DIRECTION GENERALE ADJOINTE DES SERVICES ACQUISITION DE VEHICULES POUR LES SERVICES DE LA VILLE DE MEUDON

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1 Direction Générale Adjointe des Services D.D.D.P.R.E. Service Parc Automobile DIRECTION GENERALE ADJOINTE DES SERVICES DIRECTION DU DEVELOPPEMENT DURABLE ET DE LA PREVENTION DES RISQUES ENVIRONNEMENTAUX Procédure adaptée en application des articles 42 2 de l ordonnance n du 23 juillet 2015 et des articles 27 et 34 du décret n du 25 mars 2016 relatifs aux marchés publics MARCHE PUBLIC DE FOURNITURES N 16A029 ACQUISITION DE VEHICULES POUR LES SERVICES DE LA VILLE DE MEUDON Renseignements techniques Renseignements administratifs DGA 3 Service Parc Automobile Garage Municipal rue Lavoisier Meudon Patrice MAUPOINT Chef du service patrice.maupoint@mairie-meudon.fr DGA 3 Service Juridique et Administratif 18-20, rue des Bigots Meudon Alexandre STOJILJKOVIC Chef de service alexandre.stojiljkovic@mairie-meudon.fr Date limite de remise des offres : 22 JUIN 2016 à 12h00 Pouvoir adjudicateur : Ville de Meudon 6 avenue Le Corbeiller Meudon

2 ARTICLE 1 : CONTENU DU DOSSIER DE CONSULTATION Le dossier de consultation des entreprises (DCE) comporte les pièces suivantes : le présent règlement de la consultation(rc), le modèle d acte d engagement (AE), le cahier des clauses particulières (CCP), l annexe technique (CCTP), L attention des candidats est attirée sur deux points : - Dans le cas où le soumissionnaire souhaiterait soumissionner à plusieurs lots, il est rappelé qu il devra fournir un formulaire «DC2» par lot (voir le B du formulaire). Le formulaire «DC1» peut être commun à plusieurs lots mais devra dans ce cas, mentionnés l intitulé de chacun des lots concernés (voir le C du formulaire) ; - Depuis le 1 er avril 2016, le document unique de marché européen (DUME) permet de candidater à un marché public ou un accord-cadre français. Celui-ci peut être utilisé dans le cadre de la présente consultation, conformément à l article 9.1 du présent règlement de la consultation. ARTICLE 2 : OBJET DE LA CONSULTATION CARACTERISTIQUES PRINCIPALES 2.1 Objet du marché public Le présent marché public a pour objet : ACQUISITION DE VEHICULES POUR LES SERVICES DE LA VILLE DE MEUDON 2.2 Dévolution en lots ou tranches Le marché public n est pas décomposé en tranches. La consultation est allotie comme suit : N du lot Désignation du lot 1 Acquisition de deux camionnettes benne neuves 2 Acquisition d un caisson ridelles rabattables neuf Le candidat pourra répondre à un, plusieurs ou la totalité des lots. 2.3 Clause sociale Sans objet. 2.4 Clause environnementale Sans objet. 2

3 2.5 Forme du marché Il s agit d un marché public à prix forfaitaires détaillé dans le Bordereau des Prix fourni par le titulaire dans son offre. Les prix sont fermes 2.6 Lieu(x) d exécution Ville de Meudon. 2.7 Durée et délais d exécution Le présent marché est conclu à compter de sa notification à la fin de la garantie des véhicules. ARTICLE 3 : CONDITIONS DE LA CONSULTATION 3.1 Mode de passation Procédure adaptée en application des articles 42-2 de l ordonnance n du 23 juillet 2015 et des articles 27 et 34 du décret n du 25 mars 2016 relatifs aux marchés publics. 3.2 Groupement En application de l'article 45 du décret n du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics, après attribution du marché public ou de l accord-cadre à un groupement, la Ville imposera la forme d'un groupement conjoint dont le mandataire désigné dans l acte d engagement sera solidaire de chaque membre du groupement pour l exécution du marché public. ARTICLE 4 : OFFRES VARIANTES 4.1 Offres variantes autorisées Les offres variantes ne sont pas autorisées. 4.2 Offres variantes exigées Aucune offre variante n est exigée. ARTICLE 5 : VISITE Sans objet. ARTICLE 6 : ECHANTILLONS Sans objet. ARTICLE 7 : DELAI DE VALIDITE DES OFFRES Le délai de validité des offres est fixé à 90 jours à compter de la date limite de remise des offres. ARTICLE 8 : LANGUE DEVANT ETRE UTILISEE Tous les documents devront être rédigés en langue française. Si les documents constituant la candidature et l offre ne sont pas rédigés en langue française, les candidats devront fournir une traduction en français (articles 50, 51 et 57 du décret n du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics). 3

