CENTRE DÉPARTEMENTAL DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE DE LOIR-ET-CHER

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1 CENTRE DÉPARTEMENTAL DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE DE LOIR-ET-CHER 3, Rue Franciade LA CHAUSSÉE-SAINT-VICTOR Téléphone : Télécopie : Messagerie : cdg41@wanadoo.fr ~~~~~~~~~~ LA CHAUSSÉE SAINT VICTOR, Le 28 novembre 2013 Objet : Elections professionnelles 2014 Renouvellement des instances consultatives Madame le Maire, Monsieur le Maire, Madame le Président, Monsieur le Président, Monsieur le Directeur, Parmi les droits dont bénéficient les fonctionnaires, figure à l article 9 de la loi statutaire du 13 juillet 1983 celui relatif à la participation. Il signifie que les agents sont associés aux mesures qui les concernent, qu elles soient individuelles ou collectives, par l intermédiaire de leurs délégués siégeant dans les organismes consultatifs tels que le Comité technique, le Comité d Hygiène, de Sécurité et des Conditions de travail, les Commissions Administratives Paritaires et les futures Commissions Consultatives Paritaires dédiées aux agents non titulaires. A la fin de l année 2014, vraisemblablement début décembre, se tiendront les élections professionnelles qui permettront d élire les représentants du personnel qui siègeront dans ces instances. Ces opérations se dérouleront selon de nouvelles règles issues des accords de Bercy du 2 juin 2008 sur la rénovation du dialogue social dans la fonction publique. Ainsi, les représentants du personnel seront élus pour 4 ans (6 ans auparavant) au scrutin de liste à un tour avec représentation proportionnelle. A l instar des précédentes échéances, le bon déroulement des élections professionnelles repose en premier lieu sur votre implication : suivi au plus près de la situation de vos agents et transmission au Centre Départemental de Gestion, dans les meilleurs délais, des informations relatives au personnel. En effet, deux étapes sont primordiales : - L appréciation des effectifs au 1 er janvier De ce recensement, découlent : o Le rattachement de votre collectivité ou établissement public aux instances consultatives placées auprès du Centre Départemental de Gestion de Loir-et-Cher ; o La détermination du nombre de représentants titulaires du personnel de chaque instance ; o La détermination des modalités de vote (sur place ou par correspondance). - L établissement des listes des électeurs. Il est impératif que tout agent, dès lors qu il remplit les conditions, puisse participer à l élection de ses représentants. 1

2 Aussi, quelle que soit votre situation à l égard des opérations électorales, que vous soyez organisateur ou non, il conviendra de veiller à l exactitude des déclarations concernant vos effectifs et d informer le Centre Départemental de Gestion dans les délais fixés et, en tout état de cause, le plus tôt possible, de toute modification relative à la situation de votre personnel (recrutement, avancement, promotion, mutation, départ à la retraite ) qui interviendrait ou serait susceptible d intervenir au cours de l année Pour vous assister, vous trouverez ci-joint, une documentation pratique présentée sous forme de fiches : - Fiche n 1 : Les instances consultatives locales. Cette fiche détaille les règles de création de chaque instance : Comité technique, Comité d Hygiène, de Sécurité et des Conditions de travail, Commissions Administratives Paritaires et Commissions consultatives paritaires ; S agissant des compétences des différentes instances, je vous invite à vous reporter aux documents joints aux calendriers qui vous ont été transmis le 20 novembre dernier. - Fiche n 2 : Commissions Administratives Paritaires Recensement des effectifs. Cette fiche précise les effectifs à prendre en compte pour l organisation des élections professionnelles ; - Fiche n 3 : Commissions Administratives Paritaires Attestation relative au recensement des effectifs ; - Fiche n 4 : Comité Technique Recensement des effectifs et conséquences. Cette fiche rappelle les règles d appréciation du seuil de 50 agents qui conditionne la création d un Comité Technique propre à la collectivité ou à l établissement public ; - Fiche n 5 : Comité Technique Formulaire de recensement des effectifs ; - Fiche n 6 : Commissions Consultatives Paritaires Recensement des effectifs. Cette fiche indique, sous réserve de confirmation par un décret à paraître, les effectifs à prendre en compte pour l organisation des élections professionnelles ; - Fiche n 7 : Elections professionnelles 2014 Comité Technique / Commissions Consultatives Paritaires Tableau type de recensement des agents non titulaires (version Excel disponible sur le site rubrique Carrières / Elections professionnelles). Je vous saurais gré de me retourner les attestation, formulaire et tableau (fiches 3, 5 et 7) dûment complétés et signés ainsi que l ensemble des documents nécessaires à la création des dossiers individuels des agents non titulaires tels que mentionnés en fiche n 7, AU PLUS TARD LE 15 JANVIER

