Aménagement commercial Sobeys Québec. Programme de dépôt électronique de soumission

Transcription

1 Aménagement commercial Sobeys Québec Programme de dépôt électronique de soumission

2 Module de dépôt des soumissions - Introduction Page d accueil L accès au module de dépôt se fait à partir d un site WEB sécurisé nommé: Prendre soin de lire l intégralité du texte avant d accéder au module de dépôt de soumission. Prendre note que vous pouvez basculer entre le français et l anglais à tout moment mais cette action réinitialisera le système et vous ramènera toujours à cet écran d accueil.

3 Module de dépôt des soumissions - Introduction Conditions d utilisation Prendre soin de lire l intégralité des conditions d utilisation avant d accéder au module de dépôt de soumission. Après la compréhension des conditions d utilisation, appuyez sur «Accepter» afin d entrer sur le site de dépôt de soumission.

4 Module de dépôt des soumissions Accès sécurisé Connexion pour dépôt de soumission Afin de vous connecter au module, vous devez: Entrer le nom d utilisateur qui vous a été assigné par Sobeys Québec inc. Entrer par la suite le mot de passe qui vous a été remis en respectant la casse et la ponctuation. Appuyez sur «Se connecter».

5 Module de dépôt des soumissions Accès sécurisé Connexion pour dépôt de soumission - Avis Vous êtes responsable en tout temps de conserver votre nom d usager et votre mot de passe secret. Comme les mots de passe sont cryptés, il nous sera impossible de vous le remettre à nouveau une seconde fois. Nous ne pourrons que vous en créer un nouveau sur demande écrite signé par une personne ayant droit de déposer une soumission. Nous nous réservons le temps requis pour que l administrateur du site fasse les changements nécessaires. L heure de dépôt des soumissions sera celle affiché sur le site au moment du dépôt.

6 Module de dépôt des soumissions Déposer Dépôt d une soumission Une fois connecté vous serez diriger vers la liste des soumissions sur laquelle ou lesquelles vous êtes invité à soumissionner. Pour déposer une soumission, appuyez sur le bouton «Déposer» qui correspond à la soumission pour laquelle vous désirez déposer. Assurez-vous d avoir assez de temps pour permettre la transmission de vos documents avant l heure limite de dépôt affichée. Sobeys Québec inc. ne peut être tenu responsable des délais de transfert de documents ou de panne de réseaux informatiques externes.

7 Module de dépôt des soumissions Déposer Dépôt d une soumission (suite) Afin que votre soumission soit acceptable, vous devez déposer au minimum les documents suivants: Formule de soumission (.doc ou.pdf) Ventilation des coûts (.xls) Autorisation de signature (.doc ou.pdf) Vous pouvez annexer par la suite tous autres documents soient requis par l appel d offre ou complémentaire à votre soumission dans la section «Annexes». Éviter les documents trop lourds qui retarderait le dépôt, utiliser plutôt des documents au format.pdf afin de les réduire. Se limiter aux documents requis pour la soumission. Toute documentation corporative ou autre peut être listé dans un document Word qui sera annexé et les documents officiels devront nous parvenir par courrier dans les 24 heures du dépôt afin d être acceptable pour les fins de la soumission.

8 Module de dépôt des soumissions Déposer Dépôt d une soumission (suite) Afin de finaliser le processus d envoi de votre soumission, appuyez sur «Soumettre» Attendre le temps requis selon la barre d avancement de votre navigateur afin que le transfert de document soit effectué. Ce processus peut être plus ou moins long selon l achalandage du réseau Internet et de votre système.

9 Module de dépôt des soumissions Déposer Lorsque les documents seront reçus par notre système, vous recevrez à l écran une confirmation de votre dépôt. Vous pourrez imprimer cette dernière confirmation à partir de votre navigateur Internet. À ce stade, une confirmation par courriel sera aussi envoyée directement par notre système afin de finaliser le processus de dépôt. Sachez que votre soumission sera cryptée et déposée sur un serveur accessible que par notre système. De plus, elle ne pourra être décryptée que lorsque la date et l heure officielle de dépôt sera dépassée. Il ne sera donc pas possible pour qui que se soit de la consulter avant qu elle soit décryptée. Confirmation de réception Appuyez sur «Retour à la liste» pour sortir de cette confirmation. Vous remarquerez que le bouton «Déposer «n est plus accessible.

10 Module de dépôt des soumissions Retirer Retrait d une soumission déposée Afin de retirer une soumission avant l heure limite, vous devez: Procéder comme précédemment et à la liste des soumissions disponibles, choisir le bouton «Retirer» correspondant à la soumission à retirer. Appuyez sur le bouton «Retirer», la soumission sera automatiquement retirée et ne sera plus accessible de notre système.

11 Module de dépôt des soumissions Retirer Votre soumission sera retirée de notre système et ne sera plus disponible pour ouverture. Une trace de votre retrait sera conservée sur notre système. Confirmation de retrait Après avoir appuyer sur retrait, l écran basculera automatiquement à la page «Liste des appels d offre ouverte». Vous remarquerez que le bouton «Déposer» est de nouveau accessible.

12 Module de dépôt des soumissions Déconnexion Déconnexion sécuritaire du module Peut importe l écran ou vous vous situez, vous pouvez en tout temps vous déconnecter du module de dépôt en cliquant sur «Déconnexion» dans le coin haut à droite. Cette façon est la plus sécuritaire de se déconnecter.

13 Module de dépôt des soumissions Fin du module de dépôt des soumissions