4 ARTICLE 9 - CONTENU DES PLIS 9.1 Eléments de la candidature En application des articles 45 et 48 de l ordonnance n du 23 juillet 2015 ainsi que de l article 48 du décret n du 25 mars 2016 relatifs aux marchés publics, les candidats devront produire à l appui de leur candidature : I) Au titre de l aptitude à exercer leur activité professionnelle : 1. la lettre de candidature (formulaire «DC1»), 2. si l entreprise est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés à cet effet, ainsi que la preuve de poursuite de son activité couvre la période correspondante à la durée du marché public ou de l accord-cadre, 3. la déclaration sur l'honneur du candidat pour justifier qu'il n'entre dans aucun des cas mentionnés à l'article 45 de l ordonnance n du 23 juillet 2015 concernant les interdictions de soumissionner (peut être indiquée au formulaire «DC1»). II) Au titre de la capacité économique et financière : 4. la déclaration concernant le chiffre d affaires global et le chiffre d affaires concernant les prestations, objet du marché public ou de l accord-cadre, réalisés au cours des trois (3) derniers exercices disponibles (peut être indiquée au formulaire «DC2»), 5. la déclaration appropriée de banque ou preuve d une assurance des risques professionnels pertinents, III) Au titre des capacités techniques et professionnelles : 6. une liste des principales livraisons effectuées au cours des trois (3) dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé. Les livraisons et les prestations de services sont prouvées par des attestations du destinataire ou, à défaut, par une déclaration de l opérateur économique, 7. une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l importance du personnel d encadrement pendant les trois (3) dernières années, 8. une description de l outillage, du matériel et de l équipement technique dont le candidat disposera pour la réalisation du marché public. Si le candidat demande la prise en compte des capacités économique, financière, professionnelle et technique (article 51 de l ordonnance n du 23 juillet 2015 III relative aux marchés publics) d'autres opérateurs économiques, la preuve que le candidat en disposera pour l'exécution du marché public ou de l accord-cadre. En cas de groupement d'entreprises, chaque membre du groupement devra remettre toutes les pièces susvisées. L'appréciation des capacités économique, financière, professionnelle et technique du groupement est globale. Ces mêmes pièces sont à produire pour chaque membre du groupement le cas échéant. Pour les entreprises et sociétés nouvellement créées, les candidats pourront fournir, comme " preuve par équivalence ", tous les éléments susceptibles de permettre d'apprécier leurs moyens (humains, techniques, financiers) pour assurer les prestations. Le pouvoir adjudicateur appréciera le caractère suffisant ou non des documents présentés. La ville de Meudon accepte que le candidat présente sa candidature sous la forme d un document unique de marché européen (DUME) établi conformément au modèle fixé par le règlement de la Commission européenne établissant le formulaire type pour le DUME. Ce DUME pourra être fourni en lieu et place des documents mentionnés ci-dessus dès lors qu il comporte l ensemble des informations demandées. 4

5 Le DUME communiqué dans le cadre de la présente consultation doit être rédigé en français. L'absence de l'un des documents ou renseignements listés ci-dessus peut constituer un motif de rejet. 9.2 Eléments de l offre : Les candidats devront fournir à l appui de leur offre et pour chacun des lots : 1. l acte d engagement (A.E.) ci-joint, complété, daté et signé par la personne habilitée à engager la société ou le groupement, accompagné d un relevé d identité bancaire (RIB original) ; 2. Le bordereau des prix (BP), 3. Le mémoire technique comprenant : a. Pour le lot 1 : la notice descriptive du véhicule et du modèle proposé, la mention de l émission moyenne de CO2 /Km pour chaque type de véhicule proposé et de toute autre démarche environnementale engagée par le candidat en faveur du développement durable, les extensions de garantie proposées, les délais de livraison. b. Pour le lot 2 : la notice descriptive du caisson, les délais de livraison. Les originaux des documents susvisés, conservés dans les locaux de l administration font seuls foi. L'absence de l'un de ces documents peut constituer un motif de rejet. Il est demandé aux candidats de veiller à utiliser les documents de la consultation pour lesquels leurs propositions sont attendues. En cas de modification affectant les données et caractéristiques définies par la Ville, l offre du candidat serait déclarée irrégulière et serait de ce fait rejetée. ARTICLE 10 SOUS-TRAITANCE Si le candidat envisage dès la remise de son offre de sous-traiter une partie des prestations, ce dernier devra obligatoirement fournir le formulaire «DC4» ou le DUME correspondant dûment complété des deux parties (candidat et sous-traitant envisagé) ainsi que les pièces justificatives annexes. Dans l hypothèse où des éléments seraient incomplets ou absents, l acceptation du soustraitant et l agrément de ses conditions de paiement ne pourraient être réalisée. Devront notamment être clairement indiqués : - la nature des prestations sous-traitées, - le nom, la raison ou la dénomination sociale et l adresse du sous-traitant proposé, - le montant maximum des sommes à verser par paiement direct au sous-traitant, - les conditions de paiement prévues par le projet de contrat de sous-traitance et, le cas échéant, les modalités de variation des prix, - les capacités économique, financière, professionnelle et technique du sous-traitant. - une déclaration du sous-traitant indiquant qu il ne tombe pas sous le coup d une interdiction d accéder aux marchés publics. 5

