Fonds ontarien de promotion de la musique. Lignes directrices de la vérification/du rapport des coûts

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1 Fonds ontarien de promotion de la musique Lignes directrices de la vérification/du rapport des coûts

2 TABLE DES MATIÈRES Introduction 2 Niveaux d assurance 2 Exigences de la mission de vérification 3 Règles de comptabilisation et de présentation des coûts 3 Annexe 1 7 Exemple de rapport d un vérificateur indépendant Annexe 2 8 Exemple d affidavit Annexe 3 9 Exemple de rapport final des coûts (RCF) Annexe 4 11 Exemple de notes au rapport final des coûts Annexe 5 15 Valeurs des Transactions entre parties apparentées (TPA) Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet du FOPM, veuillez communiquer avec le coordonnateur de programme, Bureau ontarien de promotion de la musique : 175, rue Bloor Est, Tour Sud, Bureau 501 Toronto (Ontario) M4W 3R8 Téléphone : OU Télécopieur :

3 Lignes directrices de la vérification/du rapport final des coûts du Fonds ontarien de promotion de la musique Introduction Les lignes directrices suivantes de la vérification/du rapport final des coûts s appliquent à tous les volets de programmes du Fonds ontarien de promotion de la musique (FOPM). Ces lignes directrices modifient et remplacent les Directives sur les rapport des coûts vérifié du Fonds ontarien de promotion de la musique, publiées lors de la première année du Fonds ontarien de promotion de la musique. Ces lignes directrices visent tous les auteurs de demande qui reçoivent du financement du FOPM. Elles doivent être appliquées de façon rétroactive à toutes les activités pour lesquelles des ententes de financement ont été conclues par la Société de développement de l'industrie des médias de l'ontario (SODIMO) et l auteur de la demande le 1 er septembre 2014 ou après cette date. Niveaux d assurance La SODIMO exige qu un rapport final des coûts (RFC) soit présenté à l étape finale du rapport de l entente du FOPM. Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet du FOPM, veuillez communiquer avec le coordonnateur de programme, Bureau ontarien de promotion de la musique : 175, rue Bloor Est, Tour Sud, Bureau 501 Toronto (Ontario) M4W 3R8 Téléphone : OU Télécopieur : Les candidats récipiendaires de $ ou plus en financement du FOPM doivent faire vérifier leur rapport final des coûts par un expert comptable autorisé. S il y a plus d une subvention par année financière, par groupe de sociétés associés, des rapports des coûts finaux vérifiés sont exigés quand le total du financement combiné est de $ ou plus. Les candidats récipiendaires de moins de $ en financement du FOPM doivent avoir un affidavit dûment notarié confirmant l exactitude du montant final total des coûts du FOPM, signé à l appui du rapport final des coûts. Une copie des factures/preuves de paiement doit être soumise pour les coûts pertinents du budget global du projet. Le FOPM se réserve le droit de communiquer avec les fournisseurs/bénéficiaires de façon aléatoire aux fins de vérification. La SODIMO se réserve également le droit d exiger qu une vérification soit effectuée dans le rapport final des coûts, indépendamment du financement obtenu. 2

4 Les autres documents exigés dans le cadre du rapport final figurent sur le Portail d application en ligne (PDL). Un modèle de rapport final des coûts et intérimaire est également disponible sur le PDL. Le rapport final des coûts doit être annexé au rapport du vérificateur, en plus de préciser clairement l information financière à laquelle le vérificateur est associé. La SODIMO se réserve le droit de communiquer avec le vérificateur pour toutes les questions en lien avec l assurance dans le rapport final des coûts. Exigences de la mission de vérification Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet du FOPM, veuillez communiquer avec le coordonnateur de programme, Bureau ontarien de promotion de la musique : 175, rue Bloor Est, Tour Sud, Bureau 501 Toronto (Ontario) M4W 3R8 Téléphone : OU Télécopieur : Le vérificateur doit être membre en règle de son institut provincial/ordre d une association, posséder les autorisations provinciales requises pour mener une vérification dans la province où le travail sera fait, en plus d être indépendant de la société qui a déposé la demande Le rapport du vérificateur doit être adressé à la partie qui a engagé le vérificateur, c est à dire, aux directeurs ou aux actionnaires de la société qui présente la demande. La vérification doit être exécutée conformément aux normes de vérification généralement reconnues du Canada Le rapport des coûts doit être préparé conformément aux principes comtpables généralement reconnus du Canada (PCGR) qui sont publiés dans le Manuel de CPA Canada et les Lignes directrices de la vérification/du rapport final des coûts du Fonds ontarien de promotion de la musique Le vérificateur qui s occupe du mandat de vérification du RFC doit s assurer d avoir lu et compris les exigences des lignes directrices du Fonds ontarien de promotion de la musique avant d entreprendre son rapport. Une attention particulière devrait être portée sur les dépenses et les catégories de financement qui possèdent des limites maximales permises. Le RFC doit porter sur le budget et le scénario de financement qui ont fait l objet de l approbation la plus récente par la SODIMO. Il devrait refléter les coûts réels de tous les éléments directement liés au projet. Règles de comptabilisation et de présentation des coûts Ces règles de comptabilisation, dans certains cas, complètent les PCGR alors que, dans d autres cas, elles constituent des exceptions à ces principes. 4 A Sources de financement : Toutes les sources de financement qui ont servi à financer le projet doivent être divulguées, notamment les opérations non 3

