet Mamina CAMARA. Page 8

19 2.. RAPPEL DES TERMES DE REFERENCE 2.. Contexte de la mission Conscient du volume important de dépenses que représente la commande publique, du flot considérable de transactions qu'elle génère et désireux de promouvoir la transparence, l'efficacité et la responsabilisation, essentielles à une bonne gouvernance, dans un Etat de droit, le Gouvernement du Sénégal a procédé à une profonde réforme de son système de passation de marchés publics. Cette réforme aligne le système sénégalais sur les meilleures pratiques internationales en la matière, notamment en transposant les directives de l UEMOA relatives à l harmonisation des marchés publics des Etats membres de l Union. Elle comporte d importantes innovations par rapport à la réglementation antérieure en ce qu elle consacre la régulation, institue le recours suspensif des soumissionnaires au stade de passation de marchés, rationalise le contrôle a priori, supprime les régimes dérogatoires, responsabilise davantage les ministères et organismes dépensiers et systématise le contrôle a posteriori. Au plan institutionnel, la réforme a contribué à la création de l Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP) sous forme d autorité administrative indépendante, distincte du service administratif chargé du contrôle a priori de la passation des marchés, en l occurrence la Direction Centrale des Marchés publics (DCMP). Les missions de l ARMP, autorité administrative indépendante dotée de l autonomie financière, s organisent autour du principe qui vise à séparer les fonctions de contrôle des marchés publics (conférées à la DCMP) des fonctions de régulation qui lui permettent d intervenir sur l ensemble du secteur, tant à travers des missions d assistance dans l élaboration des politiques ou de la conception d outils de passation (documents et formulaires standards ), qu en matière de formation ou de développement du cadre professionnel en plus des fonctions mêmes qui constituent le cœur de la régulation, l audit et le règlement des conflits. En particulier, l ARMP est tenu de faire réaliser, à la fin de chaque gestion budgétaire, un audit indépendant en vue de contrôler et suivre la mise en œuvre de la réglementation en matière de passation, d exécution et de contrôle des marchés et conventions. La présente mission concerne la mise en œuvre d une revue indépendante pour la vérification, et, en référence au Code des Marchés publics (CMP), de la transparence et des conditions de régularité des procédures d élaboration, de passation et d exécution des marchés publics, des avenants et marchés complémentaires conclus au titre de l exercice 200 par les autorités contractantes indiquées à l annexe des présents termes de référence Objectifs de la mission Objectif principal La mission a pour objectif principal, au sein des autorités contractantes citées à l annexe, de vérifier le processus de passation et d exécution des marchés conclus entre le er Janvier et le 3 Décembre 200, afin de mesurer le degré de respect des dispositions et procédures édictées par le Code des Marchés. Il s agira principalement d apprécier l adéquation des procédures de passation des marchés et les modalités de gestion des contrats aux dispositions du CMP pour les dépenses effectuées par lesdites autorités contractantes Objectifs spécifiques La mission comprend les objectifs spécifiques suivants : i. se faire une opinion sur les procédures de passation de marchés adoptées pour les contrats sélectionnés ; l opinion doit être fournie individuellement pour chaque autorité contractante ; Cabinet Mamina CAMARA. Page 9