6 La notification du marché public ou de l accord-cadre emporte acceptation du sous-traitant présenté et agrément de ses conditions de paiement. ARTICLE 11 - CRITERES DE SELECTION DES CANDIDATS Au vu des pièces et renseignements demandés à l article 9.1 et conformément à l article 55 IV du décret n du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics, la Ville éliminera les candidatures dont les capacités économique, financière, professionnelle et technique sont estimées insuffisantes. ARTICLE 12 - JUGEMENT DES OFFRES L offre économiquement la plus avantageuse sera appréciée en fonction des critères pondérés énoncés ci-après : Pour le lot 1 : Critère 1 : Prix (50 %) Critère 2 : Valeur technique des offres (40 %) - sous-critère 1 : Type de véhicule (50%) - sous-critère 2 : Les émissions de CO² (25%) - sous critère 3 : Les extensions de garanties proposées (25 %) Critère 3 : Délai de livraison (10%) Pour le lot 2 : Critère 1 : Prix (50 %) Critère 2 : Valeur technique de l offre (40 %) Critère 3 : Délai de livraison (10%) Chaque critère et sous critère sera noté sur 4 points. Le prix sera noté selon la méthode de notation suivante. Où : NP = 4 X (Po/P) NP = note de l offre considérée, P = prix de l offre considérée, Po = prix de l offre la mieux placée. L offre la mieux placée obtient la note maximale de 4 points. Cette note sera arrondie au centième. Il sera procédé, pour chaque offre, à la somme des points obtenus pour l ensemble des critères. L offre recueillant la note la plus élevée sera classée première, les offres suivantes seront classées en fonction de la note obtenue jusqu à celle qui obtiendra la note la plus basse et sera classée dernière. En cas d ex aequo, c est le classement du critère le plus important qui départagera les candidats ; en cas d égalité sur celui-ci, c est alors le prix qui prévaudra. Négociations éventuelles : Après examen des propositions reçues, la Ville se réserve le droit d'engager ou non des négociations avec les candidats ayant présenté les trois meilleures offres. 6

7 La négociation portera sur un, plusieurs, ou sur tous les critères et/ou sous critères de jugement des offres mentionnés ci-dessus le cas échéant ou sur tout élément en lien avec le dossier de consultation. Le pouvoir adjudicateur informera du cadre de la négociation dans les meilleurs délais chaque entreprise et/ou groupement d'entreprises admises à négocier. Dans ce cadre, la Ville utilisera les moyens qui lui semblent les plus appropriés : - proposition écrite de négociation (courriel, fax, courrier), - et/ou réunions de négociation. Pourront donc être admis à la négociation les offres inacceptables et irrégulières au sens de l article 51 du décret n du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics. Les frais inhérents à la négociation seront à la charge des entreprises ayant été admises à négocier. En l absence de réponse dans les délais impartis, cela équivaudra à une absence de proposition négociée. ARTICLE 13 SIGNATURE DU TITULAIRE D UNE OFFRE REMISE ELECTRONIQUEMENT La Ville de Meudon se réserve la possibilité de matérialiser sur support papier l acte d engagement et de le faire signer à l attributaire en vue de la transmission du marché public ou de l accord-cadre aux services de contrôle. ARTICLE 14 - PIECES A REMETTRE PAR LE CANDIDAT RETENU Le candidat auquel il est envisagé d attribuer le marché public ou l accord-cadre produit dans le délai requis par la Ville les certificats et attestations prévus à l article 55 du décret n du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics ainsi que pour les personnes soumises à l obligation d assurance de responsabilité décennale prévue à l article L du code des assurances, l attestation d assurance de responsabilité obligatoire prévue à l article L du code des assurances. Dans l hypothèse où l entreprise ne pourrait fournir lesdits documents, son offre sera rejetée conformément à l article 55 IV du décret n du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics et la même demande serait faite au suivant de la liste de classement. En application des dispositions de l'article D du code du travail, l'entreprise remet au pouvoir adjudicateur la liste nominative des salariés étrangers employés et soumis à autorisation de travail. ARTICLE 15 - MODALITES DE FINANCEMENT ET DE PAIEMENT Le financement est assuré par le budget de la commune. Le mode de règlement est le virement par mandat administratif sous trente (30) jours à réception de la demande de paiement. ARTICLE 16 - MODALITES D OBTENTION DU DOSSIER DE CONSULTATION 16.1 Modalités d obtention du dossier de consultation (téléchargement) L ensemble du dossier de consultation peut être obtenu par téléchargement à l adresse suivante Il est fortement conseillé de s inscrire sur pour être informé des éventuelles modifications ou précisions ainsi que des réponses aux questions sur les 7

