I. Contexte. Termes de références Mission n 12INI135 TCHAD / MISSION D EXPERTISE TECHNIQUE DANS LE DOMAINE FIDUCIAIRE Demandeur : HCNC

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1 Termes de références Mission n 12INI135 TCHAD / MISSION D EXPERTISE TECHNIQUE DANS LE DOMAINE FIDUCIAIRE Demandeur : HCNC I. Contexte Le Tchad a bénéficié de quatre subventions sous la Série 8 du Fonds mondial en soutien à la lutte contre le Sida et la Tuberculose (TCD-810-G04 - H ; TCD-810-G05 - H ; TCD-810-G06 H ; TCD-810- G07 T). Les Récipiendaires Principaux de ces subventions, désignés par le Haut Conseil National de Coordination (HCNC) sont : le Fonds de Soutien aux Activités en matière de Population et de lutte contre les IST/VIH/Sida (FOSAP) ; l Union Nationale des Associations Diocésaines de Secours et de Développement (UNAD) ; l Association pour le Marketing Social au Tchad (AMASOT). La composante VIH/Sida vise les objectifs suivants : (i) Renforcer la mobilisation sociale et la communication pour combattre le VIH, sida et les IST ; (ii) Renforcer les capacités des associations à base communautaire ; (iii) Renforcer la lutte contre le VIH/sida sur le lieu de travail, (iv) Garantir la couverture et la sécurité transfusionnelle au niveau national ; (v) Elargir l accès aux centres de dépistage volontaire au niveau national ; (vi) Elargir le programme de prévention de la transmission du VIH de la mère à l enfant ; (vii) Améliorer la prise en charge des infections sexuellement transmissibles ; (viii) Améliorer et élargir le traitement médical des ARVs et le suivi biologique ; (ix) Prévenir et traiter les infections opportunistes chez toute personne infectée par le VIH ; (x) Améliorer le soutien psychosocial, nutritionnel et juridique pour les personnes infectées et affectées ; (xi) Améliorer la coordination, le suivi et l évaluation et la gestion des services. La composante Tuberculose vise les objectifs suivants : (i) Étendre la couverture de la stratégie DOTS de 46 à 85% et améliorer sa qualité dans toutes les structures de prise en charge de la Tuberculose ; (ii) Développer des activités de collaboration TB/VIH et de prévention/surveillance de la tuberculose multi résistante ; (iii) Promouvoir des activités de Recherche Opérationnelle. La première Phase de la Série 8, a commencé au début de l année 2010 et sa mise en œuvre est devenue effective en septembre La Phase 1 devait initialement prendre fin en décembre 2011, mais une première extension sans coûts additionnels jusqu en juin 2012, a été accordée par le Fonds mondial. Une nouvelle extension sans coûts additionnels a été autorisée par le Fonds mondial jusqu en décembre Durant sa mise en œuvre, les points suivants ont été relevés dans les domaines financiers, comptables, gestion des achats et stocks, passation de marchés et contrats : (i) insuffisance de capacités financières et de gestion ; (ii) Plan de gestion des achats et stocks incomplet ; (iii) Faible suivi des Sous Récipiendaires (procédures de rapports financiers et comptables, procédures de vérification et supervision financière des dépenses et contrôles, procédures de contrôle interne, procédures pour la gestion des actifs, capacités financières) ; (iv) Faiblesse des contrôles internes des Récipiendaires Principaux (procédures comptables et financières, procédures d achat de produits sanitaires et autres, procédures de gestions des Sous Récipiendaires). 12INI135 1

2 Pour faire face à ces défis, le Fonds mondial a posé comme l une des conditionnalités au décaissement en Phase 2 des subventions VIH et Tuberculose de la Série 8, la contractualisation d une agence de gestion fiduciaire en soutien aux Récipiendaires Principaux et Secondaires, apportant ainsi son expertise et des outils adaptés en gestion financière et comptable, en matière de contrôle de passation des marchés et de stock. Dans l attente de sa contractualisation et pour permettre au Tchad de répondre dès à présent aux exigences fixées, le recrutement d un agent fiduciaire intérimaire auprès des 3 Récipiendaires Principaux leur permettant de garantir le bon usage des premiers décaissements de la Phase 2 de la Série 8 et un démarrage rapide des activités, est nécessaire. II. Description de la mission d expertise 1) Objectif général de la mission L objectif général est de permettre aux Récipiendaires Principaux et aux Sous Récipiendaires des subventions de la Série 8 de répondre aux exigences fixées par le Fonds mondial en matière de suivi budgétaire et comptable, et de passation de marchés. 2) Objectifs spécifiques La mission d expertise devra répondre aux objectifs spécifiques suivants : Objectif spécifique 1 : Développer l organisation financière, comptable des subventions par les Récipiendaires Principaux et Sous Récipiendaires, conformément aux termes des accords de subvention et ceux en vigueur dans le pays. Objectif spécifique 2 : Renforcer le processus de passation des marchés et de stock des subventions de la Série 8. Objectif spécifique 3 : Renforcer les capacités de gestion administrative, financière et comptables des Récipiendaires Principaux et des Sous Récipiendaires par le transfert de compétences. 3) Coordination - L agent fiduciaire travaillera sur toutes les subventions de la Série 8 et en étroite collaboration avec tous les Récipiendaires comme demandé par le Fonds mondial. - L agent fiduciaire travaillera en étroite collaboration avec l expert technique en gestion financière et comptable positionné auprès de l Unité de gestion du FOSAP. - L agent fiduciaire travaillera en étroite collaboration avec l Agent Local du Fonds (LFA) et facilitera les missions du LFA de vérification des dépenses. L agent fiduciaire veillera à la fiabilité et l'exhaustivité des données financières et de gestion, et en garantissant la conformité aux réglementations en vigueur du pays et du Fonds mondial. - L agent fiduciaire travaillera sous la supervision du Secrétariat du Fonds Mondial (Gestionnaire de Portefeuille et Chargée de programme pour le Tchad). 12INI135 2

