Règlement Salle Festive

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1 A - Réservation Règlement Salle Festive Les réservations se font à l accueil de la mairie pendant les horaires d ouverture soit les Lundi, Mardi, Mercredi, Vendredi de 9h à 12h30 et de 13h30 à 17h, le Jeudi de 9h à 12h30 et le samedi de 9h à 12h. Le locataire ne peut réserver que pour son propre compte et pour l usage défini à la location. Pour un meilleur service, le locataire se verra proposer des locations ou prêt de matériel en option. Une convention fixera les conditions et le montant de la location ainsi que de la caution. La réservation n est effective qu après signature de la convention par le maire ou son représentant. La cuisine ne peut être réservée que par les locataires des salles 2/3 ou entière. Si un locataire de la salle 1/3 souhaite la louer, il ne pourra le faire que dans les 15 jours précédents la date de location et sous condition qu elle ne soit pas réservée par le locataire éventuel de la salle 2/3. La salle de répétition peut être mise à disposition du locataire des salles 1/3 ou entière à condition que la salle culturelle ne soit pas louée pendant la période. Lors de la réservation le locataire devra s acquitter d un acompte fixé à 30% du montant de la location. En cas d annulation l acompte sera reversé au demandeur pour tout dédit signifié à la commune plus de 30 jours avant la date de location et postérieurement en cas de force majeure dûment justifié et accepté par le maire. B- Responsabilité Lors de la signature de la convention le locataire fournira une attestation d assurance responsabilité civile couvrant tous les dommages liés à la location qui sera fourni lors de la réservation ou au plus tard trois mois avant le jour de la location. Lors de la signature de la convention le locataire se verra remettre le règlement d utilisation des espaces loués et s engage à le respecter. Ainsi le locataire s engage à ne pénétrer que dans les zones spécifiées lors de la location : exemple, lors de la location sans cuisine le locataire veillera à ce qu aucun des invités ne pénètre dans cette zone. Règlement d

2 Chaque locataire de la salle devra faire, si besoin, les déclarations nécessaires aux administrations compétentes (SACEM, URSSAF ) En cas d ouverture de bar au public, les associations devront déposer une demande d autorisation d ouverture de débit temporaire de boissons en Mairie de Bouvron au plus tard 15 jours avant l utilisation de la salle. Il est rappelé que le tapage nocturne est réprimé par la loi et que la responsabilité du locataire peut-être engagée en cas d ivresse de l un des convives La municipalité attentera une action en justice pour toute introduction de produits stupéfiants dans l enceinte. Le locataire est responsable du matériel de sonorisation qui pourrait lui être prêté et devra veiller à ce qu aucun câble ne présente de danger pour la circulation dans les salles. C- Remise de badges La remise du badge d accès s effectuera à l accueil de la mairie contre dépôt du chèque de caution. L heure et jour de l état des lieux d entrée seront fixés par la municipalité en accord avec l utilisateur. Le badge et éventuellement la clef qui lui seront remis seront adaptés aux usages. D- Consignes de sécurité Le locataire n a en aucun cas accès aux locaux techniques non autorisés tout contrevenant engage sa responsabilité. A aucun moment de la location le nombre de personnes présentes sur le site ne devra dépasser la capacité maximum des salles. Salle Surface Capacité Salle Festive entière 450 m2 1 personne par m² disponible (hors espaces réservés à une scène) soit 450 personnes maximum Salle Festive 1/3 150 m2 150 personnes Salle Festive 2/3 300 m2 300 personnes Règlement d

3 Ne pas obstruer les issues de secours. Veiller à laisser les dégagements libres. Lors de la visite d état des lieux, les consignes incendie seront stipulées à l utilisateur. Il est interdit de déposer ou d entreposer des produits inflammables dans la réserve bar de la salle festive. Il est strictement interdit de fumer dans les salles. Un téléphone est disponible dans chaque salle pour joindre les services de secours et l élu de permanence. Les mécanismes de sécurité ne devront être actionnés qu en cas d urgence. Le locataire sera tenu responsable d un usage inadéquat de ces derniers. Aucun matériel de cuisson ne devra être introduit dans les locaux (barbecue, bouteille de gaz, four.) ainsi qu aucun équipement ne respectant les normes anti-feu (exemple : tentures...) Le locataire devra s assurer de la sécurité des biens et des personnes sur le site en portant une attention particulière aux stationnements sur les voies publiques. Lors de son départ des lieux, le locataire devra s assurer qu aucune personne n est présente dans le bâtiment et particulièrement dans les locaux annexes (rangements, vestiaires.) E- Consignes d utilisations 1) en général Les fiches techniques des matériels loués ou prêtés seront à disposition des utilisateurs qui devront s y conformer. Le chauffage des salles est réglé à distance, aucune intervention n est à réaliser par le locataire. En aucun cas les utilisateurs ne devront manœuvrer les éléments du mur mobile. Il est interdit de jouer au ballon à l intérieur des salles. Règlement d