8 consultations téléchargées. Pour cela les candidats doivent fournir à l appui de leur demande de téléchargement au moins les renseignements suivants : 1. La raison sociale et l adresse postale de la personne morale qu ils représentent, 2. Les nom, prénom de la personne physique effectuant le retrait du dossier de consultation, 3. Une adresse électronique valide afin qu ils puissent bénéficier en tant que de besoin de toutes les informations complémentaires diffusées lors du déroulement de la présente consultation Modalités d obtention du dossier de consultation (support papier) Sans objet. ARTICLE 17 : MODIFICATION DU DOSSIER DE CONSULTATION La Ville de Meudon se réserve le droit d'apporter, au plus tard 6 (six) jours avant la date limite fixée pour la réception des offres, des modifications de détail au dossier de consultation. Les candidats devront alors répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir élever aucune réclamation à ce sujet. Les opérateurs économiques qui auront téléchargé ou retiré le DCE par voie papier recevront un courrier électronique ( ) les informant de la mise à disposition des modifications du dossier de consultation sur Les candidats ayant visualisé ou téléchargé anonymement le DCE ne pourront être informés par la ville des modifications éventuelles en l absence de toute identification. ARTICLE 18: RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Les renseignements complémentaires sont envoyés aux candidats qui les demandent en temps utile, au plus tard six (6) jours avant la date limite fixée pour la réception des offres. Les questions pourront être posées sur ou devront parvenir par écrit au service juridique et administratif. Les candidats inscrits sur recevront un courrier électronique ( ) les informant de la mise à disposition de ces renseignements. Dans le cadre de l utilisation de la messagerie sécurisée de la plate-forme de dématérialisation pour apporter des réponses aux éventuelles questions posées par des sociétés ou informer les candidats de toutes modifications intervenant en cours de procédure du présent contrat, une attention particulière est demandée aux entreprises. En effet, ces dernières sont seules responsables du paramétrage et de la surveillance de leur propre messagerie (redirection automatique de certains mails, utilisation d anti-spam ) qui pourraient nuire à leur bonne information. ARTICLE 19 - DATE LIMITE ET MODALITES DE REMISE DES PLIS La remise des plis par voie électronique est autorisée. Néanmoins, le pouvoir adjudicateur admet également la remise des plis par voie «papier». Quel que soit le mode de transmission choisi, les plis devront parvenir au plus tard le 22 juin h 00 8

