La Communication de votre projet

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1 Unité d Enseignement Initiation à la Conduite de Projet Année La Communication de votre projet

2 Plan du cours Pourquoi communiquer? Élaborer son plan de communication Les différents moyens de communication Supports papiers Supports numériques

3 Pourquoi communiquer? Faire connaitre son projet Crédibiliser son projet, lui apporter de l ampleur Plus la communication sera importante, plus grande sera l impression laissée Permet de démarquer un projet par rapport à un autre Une grande communication le débanalise (ne pas hésiter à attribuer une grande part de votre budget à la communication sans toutefois léser la qualité du projet)

4 Plan de communication Pour obtenir une communication projet efficace, il faut évaluer les relations de responsabilités entre les différents organisateurs de votre projet : désignation d un responsable communication missions : - mettre en place toute son équipe de communication - déterminer qui a besoin de quelle information, quand et sous quelle forme la lui remettre - déterminer la fréquence nécessaire des réunions. La planification de la communication doit être incluse dans la planification globale du projet

5 Plan de communication Toute stratégie de communication est précédée d un questionnement : Quel est le message clef? Les gens ont généralement une mémoire très courte donc : Qu est-ce que je souhaite que les personnes retiennent? Le message clef doit être : - simple - facilement énonçable - facile à mémoriser

6 Plan de communication Quelles sont les cibles? Les arguments n auront pas le même impact selon le public visé : Cibler votre public!! - Étudiant / professionnel? - masculin / féminin? - jeune / âgé? Quels sont leurs goûts, leurs habitudes, leurs demandes, leurs attentes, leurs sujets de préoccupations - toute la campagne devra s'articuler sur ces données. Quels sont les arguments / données / exemples / images susceptibles de les interpeller?

7 Plan de communication Quelles contraintes de budget? Communication très dépendante de votre budget La communication est un investissement retour de votre investissement Plus grande sera la communication, plus grand sera le retour (ne pas hésiter à attribuer une grande part de votre budget à la communication)

8 Plan de communication Quelles contraintes de temps? Le temps dont vous disposez va conditionner grandement votre campagne de communication : plus il est grand, plus vous avez de possibilités!! Peu de temps? Privilégiez les moyens les plus efficaces (flyers, affiches, ) Plus de temps? Vous avez alors accès à des campagnes évolutives et de grande ampleur afin de mieux marquer les esprits - possibilité de multiplier et de diversifier les supports - possibilité d étendre le champs d action de votre campagne il est indispensable de réfléchir au plus tôt à votre plan de communication

9 Plan de communication Avec quels moyens? Vous devez choisir le langage à utiliser, les images, sons et autres moyens de communication qui vont concourir à supporter le message et permettre de toucher la bonne cible de manière la plus directe et la plus efficace Il peut être bon d utiliser des moyens de communication avec lesquels votre public est familier Il est bon également d utiliser les moyens de communication les plus originaux possibles (sans délaisser les moyens plus classiques)

10 Plan de communication Avec quel calendrier? Vous devez choisir le calendrier de communication le plus efficace : - le plus grand public - coût le plus réduit - le plus clair (le message clef est parfaitement passé et retenu) Il est conseillé de s aider d un diagramme de GANTT pour la réalisation d un calendrier optimal et avec le plus de ressources possibles

11 Plan de communication Suivi de son plan de communication Afin de garder son efficacité, le plan de communication doit être rigoureusement suivi. Mise en place de réunions régulières de mise au point des avancées dans telle ou telle action Si retard, réadapter son plan de communication en conséquence

12 Les différents moyens de communication 1. Les supports papiers 2. Les supports numériques

13 Les supports papiers Les moyens de communication classiques : - affiches - flyers - annonces en amphi - les panneaux d affichage électroniques de la fac - journal

14 Les supports papiers Les moyens de communication un peu plus originaux (pour les évènements de plus grande ampleur) : - radio - affichage public - serviettes du (ou des) RU - magazines des sorties de votre ville - encarts publicitaires dans les journaux gratuits - petit article sur votre évènement dans les journaux à grande distribution

15 Les supports papiers Les moyens de communication classiques nécessite généralement un coût moindre mais sont légèrement moins efficaces du fait de leur manque d originalité. Cependant, ils ne sont pas à négliger et représentent souvent la base de toute campagne de communication car ils ont tout de même une efficacité certaine. Les moyens de communication originaux nécessitent un coût supérieur mais sont beaucoup plus efficaces et permettent de cibler un public beaucoup plus large.