4 Il est interdit d introduire des bouteilles de gaz notamment pour une tireuse à bière dans la salle festive. Une tireuse est déjà disponible dans le hall au bar. Il est interdit de poser sur le parquet autre chose (fûts de boissons, scotch double face ) que le mobilier autorisé de la salle Le mobilier ne doit pas être disposé à l extérieur de la salle. Les feux d artifice sont interdits dans le périmètre des salles. L heure limite d utilisation pour repas, banquets, mariages, bal ou tout évènement accueillant du public est fixée à 1h30. Il est demandé aux utilisateurs d avoir un comportement «économe des énergies». Tout organisateur devra avoir quitté les lieux au plus tard à 3 heures du matin, heure où l alarme se mettra automatiquement en route. Tous les déchets devront être mis dans les poubelles à l exception des matériaux recyclables qui devront être déposés dans les colonnes de tri sélectif. Les containers de poubelles seront à ranger dans les locaux prévus à cet effet, locaux qui seront spécifiés lors de l état des lieux. Les utilisateurs devront ranger le mobilier dans les locaux respectifs à chaque salle. Le nettoyage des locaux est à la charge de l utilisateur selon les critères suivants : o Pour les cuisines, sanitaires et locaux annexes, ils devront être lavés et rendus propres. Le matériel devra être remis dans la configuration de début de location. o Les inox ne devront être nettoyés qu à l eau claire. L usage de produit est formellement proscrit. o Pour les halls et salles ils devront être balayés et rendus propres mais sans lavage des sols. o Le nettoyage des abords est également à la charge des utilisateurs o En cas de non respect de ces consignes le coût réel du nettoyage sera facturé à l utilisateur 2) Utilisation des cuisines Il s agit d un office traiteur. La cuisine est équipée de 4 plaques électriques et d un four ne pouvant être utilisé que pour le réchauffement des liaisons froides. Une fiche technique des appareils vous sera remise en cas de réservation de la cuisine. Les matériels ne devront être utilisés que dans le respect de cette fiche. En cas de Règlement d

5 détérioration d un matériel consécutive à un mauvais usage, la mairie conservera la caution et facturera le coût réel de la réparation. Le four «principal» est seulement destiné au réchauffement des plats. Bien que le four de maintien en température soit sur roulettes, son usage est interdit sur le parquet des salles festives. Le lavage des sols est de la responsabilité de l usager, il devra être réalisé avec l appareil prévu à cet effet dans le local Lors de la réservation des cuisines le lave-vaisselle est mis à disposition de l utilisateur. Ce dernier ne séchant pas, le locataire devra prévoir le matériel nécessaire. Pour l utilisation de ce lave-vaisselle, des pastilles seront fournis au locataire en nombre correspondant à celui des convives attendus. Tout autre produit est formellement proscrit. 3) Utilisation des salles festives (1/3,2/3, entière) avec ou sans cuisine Lors d une réservation sans location de la cuisine, le locataire s engage à ne pas pénétrer dans la cuisine. Il n aura accès qu à la plonge (sans le lave-vaisselle) et au local poubelles. En cas d utilisation commune des salles 1/3 et 2/3, le locataire ayant loué la cuisine devra veiller à fermer la porte de communication de l autre salle. Dans ce même cas les frigos de la cuisine seront utilisés par la salle 2/3, le locataire de la salle 1/3 utilisera le frigo du bar. Un arrangement entre utilisateurs inversant l utilisation des équipements devra être signalé en Mairie pour affecter les responsabilités à chacun. Dans le cas ou la cuisine est prise par les utilisateurs de la 2/3, le locataire de la salle 1/3 pourra utiliser le micro-ondes du bar. 4) Utilisation des salles en configuration 1/3 ou 2/3 Lors de l utilisation des salles 1/3 et 2/3, les locataires s engagent à laisser le mur «mobile» en place et à ne pas utiliser les espaces qu ils n ont pas loués. Au cas de location simultanée des salles 1/3 et 2/3, les locataires devront partager les espaces communs (hall, WC, locaux poubelles..), ils s engagent à respecter la tranquillité de l autre. Pour chaque local, un seul responsable sera défini par la municipalité, celui-ci devra en assurer le nettoyage. F- Fin de location Règlement d

