CHAPITRE XVI FONDATION DU LIONS CLUBS INTERNATIONAL

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1 CHAPITRE XVI FONDATION DU LIONS CLUBS INTERNATIONAL A. STRUCTURE 1. Objectif et déclaration de mission a. La Fondation du Lions Clubs International, représentée dans le présent document par le sigle LCIF, est une société d'utilité publique, sans but lucratif, exonérée de l'impôt sur le revenu, telle que définie par la Section 501 (c) (3) du code fiscal de 1954 des Etats-Unis. La LCIF été constituée en société aux Etats-Unis le 13 juin 1968, en tant que secteur caritatif du Lions Clubs International. La LCIF sert de véhicule permettant de recevoir et de débourser des contributions, qu elles soient importantes ou modestes, pour aider les Lions à travers le monde à réaliser des actions humanitaires. b. La mission de la fondation consiste à subventionner les efforts déployés par les Lions clubs autour du monde lorsqu'ils rendent service à leur communauté locale et à la communauté mondiale au moyen de services humanitaires, secours en cas de désastre majeure et programmes d'orientation professionnelle. 2. Membres de la fondation a. Membres sans droit de vote - Les membres sans droit de vote (membres bienfaiteurs) sont des personnes qui offrent 20,00 $US sans désignation précise au cours d'une année d'exercice. b. Membres avec droit de vote Les membres du conseil d'administration de cette société, nommés périodiquement, seront, grâce à leur poste, membres avec droit de vote de cette société et constitueront l'effectif entier pouvant voter. Toute personne qui cesse d'occuper un tel poste cessera également d'être membre avec droit de vote de cette société. Les gouverneurs de district du Lions Clubs International, pendant leur gouvernorat, seront administrateurs sans droit de vote de la Fondation Internationale des Lions Clubs. 3. Conseil d'administration de la LCIF Les administrateurs du conseil de la fondation sont : tous les membres votants du conseil d'administration de l'association internationale des lions clubs et aussi deux (2) autres lions nommés par le président de ladite association, les administrateurs ainsi nommés devant être past officiels internationaux de ladite association, dont l'un devra être un past président de l'association. Page 1

2 Ces deux membres supplémentaires du conseil de la fondation seront nommés par le président de cette association, avec l accord des membres du conseil de la LCIF, et seront membres votants du conseil de la fondation. Chaque administrateur nommé servira jusqu'à la clôture de la réunion annuelle suivante des membres de la fondation, après sa nomination, ou jusqu'à la nomination et la qualification de son successeur, selon la date qui arrive en premier. Les past officiels peuvent être nommés une nouvelle fois mais ne peuvent pas servir plus de deux (2) mandats consécutifs d'un an. 4. Officiels a. Officiels Exécutifs Les officiels exécutifs de la fondation seront les suivants : un président, qui sera l'immédiat past président international de l'association internationale des lions clubs ; un vice-président, un secrétaire et un trésorier. Deux positions ou davantage peuvent être occupées par la même personne, sauf celle de président et de secrétaire. b. Officiels administratifs Les officiels administratifs de la Fondation du Lions Clubs International seront le directeur général administratif, le secrétaire adjoint et le trésorier adjoint. c. Directeur général administratif, secrétaire adjoint et trésorier adjoint - 1. A compter du 1 er juillet 2014, Rebecca Daou assumera le titre, les responsabilités et les fonctions de directeur général administratif de la Fondation du Lions Clubs International. Le comité exécutif, par le présent document, a le pouvoir de fixer par contrat les responsabilités, le mandat et la rémunération de Rebecca Daou. 2. Le directeur général administratif du Lions Clubs International sera le secrétaire adjoint de la LCIF. 3. L analyste financière de la LCIF sera la trésorière adjointe de la LCIF. 5. Commissions a. Comité Exécutif. Le président de la fondation, le premier vice-président et le deuxième vice-président de l'association Internationale des Lions Clubs, et huit (8) Lions supplémentaires, dont deux (2) doivent être en train de servir pendant la deuxième année de leur mandat de directeur de l'association, deux (2) doivent être en train de servir pendant la première année de leur mandat de directeur de l'association, deux (2) seront nommés comme administrateurs de la Fondation, ces six (6) membres devant être nommés par le président de l'association, deux (2) membres du comité directeur de la LCIF feront partie du comité exécutif, dont un (1) doit être le président Page 2