5 monétaires (en nature/biens ou services donnés) qui étaient compris dans le rapport des coûts. Un exemple de note figure à l annexe 4, note 6. 4 B Devise utilisée dans le rapport : Les montants figurant au rapport de coûts doivent être exprimés en dollars canadiens. Les gains ou les pertes de change (réalisés ou non) doivent être appliqués au poste pertinent du devis. 4 C Les remboursements et les notes de crédits reçus à la suite de rabais, de remises et d un retour sur achat doivent être portés au crédit des coûts des activités respectives. 4 D Opérations non monétaires (en nature/biens ou services donnés): les opérations non monétaires sont définies selon le Manuel de CPA Canada. Les opérations non monétaires doivent être divulguées à la juste valeur marchande. Un exemple de cette divulgation de note figure à l annexe 4, note 7. 4 E Taxes de ventes : Les taxes recouvrables par le bénéficiaire peuvent ne pas être déclarées en tant que coûts admissibles dans le RFC. Parmi les taxes recouvrables, mentionnons la TPS/TVH, la TVP et la TVA. 4 F Comptes créditeurs et courus : L auteur de la demande doit indiquer, par voie de notes afférentes au RFC, le total des coûts impayés au moment de la préparation du RFC. Un exemple de cette divulgation de note figure à l annexe 4, note 5. Selon les présentes lignes directrices, un compte créditeur est un service rendu ou un bien reçu pour lequel une facture a été reçue, mais pas encore payée à la fin de la période d activité. Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet du FOPM, veuillez communiquer avec le coordonnateur de programme, Bureau ontarien de promotion de la musique : 175, rue Bloor Est, Tour Sud, Bureau 501 Toronto (Ontario) M4W 3R8 Téléphone : OU Télécopieur : Un couru est un service rendu ou un bien reçu pour lequel aucune facture n a été reçue, mais le montant peut être raisonnablement estimé à la fin de la période d activité. 4 G Frais administratifs et coûts indirects : Les montants facturés à titre de frais administratifs et de coûts indirects ne doivent pas être supérieurs aux montants précisés dans les lignes directrices du volet de programme respectif. Une répartition détaillée des coûts spécifiques et des heures de travail du personnel doit faire partie du RFC dans le rapport des coûts ou dans une note au RFC. Un exemple de cette divulgation de note figure à l annexe 4, note 8. 4 H Équipement, matériel et logiciel nouveaux : Le montant des coûts relatifs à l achat de nouvel équipement, de matériel et de logiciel devrait figurer dans le rapport des coûts à l aide du taux d amortissement prescrit dans les lignes directrices du volet de programme respectif. L auteur de la demande doit présenter 4

6 l information suivante en ce qui concerne les biens acquis au cours de la période d activité admissible, dans une note du rapport des coûts : Une description du bien et son coût d acquisition La date à laquelle le bien a été acquis et le montant qui a été facturé à titre d amortissement dans le rapport des coûts Un exemple de cette divulgation de note figure à l annexe 4, note 3. 4 I Frais comptables : Les frais de vérification liés directements au RFC peuvent être ajoutés à titre de coûts admissibles et devraient être déclarés comme «frais liés à la vérification du rapport final des coûts». Tous les frais comptables ou de vérification liés à la compilation (avis au lecteur), à l examen ou à la vérification des états financiers de l auteur de la demande ne sont pas admissibles. 4 J Transactions entre parties apparentées (TPA) : La valeur de toute estimation d une OEA doit figurer dans le budget d activité et divulguée à l aide du modèle d opérations entre parties apparentées au moment de présenter la demande, et divulguée dans une note au RFC. Un exemple de cette divulgation de note figure à l annexe 4, note 4. Les définitions et les règles pour évaluer les transactions entre parties apparentées figurent à l annexe 5. 4 K Utilisation des fonds et projet : L auteur de la demande peut déplacer jusqu à dix pour cent (10 %) des dépenses d un budget d activité approuvé à un autre budget d activité approuvé. Les notes dans le rapport des coûts doivent divulguer tous les cas où de tels déplacements ont eu lieu. Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet du FOPM, veuillez communiquer avec le coordonnateur de programme, Bureau ontarien de promotion de la musique : 175, rue Bloor Est, Tour Sud, Bureau 501 Toronto (Ontario) M4W 3R8 Téléphone : OU Télécopieur :