3 Il est impératif pour un bon déroulement des opérations, que nos services travaillent en étroite collaboration. Pour cette raison, vous êtes invité(e) à me communiquer les coordonnées de la personne que vous aurez désignée pour informer au plus vite le Centre Départemental de Gestion des modifications portant sur vos effectifs ou sur la situation d un agent. Evidemment, le service Carrières du Centre Départemental de Gestion reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire et, notamment, pour vous accompagner dans l hypothèse où, compte tenu de vos effectifs, vous auriez en charge la mise en œuvre d un Comité Technique et d un Comité d Hygiène, de Sécurité et des Conditions de travail. Je vous prie d agréer, Madame le Maire, Monsieur le Maire, Madame le Président, Monsieur le Président, Monsieur le Directeur, l expression de mes sentiments distingués. Le Président, Jean-Claude GUÉDÉ 3

4 FICHE 1 LES INSTANCES CONSULTATIVES LOCALES Composées de représentants du personnel et de représentants de la collectivité ou de l établissement ou des collectivités et établissements affiliés au Centre de gestion, les instances consultatives locales, qui n émettent que des avis, doivent obligatoirement être consultées dans tous les cas prévus par les textes législatifs et réglementaires afin que les décisions de l autorité territoriale soient régulières. Les Commissions Administratives Paritaires (CAP) Les Commissions Administratives Paritaires sont compétentes pour connaître des questions d ordre individuel pour la plupart des décisions affectant la carrière. Y siègent autant de représentants du personnel que de représentants des collectivités. Elles sont organisées au niveau des Centres Départementaux de Gestion pour les collectivités qui emploient moins de 350 fonctionnaires à temps complet et pour les collectivités affiliées volontairement (n ayant pas leurs propres CAP). Il existe une CAP par catégorie hiérarchique de fonctionnaires (A, B et C). Le Comité Technique (CT) Le Comité Technique, dénommé auparavant Comité Technique Paritaire, est compétent pour toutes questions liées aux conditions de travail, notamment l organisation et le fonctionnement des services, la formation et la politique indemnitaire. Le CT est créé par délibération obligatoirement : - Dans chaque collectivité et établissement employant au moins 50 agents ; - Auprès de chaque centre de gestion pour les collectivités et établissements affiliés employant moins de 50 agents. La délibération doit fixer : - Le nombre de représentants titulaires du personnel au CT dans une fourchette qui dépend de l effectif des agents relevant du CT ; - Le nombre de représentants des collectivités ou des établissements : la référence à un nombre égal de représentants des deux catégories est supprimée. Les représentants des collectivités ou des établissements ne peuvent toutefois pas être plus nombreux que les représentants du personnel ; - Les conditions selon lesquelles l avis du comité est rendu. En effet, désormais, la loi prévoit que l avis est rendu lorsqu ont été recueillis, d une part, l avis des représentants du personnel et d autre part, si une délibération le prévoit, l avis des représentants des collectivités ou établissements. Il existe des possibilités de création de comités techniques communs : - par délibérations concordantes, une collectivité et un ou plusieurs établissements publics qui lui sont rattachés peuvent décider de créer un comité technique commun, à condition que l effectif global concerné soit d au moins 50 agents ; 4