3 du comité directeur et un (1) doit être le vice-président du comité directeur, constitueront le comité exécutif du conseil d'administration, par et avec l'approbation du conseil d'administration. Ce comité peut agir pour et au nom du conseil d'administration mais seulement lorsque les membres du conseil ne sont pas ensemble dans un seul endroit ou assemblés en session. Aucune décision du conseil d'administration ne sera modifiée, amendée ou annulée par le comité exécutif. La présence de quatre (6) membres dudit comité constituera le quorum de chaque réunion. Les actes accomplis par la majorité de ces membres seront considérés comme actes du comité. Le comité peut gérer ses affaires par téléconférence ou par correspondance (y compris les lettres, courriels, télécopies, câbles ou autres moyens électroniques) à condition que six (6) membres y participent, et un vote à la majorité des membres qui y participent sera considérée comme étant une décision de la commission. Le comité exécutif se réunira juste avant chaque réunion statutaire ou extraordinaire du conseil des administrateurs et aussi pendant le conseil d'administration, si nécessaire, pour préparer des recommandations à présenter au conseil des administrateurs pour sa considération et sa décision. b. Comité directeur. Un comité directeur composé de 15 membres offrira des conseils au comité exécutif pour le guider. Ces membres seront les personnes suivantes : un (1) représentant de chaque région constitutionnelle, un (1) représentant d'afrique, un (1) représentant de chacun des deux pays qui comptent le plus grand nombre de membres de l'association internationale des Lions clubs, suivant la définition fournie par les règles du conseil des administrateurs, un (1) représentant de chacun des deux pays qui ont versé le plus de dons à la fondation, suivant la définition fournie par les règles du conseil des administrateurs, l'immédiat past président de la fondation et deux membres éloignés. Aucune décision du conseil d'administration ne sera modifiée, amendée ou annulée par le comité exécutif. c. Commission de la vérification des comptes (Audit) La commission de la vérification des comptes (audit) sera celle qui est décrite au Chapitre II, Paragraphe A, Page II-1 du Manuel des règlements du conseil d administration international : Commission de la vérification des comptes du Lions Clubs International et de la Fondation du Lions Clubs International. d. Commission des finances. Le vice-président, le secrétaire et le trésorier de la fondation, le second vice-président du LCI et le président de la fondation, seront membres votants de la commission des finances de la LCIF. Le vice-président de la fondation sera le président de cette commission et au moins deux membres du comité directeur de la LCIF, le directeur général administratif du LCI et la trésorière du LCI doivent être membres, sans droit de vote, de la commission. e. Autres commissions. Le président nommera, avec l'accord du conseil des administrateurs, toute autre commission qui s'avère nécessaire pour gérer les affaires de la fondation. 6. Coordinateurs LCIF de district et de district multiple Page 3

4 a. Coordinateurs de District Multiple Tous les trois ans, chaque délégué de région constitutionnelle qui est membre du comité directeur de la LCIF nomme un Lion devant servir de coordinateur LCIF de district multiple dans la région respective, en consultation avec le conseil des gouverneurs du district multiple local et d'autres dirigeants Lions, comme par exemple les officiels internationaux en fonction ou les immédiat past officiels internationaux les plus récents, si possible. Les critères de sélection doivent permettre de choisir un Lion qui a manifesté de l intérêt et fait preuve de compréhension, d engagement et de qualités de chef de file au niveau du district multiple, du district et du club, en travaillant pour la LCIF. Le Président international et le Président de la LCIF en fonction feront les nominations officielles, qui peuvent être modifiées si nécessaire. Coordinateurs de District Tous les quatre ans, chaque Coordinateur LCIF de District Multiple, en consultation avec le Gouverneur de District, si cela est approprié, nommera un Lion devant servir de Coordinateur LCIF de District dans la région. Les critères de sélection doivent permettre de choisir un Lion qui a manifesté de l intérêt et fait preuve de compréhension, d engagement et de qualités de chef de file au niveau du district et du club, en travaillant pour la LCIF. Le Président de la LCIF en fonction feront les nominations officielles, qui peuvent être modifiées si nécessaire. B. PROGRAMMES DE SUBVENTIONS 1. Buts et étendue de l octroi des subventions a. La mission et le défi confiés à la Fondation Internationale des Lions Clubs sont d'obtenir des bienfaits humanitaires et résultats significatifs, par l utilisation judicieuse des fonds à sa disposition. Chaque projet en faveur duquel une subvention est accordée doit satisfaire un besoin humanitaire ou social important. b. Tous les programmes et toutes les subventions de la fondation doivent remplir un ou plusieurs des objectifs principaux de la LCIF service humanitaire, secours lors des grandes catastrophes, et programmes d assistance en formation professionnelle. La mise au point des initiatives en ce qui concerne l octroi des subventions, y compris la définition des critères et des conditions de financement, doit être guidée et approuvée par les administrateurs du conseil de la LCIF. Toute subvention individuelle de plus de $US, sauf dans le cas de toutes les subventions désignées, aussi bien que les subventions en cas de catastrophe majeur de $US, nécessite l autorisation par les administrateurs du conseil de la LCIF ou par les sous-commissions ou commissions consultatives, dûment autorisées. 2. Contrôle et évaluation des subventions Les membres du personnel, avec l accord du président du conseil de la LCIF, visiteront les sites pour choisir les projets subventionnés afin de mesurer les progrès et vérifier l utilisation appropriée des fonds octroyés. Les membres du conseil peuvent aussi être chargés de rendre ces visites avec l accord du président de la LCIF. Si cela s avère Page 4

5 nécessaire, des évaluations plus importantes des projets et programmes peuvent être entreprises par la fondation, par le truchement du personnel, des experts-conseil et des membres du conseil. Le budget annuel prévu pour la vérification et le contrôle sera l équivalent d un maximum de deux (2) pour cent des subventions octroyées pendant l année d exercice précédente. 3. Règlement sur les dépenses liées aux subventions humanitaires Définition Des directives écrites qui autorisent le financement des programmes de subvention humanitaire pendant l année d exercice. Intention Objectif Maximiser les dons pour répondre aux besoins actuels en matière de financement des programmes de subventions et des frais de la fondation, selon les normes de l'industrie ou en-dessous de celles-ci, tout en sauvegardant la longévité des dotations pour pouvoir satisfaire les besoins futurs de la fondation. Procédure Le montant maximum annuel des fonds disponibles pour les subventions humanitaires égalera : 50 % des dons soumis aux restrictions de l'exercice financier le plus récent 50 % des fonds sujets aux restrictions, au 30 juin de l exercice précédent, dans les catégories secours en cas de désastre, besoins humanitaires, sauvegarde de la vue et programmes pour jeunes. Plus 80 % de la valeur moyenne des dons inconditionnels versés au cours des trois dernières années. Le règlement sur les dépenses sera évalué au moins tous les trois ans pendant la réunion du Comité Exécutif de la LCIF et approuvé définitivement par le Conseil de la LCIF périodiquement par le Conseil des Administrateurs de la LCIF. Cette évaluation peut inclure des modifications au règlement, y compris du montant des fonds disponibles, pour tenir compte des changements du marché et des conditions économiques et des besoins du programme. Les frais administratifs et de développement seront examinés périodiquement pour permettre de s'assurer que le rendement ciblé suffira pour financier les dépenses annuelles prévues. Le personnel de la LCIF gardera les dossiers concernant les subventions approuvées et le montant disponible. Ces chiffres seront annoncés à chaque réunion du Comité Exécutif de la LCIF et plus souvent si la demande est faite. 4. Sollicitations pour les subventions de secours en cas d urgence Conformément au Chapitre XV, paragraphe A.2.f. du Manuel des règlements du Conseil d'administration International, le conseil autorise, par la présente, le président Page 5