20 ii. iii. iv. vérifier la conformité des procédures aux principes généraux d économie, efficacité, équité et transparence, édictés par le CMP ; fournir autant que possible, une opinion sur la qualité des contrats, incluant les aspects techniques et économiques ; identifier les cas de non-conformité des procédures avec les directives du CMP, en particulier dans les cas de rejet d offres moins-disant, de fractionnement de marchés, de non respect des dispositions préalables à la mise en concurrence, de non respect des éléments constitutifs des cahiers des charges, de non respect des seuils fixés pour les avenants, de non respect des règles de publicité et de communication, etc. Pour chacune des autorités contractantes, un jugement se apporté sur l acceptabilité de telles situations en regard des dispositions du CMP ; v. procéder à la revue des plaintes des soumissionnaires pour évaluer l exhaustivité, l efficacité et la pertinence de leur traitement par l autorité contractante et établir le pourcentage des plaintes traitées en conformité avec la réglementation en vigueur ; en ce qui concerne les plaintes finalement soumises au Comité de Règlement des Différends de l ARMP, le consultant examinera aussi le degré d application (en pourcentage), par l autorité contractante, des décisions y relatives, de même que la pertinence de ces décisions ; vi. vii. viii. examiner la pertinence et la conformité à la réglementation des avis de la Direction Centrale des Marchés Publics (DCMP) sur les marchés sélectionnés atteignant les seuils de revue de cette Direction ; dégager pour les contrats sélectionnés, les niveaux effectifs de décaissement par rapport au niveau d exécution ; examiner et évaluer les situations d attribution de marchés par entente directe, en: - passant en revue l ensemble des marchés passés par entente directe ; - déduisant en fin de revue d une part, les pourcentages en montant et en nombre des marchés de gré à gré par rapport à l ensemble des marchés passés par l autorité contractante et, d autre part, les pourcentages en montant et en nombre des marchés de gré à gré non conformes à la réglementation en vigueur ; - évaluant aussi dans toute la mesure du possible la compétitivité des prix proposés dans les marchés par entente directe. ix. examiner la conformité de l organisation en matière de passation de marchés et, fournir, au regard des dispositions prévues par le CMP et ses textes d application, des recommandations en ce qui concerne le fonctionnement et les capacités des commissions internes de marchés, des cellules de passation de marchés et des différents contrôles internes ; x. examiner les éventuels indices de fraude et de corruption ou d'autres pratiques (manœuvres collusoires, manœuvres restrictives, manœuvres obstructives) telles qu'elles sont définies dans les Directives publiées par la Banque mondiale ; xi. évaluer éventuellement le niveau de prise en compte des recommandations de l'audit précédent et leurs applications par l'autorité contractante, ainsi que l'impact éventuel de ces mesures sur les pratiques au niveau de cette autorité ; Cabinet Mamina CAMARA. Page 20

21 xii. formuler des recommandations pour le futur ; xiii. assurer en fin de mission, une formation de 2 jours à experts de l ARMP et experts de la DCMP, sur les pratiques d audit en matière de passation de marchés METHOLOGIE DE MISE EN ŒUVRE La méthodologie est adoptée suivant les objectifs des termes de référence dont le principal consiste à vérifier le processus de passation et d exécution des marchés publics. Nous considérons que la méthodologie devrait être basée d une part, sur la réglementation en vigueur au Sénégal pour la période sous revue et, d autre part, sur les différentes étapes de la passation des marchés (la définition des prestations, la mise en concurrence, la conclusion du contrat) et de leur exécution. Sur cette base, la méthodologie adoptée par le cabinet est la suivante : Prise de contact avec les AC et réunion de démarrage avec les dirigeants ; prise de connaissance des Autorités contractantes et revue de leur organisation ; exploitation des documents de synthèse relatifs aux budgets, états financiers, etc. obtention des documents nécessaires pour réaliser la mission : - Plan de passation et les rapports périodiques et annuel sur les marchés ; - Balance générale des comptes et les grand-livres ; - Etats financiers certifiés, budget et rapports d exécution budgétaire ; Echantillonnage des marchés ; Contrôle des marchés échantillonnés et documentation des travaux ; Audit financier par un recoupement des marchés avec les données comptables certifiées ; Audit physique des marchés échantillonnés ; Rédaction des rapports provisoires et restitution à l AC ; Transmission des rapports provisoires aux AC pour observations ; Rédaction des rapports définitifs avec les observations de l AC. 2.3 DESCRIPTION DES TRAVAUX D AUDIT AUDIT DE LA PASSATION DES MARCHES Dans le cadre de l audit de la passation des marchés, nous avons effectué les travaux suivants : Revue des textes réglementaires en vigueur entre le er janvier 200 et le 3 décembre 200 et l ensemble des référentiels de base applicables à la passation des marchés ; Analyse de l organisation institutionnelle de l Autorité contractante ; Revue de la conformité des actes de nomination des membres de la Commission des marchés et ceux de la Cellule de passation des marchés ; Evaluation de la qualité des procédures de passation des marchés, quant à leur conception et à leur correcte mise en œuvre ; Contrôle de la régularité des dépenses ; Analyse des comptes d achats et des comptes d immobilisations ; Recoupement de la liste des marchés avec les rapports périodiques de l AC ; Recoupement de l avis général de passation des marchés avec le plan de passation des marchés ; Revue des dossiers de marchés ; Vérification des différentes étapes de la procédure de passation des marchés ; Vérification de l exécution normale des marchés ; Cabinet Mamina CAMARA. Page 2