3 - L agent fiduciaire se rendra à Genève pour un briefing avant départ, avec le secrétariat du Fonds mondial. 4) Description des activités Activité n 1 : Préalable / Etablissement de documents et rapports - Réalisation d un état des lieux dans les domaines concernés afin d élaborer un Plan de travail détaillé qui couvrira la durée de la mission et présentera les différentes étapes à suivre. - Mettre à jour les Manuels des procédures comptables et financières des Récipiendaires Principaux, en conformité avec les procédures du Fonds mondial et les procédures nationales. - Mettre en place/à jour un système informatisé de gestion comptable et financière, adapté et compatible avec celui retenu pour la gestion des subventions octroyées par le Fonds mondial. Activité 2 : Gestion financière et comptable - Assurer la bonne application des Manuels de procédures par la mise en place/le renforcement d un système de contrôle interne adéquat ; - Assurer la bonne utilisation du système informatisé de gestion financière et comptable pour rendre compte de la situation de tous les fonds et ressources employés dans le cadre de l exécution des subventions du Fonds mondial ; - Suivre l établissement des budgets et de la trésorerie par l élaboration des Etats Financiers Trimestriels des subventions, conformément aux normes comptables admises et aux règles de présentation du Fonds mondial ; - Produire les rapports de Suivi Financier «RSF» des fonds à partir de l établissement des rapports de progrès trimestriels (états financiers trimestriels) suivant les standards et la périodicité requise par le Fonds mondial ; - Veiller à la tenue et à la fiabilité des états financiers annuels qui devront refléter toutes les activités de la subvention en question, y compris celles réalisées par les Sous Récipiendaires ; - Veiller de façon régulière à la préparation des demandes de réapprovisionnement des comptes et à leur gestion suivant les normes du Fonds mondial, ainsi qu aux demandes de remboursement ; - Veiller à l établissement des états de rapprochement bancaire mensuel à établir par les Récipiendaires Principaux ; - Veiller à la protection des actifs acquis dans le cadre des subventions du Fonds mondial ; - Participer à la planification et à l exécution des travaux d inventaire ; - Faciliter les missions d audit externe/interne grâce à la vérification de l efficience et l'efficacité des opérations, la fiabilité et l'exhaustivité des données financières et de gestion, et en garantissant la conformité aux réglementations en vigueur du pays et du Fonds mondial ; - Faciliter le suivi de l exécution financière des conventions, contrats et/ou protocoles avec les opérateurs et prestataires impliqués dans l exécution des activités des subventions, dans le respect des règles contenues dans les Manuel des procédures ; 12INI135 3

4 - Veiller au transfert régulier des ressources vers les Sous Récipiendaires conformément aux protocoles d accords ; - Effectuer des contrôles planifiés des Sous Récipiendaires et s assurer que les dépenses sont exécutées conformément aux procédures du Fonds mondial et que les systèmes de contrôle interne sont mis en place ; - Contrôler toutes les dépenses à priori (engagées et réelles) des Récipiendaires Principaux avant approbation finale par les signataires des comptes et apposer sa signature sur toutes les dépenses avant qu elles soient engagées. Activité 3 : Passation des marchés et de gestion des stocks - Assurer la passation des marchés selon les dispositions contenues dans l Accord de Subvention et les Directives du Fonds mondial en la matière ; - Elaborer et/ou revoir les DAO et les demandes de propositions techniques et financières sur la base des éléments et spécifications fournis ; - Proposer un système de classement fiable et complet des documents de passation de marchés aux Récipiendaires Principaux ; - Assister les Récipiendaires Principaux et Sous Récipiendaires dans la passation des marchés des fournitures, de biens et d équipement, dans la préparation des dossiers d appels d offres sur la base des spécifications techniques préparées par les bénéficiaires et validées par les Récipiendaires Principaux ; - Assister les Récipiendaires Principaux et Sous Récipiendaires dans l élaboration d un plan de passation des marchés intégré dans leurs Protocoles d Accord ou requêtes et mis à jour régulièrement en concertation avec les partenaires (HCNC, Fonds mondial, autres) ; - Etablir un registre des fournisseurs (pour consultation), des prestataires de services qualifiés (pour listes restreintes) et les tenir régulièrement à jour, à la disposition des PR et SR, ainsi que des listes restreintes de consultants. - Lancer en concertation avec les PR et SR les Appels d Offres, participer à la réception des offres, à l ouverture des plis, à l évaluation des offres ainsi qu au processus de négociation - Participer aux procès verbaux d ouverture, à l élaboration des rapports d évaluation des offres, aux procès verbaux d attribution des marchés et à la préparation des marchés entre la CGP et les entrepreneurs choisis, ainsi qu à l établissement des contrats après avis de non objection du Fonds mondial (si requis) ; - S assurer du respect des délais de réception des biens, travaux et services ayant fait l objet des différents marchés ; - Entreprendre toute tâche en relation avec la passation des marchés qui pourrait être demandée. Activité 4 : Renforcement des capacités - Assurer la formation initiale de l ensemble des agents des Récipiendaires Principaux et des Sous Récipiendaires pour une utilisation effective des procédures administratives, financières et comptables et du système informatisé de gestion financière et comptable et des manuels de procédures ; 12INI135 4