6 international à solliciter des fonds ou de l aide ou tout support ayant une valeur matérielle ou commerciale, de la part d un Lions club et/ou district Lions particulier ou de tous les Lions clubs et districts, mais seulement dans le cadre d une récolte de fonds destinés aux secours en cas d urgence, ayant été approuvée par le président du conseil de la LCIF. C. PROGRAMME LIONS QUEST 1. Vue d ensemble Lions Quest est un programme scolaire de la LCIF qui vise l enseignement de compétences pour la vie quotidienne aux élèves de la maternelle à l âge de 17 ans. Cela comprend les renseignements qui permettent d enseigner les compétences nécessaires pour la vie de tous les jours : savoir accepter la responsabilité, communiquer efficacement, fixer des buts, prendre des décisions salutaires et résister à la pression d utiliser les drogues et l alcool. Les écoles qui adoptent Lions Quest intègrent le programme scolaire à l emploi du temps quotidien, comme cours séparé. Les enseignants de Lions Quest doivent assister à des séances de formation prévues par le programme pour connaître suffisamment le contenu des cours et les méthodes recommandées pour l animer. 2. Administration La LCIF, par le truchement du Service Lions Quest, sera chargée de l administration et de la gestion des programmes Lions Quest. La LCIF peut engager les services d un tiers pour répondre aux demandes de matériel de la part des clients, pour le programme Lions Quest. Des experts-conseil peuvent aussi être sollicités pour le marketing, le soutien technique ou le développement des programmes, à la discrétion du directeur général administratif de la LCIF et du Président du conseil de la LCIF. 3. Revenu et frais reliés au programme Par le truchement du programme Lions Quest, la LCIF recevra un revenu. Ce revenu sera utilisé pour régler les frais reliés au programme et à l administration de Lions-Quest, frais qui seront séparés des autres dépenses administratives de la fondation. 4. Budget Le budget de Lions Quest sera maintenu séparément du budget général de la LCIF mais sera soumis à la même procédure en matière d approbation, prévisions et études. D. FONCTIONNEMENT 1. Administration Page 6

7 Les opérations administratives de la fondation doivent être conformes aux Articles de Constitution en Société de la LCIF, aux Statuts et au Manuel des Règlements. 2. Sollicitation et développement des fonds a. En conformité avec le Chapitre XV, Paragraphe A.2.f. du Manuel des Règlements du Conseil d Administration International, le Conseil d'administration International autorise, par la présente, la Fondation du Lions Clubs International à solliciter, pour ses objets associatifs légitimes, les fonds ou l'aide ou tout autre apport de valeur matériel ou commercial de n'importe quel Lions Club ou tous les Lions Clubs à la fois, des membre(s) et/ou Districts Lions (Simple, Sous district et/ou District Multiple). b. Bien que les organisations locales Lions soient encouragés à solliciter des dons auprès des sociétés anonymes et fondations, pour réaliser des œuvres sociales locales, elles doivent prendre contact avec le Service du Développement de la LCIF avant de s adresser au siège social d'une société ou fondation multinationale, pour garantir la coordination des efforts et éviter toute décision qui pourrait avoir un effet négatif sur les dons majeurs éventuels à la LCIF. c. Le personnel chargé du développement de la LCIF, en conjonction avec les administrateurs de la LCIF, peut solliciter activement des contributions de la part des sociétés anonymes, fondations, organismes gouvernementaux et le grand public. La fondation, les administrateurs et le personnel exerceront leur autorité en ce qui concerne les règlements, constitution et statuts et procédures de la fondation, telles qu'ils se rapportent à la protection de son nom et de son emblème. 3. Campagnes majeures de collectes de fonds a. Avec l accord du conseil de la fondation, celle-ci peut entreprendre de temps en temps des campagnes majeures de collectes de fonds pour solliciter des dons et promesses de la part des Lions et d autres sources de financement au profit des grandes initiatives humanitaires de la LCIF, suivant la définition donnée dans le paragraphe b ci-dessous. Les dons et contributions qui résultent de telles campagnes, y compris le revenu provenant des placements de ces fonds, seront réservés pour le programme et l objectif pour lequel ils ont été collectés. b. Une campagne majeure est définie comme étant une récolte de fonds ayant le but de collecter au moins $US en dons conditionnels. La fondation ne mènera de telles campagnes que pour soutenir des programmes et actions qui (1) sont conformes aux objectifs majeurs dans le service de la LCIF, tels que définis dans l Article I des Statuts de la LCIF ou qui (2) correspondent à l action internationale de grande envergure du Lions Clubs International. c. L accord du conseil de la LCIF est requis pour autoriser une campagne majeure de collecte de fonds. Le Comité Exécutif de la LCIF ou la ou les sous-commissions dûment autorisées ont la responsabilité principale de planifier des campagnes majeures. Page 7

