TOURNÉE SUR LA RÉORGANISATION CLINIQUE RENCONTRE DES GESTIONNAIRES

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1 TOURNÉE SUR LA RÉORGANISATION CLINIQUE RENCONTRE DES GESTIONNAIRES Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux de la Mauricie-et-du-Centre-du-Québec 19 octobre au 6 novembre

2 OBJECTIFS DE LA TOURNÉE Faire le point sur les étapes franchies à ce jour. Partager les orientations sur la réorganisation clinique. Effectuer un survol sur la vision de la gouvernance médicale. Présenter le processus de dotation pour la réorganisation clinique. Dialoguer et écouter les préoccupations des gestionnaires. Répondre aux questions. 2

3 CONTEXTE Cadres confirmés Cadres intermédiaires cliniques Cadres en «transition» Cadres avec «mandat» Cadres en intérim

4 ÉTAPES FRANCHIES À CE JOUR M. Martin Beaumont 4

5 VISION DE TRANSITION Créer, par un leadership collectif, un centre intégré universitaire de santé et de services sociaux performant, offrant des services de haute qualité pour la population de la Mauricie et du Centre-du-Québec 5

6 VALEURS DE TRANSITION Respect Engagement Imputabilité Transparence Solidarité Équité Excellence, qualité et innovation Consensus de valeurs extrait des rapports annuels des organisations de la région 6

7 PRINCIPALES PRÉOCCUPATIONS DES GESTIONNAIRES (FORUM, ÉQUIPE LEADERSHIP ET GROUPE TÉMOIN) Souhait des gestionnaires : de connaître la vision pour la mise en place des continuums; d être consulté pour les structures d encadrement des directions cliniques; d en savoir davantage sur la cogestion médicale. Questions et inquiétudes quant au processus de dotation; Être informé en temps opportun par des communications cohérentes et harmonisées entre les directions. 7

8 OÙ EN SOMMES-NOUS? Dotation des postes d encadrement des directions administratives complétée (* DEUR) Confirmation de la composition du CA : 30 septembre Rencontre inaugurale : 6 octobre Formation des membres : 30 octobre Premier CA : 3 novembre Réorganisation clinique Consultation en cours par les directeurs sur les structures organisationnelles des directions cliniques (9) Tournée sur la réorganisation clinique en cours Processus de dotation à venir 8

9 GESTION ACTIVE DU CHANGEMENT 9

10 LIVRABLES 100 JOURS (1 ER AVRIL AU 25 AOÛT) La majorité des actions sont réalisées : PDG/Documents/Plan-integration-100-jours_MAJ_ _v2.pdf Rencontres planifiées ou à planifier : Conseils de bande de la région Présidents et DG des commissions scolaires MCQ Hautes autorités de l UQTR DG des CEGEPS 10

11 GESTION ACTIVE DU CHANGEMENT 11

12 LIVRABLES AU 31 MARS 2016 Plan d encadrement supérieur déployé. Équilibre budgétaire , planification budgétaire et reddition de comptes. Plan régional de santé publique. Modernisation du plan d organisation médicale. 12

13 LIVRABLES AU 31 MARS 2016 (SUITE) Ententes de gestion signées et respect des engagements Tous les comités organisationnels en place et fonctionnels (DRMG, CII, CM, usagers, pharmaceutique, etc.). Résultats du plan d intégration présentés au MSSS et au CA. Plan d encadrement intermédiaire implanté. Plan d action annuel imbriqué au plan stratégique du MSSS adopté par le CA. 13

14 PLAN D ACTION ANNUEL IMBRIQUÉ MSSS Plan stratégique (le quoi) Comprendre l'intention stratégique et user de stratégie pour réaliser les objectifs Établissements Plan d action Projets cliniques et organisationnels Plan d organisation Offre de service accessible, de qualité, sécuritaire, adaptée aux besoins de la population Reddition de comptesententes de gestion (atteinte des résultats liés aux orientations stratégiques) 14

15 PLAN D ENCADREMENT INTERMÉDIAIRE IMPLANTÉ Date 19 octobre au 3 nov. 19 octobre au 6 nov. 6 novembre 9 nov. 16 nov. au 31 déc. 31 déc. au 31 mars Étapes Consultation sur les structures d encadrement clinique Tournée des territoires par le PDG et ses adjoints Retour du MSSS sur les structures d encadrement cliniques Adoption finale au comité de direction des structures d encadrement cliniques Processus de dotation Gestion de la transition et soutien aux gestionnaires pour le développement des compétences 15

