Votre solution Taxe de séjour. Guide utilisateur du portail de télé-déclaration

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1 Votre solution Taxe de séjour Guide utilisateur du portail de télé-déclaration Version 3.2 février 2016

2 Sommaire 1 Accès au portail de télé-déclaration Créer un nouveau compte Se connecter au portail Récupérer un mot de passe Accueil Mon compte Informations personnelles Modification du compte Demande de modification Annuler une demande de modification Hébergement Informations d un hébergement Modifier un hébergement existant Statistiques sur un hébergement Les périodes de fermeture Créer une période de fermeture Modifier une période de fermeture Supprimer une période de fermeture Déclaration Informations sur les étapes d une déclaration Saisir un registre du logeur Saisie manuelle Importation d un fichier CSV Modifier un registre du logeur Déclarer sa fréquentation Consulter une déclaration Paiement en ligne Impression Imprimer des documents récapitulatifs Imprimer vos factures et reçus Changer de mot de passe /31

3 9 Documents F.A.Q Contact /31

4 1 Accès au portail de télé-déclaration Le portail de télédéclaration vous permettra de créer votre compte ou bien de rentrer directement dans votre compte grâce à l identifiant et au mot de passe fournis par le référent taxe de séjour de votre territoire. 1.1 Créer un nouveau compte Pour les nouveaux hébergeurs n'ayant aucun identifiant ni mot de passe de connexion, vous avez la possibilité de créer un compte sur la plateforme de télé-déclaration de votre collectivité. 4/31

5 1. Dans votre navigateur internet, allez sur la page suivi du nom de votre collectivité. La page de connexion au logiciel et au portail Taxe de Séjour s'affiche. 2. Cliquez sur le bouton Je crée mon compte hébergeur pour accéder au formulaire de création d'un compte. 3. Dans l'onglet Vous, saisissez vos informations personnelles dans les champs correspondants, en particulier ceux avec le symbole (*) car obligatoires, puis cliquez sur le bouton Étape suivante. 4. Dans l'onglet Vos hébergements, saisissez les informations relatives aux hébergements que vous gérez, puis cliquez sur le bouton Étape suivante. Utilisez le bouton Autre hébergement d hébergements que nécessaire. pour ajouter autant Dans le cas des meublés et chambres d hôtes, vous avez la possibilité d imprimer un formulaire Cerfa pré-rempli, que vous pourrez envoyer à votre collectivité : 5. Dans l onglet Pièces jointes, vous pouvez joindre un fichier de votre ordinateur à votre demande, puis cliquez sur le bouton Étape suivante. 6. Cliquez enfin sur le bouton Je crée mon compte dans l onglet Validation, pour valider votre demande de création de compte. 5/31

6 Un vous sera envoyé, vous confirmant que votre demande a été prise en compte par la collectivité. Votre collectivité activera votre compte et vous fera parvenir votre identifiant et votre mot de passe de connexion au portail de télé-déclaration. 1.2 Se connecter au portail 1. Dans votre navigateur internet, allez sur la page suivi du nom de votre collectivité. La page de connexion au logiciel et au portail Taxe de Séjour s'affiche. 2. Saisissez votre identifiant (login) et votre mot de passe. Votre identifiant est l'adresse que vous avez communiquée à votre référent taxe de séjour. Si vous n'avez pas renseigné d'adresse , vous ne pouvez pas vous connecter. 3. Cliquez sur le bouton Connexion pour accéder au portail. La page d'accueil du portail de télé-déclaration du logiciel Taxe de Séjour s'affiche. Cas de la première connexion : vous êtes dirigé automatiquement vers la page de modification de votre mot de passe lors de votre première connexion. Cette étape est obligatoire pour garantir la confidentialité de vos données. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez votre ancien mot de passe ainsi que le nouveau mot de passe que vous souhaitez utiliser. 5. Cliquez sur le bouton Modifier pour enregistrer votre nouveau mot de passe. Un message vous confirmant la modification s'affiche. 6/31

7 1.3 Récupérer un mot de passe Vous avez la possibilité de vous faire envoyer un mot de passe pour votre première connexion ou en cas d'oubli. 1. Dans votre navigateur internet, allez sur la page suivi du nom de votre collectivité. La page de connexion au logiciel et au portail Taxe de Séjour s'affiche. 2. Saisissez votre adresse dans le cadre intitulé Mot de passe perdu? Votre adresse doit être celle que vous avez communiquée à votre référent taxe de séjour. Si vous n'avez pas renseigné d'adresse , vous ne pouvez pas obtenir de mot de passe. 3. Cliquez sur le bouton Envoyer pour valider votre demande de mot de passe. Un vous est envoyé avec un nouveau mot de passe de connexion. 7/31