8 Avant de commencer à faire des projets, le Comité Exécutif de la LCIF doit consulter la Commission chargée de la Planification à Long Terme du LCI, afin qu une campagne proposée n entrent pas en conflit avec les initiatives actuelles à long terme du LCI. Etant donné que les membres Lions ont aussi des responsabilités envers le LCI et puisqu une campagne peut créer des exigences supplémentaires pour le siège international, les dates choisies pour la campagne devront tenir compte des contraintes en matière de revenu auxquelles le LCI est confronté et qui pourrait nuire à l efficacité de la campagne. d. Les membres du conseil de la LCIF devront -autoriser les étapes de la planification d une campagne qui doit inclure les activités suivantes, dans l ordre cité : 1) une étude de faisabilité, entreprise par le personnel ou par un consultant embauché exprès pour évaluer la réaction des membres Lions à une campagne, le but éventuel de la collecte, et les considérations externes telles que les marchés financiers internationaux qui peuvent influencer la campagne ; 2) le développement d une déclaration (c est-à-dire d un document qui résume la finalité de la récolte et les résultats escomptés) ; et 3) un plan et un budget d exploitation qui tient compte des éléments majeurs requis pour une campagne réussie, y compris, sans y être limités, les éléments suivants : le personnel requis, le calendrier pour l achèvement de la campagne et de chaque phase majeure, le genre et la méthode des stratégies de collectes de fonds et des témoignages d appréciation, et la composition de toute commission de formation des responsables, créée pour aider à mener à bien la campagne. Le Comité Exécutif de la LCIF sera chargé de surveiller la préparation des documents et phases de planification cités, avec l autorisation des membres du conseil de la fondation. e. Puisque la fondation doit continuer à financer ses activités régulières pour l octroi des subventions pendant la campagne, les mesures nécessaires seront prises afin que des budgets de réserve suffisantes sont mis de côté pour financer l activité régulière d octroi de subventions pendant la période active d une campagne, lorsque le niveau des dons inconditionnels a tendance à baisser considérablement. f. Etant donnée la complexité des campagnes majeures, l utilisation de consultants externes se spécialisant en campagnes à capital plus important sera encouragée, surtout pour les phases concernant l étude de faisabilité et le développement de la documentation pour la déclaration de projet. 4. Règlement sur l acceptation des dons Le Service du Développement de la LCIF, avec les conseils des membres du conseil de la LCIF, maintiendra et étudiera périodiquement un règlement complet sur l acceptation des dons, en ce qui concerne les contributions provenant des testaments, des successions, des legs, des titres de rente, des placements, de l immobilier, aussi bien que des dons en nature. 5. Lignes de conduite pour la LCIF concernant les alliances et partenariats avec des organisations à but lucratif Page 8

9 a. Les partenariats ne seront envisagés qu avec les organisations locales ou internationales qui acceptent de collaborer avec la mission de la Fondation Internationale des Lions Clubs. b. L affiliation précisera les objectifs spécifiques, décidés mutuellement, devant être réalisés dans un délai de trois ans au maximum, sauf si ce délai est prolongé par une décision de la part du Comité Exécutif de la LCIF. L affiliation prendra fin à la fin de l année d exercice de la LCIF. c. Les propositions de partenariat, y compris un rapport complet sur les objectifs et avantages potentiels de l affiliation, seront adressées au Comité Exécutif de la LCIF. Les propositions de partenariat seront livrées aux membres du Comité Exécutif de la LCIF avec d autres documents trois semaines avant la prochaine réunion. d. Le Comité Exécutif de la LCIF passera en revue ledit partenariat au moins une fois par an, à la réunion d octobre/novembre. e. Comme élément de la proposition de partenariat, un budget sera préparé et soumis, ce budget devant inclure des détails sur les coûts prévus, la nécessité d un personnel administratif et les autres besoins de financement. Si l affiliation est approuvée, un rapport sur le statut du budget sera présenté chaque année pendant la réunion d octobre/novembre. f. Les propositions de partenariat devront inclure un plan descriptif visant la sensibilisation du public à cette collaboration et à ses buts. g. En outre, aucune organisation constituant une alliance ne sera autorisée à solliciter l'aide, à prendre contact ou à communiquer avec les Lions clubs, districts ou districts multiples sans l'autorisation écrite officielle de la LCIF. h. Tout partenariat et toute alliance doit promouvoir l image mondiale de la LCIF et inclure la valorisation appropriée de la LCIF (p.e. l utilisation très visible de l emblème LCIF). i. Le recouvrement monétaire des fonds avancés à l origine par la LCIF peut être envisagé si le cas s'y prête. E. Règlement général sur les remboursements 1. RÈGLES GÉNÉRALES DE L'APUREMENT DES COMPTES Les règles et règlements qui suivent s'appliquent aux états de frais qui sont présentés, concernant les voyages officiels liés à la fondation, si cela est approprié, par les Lions nommés comme membres du Comité Exécutif de la LCIF, du Comité directeur de la Page 9