9 Modalités de remise des plis sur support «papier» Le pli sera transmis par voie postale ou remis contre récépissé en faisant figurer sur l'enveloppe : o le nom et l'adresse du candidat o la mention suivante : Marché public n 16A029 o «ACQUISITION DE VEHICULES POUR LES SERVICES DE LA VILLE DE MEUDON o LOT(S) N..» Ne pas ouvrir» par voie postale, à l adresse suivante: Ville de MEUDON DGA 3 Service juridique et administratif 6 avenue Le Corbeiller MEUDON ; remis contre récépissé, à l adresse suivante : Ville de MEUDON Service juridique et administratif 18-20, rue des bigots Meudon du lundi au vendredi : de 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h30. Les dossiers qui seraient remis ou dont l'avis de réception serait délivré après la date et l'heure limites indiquées ci-dessous ainsi que ceux remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus ; ils seront renvoyés à leurs auteurs. Les candidats doivent prendre les dispositions nécessaires afin de se rendre au sein du service des marchés publics dans les délais indiqués ci-dessus Modalités de remise des plis dématérialisés Les plis dématérialisés doivent parvenir à l adresse suivante : « ion=232791&orgacronyme=y6u» (cf. annexe n 1 «dématérialisation de la procédure via la plateforme MAXIMILIEN» du présent document). Les candidats doivent tenir compte des aléas des envois électroniques et s assurer des délais nécessaires à la transmission électronique de leur pli avant la date et l'heure limites de dépôt des offres. Il est rappelé que la durée d acheminement de la soumission électronique est fonction du débit de l accès Internet du candidat et de la taille des documents à transmettre. Les plis transmis par voie électronique sont horodatés. Après le dépôt du pli sur la plate-forme, un accusé de réception est adressé au candidat par courrier électronique donnant à son dépôt une date et une heure certaines, la date et l'heure de fin de réception faisant référence. Pour l'horodatage, le fuseau horaire de référence est : GMT/UTC +1. Tout dossier dont le dépôt se termine après la date et l'heure limite est considéré comme hors délai. Le contenu de l offre dématérialisée doit être conforme aux indications de l article 9 du règlement de la consultation relatif à la présentation des propositions. 9

10 La signature électronique RGS ** est requise POUR L ACTE D ENGAGEMENT au stade du dépôt de l offre que celle-ci soit transmise par voie électronique ou envoyés sur support électronique. Les candidatures et les offres sont présentées séparément. Elles sont présentées dans des fichiers distincts, l un comportant les éléments relatifs à la candidature, l autre les éléments relatifs à l offre. Une transmission par voie électronique n exclut toutefois pas la possibilité pour la personne publique d exiger que les offres soient accompagnées d échantillons Copies de sauvegarde Les candidats peuvent effectuer à la fois une transmission électronique et, à titre de copie de sauvegarde, une transmission sur support physique électronique ou sur support papier. La copie de sauvegarde doit être transmise dans les délais impartis pour la remise des plis. Cette copie de sauvegarde doit être placée dans un pli cacheté comportant : o o o le nom et l'adresse du candidat la mention suivante : «COPIE DE SAUVEGARDE Marché public n 16A029 «Acquisition de véhicules pour les services de la Ville de Meudon LOT(S) N.. Ne pas ouvrir» par voie postale, à l adresse suivante: Ville de MEUDON DGA 3 Service juridique et administratif 6 avenue Le Corbeiller MEUDON ; remise contre récépissé, à l adresse suivante : Ville de MEUDON Service juridique et administratif rue des bigots Meudon du lundi au vendredi : de 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h Certificats électroniques autorisés pour la signature Conformément à l arrêté du 15 Juin 2012 relatif à la signature électronique, seuls seront acceptés les certificats conformes au référentiel général de sécurité (RGS) ou équivalent: Le candidat doit disposer d un certificat électronique de signature conforme à la règlementation en vigueur et émanant d une autorité de certification : figurant sur la Trust-service Status List (TSL) française disponible à l adresse suivante : (Cf. «Cas C1» - annexe n 1 «dématérialisation de la procédure via la plateforme MAXIMILIEN»), Ou, figurant sur la liste de confiance d'un Etat-membre, telle qu'établie, transmise et mise à la disposition du public par voie électronique par la Commission européenne conformément 10

11 à l'article 2 de la décision 2009/767/CE du 16 octobre 2009 (Cf. «Cas C1» - annexe n 1 «dématérialisation de la procédure via la plateforme MAXIMILIEN»), Ou française, ou étrangère, qui répond à des normes équivalentes à celles du référentiel général de sécurité, défini par le décret n du 2 février Dans ce cas le candidat fournira l'adresse du site internet du référencement du prestataire par le pays d'établissement ou, à défaut, les données publiques relatives au certificat du signataire, qui comportent, au moins, la liste de révocation et le certificat du prestataire de services de certification électronique émetteur (Cf. «Cas C2» - annexe n 1 «dématérialisation de la procédure via la plateforme MAXIMILIEN»). Ces certificats devront être en cours de validité à la date de la signature. Les frais d acquisition d un certificat électronique sont à la charge du candidat Outil de signature Pour signer les documents de sa soumission, le candidat pourra utiliser l outil mis à sa disposition sur la plateforme de dématérialisation. Le candidat peut utiliser son propre outil de signature ou parapheur électronique. Dans ce cas, le candidat s assure : que les signatures produites sont au format «XADES», «CADES» ou «PADES» ; de joindre les fichiers de signature ou jetons de signature ( en cas de signature détachée) à sa réponse électronique avant son envoi ) ; d utiliser un outil de signature de niveau RGS (**) ou (***), niveau de sécurité de l outil de signature exigé est au minimum le niveau ** ; de fournir une procédure de vérification des signatures permettant, au moins, de vérifier : 1. L'identité du signataire (le certificat doit être établi au nom d'une personne physique habilitée à engager la société) 2. L'appartenance du certificat du signataire à l'une des catégories de certificats mentionnées ci-dessus ; 3. Le respect du format de signature mentionné ci-dessus ; 4. Le caractère non échu et non révoqué du certificat à la date de la signature ; 5. L'intégrité du fichier signé. 11