5 - une communauté de communes, une communauté d agglomération, une métropole ou une communauté urbaine peut créer, avec l ensemble ou une partie des communes qui y adhèrent, un comité technique commun compétent pour tous les agents, par délibérations concordantes, si l effectif global concerné est d au moins 50 agents ; - un EPCI et le centre intercommunal d action sociale qui lui est rattaché peuvent par délibérations concordantes instituer un comité technique commun, à condition que l effectif global concerné soit d au moins 50 agents ; - une communauté de communes, une communauté d agglomération, une métropole ou une communauté urbaine, les communes adhérentes et le centre intercommunal d action sociale rattaché à l EPCI peuvent, par délibérations concordantes, décider de créer un comité technique commun compétent pour tous les agents, à condition que l effectif global soit d au moins 50 agents. Dans les trois derniers des quatre cas ci-dessus, les délibérations précisent la collectivité ou l établissement auprès duquel sera placé le comité technique, ainsi que la répartition des sièges entre les représentants de ces collectivités et établissements. Le Comité d Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT) Désormais, la loi impose la création d un Comité d Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail dans les collectivités et établissements employant au moins 50 agents. Pour les collectivités et établissements de moins de 50 agents, les missions du CHSCT sont exercées par le CT placé auprès du Centre de Gestion. Le CHSCT est composé de représentants de la collectivité ou de l établissement désignés par l autorité territoriale et de représentants du personnel désignés par les organisations syndicales. Il appartient à l organe délibérant de fixer par délibération : - Le nombre de représentants titulaires du personnel et le nombre de représentants de la collectivité ou de l établissement. Les représentants de la collectivité ou de l établissement ne peuvent toutefois pas être plus nombreux que les représentants du personnel ; - Les conditions selon lesquelles l avis du comité est rendu. Les Commissions Consultatives Paritaires (CCP) La loi n du 12 mars 2012 prévoit que des Commissions Consultatives Paritaires, organisées par catégorie et placées auprès du Centre de Gestion connaissent des questions individuelles relatives à la situation professionnelle, des décisions de mutation interne, de sanction et de licenciement des agents non titulaires recrutés en application de l article 3-3 de la loi du 26 janvier 1984 (absence de cadre d emplois, emplois de niveau de la catégorie A, emplois de secrétaire de mairie des communes de moins de habitants, emplois à temps non complet des communes de moins de habitants, emplois des communes de moins de habitants dont la création ou suppression dépend de la décision d une autre autorité). De telles instances existent d ores et déjà pour les agents non titulaires de l État. Il s agit de «renforcer les garanties accordées aux non-titulaires et tenir compte de l assouplissement de l accès au contrat à durée indéterminée». Dans la Fonction Publique Territoriale, l article 136 de la loi du 26 janvier 1984 renvoie à un décret le soin de fixer les conditions dans lesquelles les Commissions Consultatives Paritaires seront créées. 5

6 A ce jour, le décret n est toujours pas paru. 6

7 FICHE 2 COMMISSIONS ADMINISTRATIVES PARITAIRES RECENSEMENT DES EFFECTIFS Quels agents sont comptabilisés au 1 er janvier 2014? Sont pris en compte les agents qui, au 1 er janvier 2014 remplissent les conditions pour être électeurs : Etre fonctionnaire TITULAIRE exerçant à temps complet ou à temps non complet (quelle que soit la quotité de temps de travail) En position d activité Sont inclus : - Les congés prévus à l article 57 de la loi statutaire du 26 janvier 1984 : congé annuel, congé maladie ordinaire, congé longue maladie, congé longue durée, congé maternité, congé d adoption, congé de paternité - Le temps partiel, y compris le temps partiel thérapeutique - La cessation progressive d activité - Le congé de présence parentale En position de détachement Les fonctionnaires détachés sont électeurs à la fois au titre de leur situation d origine et de leur situation d accueil, sauf si la même commission reste compétente dans les deux cas. Les agents détachés pour stage ne sont électeurs que dans le grade où ils sont titulaires. En position de congé parental Cas particuliers - Les fonctionnaires mis à disposition sont électeurs et comptabilisés dans leur collectivité ou établissement d origine. 7