8 2 Accueil La page d'accueil du portail de télé-déclaration de la taxe de séjour est une page informative, sur laquelle apparaît le message d'accueil, les news et des sondages. Cette page est régulièrement mise à jour, ce qui l'amène à évoluer tout au long de l'année. Elle peut aussi être animée en plusieurs langues si nécessaire. Le message d'accueil vous rappelle brièvement ce qu'il vous est possible de faire par l'intermédiaire du portail de télé-déclaration. Vous pouvez répondre à des sondages et en visualiser les résultats. Afin de ne pas fausser les résultats, vous ne pouvez répondre qu une seule fois à un sondage. Le cadre réservé aux news est régulièrement alimenté, vous informant sur des sujets d actualité en lien avec le tourisme. 8/31

9 3 Mon compte 3.1 Informations personnelles Vous avez la possibilité de modifier directement certaines informations personnelle liées à votre compte (Téléphone, Portable, Fax). 1. Dans le bandeau principal, cliquez sur le bouton Mon Compte. Le récapitulatif de vos informations personnelles s affiche. 2. Saisissez les nouvelles informations dans les champs éditables. 3. Cliquez sur le bouton Modifier en bas de page pour enregistrer les modifications effectuées. Un message vous confirmant la modification s'affiche. Si vous constatez des erreurs sur les éléments non modifiables ou que vous souhaitez compléter ces informations, utilisez le bouton Modifier mon compte. 3.2 Modification du compte Demande de modification Vous pouvez effectuer une demande de modification des éléments de votre compte sur vos informations personnelles ou vos hébergements à votre collectivité. 9/31

10 1. Dans le bandeau principal, cliquez sur le bouton Mon Compte. Le récapitulatif de vos informations personnelles s affiche. 2. Cliquez sur le bouton Modifier mon compte en haut de page à droite. Le formulaire de demande de modification s'affiche. 3. Pour une modification vous concernant ou concernant l un de vos hébergements existants, cliquez sur le bouton Demande de modification en bas de page. La page s affiche à nouveau, mais avec des champs éditables. En cas de demande de nouvel hébergement, remplissez les champs dans l onglet correspondant et cliquez sur le bouton Valider la demande. Une fenêtre de confirmation de votre demande s affiche, vous précisant que la demande vous est également adressée par . Dans le cas des meublés et chambres d hôtes, vous avez la possibilité d imprimer un formulaire Cerfa pré-rempli, que vous pourrez envoyer à votre collectivité : 4. Modifiez l information désirée, puis cliquez sur le bouton Valider la demande. Une fenêtre de demande de confirmation s affiche. 5. Cliquez sur le bouton Valider pour confirmer votre demande. Une fenêtre de confirmation de prise en compte de votre demande s affiche, vous informant également qu un de confirmation vous a été adressé Annuler une demande de modification Vous pourrez annuler une demande de modification tant qu elle n a pas été traitée par votre collectivité, en cliquant sur le bouton Annuler la demande. 10/31

11 11/31

12 4 Hébergement 4.1 Informations d un hébergement Modifier un hébergement existant Vous avez la possibilité de modifier directement certaines informations liées à vos hébergements. Si vous constatez des erreurs sur les éléments non modifiables ou que vous souhaitez compléter ces informations, contactez votre référent taxe de séjour ou utilisez le bouton Modifier mon compte. 1. Dans le bandeau principal, cliquez sur le bouton Hébergement. La liste de vos hébergements et de vos périodes de fermetures s'affiche. 2. Dans la partie Mes Hébergements, cliquez sur l'intitulé de l'hébergement que vous souhaitez modifier. La fiche d'information de l'hébergement s'affiche. 12/31

13 3. Saisissez les nouvelles informations dans les champs éditables. 4. Cliquez sur le bouton Modifier pour enregistrer les modifications effectuées. Un message vous confirmant la modification s'affiche Statistiques sur un hébergement Vous avez également la possibilité de consulter des statistiques montrant la fréquentation mensuelle de vos hébergements, ainsi que le taux d occupation pour les hôtels et campings. Ces graphiques sont situés sur la page Informations hébergement, sous le formulaire. Ils montrent l évolution de la fréquentation et du taux d occupation, ainsi qu une comparaison entre l année en cours et l année précédente. 13/31