7 ANNEXE 1 Exemple de rapport d un vérificateur indépendant Veuillez consulter la section appropriée dans le Manuel de CPA Canada à propos du présent rapport. 7

8 ANNEXE 2 Exemple d affidavit Affidavit pour les auteurs de demande qui reçoivent moins de $ AFFIDAVIT Je, soussigné(e), étant la personne autorisée à signer le rapport final des coûts de l entente du FOPM,,, ayant terminé et remis le (titre du projet), j atteste que les coûts et les sources des activités finales de financement, tels que déclarés dans le présent rapport final des coûts pour la période allant du au, et soumis à la Société de développement de l industrie des médias de l Ontario, donnent une image fidèle de tous les coûts pour (titre du projet), et conformément aux lignes directrices de la vérification/du rapport des coûts du Fonds ontarien de promotion de la musique. Signature Titre Date Déclaré devant moi (notaire ou commissaire à l assermentation) à (province) En ce (jour dans le mois) Jour du mois de (mois, année) 8

9 ANNEXE 3 Exemple de rapport final des coûts (RCF) Nom de la société : Veuillez remplir COÛTS BUDGÉTÉS (Suivant l'annexe «B» de l'entente signée) COÛTS RÉELS (Du 1er avril 2014 au 31 mai 2015) INTITULÉ DE L'ACTIVITÉ DÉPENSES EN ESPÈCES ($) COÛTS DES SERVICES EN NATURE COÛT TOTAL $ DÉPENSES EN ESPÈCES ($) COÛTS DES SERVICES EN NATURE COÛT TOTAL $ Écart (+/-) Activité 1 : Veuillez remplir $0.00 Activité 2 : Veuillez remplir $0.00 Activité 3 : Veuillez remplir $0.00 Activité 4 : Veuillez remplir $0.00 Activité 5 : Veuillez remplir $0.00 Activité 6 : Veuillez remplir $0.00 Activité 7 : Veuillez remplir $0.00 TOTAL $0.00 9

10 Intitulé de l'activité Veuillez remplir COÛTS BUDGÉTÉS (Suivant l'annexe «B» de l'entente signée) COÛTS RÉELS (Du 1er avril 2014 au 31 mai 2015) Écart (+/-) POSTE DE DÉPENSES DESCRIPTION DÉPENSES EN ESPÈCES ($) COÛTS DES DÉPENSES EN SERVICES EN COÛT TOTAL $ ESPÈCES ($) NATURE COÛTS DES SERVICES EN COÛT TOTAL $ TOTAL Indiquez la raison de l'écart NATURE SOUS-TOTAL (total des coûts admissibles autres que les coûts administratifs et indirects) $0.00 COÛTS ADMINISTRATIFS ET INDIRECTS SOUS-TOTAL (coûts administratifs et indirects) $0.00 TOTAL $0.00 NOTA : le rapport provisoire et final des coûts doit comprendre une répartition des coûts distincte pour chaque activité approuvée, notamment tous les coûts détaillés approuvés par la SODIMO. 10

11 ANNEXE 4 Exemple de notes au rapport final des coûts Notes au rapport final des coûts (RCF) 1. Contenu Ce calendrier présente les coûts des activités attribuables aux activités précisées dans l entente de la SODIMO datée du, et engagés par (l auteur de la demande) durant la période allant du au, selon les modalités de l entente. Tous les montants présentés dans ce rapport final des coûts sont libellés en dollars canadiens. 2. Principales conventions comptables Il faut fournir l information concernant les principales conventions comptables utilisées, ainsi qu une brève description de toute règle particulière des Lignes directrices du rapport des coûts/de la vérification du Fonds ontarien de promotion de la musique en matière de comptabilisation. Exemple d informations à fournir sur les conventions comptables Les frais engagés en lien avec le budget des activités approuvé ont été comptabilisés selon les principes comptables généralement reconnus du Canada et les Lignes directrices du rapport des coûts/de la vérification du Fonds ontarien de promotion de la musique établies par la Société de développement de l'industrie des médias de l'ontario. Les règles qui diffèrent des principes comptables généralement reconnus du Canada comprennent : a) Coûts d amortissement : les coûts d amortissement compris dans ce rapport sont amortis aux taux prescrits dans les lignes directrices du volet du programme et ne tiennent pas compte de la durée réelle de vie utile telle qu évaluée par la direction. b) Autres principales conventions comptables. 11