12 ANNEXE N 1 AU REGLEMENT DE LA CONSULTATION : DÉMATÉRIALISATION DE LA PROCÉDURE VIA LA PLATEFORME MAXIMILIEN 1/ Définition de la dématérialisation La dématérialisation des marchés publics se traduit par l utilisation de la voie électronique pour les échanges qui interviennent dans le processus d achat public et qui entrent dans le champ d application des articles 38 et 39 du décret n du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics. En vertu de l article 40 du décret n du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics, un candidat peut transmettre son offre par voie électronique, c est à dire via le réseau internet, sous réserve que certains documents soient signés électroniquement par une personne habilitée. Il convient de ne pas confondre la transmission par voie électronique avec la transmission d un support électronique (CD rom ) par voie postale, cette dernière étant assimilée à une transmission sur support papier. Rappel : pour les achats de matériels ou de services informatiques de plus de HT, l entreprise doit transmettre obligatoirement ses plis par voie électronique. Pour les achats de matériels ou de services informatiques inférieurs à HT, le pouvoir adjudicateur peut imposer la transmission des candidatures et des offres par voie électroniques. Pour signer électroniquement, sont nécessaires un certificat de signature électronique et un logiciel de signature. Toutefois, un opérateur économique n a pas besoin de disposer d un logiciel de signature s il utilise un portail (profil acheteur du pouvoir adjudicateur, plateforme de dématérialisation) offrant cette fonctionnalité. Depuis le 1 er octobre 2012, les opérateurs économiques souhaitant signer leurs documents par voie électronique sont autorisés à utiliser le certificat et l outil technique de leurs choix, sous certaines conditions. 2/ Modalités d envoi des candidatures et des offres électroniques La plateforme de dématérialisation MAXIMILIEN constitue le profil acheteur de la ville de Meudon. Celle-ci permet de : - rechercher et consulter les avis et consultations de la ville de Meudon, - télécharger les dossiers de consultation des entreprises (DCE), - remettre sous forme électronique les réponses aux marchés publics et/ou accords-cadres. Certaines consultations nécessitent une signature électronique lors de la réponse électronique. Elles sont signalées par le pictogramme suivant : réponse électronique pour cette consultation, avec signature électronique requise. 3/ Se préparer à l'avance Nécessité de certificat numérique Configuration à l'avance du poste de travail - recommandation de se préparer avec la Consultation de test En cas de réponse électronique, la signature électronique de certaines pièces peut être requise. 12