14 4.2 Les périodes de fermeture Créer une période de fermeture Vous avez la possibilité de créer une période de fermeture associée à l'un de vos hébergements. La gestion des périodes de fermeture n est accessible que si votre collectivité en a fait la demande. 14/31

15 1. Dans le bandeau principal, cliquez sur le bouton Hébergements. La liste de vos hébergements et de vos périodes de fermetures s'affiche. 2. Dans la partie Mes Périodes de fermetures, cliquez sur le bouton Nouvelle période de fermeture. La fiche de création d'une période de fermeture s'affiche. 3. Indiquez les informations de la période de fermeture dans les champs prévus à cet effet : Hébergement : permet de définir à quel hébergement est liée la période de fermeture, Date de fermeture : permet d'indiquer le début de la période de fermeture, Date de réouverture : permet d'indiquer la fin de la période de fermeture, Motif : permet d'indiquer le motif de la période de fermeture. 4. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer la nouvelle période de fermeture. Un message vous confirmant la modification s'affiche Modifier une période de fermeture Vous avez la possibilité de modifier les informations liées à une période de fermeture existante. La gestion des périodes de fermeture n est accessible que si votre collectivité en a fait la demande. 15/31

16 1. Dans le bandeau principal, cliquez sur le bouton Hébergements. La liste de vos hébergements et de vos périodes de fermetures s'affiche. 2. Dans la partie Mes Périodes de fermetures, cliquez sur l'intitulé de la période de fermeture à modifier. La page de modification de la période de fermeture s'affiche. 3. Modifiez les informations souhaitées. 4. Cliquez sur le bouton Modifier pour enregistrer les modifications effectuées. Un message vous confirmant la modification s'affiche Supprimer une période de fermeture Vous avez la possibilité de supprimer les informations liées à une période de fermeture existante. La gestion des périodes de fermeture n est accessible que si votre collectivité en a fait la demande. 1. Dans le bandeau principal, cliquez sur le bouton Hébergements. La liste de vos hébergements et de vos périodes de fermetures s'affiche. 16/31

17 2. Dans la partie Mes Périodes de fermetures, cliquez sur l'intitulé de la période de fermeture à supprimer. La page de modification de la période de fermeture s'affiche. 3. Cliquez sur l icône pour supprimer la période de fermeture. Un message de demande de confirmation s affiche. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider la suppression de la période de fermeture. Un message vous confirmant la suppression s'affiche. 17/31

18 5 Déclaration 5.1 Informations sur les étapes d une déclaration La déclaration de vos hébergements se fait en deux étapes : 1. Saisie du registre du logeur Le registre du logeur vous permet de saisir les informations de fréquentation de votre hébergement, et ce, au fur et à mesure. Vous avez la possibilité de modifier et de sauvegarder à volonté les registres liés à vos hébergements entre le 1er jour du mois concerné et la date limite de validation fixée par votre collectivité. 2. Déclaration de l'hébergement La déclaration du registre du logeur lié à votre hébergement se fait aux dates définies par votre collectivité. Les jours de fermetures que vous avez spécifiés sont pris en compte dans votre registre du logeur, entraînant leur verrouillage dans la saisie des données. En cas de fermeture durant un mois complet, vous ne serez pas relancé pour non déclaration. Si la période pour déclarer votre registre du logeur est dépassée, contactez votre référent taxe de séjour. 18/31

19 5.2 Saisir un registre du logeur Saisie manuelle Vous avez la possibilité de saisir manuellement les données de fréquentation de chacun de vos hébergements. Votre collectivité détermine le format de votre grille de déclaration : au séjour, journalière ou mensuelle. 1. Dans le bandeau principal, cliquez sur le bouton Déclaration. Les boutons de saisie et la liste des dix dernières déclarations s'affichent. 2. Cliquez sur le bouton Saisie manuelle du registre pour saisir les données de fréquentation. La page de création d'un nouveau registre s'affiche. 3. Sélectionnez l'hébergement et le mois concernés par le registre. 4. Cliquez sur le bouton Commencer pour débuter la saisie des informations du registre du logeur. Un tableau éditable s'affiche. 5. Complétez le tableau : déclarations au séjour : saisissez les champs dates, nombre d unités louées et le nombre de personnes à taux plein / exonérées, ainsi qu éventuellement la provenance. déclarations journalières : saisissez pour chaque jour du mois (une ligne par jour) le nombre d unités louées et le nombre de personnes à taux plein / exonérées. déclarations mensuelles : saisissez le nombre d unités louées et le nombre de personnes à taux plein / exonérées. Les champs montants et la colonne TOTAL sont calculés automatiquement en fonction de vos informations saisies. 6. Cliquez sur le bouton OK ou Sauvegarder pour enregistrer le registre du logeur. Un message vous confirmant la modification s affiche. 19/31