16 Les supports papiers Affiches et flyers Conception : - penser au tract ET à l affiche - le réaliser au préalable sur une feuille papier - trouver un slogan, mettre une image ou une photo. Si possible, faire un joli dessin car cela attire plus l œil et sera plus adapté à votre message

17 Les supports papiers Affiches et flyers - La mise en page doit être claire et concise : pas surchargée sinon l information est noyée et l affiche/tract perd toute efficacité - Infos indispensables : QUOI DATE LIEU TARIFS HORAIRES - Mettre des contacts : n téléphone, site web, (inf oline) - Mettre des infos supplémentaires si nécessaire : plan d accès, navettes gratuites - Il existe de nombreux logiciels simples à utiliser permettant de faciliter la mise en page de vos affiches : QuarkXpress, InDesign, PagePlus SE (gratuit) L Espace Numérique de Travail mis à disposition par l Université Montpellier 2 vous donne accès à l un de ces logiciels (Microsoft Publisher)

18 Les supports papiers Affiches et flyers - Les flyers peuvent être identiques aux affiches (miniatures) = RAPPEL - Faire preuve d originalité dans la forme et la couleur des flyers - Ne pas oublier de rajouter les mentions légales (Imprimé par nos soins, Ne pas jeter sur la voie publique) et de signer votre tract/affiche - affiches : ne pas utiliser de fond blanc : illégal!! (réservé à l État) Impression : - Prospecter le plus de copieurs/imprimeurs possible et faire devis sur votre travail. - certains partenaires peuvent vous aider (réalisation ou contacts)

19 Les supports papiers Affiches et flyers Distribution : - Afficher dans les endroits clés uniquement (points d entrée dans la fac, dans les bâtiments, devant amphis, cafet, etc) - Ne pas hésiter à sortir de son campus, il faut toucher le plus d endroits fréquentés par votre cible - Ne pas hésiter à effectuer une distribution massive mais sans détériorer les lieux (respecter la loi ou le règlement intérieur des lieux) car sinon exposition à de fortes amendes (jusqu à 700 par infraction constatée environ)

20 Les supports numériques Les grands avantages des moyens numériques de communication : - Très faible coût - Communication à très grande échelle - beaucoup plus attractif donc beaucoup plus d impact Les moyens numériques de communication possèdent une image très positive : jeune, dynamique, attire l œil!

21 Les supports numériques - Création totalement libre et sans limite de votre support permet d établir des supports qui n auraient jamais vu le jour sans. - Ils ouvrent la porte à de nouveaux moyens de communication très différents et surtout originaux Il ne faut donc pas oublier les supports numériques!! Attention : il ne faut pas non plus remplacer totalement les supports papiers. Les supports numériques doivent être un complément

22 Les supports numériques Ils peuvent être : - Newsletter - simple mail - SMS : faire attention à ne jamais divulguer votre fichier adhérent!! - site internet (de votre structure éventuelle ou de celle par laquelle vous passez) - autres sites internet : faites jouer les partenaires! - sites internet fréquentés par votre public (en faire la liste)

23 Les supports numériques L un des moyens le plus efficace est la création d un site Internet - permet de communiquer très régulièrement avec votre cible - lister tous les détails du déroulement de votre évènement - développer votre argumentaire - possibilité de créer un espace de questions-réponses Le site Internet vous permet de communiquer votre projet d une manière tout à fait novatrice et interactive

24 Les supports numériques facile et rapide à mettre en place & gratuit ou pas cher Espace d hébergement : - il existe de nombreux hébergeurs gratuits - attention!! Veillez à choisir un hébergeur sans pub. Toutes les fenêtres de pub vont donner une mauvaise image de votre asso et les étudiants ne viendront plus. - prenez le plus d espace de stockage possible car il y aura éventuellement beaucoup de choses à mettre sur votre site (photos, videos, )

25 Les supports numériques Création : facile et rapide à mettre en place & gratuit ou pas cher - la création de votre site est très facile. Il existe des logiciels pour vous aider à le créer : Microsoft FrontPage, Dreamweaver, Nvu (gratuit) - essayer de le rendre le plus attractif possible : clair, net, lisible et rapide. Il faut que l étudiant trouve facilement ce qu il est venu chercher sur votre site. - mettre en page d accueil les infos nécessaires - mettre en avant vos évènements (bannières de promotion) Les bannières flash animées sont très efficaces et faciles à créer grâce à certains logiciels (SwishMax )

26 Les supports numériques Si vous avez un budget insuffisant pour une communication papier et du fait du très faible coût des supports numériques, vous pouvez transformez vos supports en numérique (journal) Vous pouvez également réaliser une newsletter qui sera envoyée au plus de monde possible.

27 Les supports numériques Difficultés Les supports numériques permettent une communication à très grande échelle. La difficulté réside dans le public visé. Il faut à tout prix récupérer le plus de coordonnées possible. Profitez de toutes les occasions pour les récupérer (adhésion, réunion, évènements ) Les supports numériques permettent également une communication répétée du fait de son faible coût. N hésitez pas à commencer la communication très tôt et à la renouveler très souvent.

28 Conclusion - Commencer le plan de communication le plus tôt possible - Ne pas négliger l importance de la communication - Bien choisir votre message clef - Cibler votre public - Être le plus original possible afin de se démarquer

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