16 PROCESSUS DE CONSULTATION Consultation, par les directeurs, des gestionnaires et des équipes des programmes concernés. Rencontre des instances : CII et CM, CMDP et DRMG, CRSP, comité des usagers. Rencontre de la Table régionale des organismes communautaires (TROC). Les gestionnaires et les équipes avaient également l opportunité d acheminer leurs commentaires individuels au directeur concerné. 16

17 OBJECTIF DE LA CONSULTATION En cohérence avec l esprit de construction collaborative mise de l avant par le comité de direction : Enrichir les propositions par l expertise et l expérience des gestionnaires et des équipes. 17

18 DÉPÔT DES STRUCTURES ET OUTILS DE CONSULTATION (DEPUIS LE 20 OCTOBRE) Pour vous y rendre : 1. Rendez-vous sur le 2. Cliquez sur Intranet 3. Cliquez sur Partage de documents de gestion 18

19 STRUCTURES ET OUTILS DÉPOSÉS SUR LE SHAREPOINT DES GESTIONNAIRES 4. Une fois sur Sharepoint, cliquez sur Équipe de leadership 5. Cliquez sur Réorganisation clinique - consultation 19

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21 EN RÉSUMÉ Fier du chemin parcouru depuis le 31 mars Respect du plan de match et des échéanciers Transparence dans nos actions et dans nos communications Volonté de co construire Gains administratifs et cliniques déjà perceptibles Oui mais.. 21

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23 RÉORGANISATION CLINIQUE ET SURVOL DE LA GOUVERNANCE MÉDICALE Mme Lucie Letendre et Dr Christian Vinette 23

24 POURQUOI CHANGER? Déterminants de la santé et facteurs de risques défavorables. Vieillissement de la population. Utilisation des ressources. Fragmentation et coordination des services. Accès aux services de santé et psychosociaux. Pertinence des soins et services. Culture de la mesure et de la performance. 24

25 OBJECTIFS Améliorer la performance en lien avec l accessibilité, la qualité et l optimisation des ressources. Créer et implanter des continuums et des trajectoires performants. Mettre en place un nouveau système de gouvernance. S arrimer davantage avec les organismes du milieu. Implanter et consolider la cogestion médico-administrative. Atteindre l équilibre budgétaire sans affecter les services. Assurer une offre de service de qualité et sécuritaire. Maintenir un haut niveau de mobilisation des RH par des communications et une gestion du changement efficace. 25

26 RÉORGANISATION CLINIQUE Principes qui guident la réorganisation : Continuum santé et bien-être; Responsabilité populationnelle; Gestion renouvelée des ressources humaines; Meilleures pratiques appuyées sur des données probantes; Cogestion médicale; Le patient / la population au centre des décisions. 26

27 Le CRDITED et le CRDP se lancent la balle quant à la stimulation à donner à mon enfant. Pendant que le CSSS la regarde passer, mon enfant grandit Un parent d usager 27

28 DÉPLOIEMENT D UN CONTINUUM DE SANTÉ ET DE BIEN-ÊTRE (INSPIRÉ DE L IPCDC 2012) 28

29 INNOVATIONS CLINIQUES Soutien à l évol. et au dév. de la pratique STRATÉGIE POUR L ÉVOLUTION ET LE TRANSFERT DES CONNAISSANCES TRANSVERSALES COMITÉ EXÉCUTIF DOCUMENT DE TRAVAIL SUIVI DES DIFFÉRENTS PORTEFEUILLES DE PROJETS Transformation, Amélioration continue, Immobilier, Implantation, Recherche & Développement Chaires et labo universitaires DEUR RUIS, RUIJ RNETSA T.I. IU DITSA Recherches Liens inter-instituts Transfert et valorisation des connaissances Accès aux connaissances scientifiques ETMI Relève, Stages et Enseignement (universitaire) (UMF) PLAN DE COMM. AFFAIRES JURIDIQUES DÉV. DES COMPÉTENCES MAIN D OEUVRE DIRECTION ADJOINTE (Cadre sup.) Cadre inter. Personnel DIRECTIONS CLINIQUES Production COORDO NORD (Cadre inter.) Cadre inter. Personnel COORDO CENTRE (Cadre inter.) Cadre inter. Personnel COORDO SUD (Cadre inter.) Cadre inter. Personnel ADJOINT AU DIRECTEUR (Cadre inter.) Personnel PLAN DE COMM. DÉV. DES COMPÉTENCES MAIN D ŒUVRE Gest. CHANGEMENT DQEPE (Pratiques sécuritaires Agrément) DSI DSM DSPRP DPJ-DP DSP CMDP CSST CDPDJ Ordres professionnels MSSS INESSS INSPQ ÉVOLUTION DE LA PRATIQUE / MEILLEURES PRATIQUES Standardisation, formalisation, prescription (Contenus cliniques prescrits) DEV. ORG. DRHCAJ / DQEPE / DRF / DL /DRI SOUTIEN EN FONCTION DE LEURS OFFRES DE SERVICES DE PRATIQUES INNOVANTES À PRATIQUES STANDARDISÉES Version du Dupras/Galdin/Desjardins Conception graphique : Amélie Guilbert adjointe à la direction, CIUSSS MCQ