20 Enregistrement au séjour Enregistrement journalier Enregistrement mensuel Importation d un fichier CSV Vous avez la possibilité d'importer un fichier.csv provenant de votre logiciel hôtelier et contenant toutes les informations nécessaires à la saisie du registre du logeur. 20/31

21 L import CSV est un fichier au format accepté par le logiciel. Votre collectivité peut vous le communiquer. A vous de vous rapprocher de votre éditeur de logiciel métier pour qu il puisse en être extrait. Si vous gérez vos logements avec un tableur, il vous est également possible de transformer vos données au format cible afin d éviter toute ressaisie. 1. Dans le bandeau principal, cliquez sur le bouton Déclaration. Les boutons de saisie et la liste des dix dernières déclarations s'affichent. 2. Cliquez sur le bouton Importer le registre fichier.csv pour importer les informations de votre logiciel hôtelier dans un registre du logeur. La page de création d'un nouveau registre s'affiche. 3. Sélectionnez l'hébergement auquel est rattaché le registre. La période sur laquelle s'étend le registre s'affiche automatiquement. 4. Cliquez sur le bouton Parcourir ou Choisissez un fichier selon votre navigateur, puis cherchez sur votre ordinateur le fichier.csv à importer. 5. Sélectionnez le fichier à importer, puis cliquez sur le bouton Ouvrir de la fenêtre de navigation. 6. Cliquez sur le bouton Commencer pour débuter l'importation des informations dans le registre du logeur. Un message vous confirmant la modification s'affiche. Le fichier importé remplit la grille de déclaration pour vous. 21/31

22 5.3 Modifier un registre du logeur Vous avez la possibilité de modifier à tout moment les informations contenues dans le registre du logeur lié à votre hébergement. 1. Dans le bandeau principal, cliquez sur le bouton Déclaration. Les boutons de saisie et la liste des dix dernières déclarations s'affichent. 2. Cliquez sur le bouton Saisir le Registre pour modifier le contenu du registre du logeur souhaité. Les informations du registre s'affichent dans un tableau. 3. Pour modifier les champs souhaités : Pour les déclarations au séjour : cliquez sur le lien Modifier en bout de ligne, pour rendre les champs éditables, puis modifiez ce que vous souhaitez. Pour les déclarations journalières ou mensuelles, modifiez directement les champs souhaités. Les calculs se mettent à jour automatiquement. 4. Cliquez sur le bouton OK ou Sauvegarder pour enregistrer les modifications apportées. Un message vous confirmant la modification s'affiche. 5.4 Déclarer sa fréquentation Vous avez la possibilité de déclarer les informations saisies dans le registre du logeur de vos hébergements. 1. Dans le bandeau principal, cliquez sur le bouton Déclaration. Les boutons de saisie et la liste des dix dernières déclarations s'affichent. 2. Cliquez sur le bouton Valider pour Déclaration pour déclarer vos donnés saisies. Un message de demande de confirmation, récapitulant les informations importantes de la déclaration, s'affiche. 22/31

23 3. Si vous êtes d'accord avec les informations mentionnées, cliquez sur le bouton Valider pour valider la déclaration (attention, cette action est définitive). Un message vous confirmant la validation s'affiche. Vous avez également la possibilité de valider directement votre déclaration juste après l avoir effectuée, en cliquant sur le bouton Valider pour déclaration, qui s affiche sous le message de confirmation de la déclaration. 5.5 Consulter une déclaration Vous avez la possibilité de consulter le registre d'une déclaration validée, qui n'est donc plus modifiable. 1. Dans le bandeau principal, cliquez sur le bouton Déclaration. Les boutons de saisie et la liste des dix dernières déclarations s'affichent. 2. Cliquez sur le bouton Voir le Registre de la déclaration que vous souhaitez consulter. Le registre de la déclaration s'affiche. 23/31

