Fiche de poste, commission Accueil bénévoles/participants/public

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Gilbert Rochefort
il y a 8 ans
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1 Fiche de postes Accueil bénévoles/participants/public En amont : Collecter les besoins en bénévoles/nourriture/hébergement de chaque commission, mettre ça au clair, recruter des bénévoles et famille pour l'accueil chez l'habitant (établir des listing et tenir tout le monde informer). Deux mois avant : répartir les bénévoles sur les différents postes, répartir les invités chez les différentes familles, organiser une réunion avec les organisateur pour bien planifier les besoins et une avec le bénévoles pour informer tout le monde, prévoir les lieux et conditions d accueils sur le site, se mettre en lien avec la commission logistique pour les courses et autre besoins, prévoir des badges. Pendant : Accueillir tout le monde (point accueil toujours occupé), renseigner les gens et les envoyer vers les personnes responsables, s'assurer du confort de tout le monde, surveiller les rotations. Après : remercier tout le monde, organiser les relances. Budget : 500 pour la restauration des bénévoles Membres : Donovan, Aline, Mélanie. Administration tout le temps : organiser les réunion, connecter les commissions En amont : Un mois avant : Pendant : Après : Membres : Christine, Marc, Gisle. Ateliers En amont : réflexions sur les ateliers possibles, s'assurer de la faisabilité de l'atelier en fonction des compétences et du matériel disponible, prendre contact avec les personnes susceptibles d'intervenir dans les ateliers, trouver le matériel nécessaire, création et tournage d'éventuelles scènes utilisées dans les ateliers, prospection des lieux de déroulement des ateliers, obtenir les accords nécessaires pour ces lieux, établir le planning des ateliers, appel aux bénévoles pour le jour J.

Deux mois avant : répartir les bénévoles sur les différents postes, répartir les invités chez les différentes familles, organiser une réunion avec les organisateur pour bien planifier les besoins et

2 Un mois avant : Réunir le matériel, relance des personnes contactées, organisation logistique. Pendant : Mise en place du matériel quelques heures avant le début des ateliers, briefing des bénévoles et des intervenants, animer l'atelier Après : rangement et nettoyage des lieux prêtés, restituer le matériel. Membres : Chloé,? Communication En amont : Rédiger le dossier de presse, trouver et réaliser un visuel et une première affiche (septembre), mettre à jour le site, référencer le festival et l'appel à projets (films + making-of) sur le net, connecter toutes les autres commission et collecter les informations, organiser et planifier la création, l'impression et la distribution de la com papier, mettre à jour les listes de diffusions, trouver des partenaires. Faire vivre la page Facebook. Diffuser les films annonces réalisés (Facebook, autres sites web, cinémas associatifs locaux,...). Un mois avant : Contacter les journalistes, organiser les conférence de presse, informer les partenaires et médias, connecter les autres commissions. Pendant : Connecter les bénévoles et commissions, accueillir et renseigner les journalistes, collecter le maximum d'images (photos, vidéos). Après : Monter, organiser et diffuser les images captées, remercier les partenaires, mettre à jour le site, rédiger le dossier de presse de la dernière édition Budget : 2000 pour l'impression, 1000 pour la diffusion (on peut s'en charger mpais l'expérience de l'année dernière n'est pas concluante), 500 pour les partenariats presse. Si on rajoute de la pub, on double le budget total. Compétition En amont (Entre juillet et septembre) : Rédiger et corriger le règlement et la fiche d'inscription, rédiger et planifier la communication (en lien avec la commission de même nom), trouver des lots, décider des prix et conditions de pré-sélection et sélection (qui devrons figurer sur la communication avant l'ouverture du concours), trouver un Jury, Entre septembre et Février : Période calme, si toutes les étapes précédentes sont finie. Toutefois, il faut : répondre aux questions des participants, faire les retouches et précisions nécessaires (com, règlement, fiche d inscription), relancer la com. Février-Mars : Ranger et répertorier les films reçus, relancer les participants non-conformes, faire la pré-sélection, planifier et organiser en détail les diffusions liées à la compétition, contacter et informer tous les participants, Compiler et préparer les listes de projection. Pendant : Accueillir les participants, organiser les projections, s'occuper du jury, organiser le vote du public, organiser la remise des prix. Après : Diffuser les films, remercier tous le monde, mettre à jour le site

restituer le matériel. Membres : Chloé,?