22 AUDIT DE L EXECUTION FINANCIERE DES MARCHES Nos travaux ont consisté à vérifier : le recueil de garanties (garantie de soumission et/ou garantie de bonne exécution) ; la vérification de l habilitation des organismes délivrant ces garanties ; le contenu des contrats et le respect des dispositions relatives au paiement ; l enregistrement des contrats à la charge des titulaires ; le respect de l application des clauses de pénalités définies par les contrats ; les paiements effectués en relation avec les clauses contractuelles AUDIT TECHNIQUE Le contrôle physique portera pour chaque marché sélectionné, sur les aspects suivants, sans que cette énumération ne soit limitative : Contrôle de la matérialité des dépenses effectuées ; Diagnostic sur l état des ouvrages, équipements, fournitures, ou rapports (pour les prestations intellectuelles) par référence à leur prix, à leur description dans le marché et à leur état actuel, compte tenu de leur âge et leurs conditions d utilisation ; Conformité de la réception de la livraison ou de l achèvement des travaux, biens ou services avec les spécifications du marché et normes techniques ; Justification technique et financière des avenants et ordres de services signés. Plus précisément pour les marchés de travaux, les expertises portent, entre autres, sur : La conformité physique des travaux avec les PV de réception provisoire et définitive ; La qualité, la véracité et la sincérité des documents de Contrôle par rapport aux constatations physiques pouvant être effectuées sur site ; L état de fonctionnement des ouvrages ; Les prix unitaires pratiqués pour les principales rubriques par rapport à ceux du marché ; La cohérence des quantités ; La mise à jour des malfaçons ; Les dangers éventuels pouvant découler de certains ouvrages ; Etc CONSTITUTION DE L'ECHANTILLON D AUDIT Les termes de référence suggèrent la sélection d un échantillon représentatif en type de contrat, taille et mode de passation des marchés, composé comme suit : au moins % des marchés atteignant les seuils de contrôle de la DCMP (non compris les marchés par entente directe), au moins 2% des marchés n atteignant pas les seuils de contrôle de la DCMP mais supérieurs aux seuils de passation de marchés (non compris les marchés par entente directe), au moins 2% (en volume ou en montant) des demandes de renseignements et de prix et, 00% des marchés passés par entente directe. Pour chaque catégorie de marchés dont la population est inférieure à 0, la revue doit concerner l ensemble des marchés passés. Cabinet Mamina CAMARA. Page 22

23 Pour chacune des 2 premières catégories de marchés ci-dessus, le cabinet s assure d une distribution adéquate en prenant en compte à la fois les différents modes de passation et natures de marchés (fournitures et services, prestations intellectuelles, travaux) ÉCHANTILLON POUR L AUDIT DES ASPECTS LIES A LA PASSATION DES MARCHES Correction de l'échantillon Le tableau descriptif ci-dessous fait ressortir 9 opérations relatives a DRP pour un montant de L annexe N portant point de vérification comprend DRP pour le même montant. Les DRP n et 2 ont été dépouillé sous forme de 3 lots «assimilés» à des DRP. La DRP n 3 a été dépouillé sous forme de 2lots «assimilés» à des DRP. La DRP n 4 a été dépouillé sous forme de 3 lots «assimilés» à des DRP. Les lettres d invitations correspondantes à ces DRP n ont pas expressément précisées que les offres devaient être présentées sous forme de lots. Echantillon des DRP par nature de dépenses : L échantillon a porté sur DRP correspondant à 9 opérations. Cabinet Mamina CAMARA. Page 23