8 Quels agents sont exclus? - Les agents non titulaires - Les fonctionnaires titulaires placés en position : o De disponibilité o Hors cadre o Accomplissant leur service national ou des activités dans la réserve - Les fonctionnaires placés en congé spécial - Les fonctionnaires exclus de leur fonction à la date du scrutin suite à une sanction disciplinaire - Les fonctionnaires stagiaires J attire votre attention sur la situation des fonctionnaires stagiaires pour lesquels : la titularisation n a pu intervenir faute d avoir accompli la formation obligatoire auprès du CNFPT ou parce que le Centre Départemental de Gestion n a pas été destinataire des éléments nécessaires à la reprise des services antérieurs. Il vous appartient de régler au plus vite ces dossiers afin que ces agents, titularisés, soient pris en compte en qualité d électeur. la titularisation doit intervenir au plus tard le 1 er janvier Il vous appartient de communiquer au Centre Départemental de Gestion l arrêté de titularisation au plus tard le 17 janvier

9 FICHE 3 COMMISSIONS ADMINISTRATIVES PARITAIRES ATTESTATION A retourner impérativement au Centre Départemental de Gestion de Loir-et-Cher au plus tard LE 15 JANVIER 2014 Je soussigné.. 1. Certifie que la collectivité ou l établissement - A transmis au Centre Départemental de Gestion de Loir-et-Cher l ensemble des arrêtés et informations utiles à la mise à jour des effectifs employés par la collectivité ou l établissement au 1 er janvier 2014 ; - S engage à transmettre sans délai au Centre Départemental de Gestion de Loir-et-Cher l ensemble des arrêtés et informations utiles à l élaboration de la liste des électeurs, en particulier s agissant des mouvements de personnel en cours ou à venir (recrutements, titularisation, départs) et des évolutions de carrière (avancements, promotions internes) ; 2. Désigne Monsieur ou Madame, Coordonnées téléphoniques :.. Adresse mail :.. Interlocuteur dédié du Centre Départemental de Gestion de Loir-et-Cher pour toute question en lien avec l organisation des élections professionnelles Fait à., Le Nom, prénom et qualité de l autorité territoriale Signature et cachet 9

10 FICHE 4 COMITE TECHNIQUE RECENSEMENT DES EFFECTIFS ET CONSEQUENCES POUR LA COLLECTIVITE OU L ETABLISSEMENT Quels agents sont comptabilisés au 1 er janvier 2014? Sont pris en compte les agents qui, au 1 er janvier 2014 remplissent les conditions pour être électeurs : Tout agent à temps complet ou à temps non complet Fonctionnaire titulaire Fonctionnaire stagiaire Agent contractuel de droit public (1) Agent contractuel de droit privé (2) En position d activité Comprend : - Les congés prévus à l article 57 de la loi du 26 janvier 1984 : congés annuels, congé maladie ordinaire, congé longue maladie, congé longue durée, congé maternité, congé d adoption, congé de paternité - Le temps partiel, y compris le temps partiel thérapeutique - La cessation progressive d activité - Le congé de présence parentale En position de congé parental Accueillis en détachement Etre en CDI ou en CDD d une durée minimale de 6 mois ou en CDD reconduit successivement depuis au moins 6 mois Exercer les fonctions ou être placé en congé rémunéré ou en congé parental (1) Agents occupant un emploi permanent ou un emploi non permanent, recrutés notamment sur le fondement des articles 3 à 3-3 (besoin occasionnel, saisonnier, remplacement, vacance d emploi, emplois de catégorie A, emplois de secrétaire de mairie), 38 (travailleur handicapé), 47 (emploi de direction), 110 (collaborateur de cabinet), (collaborateur de groupe d élus) de la loi du 26 janvier 1984, assistants maternels et familiaux. (2) Contrat d accompagnement dans l emploi, Emploi d avenir, contrat d apprentissage Mis à disposition de la collectivité ou de l établissement 10