3 membres : Pierre Devann, Rémi Duquenne, Clément Paboeuf, Véronique Soul, (Lara Graterole), (Mélanie Bécognée) Etat des lieux : Retouches : Diffusions : projections Jury/public en amont (ex : vendredi soir (2h), samedi matin (1h30) et samedi après-midi (1h)) ; samedi soir, soirée remise des prix avec diffusion de film(s) hors concours en première partie (3/4h), remise des prix avec diffusion des primés (1h30), petite proj qui donne envie de revenir le lendemain (résultats d ateliers, film du festival de l année passée, compile de films qui seront diffusés le lendemain... 30min) réunion du vendredi 30 août prochain, où on en est : Nombre de jurés : 5 Nommer les prix : Prix Amateurs-Nés : Stage multimedia libre Prix du Jury : Pack Movie-création Prix du public : panier garni producteurs locaux (clément) Prix de l'aventure humaine : la cinémathèque Lots : demander à Martin. Trophées : Manchot avec une camera? En dur pour le prix Amateurs-Nés, sur plexi pour les autres. Échéancier Appel à candidature le 4 octobre Fin de l'appel a films + making-of : 1er mars Publication des pré-sélections : 15 mars Nombre de participant par équipe : 4, comme l'an dernier, malgré les problèmes logistiques que ça pose. Pré-sélection en vase clos, au fur et à mesure. Nombre de films limité par les temps de diffusion 4h30 max Critère : La charte, et le premier arrivé, premier servi. Candidats de l année passée : 1/4 des projets pour les équipes composé d'un membre d'une équipe présélectionnée l'année précédente. Pb de compatibilité avec le règlement : 1 mois pour agir dans la limite de la date butoir (pas de réponse vaut réponse dégative). Diffusion intercommunale en aval plus qu'en amont diffusions : projections Jury/public en amont (ex : vendredi soir (2h), samedi matin (1h30) et samedi après-midi (1h)) ; samedi soir, soirée remise des prix avec diffusion de film(s) hors concours en première partie (3/4h), remise des prix avec diffusion des primés (1h30), petite proj qui donne envie de revenir le lendemain (résultats d ateliers, film du festival de l année passée, compile de films qui seront diffusés le lendemain... 30min) Prochaine date de réunion : Conférences, rencontres et tables rondes En amont : Prise de contact avec les personnes sensibles aux thèmes de conférence. Lister les points d'intérêts, scénarisation de la conférence et du débat. Deux mois avant : Réservation des titres de transport, hébergement. Mise en relation des conférenciers. Scenarisation stabilisé de la conférence et du débat. Pendant : Suivi technique et logistique des conférences. Accueil, présentation, visite touristique.

primés (1h30), petite proj qui donne envie de revenir le lendemain (résultats d ateliers, film du festival de l année passée, compile de films qui seront diffusés le lendemain.

4 Après : Compte rendu et fiche de liaison sur la suite à donner. Si billet de transport non avancé, réglè les fiches de frais. Budget : comptez 300 par conférencier. Membres : Gisle, François. Déco En amont : Trouver des idées, recruter des bénévoles, collecter du matériel Un mois avant : réaliser les structures, organiser la répartition sur le site, collecter les besoins de chaque commissions Pendant : Décorer le bourg, les magasins, les salles de projections et le carré d'art. Après : Ranger! Budget : environ 500 Membres : Lara, Aline, Association Aventurine. Logistique, boire, manger En amont : répertorier les besoins, matériels et autre, de toutes les commissions,rechercher des préteurs de matériel (partenariat),réfléchir à un endroit plus convivial et animé pour la restauration Un mois avant : répertorier tout le matériel dont nous disposerons lors du festival Pendant : répartir le matériel,faire un planning des disponibilité du matériel et des emprunteurs,faire le tour des animations pour s'assurer du bon fonctionnement du festival,fixer des vrais prix pour la buvette Après : rendre le matériel, se gratter le ventre en chantant des chansons Membres : Cédric, Ronan. Projections off En amont : contacter les commerçants, trouver des salles, collecter des film (voir avec la commission compétition), contacter tous les réalisateurs pour autorisation, planifier les projections, s'accorder avec les autres commissions, trouver du matériel de diffusion (son et image). Un mois avant : Relancer les commerçants, collecter le matériel trouvé et ré-organiser les diffusions en fonction, recruter des bénévoles, monter les différentes programmations, faire des essais. Pendant : Répartir le matériel collecter, installer les stands de projections insolites et s'assurer

commissions Pendant : Décorer le bourg, les magasins, les salles de projections et le carré d'art. Après : Ranger! Budget : environ 500 Membres : Lara, Aline, Association Aventurine.

5 du bon fonctionnement (si possible, la veille), organiser les autres projections, ranger, rendre le matériel Après : Ranger et rendre le matériel, remercier les réalisateurs. Budget : 500 pour du matériel (location et achat), 2000 si projection extérieur (drive'in) Membres : Christine,? Spectacles En amont : Un mois avant : Pendant : Après : Budget : Membres : Seb, Lara. NOTES EN VRAC *Gestion des bénévoles Définition des postes Appels à candidature compétences lieu de réunion fédérateur Coûts Ressources Temps disponibles Responsabilités...

Budget : 500 pour du matériel (location et achat), 2000 si projection extérieur (drive'in) Membres : Christine,?

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