Mise à jour v19. Dernières nouveautés. Planning

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1 Mise à jour v19 Dernières nouveautés Planning Statistiques examens par moniteur simplifiées Disponibilités moniteurs 1 semaine sur 2 Carte RDV par courriel à l'élève courant en un clic Fiche compte Visualisation rapide du détail des débits élèves Tarifs et formules Changement de prix plus rapide et automatisé Ce document est imprimé sur papier recyclé p.1

2 Version 19 AGX-Harmonie Version TOUTES les Nouveautés à découvrir Nouveau Cerfa 06 en 1 clic! Pré-édition édition du Cerfa médical Rappel express aux élèves de leurs RDVs Disponibilités moniteurs en 1/2h Navette moniteurs de 1 jour à 1 semaine Choix des moniteurs pour la navette simplifié Création de nouvelles lettres facilitée Recherche par prénom complet Nouvelle version, nouvelle ergonomie Un changement de prix entièrement accompagné Des sauvegardes encore plus complètes Messages plus complets sur les relevés, reçus Gestion des nouvelles unités poids lourd Validité du Cerfa02 réglable Guide de changement express de la TVA Aide en ligne accessible de tous les modules Liste des RDV "prestations types" Des commentaires automatiques sur vos factures Gestion des élèves avec pleins de permis Elèves inactifs bien visibles Lundi de pentecôte réglable Suppression d'une photo élève Accès rapide aux réglages généraux et bien d autres! Ce document est imprimé sur papier recyclé p.2

3 Du Nouveau dans la Version 19 Nouveau Cerfa 06 en 1 clic! L'édition du nouveau cerfa 06 se fait sur simple papier blanc. Economies et simplicité garanties : il n'y a aucun réglage à faire! Harmonie vous permet d imprimer votre cerfa en couleur ou noir et blanc. Si vous préférez le noir & blanc, nous vous recommandons la version "ECO-Noiret-Blanc" (sans fond et sans cases), réalisée et validée par l'administration! Pour choisir la couleur de cerfa 06 (indépendante du Cerfa02), réglez le paramètre n 74 : - Orange : pour le Cerfa 06 "classique" en orange - Noir : pour une impression en Noir & Blanc - ECO. Orange : pour un Cerfa couleur mais sans le fond (économique en encre) - ECO. N&B : pour du noir & blanc sans le fond (encore + économique!) Un clic sur "Cerfa02" en fiche élève vous proposera d'imprimer le nouveau 06 à la suite. Un clic sur "Cerfa06" éditera ce dernier seul. Vous pouvez choisir d'imprimer la date du jour ou celle de l'inscription à l'aide du paramètre n 73. Pré-édition du Cerfa médical Harmonie vous permet de pré-éditer les Cerfas médicaux. Cliquez simplement sur le bouton correspondant en fiche élève pour imprimer les 3 exemplaires demandés. Rappel express aux élèves de leurs RDVs Dans le planning F3, Harmonie vous permet d'envoyer par courriel la carte de rendez-vous en un clic à tous vos élèves ayant des rendez-vous proches. Cliquez sur "Imp. RDV" après avoir basculé en envoi de courriel. Sélectionnez de 1 jour à 1 semaine à venir et choisissez les élèves qui vous intéressent. Il ne reste qu'à cliquer sur "Envoyer". Un "petit plus" pour l'assiduité :-) Astuce : pour gagner en rapidité, double-cliquez sur l'en-tête de colonne "Envoyer" pour sélectionner ou désélectionner d'un seul coup l'ensemble des élèves. Disponibilités moniteurs en 1/2h Il est possible de planifier les disponibilités moniteurs sur les quarts d'heure, demi-heures ou bien 3/4 d'heure. Pour commencer une disponibilité sur une ½ heure, saisir "1/2h" dans le texte de la disponibilité, avant ou après le nom du rendez-vous type. Par ex : "1/2h -CODE-". De la même manière, vous pouvez saisir "1/4h" ou "3/4h". Vous pouvez également déterminer la durée en la saisissant le nombre de minutes suivi de "min" ou "mn", avant ou après le nom du RDV. Par exemple "90min -CODE-" pour planifier d'avance des cours qui durent 90 minutes. Navette moniteurs de 1 jour à 1 semaine Que se soit pour imprimer la navette de vos moniteurs ou bien l'envoyer par courriel, vous pouvez maintenant choisir le nombre de jours que vous souhaitez. Une fois dans la fenêtre d'envoi de navette, précisez-le dans la rubrique "Nombre de jours". Choix des moniteurs pour la navette simplifié Lors de l'édition de la navette, cliquez simplement sur l'en-tête de colonne "Envoyer" pour sélectionner ou désélectionner l'ensemble des moniteurs. Ce document est imprimé sur papier recyclé p.3