5 - Renforcer la capacité du personnel chargé de la passation des marchés des Récipiendaires Principaux et des Sous Récipiendaires par le moyen le plus approprié (ateliers, accompagnements divers). 5) Résultats à atteindre L agent fiduciaire intérimaire a facilité la mise en place des bases d une bonne gestion financière et comptable conformément aux dispositions des Accords intervenus entre le Fonds mondial et les Récipiendaires Principaux au Tchad, et aux fins desquelles les subventions sont accordées, avant la contractualisation de l agence fiduciaire. III. Expertise demandée Profil d expert demandé 1) Nombre d expert : 1 2) Profil d expert : Agent fiduciaire A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire en contrôle de gestion, gestion financière. - Spécialisation en droit des contrats, passation des marchés est un avantage. - Excellentes qualités /capacités: o de communication o de travail en équipe et relationnel o de transmission des savoirs o de supervision o d analyse et résolution des problèmes o de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit/ oral) et de l anglais. - Maîtrise des logiciels comptables TOMPRO et SUN SYSTEMS, et du système informatisé de gestion adaptée aux projets de développement. B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle de 10 années au sein d un cabinet comptable, d audit ou d'un programme dans l élaboration, la mise en place et la gestion d instruments financiers et comptables. - Expérience professionnelle de 5 années à un poste similaire dans des projets financés par des bailleurs internationaux. C. Expérience professionnelle spécifique - Expérience professionnelle dans la mise en œuvre d'activités d acquisition des biens, travaux et services passés dans le cadre de projets de développement. - Expérience professionnelle attestant d une excellente connaissance des dispositions fiduciaires et des procédures de passations de marchés du Fonds mondial. 12INI135 5

6 IV. Lieu, Durée et Modalités d exécution 1) Période de mise en œuvre : Août 2012 / Février ) Date de démarrage : Août ) Date de fin : Février ) Durée effective : 6 Mois (le temps de la contractualisation d une agence fiduciaire) 5) Planning/calendrier : Le calendrier prévisionnel d exécution des activités se présente comme suit et se réalisera tout au long de la durée de la mission : Description des activités Lieu Période Durée 1. Etat des lieux et plan de travail, établissement/mise à jour d un système de gestion informatisé et des manuels de procédures de gestion financière et comptable Tchad Août mois 2. Gestion financière et comptable Tchad Août 12 Février Assistance en passation des marchés Tchad Août 12 Février Renforcement des capacités Tchad Août 12 Février 13 Total V. Livrables 1. Plan de travail détaillé qui couvrira la durée de la mission, présentant les différentes étapes et les délais de l assistance. 2. Rapport d activité mensuel incluant au minimum les activités mises en œuvre (y compris l ensemble détaillé des contrôles à priori des dépenses présentées), les produits et rapports produits, une analyse des problèmes / risques identifiées et des propositions, le programme détaillée du mois suivant, et autres points divers si nécessaire en fonction du Plan de travail détaillé et du Plan de formation. 3. Manuels de procédures comptables et financières en place au niveau des PR et SR actualisés. 4. Systèmes informatisés de gestion financière et comptable actualisés. 5. Plan de formation qui couvrira la durée de la mission d expertise et présentera les différents modules, contenus, (etc.), répondant aux besoins identifiés et/ou qui auraient été identifiés à l issue de l état des lieux initial. 12INI135 6

7 6. Organigramme en vigueur mis à jour sur proposition du renforcement des capacités organisationnelles et de gestion. 7. Préparation, afin d assurer la soumission dans les délais impartis, des sections liées à l analyse financière dans les rapports périodiques de progrès VI. Rapport de mission - Un Compte Rendu de mission devra être remis trois mois après le démarrage de la mission. - Un rapport de mission plus complet devra être remis 30 jours après la fin de la mission. - Langue du rapport et du compte rendu de mission : français. - Le rapport et le compte rendu de mission devront être envoyés par mail à FEI. FEI se chargera de leur transmission auprès du Demandeur. - 12INI135 7