13 Si la signature électronique est demandée, le soumissionnaire doit avoir au préalable fait l'acquisition d'un certificat électronique. Obtenir un certificat électronique prend plusieurs jours, voire plusieurs semaines. Si le soumissionnaire ne possède pas de certificat électronique valable dans le cadre de la réponse à une consultation dématérialisée, il est impératif qu'il en fasse la demande à l'avance. Il est également fortement recommandé au soumissionnaire de prendre ses dispositions de manière à ce que sa réponse électronique soit déposée dans les délais impartis. Un test de configuration du poste de travail sont mis à sa disposition sur la plateforme afin de s assurer de répondre aux prérequis techniques de la plate-forme. Consultations de tests : Les consultations de tests, recommandées pour une première réponse sur Maximilien, sont disponibles sur la plateforme dans le menu «aide». Compte entreprise : la réponse électronique est possible pour les entreprises inscrites. Ce compte pourra servir pour toutes les phases d échanges avec les candidats. Tous les services de Maximilien sont gratuits. Formats de fichiers préconisés :.doc /.rtf./.pdf /.xls ou tableur ; pour les images : JPEG ou TIFF CCIT groupe IV (format volumineux). - ne pas utiliser certains formats, notamment les.exe, les formats vidéo ; - ne pas utiliser certains outils, notamment les macros ; - faire en sorte que l offre ne soit pas trop volumineuse (préconisations : < 100 mégas octets). La ville de Meudon se réserve le droit de convertir les formats dans lesquels ont été encodés les fichiers, afin d assurer leur lisibilité. Tous les fichiers envoyés devront être traités préalablement à l anti-virus, à charge de l entreprise candidate. Les offres contenant des virus feront l objet d un archivage de sécurité par l acheteur. Ces offres seront donc réputées n avoir jamais été reçues et les candidats en seront informés dans les plus brefs délais. Anti-Virus : Tout fichier constitutif de la candidature ou de l offre sera traité préalablement par le candidat par un antivirus régulièrement mis à jour. Conformément à l arrêté n NOR : ECOM A du 28 août 2006, tout fichier contenant un virus qui n a pas fait l objet de réparation ou dont la réparation a échoué est réputé n avoir jamais été reçu. 4/ Signature électronique des fichiers de la réponse Chaque candidat doit produire un dossier de réponse comprenant les pièces précisées au présent règlement de la consultation. Chaque pièce dont la signature individuelle est requise doit être signée de façon individuelle, y compris sous forme électronique. A cette fin, le soumissionnaire suit précisément les instructions mentionnées dans le présent règlement de la consultation, faute de quoi sa réponse peut être rejetée. NB : La remise d'une réponse vaut acceptation par le soumissionnaire des documents de la consultation. Par application de l'arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics en vigueur à partir du 1 er octobre 2012, le candidat doit respecter les conditions relatives : au certificat de signature du signataire, à l'outil de signature utilisé (logiciel, service en ligne, parapheur le cas échéant), devant produire des signatures électroniques conformes aux formats réglementaires. 13

14 Ces conditions sont décrites ci-après. Il est impératif que le soumissionnaire en prenne connaissance avec attention. En effet, selon les choix du soumissionnaire concernant le certificat utilisé (Cas C1 ou C2) d'une part et l'outil de signature utilisé (Cas OS1 ou OS2) d'autre part, il lui faut produire différents types de justificatifs, tels que précisés dans les articles qui suivent. Certificat reconnu (cas C1) Aucun justificatif à fournir Justificatifs "Outil de signature" à fournir Certificat non référencé (cas C2) Justificatifs "Autorité de certification" à fournir Justificatifs "Autorité de certification" à fournir Justificatifs "Outil de signature" à fournir 4/1.1 Exigences relatives au certificat de signature du signataire Le certificat de signature du signataire doit être conforme au RGS (Référentiel général de sécurité) ou équivalent et respecter le niveau de sécurité exigé à savoir RGS**. Cas C1 : Certificat émis par une Autorité de certification "reconnue" - Aucun justificatif à fournir Le certificat de signature est émis par une Autorité de certification mentionnée dans l'une des listes de confiance suivantes : Liste de confiance RGS (France) EU Trusted Lists of Certification Service Providers (Commission européenne) Outil de signature de la plateforme (cas OS1) Outil de signature de soumissionnaire (cas OS2) Adresse internet eu_legislation/trusted_lists/index_en.htm Dans ce cas, le soumissionnaire n'a aucun justificatif à fournir sur le certificat de signature utilisé pour signer sa réponse. Cas C2 : Le certificat de signature électronique n'est pas référencé sur une liste de confiance - Différents justificatifs à fournir La plateforme de dématérialisation accepte tous les certificats de signature électronique présentant des conditions de sécurité équivalentes à celles du Référentiel général de sécurité (RGS). Le candidat s'assure par lui-même que le certificat qu'il utilise est au moins conforme au niveau de sécurité défini par le Référentiel général de sécurité (RGS), et en fournit les justificatifs dans sa réponse électronique. Le candidat fournit également tous les éléments techniques permettant à l'acheteur de s'assurer de la bonne validité technique du certificat utilisé. Ainsi, le signataire doit transmettre avec sa réponse électronique les éléments suivants : 1) tout élément permettant la vérification de la qualité et du niveau de sécurité du certificat de signature utilisé, notamment : 14