12 3. Biens acquis durant la période d activité Aucun bien n a été acquis durant la période d activité. Description Date d acquisition Coût d acquisition Coût d amortissement compris dans le rapport final des coûts TOTAL $ $ 4. Transactions entre parties apparentées (TPA) Le rapport final des coûts comprend les transactions entre parties apparentés et les montants suivants : Nom de l apparenté Description des dépenses Description de la relation Évaluation (coût réel, juste valeur/valeur d échange ou valeur comptable) Montant (i) Les transactions en lien avec les services fournis par les employés de la société apparentée ont été évaluées à la valeur comptable. (ii) La valeur d échange a servi de base d évaluation pour chacune des autres transactions entre parties apparentées. 5. Comptes créditeurs et courus Le rapport final des coûts inclut des coûts impayés. Au final des coûts comprend les soldes impayés suivants : (date du rapport final de coûts), le rapport Comptes créditeurs X,XX $ Courus X,XX $ Total X,XX $ 12

13 Les comptes créditeurs et courus s établissent comme suit : Description Montant 6. Sources de financement Le tableau suivant présente les sources de financement définitives des activités approuvées, en date du rapport final des coûts. Source de financement Financement prévu Financement réel Financement réel Financement réel total Écart Autofinancement Montants totaux reçus en date du RCF Montants totaux à recevoir en date du RCF Montants totaux reçus + Montants totaux à recevoir Financement prévu par rapport au financement réel total Financement privé En nature ou don Financement d un autre gouvernement Fonds ontarien de promotion de la musique Financement total 13

14 7. Opérations non monétaires Nature de l opération Base de l évaluation Montant 8. Frais administratifs et coûts indirects Les coûts d activités comprennent les frais administratifs et les coûts indirects. Ces coûts équivalent à _ % du coût global de chaque activité avant l attribution des frais administratifs et des coûts indirects. 9. Utilisation du financement Il n y a eu aucun cas pour lesquels plus de 10 % des dépenses ont été déplacées d un budget d activité à un autre budget d activité. 14

15 Annexe 5 Valeurs des transactions entre parties apparentées (TPA) Définitions : le Manuel de CPA Canada comprend les définitions suivantes pour évaluer les transactions entre parties apparentés. «La valeur comptable est la valeur d'un élément transféré ou le coût de services fournis inscrits dans les comptes du cédant, après ajustement, le cas échéant, à des fins d'amortissement ou de dépréciation.» «La juste valeur est le montant de la contrepartie dont conviendraient des parties compétentes agissant en toute liberté dans des conditions de pleine concurrence.» «La valeur d'échange est la valeur de la contrepartie payée ou reçue, qui a été établie et acceptée par les apparentés.» Règles des valeurs des OEA du FOPM : Personnel d un apparenté : Le coût des services (c. à d., les salaires ou les honoraires) rendus par des individus engagés par un apparenté, attribué en tout ou en partie au requérant, doit correspondre à la valeur comptable tel que défini dans le Manuel de CPA Canada. La répartition détaillée des coûts spécifiques et des heures de travail du personnel doit être soumise. La SODIMO se réserve le droit d obtenir de la documentation pour appuyer ces montants, notamment les débours correspondant. Biens et services fournis par des parties apparentées : les auteurs de demande doivent utiliser des biens et des services fournis par des parties apparentées. La comptabilisation de ces transactions doit correspondre à l une des valeurs suivantes : a) Valeur d échange : lorsque le fournisseur des biens et services est une partie apparentée, les transactions peuvent être comptabilisées à la valeur d échange, jusqu à concurrence de la juste valeur, tel que défini dans le Manuel de CPA Canada. Toutefois, pour être admissible, la dépense doit respecter les critères suivants : (1) la dépense est dans le cours normal des activités du fournisseur, et (2) la dépense présente une substance commerciale. La SODIMO se réserve le droit de réviser ces critères d admission en cas d abus dans leur application ou si certains montants semblent non justifiés ou déraisonnables. b) Valeur comptable : si le bien ou service est fourni par l auteur de la demande (c est à dire la même entité juridique), la comptabilisation des transactions doit être effectuée à la valeur comptable. c) Coût réel : quand une partie apparentée facture un auteur de demande pour des biens ou 15

16 services fournis par un tiers (p. ex., services essentiels, téléphone, etc.), la valeur des biens ou services doit être égale au coût que la partie apparentée paie à la tierce partie. Aucune marge de profit ne peut être perçue sur ces produits ou services. Ils doivent être facturés à un taux égal au coût réel. 16