30 GOUVERNANCE MÉDICALE COGESTION MÉDICALE «Mode de direction d une unité ou d un programme de soins ou de services où l ensemble des responsabilités relève conjointement d un gestionnaire médical et d un gestionnaire administratif». Patient au centre des décisions du tandem médecingestionnaire, tout comme l utilisation judicieuse des ressources cliniques: Exigences administratives (rendement financier, gestion des ressources) et exigences médicales (soins aux patients) convergent vers le patient.

31 COGESTION CLINICO- ADMINISTRATIVE Codirecteur médical Chef de département Chef de service clinique Mécanismes de coordination clinico-administratif

32 ENJEU La structure de gouvernance médicale doit permettre d optimiser la cohésion médicale et la cogestion médicale dans une approche par programme. La structure départementale médicale doit permettre de gérer efficacement les différents centres d activités mais aussi de pouvoir réunir sous un même gestionnaire l ensemble des intervenants médicaux d un programme donné.

33 COGESTION MÉDICALE Codirection clinico-administrative Qualité des soins Évaluation de l acte médicale Coordination des soins entre les spécialités Standardisation des produits Allocation des ressources intra départementales Formation continue Enseignement et recherche Amélioration et développement des trajectoires et des continuums de soins et services Développement des orientations stratégiques Développement des stratégies organisationnelles Collaboration à l allocation des ressources entre les départements Allocation des ressources Suivi budgétaire et financier Analyse de la performance Gestion des interfaces avec l'équipe médicale Gestion de la transversalité Gestion des RH Chef de département ou de service clinique Gestionnaire

34 COGESTION MÉDICALE : PROCHAINES ÉTAPES Consultation de l ensemble des comités locaux du CMDP Consultation des chefs de département Coconstruction avec le CMDP Adoption du plan d organisation médicale par le CA Processus de sélection Adoption des nouveaux leaders médicaux par le CA

35 Période d échanges et de discussion : Questions, commentaires 35

36 RÉORGANISATION: OÙ EN SOMMES-NOUS? PROCHAINES ÉTAPES M. Gaétan Lamy, M. Philipe Lavergne, M. Louis Brunelle 36

37 BILAN DE LA RÉORGANISATION Nombre de personnes abolis : 295 Nombre de choix - départ du secteur : 91 Avec indemnité : 24 Préretraite (plan d utilisation) : 35 Retraite : 30 Démission : 2 Nombre de choix replacement : 204 Nombre de replacements : 156 Nombre en replacement : 55 À venir : Dotation des postes DEUR (7) DST (3) 3 e affichage DL (2) 3 e affichage 37

38 SECTEURS ADMINISTRATIFS 38

39 SECTEURS CLINIQUES Pesonnel d'encadrement Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux de la Mauricie-et-du-Centre-du-Québec Cadres supérieurs Cadres intermédiaires Direction Hors-cadre Directeurs Directeurs adjoints Bureau du Responsable commissaire BTST aux plaintes Adjoints Coordonnateurs Chefs Conseillers cadres Total DGA-PS Réad DI-TSA-DP 1 1 DSP-RP DPJ-DP DP JF DP DI-TSA-DP DP SMA-D DGA-PSPGS-SAPA Coord. HSM SAPA DSI DSM DSP-PC Sous - total Situation au 31 mars

40 ENCADREMENT GLOBAL Exclus les postes de gestionnaires laissés vacants avant le 31 mars Ces chiffres représentent le nombre de personnes en poste au 31 mars 2015 et le nombre de personnes nécessaires dans les nouvelles structures. 40