4 Création de nouvelles lettres facilitée Pour créer une nouvelle lettre nous vous avons facilité la tâche. Une fois dans les lettres d'harmonie, cliquez en haut sur "Outils" puis "Nouvelle lettre" : il ne reste plus qu'à lui donner un nom. Astuce : Vous pouvez automatiser sur vos lettres les coordonnées des élèves : adresses, soldes, date de FFI, et bien d'autres choses Nous vous conseillons de jeter un coup d'œil aux nombreuses possibilités offertes en ouvrant la lettre "Exemple de lettre riche en mots clés". Recherche par prénom complet Mince, vous avez le prénom d'un élève en tête mais plus le nom... aucune importance puisque Harmonie trouve aussi bien les élèves par leur nom que leur prénom! Saisissez en fenêtre de recherche les quelques lettres de début ou bien le prénom complet : il s'affichera. Nouvelle version, nouvelle ergonomie La tendance AGX-Harmonie de l'année est toujours à plus de simplicité et de convivialité! Citons notamment : - l'accès à la mise à jour directe par le bouton central en bas "UTIL", - le regroupement de tous les boutons Cerfas en fiche identité - le raccourci de création d'une prestation dans les tarifs par la touche "+" du clavier, - la disparition des francs pour plus de lisibilité dans les modules, - la simplification de l'ajustement des tarifs supplémentaires, - les modalités de paiement plus lisibles et plus facilement modifiables dans les formules, - l'ouverture de cette même notice des nouveautés de la version en cliquant sur la "boule 19" dans l'accueil, et bien d'autres fonctions astucieuses que vous découvrirez au fur et à mesure! Un changement de prix entièrement accompagné Laissez-vous accompagner lors de vos prochains changements de prix! Dans les tarifs, cliquez sur "Changement Prix" puis "Comment changer les prix?" : il n'y a plus qu'à suivre le guide... et bien entendu nos conseillers se feront un plaisir de vous renseigner si vous souhaitez approfondir la visite. Des sauvegardes encore plus complètes Pour que vos données soient encore plus en sécurité, Harmonie vous permet désormais de réaliser des sauvegardes "Totales" en un seul clic! Par la "Sauvegarde externe" en page d'accueil, il suffit d'utiliser le bouton "Totale". Cette sauvegarde à lancer régulièrement (hebdomadaire par exemple) regroupe plusieurs sauvegardes partielles : - Gestion, - Lettres, - Photos, - Réglages d'harmonie, - et compta 2035 La sauvegarde quotidienne contient toujours la gestion, les lettres et les réglages. Nous vous conseillons de la réaliser au moins une fois par jour. Elle est accessible de n'importe quel module en cliquant sur le bouton central en bas "UTIL". Sécurité et simplicité MAX! Messages plus complets sur les relevés, reçus La taille des messages imprimés a été agrandie à 100 caractères. Vous pouvez donc ajouter plus de précisions à la fin de vos documents tels que les relevés, reçus ou cartes RDV. Allez pour cela dans les réglages, "5. Divers / Messages imprimés". Gestion des nouvelles unités poids lourd Les modalités des examens de conduite pour les catégories poids lourds ont évolué. Harmonie gère les nouvelles unités conformément à la législation. Ce document est imprimé sur papier recyclé p.4