10 LCIF, les Coordinateurs LCIF de District et de District Multiple, certains membres du Comité consultatif de SightFirst et du Comité consultatif de Lions Quest et d'autres responsables Lions qui représentent la LCIF, à la demande de la fondation. Aucune dépense ne peut être facturée au nom de la personne qui voyage pour la fondation et aucune dépense ne peut être facturée à la fondation ou payée par elle, sauf celles qui sont mentionnées spécifiquement dans ces règles de remboursement. Les voyageurs sont tenus de dépenser les fonds de la fondation de manière prudente et de faire leurs projets de manière appropriée afin que les coûts ne dépassent pas les limites du budget. Le voyageur à la responsabilité de déclarer ses frais réels de voyage, suivant les règles énoncées dans ce document. a. Les états de frais doivent être adressés au service concerné de la fondation, dans un délai de 90 jours à compter du retour chez elle de la personne après sa mission. Si les états de frais sont reçus 90 jours après la date limite, ils peuvent être remboursés avec l'accord d'un officiel administratif, à condition que les raisons valables du retard soient documentées. Les états de frais reçus 120 jours après la date limite, ou plus tard, ne seront pas pris en considération. (1) Pour se faire rembourser les frais de voyage liés à fondation, le voyageur doit présenter un état de frais officiel, portant la signature requise. (2) Pour toute dépense de 25 $US ou davantage, il est nécessaire de présenter le reçu original, à moins que les règlements locaux n exigent autrement. (3) L'itinéraire, une preuve du paiement et toute autre documentation fournie par la compagnie aérienne sont requis pour que le remboursement soit effectué. 2. Les Lions nommés au comité exécutif de la LCIF Les états de frais de voyage, d'hébergement et d'autres dépenses reliées engagées par les membres du comité exécutif de la LCIF qui ne sont pas aussi membres de commissions du conseil d'administration du Lions Clubs International, et ceux d'un compagnon adulte, seront vérifiés et un remboursement approprié sera effectué, selon les règles suivantes : a. Transport : (1) Voyages par avion : Les Lions nommés au comité exécutif de la LCIF et leur compagnon adulte peuvent voyager par avion en classe touriste. Lorsque le vol prévu dure plus de dix heures aller-retour, sans compter les escales pour les correspondances, un billet en classe "affaires" est autorisé. Si la classe "affaires" n'est pas disponible, le remboursement sera basé sur le prix du billet en classe touriste. Les Past Présidents internationaux, accompagnés d un compagnon adulte, seront autorisés à voyager en classe «affaires». Une allocation est disponible pour les trajets aller-retour qui durent plus de dix heures, sans compter les escales pour les correspondances. L'allocation sera l'équivalent de la différence entre le coût réel du billet, moins le tarif le moins cher qui soit Page 10

11 disponible en classe affaires, et doit être signalée au fisc si la loi l'exige. Les voyages en première classe sont autorisés pour les officiels exécutifs, à cause de leurs voyages fréquents. Les dispositions de voyage devraient être prises par l intermédiaire de l agence de voyages de l association. Si l'association n'a pas d'agence préférée locale, le voyageur doit obtenir l'accord du service des voyages avant d'acheter de billet coûtant plus de $US. Le billet d'avion coûtant moins de $US doit être réserver au tarif logique standard le plus bas ou réduit, par la voie la plus directe, dans la classe de service et pour les dates autorisées. (1) Déplacements par automobile : Le remboursement standard pour les kilomètres parcourus est de 41c. US 50c. US par "mile" (25c. US 31c. US par kilomètre), ce qui tient compte des dépenses réelles liées à l'utilisation d'une automobile : carburant, réparations, pièces de rechange, pneus, perte de valeur, assurance etc. [Les changements mis en relief prennent effet le 1 er juillet 2015] (2) Le voyageur peut se déplacer par automobile si cela lui convient et s'il s'agit du mode de transport le moins cher qui soit disponible. Le prix du logement, du stationnement, des kilomètres, des péages, des taxis, des bacs et les frais de transport engagés pendant le déplacement peuvent être remboursés, à condition de ne pas dépasser le prix du voyage aller-retour par avion dans la classe de service autorisée. L'autorisation préalable doit être obtenue pour que le voyageur soit certain de se faire rembourser les dépenses. (3) Voitures de location : Une voiture peut être louée si cette location coûte moins cher à la fondation que d'autres moyens de transport commercial, comme les taxis. Les réservations doivent être faites à l'avance si possible et une voiture de petite taille ou économique doit être demandée. Il incombe au voyageur d'obtenir le meilleur tarif possible selon les exigences du déplacement. Dans le cas des voitures de location aux Etats-Unis (sur le continent), le voyageur doit obtenir l'assurance supplémentaire contre les dommages en cas de collision. Ces coûts ne doivent dépasser le prix du voyage aller-retour par avion, dans la classe de service autorisée. (4) Autres moyens de transport : Il est possible de voyager par le train ou en bus si cela est commode et représente le moyen de transport le moins cher qui soit disponible. L'autorisation préalable doit être obtenue pour que le voyageur soit certain de se faire rembourser les dépenses. Le prix réel d'un taxi, ainsi que le pourboire, seront remboursés. b. Hôtel : Les membres nommés et leur compagnon adulte peuvent réserver une chambre à deux personnes. Le prix raisonnable de la blanchisserie, du nettoyage à sec, du repassage, les pourboires à la femme de ménage et l'utilisation de l'internet peuvent être remboursés. Page 11