41 PROCHAINES ÉTAPES Date 19 octobre au 3 nov. 19 octobre au 6 nov. 6 novembre 9 nov. 16 nov. au 31 déc. 31 déc. au 31 mars Étapes Consultation sur les structures d encadrement clinique Tournée des territoires par le PDG et ses adjoints Retour du MSSS sur les structures d encadrement cliniques Adoption finale au comité de direction des structures d encadrement cliniques Processus de dotation Gestion de la transition et soutien aux gestionnaires pour le développement des compétences 41

42 POURQUOI CE CHOIX DE PROCESSUS? Choix guidé par notre valeur d équité. Opportunité pour tous les gestionnaires de réaffirmer leur leadership et leur désir d imputabilité. Occasion pour tous de faire évoluer sa carrière de façon horizontale ou verticale. 42

43 PROCESSUS DE DOTATION RÉORGANISATION CLINIQUE 1. Les cadres sont informés des structures d encadrement clinique adoptées au moins 5 jours avant la période d affichage. 2. Tous les postes de toutes les directions cliniques sont affichés en même temps et ouverts à tous les cadres (en replacement ou non) sauf ceux qui ont obtenu un poste depuis le 1 er avril La période d affichage est de 5 jours ouvrables. 4. Chaque poste affiché comprend une description sommaire de fonction (ex : tâches prévisibles, ETC, programmes appliqués). 5. Chaque poste affiché ne mentionne aucune exigence requise. 43

44 PROCESSUS DE DOTATION RÉORGANISATION CLINIQUE (SUITE) 6. Chaque poste indique le port d attache en se référant à un territoire de RLS. 7. Les cadres intéressés doivent soumettre leur candidature en identifiant le poste spécifique visé. 8. Les cadres ne peuvent soumettre plus de 3 candidatures en indiquant un ordre de préférence. 9. Toutes les candidatures doivent être accompagnées d une lettre d intérêt et d un CV (une lettre et un CV pour chaque poste pour lequel le cadre postule). Une formation sur la préparation de CV sera offerte par l employeur. 10. Un comité de présélection évalue chaque candidature et procède à la présélection des candidats. 44

45 PROCESSUS DE DOTATION RÉORGANISATION CLINIQUE (SUITE) 11. Tous les cadres visés par la présente procédure seront rencontrés pour au moins un poste. 12. Tous les candidats seront avisés avant l entrevue du ou des postes pour lesquels ils sont convoqués. 13. Dans la mesure du possible, le nombre d entrevue sera limité pour chaque gestionnaire en favorisant une entrevue visant plusieurs postes s il y a lieu. 14. Exceptionnellement, le comité de présélection se réserve le droit de procéder à la présélection de candidats n ayant pas manifesté de choix pour le poste visé. 15. Un comité de sélection procède aux entrevues et au choix du candidat retenu. 45

46 CALENDRIER - DOTATION Sauf avis contraire : Structures d encadrement cliniques adoptées déposées au plus tard le 10 novembre : Formation offerte sur la préparation de CV avant le 13 novembre. Période d affichage du 16 au 20 novembre. Dotation finalisée au 31 décembre Gestion de la transition et soutien aux gestionnaires pour le développement des compétences : 31 décembre 2015 au 31 mars

47 PÉRIODE D ÉCHANGES ET DE DISCUSSION : QUESTIONS, COMMENTAIRES 47

48 LE CHANGEMENT Mme Lyne Girard et M. Gaétan Lamy 48

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50 CYCLE DU CHANGEMENT

51 DÉCALAGE HIÉRARCHIQUE Dans une organisation, le changement se déroule à trois niveaux de gestion mais pas nécessairement dans le même temps psychologique Niveaux d intervenants Employés Gestionnaires Haute direction 9 h à Vancouver 12 h à Montréal 18 h à Paris Fuseaux horaires La petite histoire du projet Source : présentation de M. Desjardins CRDITEDMCQ IU Les employés entendent parler du projet pour la première fois. On dit qu ils «résistent au changement». Les gestionnaires ont pris connaissance du projet, ils ont exprimé certaines inquiétudes. Ils commencent à s approprier les opportunités offertes. Les dirigeants ont discuté du projet, analysé les avantages et les inconvénients et décidé de la mise en œuvre. Ils sont confiants et prêts pour le prochain projet.