24 Liste des DRP passées par le Ministère de la Jeunesse : gestion 200 Référence Objet marchés Titulaire Montant Fourniture Fourniture de matériels agricoles, Matériels d assainissement, Semences et Engrais. Virgo Entreprises Fourniture d ensemble tenues AMAC SERVICE Fourniture de chemises blanches et chapeaux SOFEXISS Fourniture de semences et engrais Soumbar Express Services Fourniture de matériels agricoles ASTOU DIOP FALL Fourniture de moustiquaires imprégnées ASTOU DIOP FALL Fourniture de T Shirt GUEDE Prestance Fourniture d'ensemble Imperméables Tanga Palace Fourniture de chaussure de basket. GESERCOM Fourniture de Casquettes G.I.E C.G.I Acquisition Moustiquaires imprégnées Touba SANTE Fourniture de tenues de parade 3 4 Fourniture de véhicules en 2 lots 4x4 et berline Achat matériel de bureau GIE IDEAL MULTISERVICE La Sénégalaise de l Automobile Djoloff Multiservices Fourniture Divers Virgo entreprises Fourniture de 46 jeux de maillots et 24 ballons de football de compétition TOUBA SERVICES Confection de 740 T-Shirts sérigraphiés pour le défilé du 04 avril 200 ENTREPRISE SENEGALAISE DE DISTRIBUTION (ESD) Confection et duplication de carnets de moniteurs et directeurs de collectivités éducatives sectorielle des PME LE GANDIOL Montant total des DRP sur fournitures SERVICES Transport de matériel (bâches, podium et sonorisation) sur les axes Dakar-nord, Dakarcentre, Dakar-sud) Virgo entreprises Montant total des DRP sur services Montant total des DRP passées sur la gestion Note () : opérations relative à la DRP n 3 Note (2) : opération relative à la DRP n Note ( 3 ) : opérations relative à la DRP n 2 Note (4) : opérations relative à la DRP n 4 Cabinet Mamina CAMARA. Page 24

25 ÉCHANTILLON POUR L'AUDIT TECHNIQUE Compte tenu des réserves et limitations, l audit technique n a pu être réalisé. Cabinet Mamina CAMARA. Page 2

26 3- AUDIT DU SYSTÈME DES MARCHES Cabinet Mamina CAMARA. Page 26

27 3- AUDIT DU SYSTÈME DES MARCHES 3.. Rappels 3... REGLEMENTATION EN VIGUEUR A. CADRE LEGAL ET REGLEMENTAIRE A.. Les Directives UEMOA Le 9 décembre 200, le Conseil des ministres de l'uemoa a adopté deux Directives relatives aux marchés publics : la Directive N 04/200 portant procédures de passation, d exécution et de règlement des marchés publics et des délégations de service public dans l Union économique et monétaire ouest africaine ; et, la Directive N 0/200 portant contrôle et régulation des marchés publics et des délégations de service public dans l Union économique et monétaire ouest africaine. Transposition des Directives : Ces Directives, entrées en vigueur à compter du er janvier 2006, ont dû faire l'objet d'une transposition par les Etats membres dans un délai de deux ans, soit le 3 décembre 2007 au plus tard. Au Sénégal, ces Directives ont été transposées par les textes suivants : le Code des Obligations de l'administration (COA), le Décret n du 2 avril 2007 portant Code des Marchés Publics (CMP), le Décret N du 2 avril 2007 portant organisation et fonctionnement de l Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP) ; le Décret n du 2 avril 2007 portant création de la Direction Centrale des Marchés publics (DCMP). Obligations à dimension communautaires : Outre les nouvelles règles relatives aux marchés publics et délégations de service public à transposer par les Etats membres, la Directive N 04/200/CM/UEMOA a introduit des obligations à dimension communautaire concernant principalement les aspects suivants des procédures de passation des marchés publics : Publication d'un avis indicatif des marchés de travaux, fournitures et services que les autorités contractantes entendent passer dans l année et dont les montants égalent ou dépassent des seuils communautaires à définir par le Commission de l'uemoa en concertation avec les Etats membres. Le contenu, le mode de communication et les modalités de publication des avis communautaires fera également l objet d une Décision de la Commission (articles 39 et 40 de la Directive) ; Dématérialisation des informations par voie électronique : La Commission définira, en relation avec les Etats membres, les modalités de mise en œuvre de la dématérialisation. Préférence communautaire : la Commission de l UEMOA est chargée de prendre les mesures visant à déterminer les conditions et modalités d application de la préférence communautaire, notamment par référence aux types d acquisition concernée et à ses bénéficiaires (article 62). Cabinet Mamina CAMARA. Page 27