12 c. Repas : Le remboursement sera fait pour le montant réel dépensé par la personne nommée et un compagnon adulte, à l'exception des boissons alcoolisées. Le coût de chaque repas doit être précisé sur le formulaire approprié, fourni par l'association. Les reçus détaillés sont requis pour toutes les dépenses liées aux repas. d. Dépenses personnelles : Si la fondation règle les dépenses personnelles d'un Lion qui a été nommé au comité exécutif de la LCIF et de son compagnon adulte, la facture correspondante sera adressée au Lion. Le montant à régler sera déduit de tout état de frais en suspens. Si aucun état de frais du voyageur n'est en suspens, une facture correspondant à la dépense personnelle sera adressée au Lion. e. Règles et conditions générales concernant les dépenses remboursables : Dépenses engagées pendant la durée de la nomination : Les membres du comité exécutif de la LCIF se feront payer leur déplacement entier aller-retour à la convention internationale, ainsi que leurs dépenses, selon le règlement général sur les remboursements, au moment de l achèvement de leur mandat. (1) Dates des réunions : Les dépenses des Lions nommés au comité exécutif de la LCIF seront remboursées pendant le déplacement et pour les hôtels et repas commençant la veille du commencement de la réunion et se terminant le lendemain de la fin de la réunion, selon ce qui est raisonnable et pratique et en respectant leur droit de rester sur place assez longtemps pour écouter le rapport au conseil d'administration international de la part du président de la LCIF. Il est convenu également que les dépenses du membre à la réunion du comité exécutif de la LCIF qui se tient en conjonction avec la convention internationale seront remboursées en commençant la veille du commencement de la réunion du comité exécutif de la LCIF et se terminant le lendemain de la fin de l'assemblée générale annuelle. (2) Billets poinçonnés et reçus de l'hôtel : Les états de frais de transport (sauf pour l'automobile) et de logement ne peuvent pas être remboursés si les états de frais ne s'accompagnent pas des billets de transport poinçonnés, de la preuve du paiement (chèque encaissé ou reçu de la carte bancaire) et des reçus fournis par l'hôtel. (3) Devises utilisées pour le remboursement : Le remboursement sera effectué dans les devises du pays où le membre du comité exécutif de la LCIF a son domicile, sauf dans les cas où les meilleurs intérêts de l'association exigent autrement. (4) Assurance : Les membres du comité exécutif de la LCIF qui ne sont pas aussi membres d'une commission du conseil d'administration international bénéficient d'une couverture de chacun en cas de décès accidentel ou de mutilation. (5) Pays où le transfert des fonds de l'association est limité : Nonobstant toute disposition contraire paraissant dans ce document, si le transfert des fonds de Page 12

13 l'association est limité pendant plus d'un an dans le pays où le Lion a son domicile, les frais du membre du comité exécutif de la LCIF seront remboursés par l'utilisation des fonds qui appartiennent à l'association et sont sujets aux contraintes dans ce pays. 3. Comité directeur de la LCIF, Coordonnateurs LCIF de District multiple et de District, membres du comité consultatif de SightFirst, membres du comité consultatif de Lions Quest et autres responsables Lions qui voyagent pour les affaires de la fondation à la demande de la LCIF : Le même règlement général sur les remboursements qui s applique aux Lions nommés au comité exécutif de la LCIF (, Paragraphe E du Manuel des Règlements du Conseil) s'appliqueront aussi au Comité directeur de la LCIF, aux Coordonnateurs LCIF de District multiple et de District, aux membres du comité consultatif de SightFirst, aux membres du comité consultatif de Lions Quest et les autres responsables Lions qui voyagent pour les affaires de la fondation à la demande de la LCIF avec les exceptions suivantes : a. Transport du compagnon adulte : Les frais de transport du compagnon adulte des membres du Comité directeur de la LCIF, des Coordonnateurs LCIF de District multiple et de District, membres du comité consultatif de SightFirst, membres du comité consultatif de Lions Quest et autres responsables Lions qui voyagent pour les affaires de la fondation à la demande de la LCIF ne sont pas considérés pour le remboursement. b. Assurance : La couverture dont il est question dans le paragraphe 2.e.(5) ci-dessus, ne s'applique pas au Comité directeur de la LCIF, aux Coordonnateurs LCIF de District multiple et de district, aux membres du comité consultatif de SightFirst, aux membres du comité exécutif de Lions Quest, ni aux autres responsables Lions qui voyagent pour les affaires de la fondation à la demande de la LCIF. 4. Autorisation des voyages : Le président de la LCIF peut autoriser les voyages au nom de la LCIF, ainsi que ses propres déplacements, si ces voyages se font conformément au règlement général sur les remboursements et si la dépense est prévue dans le budget de la LCIF. Le président de la LCIF coordonnera ces déplacements de manière à ne pas entrer en conflit avec les voyages du président du Lions Clubs International. F. Dotations 1. Les membres du conseil de la Fondation du Lions Clubs International autorisent la réception de dons offerts exclusivement comme dotation. Ces fonds peuvent être limités seulement aux activités entreprises ordinairement par le Lions Clubs International ou financées par la Fondation du Lions Clubs International. De telles activités comprennent celles qui sont citées dans le Chapitre I, Activités de l'association, du Manuel des Règlements du Conseil d'administration du Lions Clubs International. Page 13