11 Quels agents sont exclus? - Les fonctionnaires placés en disponibilité, en position hors cadre ou en congé spécial ; - Les fonctionnaires territoriaux détachés dans une autre fonction publique ; - Les agents exclus de leurs fonctions à la date du scrutin suite à une sanction disciplinaire ; - Les agents vacataires. Pour mémoire, est agent vacataire, tout agent nommé sur un emploi limité dans le temps et répondant à un besoin ponctuel. Qu implique ce recensement pour la collectivité ou l établissement public? 1er cas : l effectif employé par la collectivité ou l établissement public atteint 50 agents En cas de franchissement du seuil de 50 agents, l autorité territoriale d une collectivité ou d un établissement employant jusque là moins de 50 agents informe le centre de gestion, avant le 15 janvier, de l effectif des personnels qu elle emploie. La collectivité ou l établissement public ne sera plus rattaché au Comité Technique placé auprès du Centre Départemental de Gestion. Un nouveau Comité Technique doit alors être créé au sein de la collectivité ou de l établissement public. Il appartiendra à l autorité territoriale d organiser les élections des représentants du personnel en décembre Ce seuil peut également être atteint si la collectivité décide de créer un Comité Technique commun avec un ou plusieurs établissements qui lui sont rattachés, par le biais de délibérations concordantes. 2ème cas : l effectif d une collectivité ou d un établissement devient inférieur à 50 agents Le Comité Technique reste en place jusqu au prochain renouvellement général en décembre Si la collectivité ou l établissement public dont le Comité Technique est dissout est affilié au Centre Départemental de Gestion, le Comité Technique placé auprès de ce centre devient compétent pour les questions intéressant cette collectivité ou cet établissement. 11

12 FICHE 5 COMITE TECHNIQUE FORMULAIRE DE RECENSEMENT DES EFFECTIFS A retourner impérativement au Centre Départemental de Gestion de Loir-et-Cher au plus tard LE 15 JANVIER 2014 Je soussigné.. 1. Certifie que la collectivité ou l établissement... Emploiera à la date du 1 er janvier 2014 moins de 50 agents et relèvera donc du Comité Technique placé auprès du Centre Départemental de Gestion de Loir-et-Cher Préciser l effectif (stagiaires, titulaires et contractuels) :... Emploiera à la date du 1 er janvier agents et plus et ne relèvera donc plus du Comité Technique placé auprès du Centre Départemental de Gestion de Loir-et-Cher Préciser l effectif (stagiaires, titulaires et contractuels) :... A créé un Comité Technique commun (joindre les copies des délibérations concordantes) Préciser les effectifs cumulés (stagiaires, titulaires et contractuels) : Préciser les collectivités rattachées au CT commun : 2. Désigne Monsieur ou Madame, Coordonnées téléphoniques :.. Adresse mail :.. Interlocuteur dédié du Centre Départemental de Gestion de Loir-et-Cher pour toutes questions en lien avec l organisation des élections professionnelles Fait à., Le Nom, prénom et qualité de l autorité territoriale Signature et cachet 12

13 FICHE 6 COMMISSIONS CONSULTATIVES PARITAIRES RECENSEMENT DES EFFECTIFS (Eléments indicatifs à confirmer et à préciser par un décret à paraître) Quels agents sont comptabilisés au 1 er janvier 2014? Sont pris en compte les SEULS agents NON TITULAIRES, occupant un EMPLOI PERMANENT à temps complet ou à temps non complet, qui, au 1 er janvier 2014 remplissent les conditions pour être électeurs : - Etre en CDI ou en CDD d une durée minimale de 6 mois ou en CDD reconduit successivement depuis au moins 6 mois - Exercer des fonctions ou être placés en congé rémunéré ou en congé parental - Etre recruté sur le fondement de l article 3-3 de la loi statutaire du 26 janvier 1984 o o Article 3-3 alinéa 1 : Lorsqu'il n'existe pas de cadre d'emplois de fonctionnaires susceptibles d'assurer les fonctions correspondantes ; Article 3-3 alinéa 2 : Pour les emplois du niveau de la catégorie A lorsque les besoins des services ou la nature des fonctions le justifient et sous réserve qu'aucun fonctionnaire n'ait pu être recruté dans les conditions prévues par la présente loi ; o Article 3-3 alinéa 3 : Pour les emplois de secrétaire de mairie des communes de moins de habitants et de secrétaire des groupements composés de communes dont la population moyenne est inférieure à ce seuil ; o Article 3-3 alinéa 4 : Pour les emplois à temps non complet des communes de moins de habitants et des groupements composés de communes dont la population moyenne est inférieure à ce seuil, lorsque la quotité de temps de travail est inférieure à 50 % ; o Article 3-3 alinéa 5 : Pour les emplois des communes de moins de habitants et des groupements de communes de moins de habitants dont la création ou la suppression dépend de la décision d'une autorité qui s'impose à la collectivité ou à l'établissement en matière de création, de changement de périmètre ou de suppression d'un service public. 13