6 Les locataires sont responsables de la fermeture complète des salles et devront vérifier la bonne fermeture de chaque porte et l extinction de chaque éclairage. Avant leur départ Ils s assureront qu aucune personne n est présente dans l enceinte des salles puis par «double badgeage» réenclencheront les alarmes lors de leur départ des lieux. La mise en service de l alarme est validée par l allumage d un voyant rouge dans la salle. Un état des lieux de fin de location sera effectué à une date et heure fixée par municipalité, mais au plus tard dans les 48 heures après la fin de location. Le locataire devra restituer le badge et éventuellement la clef dans les 48 heures suivant la fin de location et devra le faire pendant les heures d ouverture de la mairie. Le chèque de caution lui sera rendu contre remise de ce badge et de l état des lieux satisfaisant. La facture sera envoyée dans le mois suivant l utilisation avec l appel à paiement du solde de la location. Bon pour accord, Date et signature de l utilisateur Annexe 1 : Besoin équipement salle 1/3 (à remplir en mairie) Annexe 2 : Besoin équipement salle 2/3 (à remplir en mairie) Annexe 3 : Besoin équipement salle entière (à remplir en mairie) Annexe 4: Les tarifs Annexe5 : Plans Règlement d

7 Titulaire de la Convention : Date de la manifestation : Annexe 1 Besoin en équipement Salle 1/3 Equipement salle 1/3 : Oui Non 150 chaises 25 tables Frigo du bar Autorisation frigos cuisine Autorisation plonge (sans lave-vaisselle) Salle de répétition Bar Usage du matériel bière-pression * * Ce matériel est mis à disposition par la société Gémin Boissons Services. Pour des raisons de bon fonctionnement et d hygiène le loueur devra se procurer le gaz et les fûts de bière nécessaires à l usage du matériel chez l entreprise citée ci-dessus. Options : Sono Pieds de sono Micro filaire Micro sans fil Scène Ecran Option Cuisine (uniquement si libre 15 jours avant la location): Frigos Plaques Four 1 (réchauffe) Four 2 (maintient à température) Lave-vaisselle Liquide nettoyage Produit lave-vaisselle Demande déposée en mairie le : Signature Copie transmise au service technique le : Règlement d

8 Titulaire de la Convention : Date de la manifestation : Annexe 2 Besoin en équipement Salle 2/3 Equipement salle 2/3 : Oui Non 300 chaises 50 tables Frigo du bar Autorisation frigos cuisine Autorisation plonge (sans lave-vaisselle) Salle de répétition Bar Usage du matériel bière-pression * * Ce matériel est mis à disposition par la société Gémin Boissons Services. Pour des raisons de bon fonctionnement et d hygiène le loueur devra se procurer le gaz et les fûts de bière nécessaires à l usage du matériel chez l entreprise citée ci-dessus. Options : Cuisine : Sono Pieds de sono Micro filaire Micro sans fil Scène Ecran Frigos Plaques Four 1 (réchauffe) Four 2 (maintient à température) Lave-vaisselle Liquide nettoyage Produit lave-vaisselle Demande déposée en mairie le : Signature Copie transmise au service technique le : Règlement d

9 Titulaire de la Convention : Date de la manifestation : Annexe 3 Besoin en équipement Salle entière Equipement salle entière : Oui Non 450 chaises 75 tables Frigo du bar Autorisation frigos cuisine Autorisation plonge (sans lave-vaisselle) Salle de répétition Bar Usage du matériel bière-pression * * Ce matériel est mis à disposition par la société Gémin Boissons Services. Pour des raisons de bon fonctionnement et d hygiène le loueur devra se procurer le gaz et les fûts de bière nécessaires à l usage du matériel chez l entreprise citée ci-dessus. Options : Cuisine : Sono Pieds de sono Micro filaire Micro sans fil Scène Ecran Frigos Plaques Four 1 (réchauffe) Four 2 (maintient à température) Lave-vaisselle Liquide nettoyage Produit lave-vaisselle Demande déposée en mairie le : Signature Copie transmise au service technique le : Règlement d

10 Tarifs 2009 Annexe 4 Associations, syndicats et CE Particuliers Entreprises Locales CCRB Extérieures Bouvron Extérieures Bouvron Extérieures Vin d honneur Salle 1/ Salle 2/ Salle entière Cuisine Salle Culturelle AG Salle Culturelle Spectacle entrée gratuite Coût Réel coût réel Salle Culturelle Spectacle payant Tout Mise en place de la salle festive la veille de la location (uniquement pour les mariages) : de 19h à 22h : 50 Caution : égale coût de la location avec un minima de 500 Règlement d

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