14 2. Le capital des dons en forme de dotation sera maintenu à perpétuité ou bien jusqu'à la date ou l'événement précisé ou convenu par écrit, par le donateur et par la fondation au moment du don. 3. Le revenu provenant des dons en forme de dotation sera utilisé pour les objectifs sans désignation particulière de la fondation, à moins qu'il ne soit précisé autrement au moment du don, et ce revenu sera du ressort des activités normales et généralement acceptées de la fondation. 4. Les restrictions et procédures pour la réception des dons en nature dans le but de financer la portion consistant en dotations de la fondation seront les mêmes que pour la réception des dons en nature offerts sans restrictions à la fondation. 5. Pour les investissements, les dotations peuvent être combinées avec d'autres fonds offerts avec restrictions mais non pas avec les fonds généraux de la fondation, gouvernés par les règlements et procédures standard concernant les investissements de la fondation. 6. Si un donateur le précise au moment d'effectuer le don, toute contribution sous forme de dotation valant $US ou davantage, peut être désignée à un "compte nommé". a. Un donateur qui souhaite faire un don en forme de dotation dont le revenu est alloué à un programme ou but particulier doit être encouragé à inclure une disposition permettant aux membres du conseil de la fondation d'allouer autrement ce revenu si le programme ou but original n'existe plus. b. Les dons en forme de dotation, dont le revenu doit être limité aux programmes actuels de subventions et qui ne comportent pas de telle disposition de ré-allocation, peuvent être acceptés par le directeur général administratif du LCI, le directeur général administratif de la LCIF et le chef du service du développement si, à l'avis de ces trois personnes, la valeur du don et la durée probable du programme justifient une telle décision. a. Le revenu provenant des "comptes nommés" de la fondation, comptes qui ont été offerts au profit d'un programme particulier de la fondation et/ou de l'association peut être alloué à d'autres programmes, suivant une décision du conseil, si le programme original pour lequel le don était désigné n'est plus proposé par la fondation ou par l'association au grand public ou à ses membres ; b. Tous les "comptes nommés" dont le revenu est alloué dans un but particulier autre que les fonds en forme de dotation établis et approuvés généralement par le conseil ont une "validité" de dix ans à compter de la dernière contribution au fonds en question. Après cette période de temps, le capital peut être transféré au fonds sans restrictions de la fondation et le revenu provenant du fonds sera utilisé dans les buts globaux de la charité, ce qui peut comprendre, ou ne pas comprendre, le programme original au profit duquel le don avait été alloué. Page 14

15 7. Tous les "comptes nommés" seront énumérés en permanence sur le rapport annuel de la fondation, à moins que les comptes n'existent plus à cause de l'écoulement d'une période spécifique de temps ou à cause d'un incident spécifique désigné ou convenu par le donateur au moment de faire le don. 8. Un don de $US ou davantage peut être versé dans un "compte nommé" existant, s'il est désigné ainsi par le donateur au moment de faire le don. 9. Un don combiné valant US$ ou davantage, effectué en même temps par plusieurs donateurs individuellement et non pas par des clubs, districts ou districts multiples en n'ayant pas été sollicité du grand public, peut être désigné comme un "compte nommé". Deux ou plusieurs donateurs peuvent agir à l'unisson pour se faire attribuer un "compte nommé" même si leurs dons individuels sont inférieurs à $US. 10. Tout don en forme de dotation qui vaut moins de US$ et tout don en forme de dotation, quelle que soit sa valeur, que le donateur ne souhaite pas faire désigner comme "compte nommé" sera déposé dans le fonds général approprié des dotations qui correspondent à l'activité particulière du donateur. 11. Ceux qui offrent des dons au programme de dotations de la fondation doivent être encouragés à allouer le revenu provenant de leur don aux activités désignées de manière précise et approuvées par le conseil. 12. Un donateur qui souhaite faire un don en forme de dotation dont le revenu est alloué à un programme ou but particulier doit être encouragé à inclure une disposition permettant aux membres du conseil de la fondation d'allouer autrement ce revenu si le programme ou but original n'existe plus. 13. Les dons en forme de dotation, dont le revenu doit être limité aux programmes actuels de subventions et qui ne comportent pas de telle disposition de réallocation, peuvent être acceptés par le Directeur Général Administratif senior, le chef de division et le chef du service du développement si, à leur avis commun, la valeur du don et la durée probable du programme justifient une telle décision. 14. Les dons en forme de dotation, dont l'intérêt est limité à un but précis autre que les activités continues de la fondation et/ou de l'association, peuvent être acceptés seulement avec l'accord du conseil de la fondation et suivant une résolution appropriée. 15. La source primaire, mais non pas la seule, des fonds en forme de dotation, doit consister en dons en espèces de la succession, sous forme de dons planifiés avec l'aide des conseils professionnels, de dons en nature, ou de testaments, trusts, legs ou polices d'assurances. 16. Le but de ces fonds est la consolidation des réserves financières de la fondation, pour assurer la continuation efficace des services rendus par la fondation. La désignation des Page 15