15 a. preuve de la qualification de l'autorité de certification ou compte-rendu d'audit, b. politique de certification, c. adresse du site internet du référencement de l'autorité de certification par le pays d'établissement ; 2) les outils techniques de vérification du certificat : a. chaîne de certification complète jusqu'à l'autorité de Certification «racine», b. adresse de téléchargement de la dernière mise à jour de la liste de révocation des certificats (CRL). Il est précisé que tous ces éléments doivent être d'accès et d'utilisation gratuits pour l'acheteur, et être accompagnés le cas échéant de notices d'utilisation claires. 4/1.2 Outil de signature utilisé pour signer les fichiers La réglementation autorise le soumissionnaire à utiliser l'outil de signature de son choix. Cas OS1 : Le soumissionnaire utilise l'outil de signature de la plate-forme - Aucun justificatif à fournir La plate-forme intègre un outil de signature électronique, qui réalise des Jetons de signature au format réglementaire «XAdES». Dans ce cas, le soumissionnaire n'a aucun justificatif à fournir sur les signatures électroniques transmises et l'outil de signature utilisé. Cas OS2 : le soumissionnaire utilise un autre outil de signature que celui intégré à la plate-forme - - Différents justificatifs à fournir Lorsque le candidat utilise un autre outil de signature que celui de la plate-forme, il doit respecter les deux obligations suivantes : 1) Produire des formats de signature «XAdES», «CAdES» ou «PAdES», 2) Permettre la vérification en transmettant en parallèle les éléments nécessaires pour procéder à la vérification de la validité de la signature et de l'intégrité du document, et ce, gratuitement. Ainsi, le signataire doit transmettre avec sa réponse électronique les éléments suivants : 1) indication du format de signature utilisé : a. format technique (XAdES, CAdES ou PAdES), b. mode d'accès à la signature ("signature enveloppée" ou "signature détachée", cf. Définition en Annexe), c. extension du fichier informatique du jeton de signature en cas de signature détachée (ex: extension "*.xml") ; 2) indication de l'outil de signature utilisé : a. nom de l'outil, b. éditeur, c. description succincte (ex : site Internet de présentation) ; 15

16 3) indication de l'outil de vérification de signature correspondant, devant être accessible par l'acheteur public : a. Lien internet de récupération de l'outil ou fourniture de l'outil lui-même b. Notice d'utilisation en langue française c. Présentation des procédures d'installation (type d'exécutable, systèmes d'exploitation supportés, etc.), d. Procédure de vérification alternative en cas d'installation ou de vérification impossible pour l'acheteur (contact à joindre, support distant, support sur site, etc.). Il est précisé que tous ces éléments doivent être d'accès et d'utilisation gratuits pour l'acheteur, et être accompagnés le cas échéant de notices d'utilisation claires. 4/1.3 Dossier ZIP et signature scannée Rappels généraux : Chaque fichier à signer doit être signé individuellement, de telle sorte que chaque signature puisse être vérifiée indépendamment des autres ; Un dossier zip signé n'est pas accepté comme équivalent à la signature de chaque document qui constitue le dossier «zip» ; Une signature manuscrite scannée n'a pas d'autre valeur que celle d'une copie et ne peut pas remplacer la signature électronique ; 5/ Définitions Signature enveloppée, Signature détachée, Jeton de signature La signature électronique d'un fichier peut être "enveloppée" ou "détachée". On parle de "signature enveloppée" lorsque le fichier signé intègre en lui-même la signature. On parle de "signature détachée" lorsque la signature électronique se présente sous la forme d'un fichier informatique autonome, distinct du fichier d'origine. Ce fichier autonome est appelé Jeton de signature. 6/ Assistance technique En cas de difficulté dans l utilisation de la plateforme, plusieurs outils sont à la disposition des candidats : - Guide d utilisation de la plateforme Maximilien : - Assistance téléphonique "hotline" : ,11 Euro les 56 premières secondes et 0,12 Euro / min ensuite 16

17 ANNEXE N 2 AU REGLEMENT DE LA CONSULTATION : DÉCLARATION DE LA LISTE NOMINATIVE DES SALARIES ETRANGERS SOUMIS A AUTORISATION DE TRAVAIL (APPLICATION DE L ARTICLE D DU CODE DU TRAVAIL) Je, soussigné (nom - prénom) : Agissant en qualité de : Agissant pour le compte de : Nom ou dénomination : Adresse sociale : Raison sociale : DECLARE CI-DESSOUS LES SALARIES ETRANGERS SOUMIS A L AUTORISATION DE TRAVAIL MENTIONNEE A L ARTICLE L DU CODE DU TRAVAIL NOM SALARIE DATE EMBAUCHE NATIONALITE TYPE + N ORDRE DU TITRE VALANT AUTORISATION DE TRAVAIL DECLARE N'AVOIR AUCUN SALARIE ETRANGER SOUMIS AUTORISATION DE TRAVAIL A,, le Nom : Qualité : Cachet et signature : 17