Directions et directions adjointes d établissement Service des ressources matérielles secteur de l approvisionnement

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1 SECRÉTARIAT GÉNÉRAL DESTINATAIRES : EXPÉDITEUR : Directions et directions adjointes d établissement Service des ressources matérielles secteur de l approvisionnement Secrétariat général DATE : Le 13 octobre 2015 OBJET : Assurance voyage Madame, Monsieur, Nous vous transmettons la présente note de service afin de vous informer des modalités relatives au régime d assurance voyage pour l année scolaire Assurance pour voyages au Canada (et hors Québec) Tout d abord, nous tenons à vous aviser qu une nouveauté a été instaurée cette année, relativement aux voyages à l intérieur du Canada. En effet, pour les voyages au Canada et hors Québec, la CSMB a souscrit une police d assurance voyage. Cette couverture comprend uniquement l assurance médicale et sécurité et devra obligatoirement être prise par tous les élèves et accompagnateurs participant à un voyage au Canada et hors Québec d une durée de plus d une journée. La prime exigée de chaque participant est établie comme suit : Voyages au Canada (et hors Québec) de plus d une journée : 2 $ Cette couverture d assurance est valide du 1 er septembre 2015 au 31 août L élève ou l accompagnateur qui adhère à cette assurance demeure conséquemment couvert pour tous les autres voyages scolaires au Canada et hors Québec effectués avant le 31 août Assurance pour voyages hors Canada En ce qui a trait aux voyages hors Canada, la CSMB a renouvelé, cette année encore, sa couverture d assurance pour les voyages de groupe à l extérieur du pays. Tant pour les voyages par voie terrestre que pour ceux par voie aérienne, la couverture offerte comprend l assurance médicale et sécurité. De plus, pour les voyages aériens, la couverture comprend également l assurance annulation et bagages. / 2

2 Page 2 Pour l année scolaire , la prime exigée de chaque participant à un voyage hors Canada est établie comme suit : Voyages terrestres hors Canada : 27 $ Voyages aériens hors Canada : 75 $ La couverture d assurance est également valide du 1 er septembre 2015 au 31 août Ainsi, lorsqu un élève ou un accompagnateur adhère à cette assurance, il demeure couvert pour tous les autres voyages scolaires hors Canada auxquels il participe jusqu au 31 août Si la prime initiale déboursée est de 75 $, aucun supplément ne sera exigé pour tout autre voyage terrestre ou aérien hors Canada effectué durant la période de couverture. Si la prime initiale déboursée est de 27 $, aucun supplément ne sera exigé pour tout autre voyage terrestre hors Canada effectué durant la période de couverture. Cependant, la différence de 48 $ devra être déboursée dans le cas d un voyage aérien hors Canada subséquent effectué avant le 31 août Il est important de noter que la couverture d assurance pour les voyages à l extérieur du Canada et celle applicable aux voyages à l intérieur du Canada constituent deux polices d assurance distinctes. Ainsi, un participant ayant adhéré à l assurance pour un voyage hors Canada ne peut s en servir dans le cadre d un voyage au Canada, et vice versa. Transmission de la déclaration de voyage au moins 75 jours avant le départ Enfin, nous profitons de l occasion pour vous rappeler que tout voyage doit obligatoirement être déclaré au Secrétariat général au moyen de la transmission du formulaire de déclaration de voyage que vous trouverez ci-joint, et ce, au moins 75 jours avant le départ. Le défaut de transmission de la déclaration dans le délai prévu pourrait compromettre la tenue du voyage puisque l assureur responsabilité civile de la CSMB pourrait nier couverture. Nous sollicitons donc votre collaboration afin d assurer le respect de cette obligation. D ailleurs, dans l éventualité où certains voyages devant avoir lieu d ici la fin de l année 2015 n aient pas encore été déclarés, nous vous demandons de nous transmettre votre déclaration de voyage sans tarder. Nous vous prions de bien vouloir faire suivre les présentes informations auprès des membres de votre personnel impliqués dans l organisation de voyages. Pour toute question relative à la présente note, nous vous invitons à communiquer avec Me Kristel Woo, au poste 4517, ou par courriel (kristel.woosuncheong@csmb.qc.ca). Nous vous remercions de votre collaboration et vous prions de recevoir, Madame, Monsieur, l expression de nos salutations les meilleures. LE SECRÉTARIAT GÉNÉRAL p.j. c.c. Formulaire de déclaration de voyage M. Dominic Bertrand, directeur général Directions générales adjointes