16 formes actuelles de soutien opérationnel à la fondation en tant que dons sous forme de dotations est fortement découragée. 17. Suivant les conditions citées ci-dessus, les dons en forme de dotation peuvent être acceptés au nom de la fondation par deux personnes parmi celles citées ci-après : le Directeur Général Administratif senior, le chef de la division de la Fondation du Lions Clubs International ou le chef du Service du Développement ; ou, soit le Directeur Général Administratif senior, le chef de la division de la Fondation du Lions Clubs International, ou le chef du Service du Développement, en conjonction avec un ou des membres du conseil de la fondation. G. RÈGLEMENT INTERDISANT LA DISCRIMINATION 1. Règlement interdisant la discrimination - emploi La Fondation du Lions Clubs International est un employeur qui offre des occasions égales à tous. Toute discrimination basée sur la race, la religion, l'âge, le sexe, l'origine nationale, l'invalidité, les handicaps, la situation maritale, l'ascendance, le statut d'ancien combattant ou autre statut protégé par la loi, est interdite et ne sera pas tolérée. 2. Règlement interdisant la discrimination - Programme La Fondation du Lions Clubs International s'engage au principe de la non- discrimination dans tous les programmes et ne tient pas compte de la race, de la religion, de la croyance, du sexe, de l'âge, de l'origine nationale ou de l'invalidité. Les membres du conseil s'engagent à respecter ce règlement et exhortent chaque Lions club qui participe aux oeuvres financées par la fondation à respecter les règles de conduite et les buts du Lions Clubs International en favorisant la cause commune de l'amitié et du service, de manière non discriminatoire, dans toutes les activités. H. TRANSACTIONS BANCAIRES 1. Comptes bancaires QU'IL SOIT RESOLU, Que deux des personnes nommées ci-après soient autorisés par le présent document et aient les moyens, conjointement, de désigner, dans chaque pays où les Lions Clubs sont ou peuvent être implantés, les tâches suivantes au nom de la Fondation du Lions Clubs International : a. Ouvrir et fermer les comptes de dépôt, signer les contrats liés aux comptes et signer les contrats concernant les versements et autres services. Page 16

17 b. Signer et autoriser les chèques, traites bancaires et bordereau de retrait et tout autre ordre de paiement de fonds, que ce soit sous forme papier, électronique ou par tout autre moyen. c. Conclure des accords pour les transactions bancaires en ligne au nom de la Fondation du Lions Clubs International. 2. Personnes autorisées Les noms et signatures authentiques, manuelles ou par fac-similé, des personnes autorisées sont les suivantes : Maryellen Skerik, Trésorière du LCI Mark Koerlin, Chef du Service de la comptabilité au LCI Janet Bianchetta, Chef du service des rapports financiers et de la conformité budgétaire au LCI Christine Hastings, Analyste financière de la LCIF I. INVESTISSEMENTS 1. Rentes aux fins de bienfaisance QU'IL SOIT RESOLU, Que Le dépositaire de la fondation pour la sauvegarde des rentes de bienfaisance sera la Northern Trust Company. QU'IL SOIT EGALEMENT RESOLU, Que Le Directeur général administratif senior, le Chef de la Division de la LCIF, la Trésorière de la LCIF ou l'analyste financier de la LCIF sont autorisés par le présent document de prendre les décisions nécessaires, selon cet accord, au nom de la fondation, pour mettre en application l'intention et la signification de cet accord. QU'IL SOIT EGALEMENT RESOLU, Que Deux officiels (n'importe lesquels) de cette fondation peuvent déléguer, par écrit, une partie de l'autorité accordée dans le paragraphe précédent ou toute celle-ci, aux autres officiels ou employés de la fondation si, à leur seule discrétion absolue, cette décision semble recommandée de temps en temps. QU'IL SOIT EGALEMENT RESOLU, Que La Northern Trust Company a le droit, par rapport à cette fondation, de présumer conclusivement que les personnes ainsi agréées et occupant ces postes continueront de le faire, sauf avis écrit contraire de la part du secrétaire de la fondation. QU'IL SOIT EGALEMENT RESOLU, Que Cette résolution restera en vigueur et engagera cette fondation jusqu'à ce qu'elle soit révoquée et que le faire part écrit de cette révocation ait été livré à The Northern Trust Company, dans son bureau à Chicago, Illinois. Page 17

18 2. Les décisions sur le investissements de la fondation seront basées sur la déclaration du règlement approuvé par le conseil pour les investissements concernant le fonds général humanitaire, les fonds de SightFirst II et les fonds testamentaires. La déclaration de règlement sur les investissements doit suivre les formats traditionnels utilisés par l'industrie et doivent à tout moment être conformes aux statuts de la fondation (Article XI). Cette déclaration de règlement sur les investissements sera conservée dans le bureau du chef de la division et sera examinée tous les ans par le comité exécutif et mise à jour selon le besoin. Les autorisations requises pour prendre des décisions concernant les investissements, autres que celles qui sont explicitées dans la déclaration du règlement sur les investissements, sont les suivantes : a. Le conseil des administrateurs de la fondation doivent approuver la modification des déclarations de règlement sur les investissements, y compris de la répartition des actifs. b. Le conseil des administrateurs doit approuver tout changement en ce qui concerne les conseillers/consultants en matière d'investissements. c. Le transfert des fonds des comptes de gestion des fonds liquides pour les opérations vers les comptes d'investissements, ou l'inverse, sera effectué selon le besoin avec l'accord du directeur général administratif senior de la LCIF, du chef de la division de la LCIF ou du trésorier de la LCIF. J. PROCEDURES DE COMPTABILITE 1. Système de comptabilité Les dossiers financiers de la Fondation Internationale des Lions Clubs sont maintenus selon les principes de comptabilité qui sont généralement acceptés aux Etats-Unis (Generally Accepted Accounting Policies ou GAAP) et conformément aux règles locales et nationales. La préparation des bilans financiers, conformément aux principes GAAP, exige que la gestion fasse des estimations et suppositions qui influencent la valeur déclarée de l'actif et du passif et la divulgation de l'actif et du passif éventuel à la date des bilans financiers et les montants déclarés du revenu et des dépenses pendant la période dont il est question dans le rapport. Les résultats réels peuvent ne pas correspondre aux estimations. Tous les montants sont cités en dollars américains. K. AGENTS FISCAUX Pays Nom Validité Inde Neville Mehta 29/06/06 Page 18

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