24 6 Paiement en ligne Si le paiement par carte bancaire est paramétré, vous avez la possibilité de payer vos factures en ligne. 1. Dans le bandeau principal, cliquez sur le bouton Payer. La liste de vos factures non payées s affiche. 2. Cliquez sur l icône, puis suivez les consignes pour effectuer le paiement en ligne. Vous avez également la possibilité de visualiser et imprimer vos factures en cliquant sur l icône (imprimante). Cette possibilité est également offerte dans la rubrique Impression. 24/31

25 7 Impression 7.1 Imprimer des documents récapitulatifs Vous avez la possibilité d imprimer différents documents récapitulatifs comptables, concernant un hébergement : un état récapitulatif mensuel, trimestriel, semestriel ou sur une période libre, le registre hébergeur (sur un ou plusieurs mois), le registre au séjour (sur un mois, plusieurs mois ou une période libre), la liste des déclarations (sur un ou plusieurs mois), un reçu de séjour, sur une période libre, une fiche Cerfa de déclaration pré-remplie (pour les meublés et chambres d hôtes). 1. Dans le bandeau principal, cliquez sur le bouton Impression. L écran permettant l impression de différents documents s affiche, ainsi que la liste de vos factures non payées et de vos reçus. 2. Choisissez l hébergement concerné dans la liste déroulante, puis le type de document. Selon le choix du document, un type de période s affiche (mois, trimestre, semestre, période libre). 3. Choisissez votre période, puis cliquez sur le bouton Aperçu avant impression. Un fichier au format.pdf s affiche, vous permettant ensuite de l imprimer. 25/31

26 Exemple d état récapitulatif (sur une période libre) Exemple de registre hébergeur (sur 1 mois) Exemple de registre du logeur au séjour (par période libre) Exemple de reçu de séjour (par période libre) 26/31

27 7.2 Imprimer vos factures et reçus Vous avez la possibilité d imprimer vos factures non payées, ainsi que vos reçus. 1. Dans le bandeau principal, cliquez sur le bouton Impression. L écran permettant l impression de différents documents s affiche, ainsi que la liste de vos factures non payées et de vos reçus. 2. Choisissez l un des onglets Mes Factures ou Mes reçus, puis cliquez sur l icône (imprimante) sur la ligne correspondante au document que vous souhaitez imprimer. Un fichier au format.pdf s affiche, vous permettant ensuite de l imprimer. 27/31

28 8 Changer de mot de passe Vous avez la possibilité de changer votre mot de passe, pour des raisons de sécurité ou pour éviter de l'oublier s'il est trop compliqué. 1. Dans le bandeau principal, cliquez sur le bouton Mot de Passe. La page de modification du mot de passe s'affiche. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez votre ancien mot de passe ainsi que le nouveau mot de passe que vous souhaitez utiliser (2 fois). 3. Cliquez sur le bouton Modifier pour valider le changement de mot de passe. Un message vous confirmant la modification s'affiche. Votre mot de passe est crypté et n est pas visible pour la collectivité. 28/31

29 9 Documents Vous avez la possibilité de consulter les documents mis à disposition dans le logiciel par votre référent. 1. Dans le bandeau principal, cliquez sur le bouton Documents. La liste des documents consultables s'affiche. 2. Cliquez sur l'intitulé du document souhaité pour le consulter. Le document s'affiche dans un nouvel onglet ou dans une nouvelle page selon son format. 29/31

30 10 F.A.Q Vous avez la possibilité de consulter un ensemble de questions et de réponses les plus courantes concernant la taxe de séjour et pouvant répondre à certaines de vos interrogations. La liste des questions / réponses est gérée par votre référent taxe de séjour, qui l alimente régulièrement. 1. Dans le bandeau principal, cliquez sur le bouton F.A.Q. La liste des questions de la FAQ s'affiche. 2. Cliquez sur une question pour accéder directement à sa réponse, située plus bas dans la page. 30/31

31 11 Contact Vous avez la possibilité de contacter votre référent taxe de séjour pour toute question complémentaire. 1. Cliquez sur le bouton Contact dans le bandeau principal. La fenêtre de contact s'affiche, avec : un champ de message à remplir, la possibilité de choisir une pièce jointe, les coordonnées complètes de votre référent. 2. Pour contacter votre référent via le portail, saisissez votre message dans le champ prévu à cet effet. 3. Cliquez sur le bouton Envoyer pour envoyer le formulaire à votre structure. Un message confirmant l'envoi du formulaire s'affiche. 31/31

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