5 Validité du Cerfa02 réglable La durée de validité du Cerfa pouvant évoluer, vous pouvez la régler selon les directives à partir de la fiche identité. Rendez-vous alors sur le paramètre n 71. Rappel : vous pouvez visualiser la liste des Cerfa périmés dans les 3 mois dans le "Journal" de la page d'accueil, onglet "Dossiers limites". Et si vous tentez d'inscrire un élève dont le Cerfa est périmé en examen, aucun risque car Harmonie vous averti! Guide de changement express de la TVA Pour anticiper tout changement de TVA, une notice est accessible à partir des tarifs dans le menu du haut "TVA" puis "Comment changer la TVA?". Avec ce guide, la mise à jour du taux se fait en 2 mn chrono! Le changement peut même s'appliquer aux opérations antérieures : vous êtes paré à toute nouveauté. Aide en ligne accessible de tous les modules Trouvez toutes les réponses aux questions de fonctionnement courant directement par le bouton "Aide en ligne?", en haut de chaque module. Et si cela ne suffit pas, vous savez bien que l'équipe AGX est toujours là pour vous aider. Et avec plaisir Liste des RDV "prestations types" Dans le module liste de RDV, une nouvelle rubrique vous permet de visualiser uniquement vos "prestations types". Comme par exemple les évaluations, les RDV pédagogiques etc. Sélectionnez simplement la rubrique "Prestation type" suivi de la prestation désirée, puis lancez la recherche. Des commentaires automatiques sur vos factures Si vous utilisez le module Factures ou Pro-Forma, vous pouvez désormais ajouter automatiquement 2 commentaires lors de la création de vos factures. Pour cela, saisissez vos nouveaux textes et cliquez sur "Mémoriser" : ils reçoivent alors un n de commentaire. Il ne reste plus qu'à inscrire ces numéros dans les paramètres du module factures, sur les lignes n 33 et 34. Gestion des élèves avec pleins de permis Certains élèves adorent tellement leur auto-école qu'ils passent tous les permis! ;-) Vous pouvez alors facilement gérer les élèves ayant beaucoup de permis obtenus. Dans la fiche identité, cliquez sur chacune des catégories dans la liste des "permis obtenus" puis validez. Pour en retirer un c'est aussi simple! Un clic sur le permis à enlever puis validez. Elèves inactifs bien visibles Les élèves désactivés s'affichent désormais en italique pour les repérer en un coup d'œil sur la liste élève comme sur la fiche élève. Rappel : vous pouvez utiliser la rubrique "désactivé" de la liste pour voir seulement les élèves actifs ou inactifs. Lundi de pentecôte réglable Travaillé / pas travaillé : à chacun son choix! Le paramètre n 40 du planning vous permettra de faire apparaitre le lundi de pentecôte comme jour férié ou non. Suppression d'une photo élève Pour enlever une photo d'identité d'une fiche élève, cliquez simplement sur "Outils" puis "Supprimer la photo de l'élève". Accès rapide aux réglages généraux Une pression sur la touche F12 du clavier vous conduira sur les réglages généraux : plus besoin de revenir à la page d'accueil et de chercher le bouton! Ce document est imprimé sur papier recyclé p.5

6 Réglages et mots de passe numérotés Pour vous y retrouver plus facilement, tous les réglages généraux et mots de passe ont été numérotés. Nous vous invitons à prendre contact avec votre conseiller AGX avant de modifier un réglage délicat. Code du pays ou département de naissance sur Cerfa En fiche identité F1, il suffit de saisir le nom du pays ou département de naissance suivi d'un espace puis de son code, pour qu'il s'imprime correctement sur le Cerfa02. Exemple : "Canada 124" Cela marche également dans l'autre sens. Département de naissance en 3 chiffres sur le Cerfa La plupart des préfectures demandent d'imprimer le département de naissance de l'élève en 3 chiffres sur les Cerfa. Le paramètre n 21 de la fiche identité "Dept Cerfa/3 chiffr." permet de régler cela Tarif courant ou supplémentaire lors d'un règlement Pour créer vos règlements, vous pouvez choisir par défaut d'utiliser les montants du tarif actuel, ou bien la tarification supplémentaire des élèves. Le paramètre n 7 en trésorerie "Tarif actuel / défaut" est réglé initialement de manière à utiliser le tarif actuel. Noms et prénoms de 34 caractères sur le Cerfa Comme le nouveau Cerfa passe de 32 à 34 caractères, Harmonie propose de saisir 2 lettres supplémentaires au moment d'imprimer si l'élève atteint déjà les 32. Changement d'ordinateur simplifié Prenez de l'avance lors de votre prochain changement de matériel. Une fois AGX-Harmonie installé sur votre nouveau PC, vous pouvez restaurer immédiatement votre sauvegarde TOTALE par le bouton "Restaurer SVG." qui apparait maintenant à l'ouverture du logiciel. Il ne reste plus qu'à contacter votre conseiller AGX pour installer la licence. Gestion des homonymes chez les moniteurs Créer deux moniteurs portant le même nom peut parfois prêter à confusion une fois devant le planning : lequel est lequel? Plus de doute permis lors de l'ajout d'un futur moniteur : Harmonie vous conseille de compléter son nom s'il existe déjà dans la liste. Remise à 0 des réglages d'impression du contrat Vous aimeriez revenir au réglage d'origine de votre contrat personnalisé? Cliquez juste sur "Régler / réglages" à partir d'une fiche élève puis "Initialiser / Contrat" tout en haut : le contrat sortira comme au premier jour. Suppression des formules sécurisée Lors de la suppression d'une formule, un message de confirmation apparait pour valider l'action. Avec cela, il n'y a plus de suppressions involontaires. Ce document est imprimé sur papier recyclé p.6