14 FICHE 7 ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2014 COMITE TECHNIQUE / COMMISSION CONSULTATIVE PARITAIRE TABLEAU TYPE DE RECENSEMENT DES AGENTS NON TITULAIRES (Document disponible en version Excel sur le site rubrique Carrières / Elections professionnelles) A retourner au Centre Départemental de Gestion de Loir-et-Cher AVANT LE 15 JANVIER 2014 COLLECTIVITE OU ETABLISSEMENT PUBLIC : Nom d usage Prénom Nom patronymique Date de naissance Nature du contrat (1) Motif du recrutement (2) Catégorie (A, B ou C) Grade Echelon Date d embauche (Si contrats successifs ou si renouvellements successifs, indiquer la date du recrutement initial) Date de fin de contrat (indiquée sur le dernier contrat en cours) CDI (3) Temps complet (TC) ou temps non complet (TNC : préciser la durée hebdomadaire de travail) Commentaires Merci de transmettre une copie des contrats de travail des agents non titulaires de droit public pour création de leurs dossiers individuels Fait à., le Nom, prénom et qualité de l autorité territoriale Signature et cachet (1) Préciser si contrat de droit privé ou contrat de droit public (2) Si contrat de droit privé, préciser : apprenti, emploi d avenir, CUI-CAE ou autre Si contrat de droit public, préciser : articles 3 (besoin occasionnel, saisonnier),article 3-1 (remplacement), article 3-2 (vacance d emploi), article 3-3 (emplois de catégorie A, emplois de secrétaire de mairie), article 38 (travailleur handicapé), article 47 (emploi de direction), article 110 (collaborateur de cabinet), article (collaborateur de groupe d élus) de la loi du 26 janvier 1984 ou assistants maternels et familiaux. (3) Si l agent bénéficie d un CDI, préciser le motif : a. Renouvellement d un CDD article 3-3 à l issue de la durée maximale de 6 ans b. ou Dispositif prévu par l article 21 de la loi n du 12 mars 2012 c. ou Transfert de personnel entre un employeur privé et une collectivité locale (article L du Code du travail) 14

15 ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2014 A RETENIR - Une gestion rigoureuse des dossiers des agents et une anticipation des mouvements du personnel ; - Une étroite collaboration entre l interlocuteur que vous aurez désigné et les correspondants du Centre Départemental de Gestion de Loir-et-Cher ; - La transmission dans les délais impartis des documents dûment complétés et signés : o Fiche n 3 : Commissions Administratives Paritaires Attestation o Fiche n 5 : Comité Technique Formulaire de recensement des effectifs o Fiche n 7 : Comité Technique / Commissions Consultatives Paritaires Tableau de recensement des agents non titulaires Documents disponibles sur le site du Centre Départemental de Gestion de Loir-et-Cher Rubrique Carrières / Elections professionnelles RETOUR PAR COURRIER OU PAR MAIL DES FICHES DÛMENT COMPLETEES ET SIGNEES AVANT LE 15 JANVIER 2014 Vos correspondants Madame Isabelle GUICHARD-REGY Téléphone : Mail : i.guichard@cdg41.org Madame Christine NONY Téléphone : Mail : c.nony@cdg41.org 15