52 UNE PRÉOCCUPATION Est une inquiétude, un souci, une question; Est naturelle; Est généralement partagée par les collègues; Est normale; Fait partie du processus de transition, d appropriation du changement; Mérite d être adressée. Source : présentation de M. Desjardins CRDITEDMCQ IU

53 ATTITUDE POUR ABORDER LE PROCESSUS DE DOTATION 1. Faites-vous confiance; 2. Faites preuve de leadership : Soutenez vos employés malgré le fait que vous êtes affectés par le changement; Rassurez vos employés et vos collègues (ex. : personnel de bord dans un avion). 3. Démontrez vos accomplissements et la passion que vous avez de votre travail à vos directeurs. 4. Rappelez-vous que le directeur veut s entourer de personnes positives qui lui permettront d atteindre de meilleurs résultats pour la population. 53 Source : inspirée d une présentation de M. Desjardins CRDITEDMCQ IU

54 MODÈLE DE RÔLE ET LEADERSHIP COLLECTIF Environnement Système Politique Culture Leadership Technologie Individu Équipes Organisation Système de soins santé 54 Économie Lois et règlements

55 GESTION DU CHANGEMENT 55

56 PRINCIPES QUI GUIDENT NOS COMMUNICATIONS Messages en priorité aux publics internes, d abord les gestionnaires, ensuite le personnel. Communications cohérentes, transparentes et coordonnées. Mécanismes de rétroaction efficaces pour prendre le pouls du terrain (groupe témoin + GRH renouvelée) Démontrer de la sensibilité dans les moyens déployés pour s adresser au personnel et aux gestionnaires 56

57 CASCADE DE COMMUNICATIONS Conseil d administration Reddition de comptes Comité de direction Forum des directeurs Équipe de leadership Intervenants du CIUSSS MCQ 57

58 LA GRH RENOUVELÉE POUR SOUTENIR, FACILITER ET DÉVELOPPER OFFRE DE SERVICES RH PLUS ÉTENDUE ET AXÉE SUR LE SOUTIEN CONSEIL RAPPROCHÉ POUR ACCROÎTRE LA COLLABORATION COMPLICITÉ FORTE ENTRE LES GESTIONNAIRES ET LA DRHCAJ UNE GRH DE PROXIMITÉ ALIGNÉE SUR UN MODÈLE DE LEADERSHIP RASSEMBLEUR PRÉSENCE ACCRUE DES GESTIONNAIRES AUPRÈS DE LEURS ÉQUIPES POUR ENGAGER ET MOBILISER 58

59 OUTILS DE COMMUNICATION Gestionnaires Cohérence Cohérence 59

60 LE COMITÉ DE DIRECTION COMMUNIQUE 60

61 REGISTRE DES DÉCISIONS DU COMITÉ DE DIRECTION SUR LE WEB direction/documents/cd-registre-decisions.pdf 61

62 REGISTRE DES DÉCISIONS DU CA 62

63 RÔLE DU GESTIONNAIRE EN MATIÈRE DE COMMUNICATION Curiosité : vouloir être informé Consulter les outils disponibles Poser des questions à son supérieur immédiat Transmettre les informations à ses équipes Faire remonter les préoccupations 63

64 PÉRIODE D ÉCHANGES ET DE DISCUSSION : QUESTIONS, COMMENTAIRES 64

65 DISCUSSION OUVERTE ET VALIDATION DES COMPRÉHENSIONS M. Martin Beaumont 65

66 QUESTIONS? PRÉOCCUPATIONS? COMMENTAIRES? «Il paraît que..» «S tu vrai que» «J ai entendu dire que» «Ben voyons donc, savais-tu que» «On m a dit que» 66

67 MOT DE CLÔTURE M. Martin Beaumont 67

68 MESSAGE ENVOYÉ À UN DIRECTEUR DU CIUSSS DE LA PART D UNE DIRECTRICE GÉNÉRALE D UN ORGANISME COMMUNAUTAIRE Bonjour XXX, Un petit mot pour vous informer que j'ai subi une intervention chirurgicale hier et que j'ai été impressionnée de la qualité des soins que j'ai reçus. Très impressionnée aussi du contact professionnel et humain de chaque intervenant rencontré de mon arrivée jusqu'à ma sortie: écoute, sourires et attention. Déjà à 6 h 30, le personnel était souriant et accueillant. Ensuite, à ma préparation, on m'a remis des bas chauds, robe de chambre et en attendant à la salle d'opération...une bonne couverte toute chaude. On m'a traité aux petits oignons à mon réveil. Franchement, bravo à toute l'équipe mais également bravo aux gestionnaires qui ont le souci d'offrir des services de qualité, mission accomplie dans mon cas. 68

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70 MERCI DE VOTRE PARTICIPATION! 70