3 DÉCLARATION DE VOYAGE Voyages au Canada et hors Canada Le présent formulaire doit être transmis au Secrétariat général, à l attention de Mme Julie Bourdelais, au moins 75 jours avant le départ et doit OBLIGATOIREMENT être accompagné des documents mentionnés à l aide-mémoire ci-bas. Les documents peuvent être transmis par télécopieur ( ) ou par courrier interne (département 530). - Pour les voyages au Canada ou au Québec d une seule journée, veuillez compléter uniquement la section A «Sommaire d un voyage». - Pour les voyages hors Canada ainsi que les voyages au Canada (et hors Québec) de plus d une journée, veuillez compléter la section A «Sommaire d un voyage» ET la section B «Demande de couverture d assurance». Pour l année scolaire , la prime d assurance exigée est établie comme suit : Voyages terrestres hors Canada Voyages aériens hors Canada 75 $ Voyages au Canada (et hors Québec) de plus d une journée 27 $ (assurance médicale/sécurité uniquement) (assurance médicale/sécurité et assurance annulation/bagages) 2 $ (assurance médicale/sécurité uniquement) Les couvertures d assurance sont valides du 1 er septembre 2015 au 31 août Il convient toutefois de noter que l assurance pour voyages hors Canada ne peut être utilisée pour un voyage au Canada, et vice versa. Ainsi, lorsqu un élève ou accompagnateur adhère à l assurance pour voyages hors Canada, celui-ci demeure couvert pour tous les autres voyages scolaires hors Canada auxquels il participe jusqu au 31 août De la même manière, si un élève ou accompagnateur adhère à l assurance pour voyages au Canada (et hors Québec) de plus d une journée, celui-ci demeure couvert pour tous les autres voyages scolaires au Canada effectués avant le 31 août Si la prime initiale déboursée était de 75 $, aucun supplément ne sera exigé pour tout autre voyage terrestre ou aérien subséquent effectué durant la période de couverture, sauf dans le cas d un voyage au Canada (et hors Québec) de plus d une journée où la prime de 2 $ sera exigée. Si la prime initiale déboursée était de 27 $, aucun supplément ne sera exigé pour tout autre voyage terrestre effectué durant la période de couverture, sauf dans le cas d un voyage au Canada (et hors Québec) de plus d une journée où la prime de 2 $ sera exigée. Cependant, la différence de 48 $ sera exigée dans le cas d un voyage aérien hors Canada effectué avant le 31 août L organisateur du voyage doit s informer auprès des élèves et des accompagnateurs s ils possèdent déjà la l assurance de la CSMB et en aviser le secrétariat général le plus tôt possible, à défaut de quoi, le nombre de primes imputées à l établissement sera équivalent au nombre de voyageurs énoncé sur la déclaration. AIDE-MÉMOIRE 1. Formulaire - Déclaration de voyage 2. Vérification de la mise en garde ( et imprimé de l absence d avertissement 3. Itinéraire détaillé du voyage (programmation anticipée pour chaque journée) 4. Coordonnées complètes du ou des lieux d hébergement (nom, adresse, téléphone) N.B. S il y a plusieurs lieux d hébergement, les dates par lieu seront nécessaires 5. Liste complète des élèves et accompagnateurs (nom, date de naissance, nom et téléphone de la personne à contacter en cas d urgence) Page 1 de 2

4 A. SOMMAIRE D UN VOYAGE voyages au Canada et hors Canada Nom de la commission scolaire : COMMISSION SCOLAIRE MARGUERITE-BOURGEOYS Nom de l établissement : Âge des élèves : Niveau scolaire : Nombre de voyageurs : élèves accompagnateurs ( employés et bénévoles ) Total : voyageurs Date de départ : Date de retour : Moyen de transport : Autobus Train Avion Destination (pays, ville ou région du pays) : Itinéraire (lieux, sites, activités) : Transport entre les sites : Auto Train Bateau Autobus Avion Autres : Type d hébergement : Advenant une situation d urgence, l organisateur et les accompagnateurs doivent être joignables en tout temps durant le voyage, afin d assurer la mise en place rapide et efficace des mesures d urgence appropriées. Nom Tél. durant le voyage Courriel (accessible durant le voyage) Organisateur Substitut de l organisateur Page 1 de 2

5 A. SOMMAIRE D UN VOYAGE voyages au Canada et hors Canada (suite) Agence de voyages Nom de l agence : Nom du représentant : Téléphone : Courriel : B. DEMANDE DE COUVERTURE D ASSURANCE voyages hors Canada et voyages au Canada (et hors Québec) de plus d une journée IMPORTANT : Pour les voyages hors Canada et les voyages au Canada (et hors Québec) de plus d une journée, tous les voyageurs (élèves et accompagnateurs) doivent obligatoirement adhérer à la couverture d assurance voyage souscrite par la CSMB. Code budgétaire de l établissement pour l imputation des primes d assurance : Projet : - Pour les voyages terrestres hors Canada, la somme imputée sera de 27 $ x le nombre de voyageurs. - Pour les voyages aériens hors Canada, la somme imputée sera de 75 $ x le nombre de voyageurs. - Pour les voyages au Canada (et hors Québec) de plus d une journée, la somme imputée sera de 2 $ x le nombre de voyageurs Personne responsable à Montréal pour l établissement (Répondant pour les assurances) Direction ou direction adjointe de l établissement Nom, Prénom : Cellulaire : Téléphone domicile: Courriel : Signature de la direction de l établissement Nom Date Page 2 de 2