SPECIFICATION DES ECHANGES DE DONNEES INFORMATISES (E.D.I.)

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1 SPECIFICATION DES ECHANGES DE DONNEES INFORMATISES (E.D.I.) Dernière mise à jour : octobre 2013 Ce document a pour objectif de décrire ce que l OPCA (OPCA 3+) attend du fichier à transmettre par l adhérent. Ce dernier devra veiller à adresser son fichier au format Excel exclusivement (xls). A noter : les informations figurant en orange et en gras sont obligatoires. Description de la structure du fichier à transmettre Informations adhérent Colonne A société format texte de 80 caractères maximum obligatoire Colonne B adresse Société format texte de 50 caractères maximum Colonne C CP Société format texte de 10 caractères maximum Colonne D ville Société format texte de 60 caractères maximum Colonne E Siret Société format texte de 14 caractères maximum obligatoire Colonne F tél. société format texte de 20 caractères maximum Colonne G mail société format texte de 80 caractères maximum Colonne H code établissement format nombre entier Colonne I personne chargée du dossier format texte de 80 caractères maximum Informations organisme de formation Colonne J organisme de formation format texte de 80 caractères maximum obligatoire Colonne K adresse organisme format texte de 50 caractères maximum Colonne L CP organisme format texte de 10 caractères maximum Colonne M ville organisme format texte de 60 caractères maximum Colonne N numéro existence organisme format texte de 20 caractères maximum numéro de déclaration d existence de l organisme Colonne O Siret organisme format texte de 14 caractères maximum à saisir impérativement si connu de votre part Colonne P tél. organisme format texte de 20 caractères maximum OPCA 3+ SPECIFICATION DES ECHANGES DE DONNEES INFORMATISES (E.D.I.) OCTOBRE 2013 PAGE 1

2 Informations stage (formation) Colonne Q code stage format texte de 20 caractères maximum référence unique du dossier (voire remarques en annexe) obligatoire Colonne R intitulé stage format texte de 80 caractères maximum obligatoire Colonne S nature format texte de 20 caractères maximum valeurs possibles : obligatoire - Autre = autre - BIC = bilan de compétence - C1 = adaptation au poste de travail / évolution / maintien emploi - C2 = développement des compétences - VAE = validation des acquis de l expérience Colonne T filière format nombre entier valeurs possibles : obligatoire - P = plan de formation - PP = période de professionnalisation - FTUT = tuteur professionnel - DIFP = DIF prioritaire Colonne U durée totale (en heures) format nombre avec 2 décimales possibles exemple : 14,50 obligatoire Colonne V nombre d heures / année 1 format nombre avec 2 décimales possibles nombre d heures de formation relatif à l année civile (ici sur année1) obligatoire exemples : - Si le stage se déroule sur une même année civile mettre le nombre d heures de la formation total (nombre d heures année 1 = Durée totale.) - Si le stage est pluriannuel mettre le nombre d heures de formation relatif à la première année en année 1, le reste en année 2 (si sur deux années civiles), le solde sur année 3 (si sur trois années civiles). Colonne W nombre d heures / année 2 format nombre avec 2 décimales possibles nombre d heures de formation relatif à l année civile (ici sur année2) obligatoire Colonne X nombre d heures / année 3 format nombre avec 2 décimales possibles nombre d heures de formation relatif à l année civile (ici sur année3) obligatoire Colonne Y nombre heures TT format nombre avec 2 décimales possibles nombre d heures de formation sur le temps de travail obligatoire individualisé par stagiaire OPCA 3+ SPECIFICATION DES ECHANGES DE DONNEES INFORMATISES (E.D.I.) OCTOBRE 2013 PAGE 2

3 Colonne Z nombre heures HTT format nombre avec 2 décimales possibles nombre d heures de formation hors temps de travail obligatoire individualisé par stagiaire Colonne AA nombre heures DIF TT format nombre avec 2 décimales possibles nombre d heures DIF sur temps de travail obligatoire individualisé par stagiaire Colonne AB nombre heures DIF HTT format nombre avec 2 décimales possibles nombre d heures DIF hors temps de travail obligatoire individualisé par stagiaire Colonne AC date début format date "jj/mm/aaaa" exemple : 18/01/2012 obligatoire Colonne AD date fin format date "jj/mm/aaaa" exemple : 18/01/2012 obligatoire Informations stagiaire Colonne AE nom format texte de 40 caractères maximum obligatoire Colonne AF prénom format texte de 40 caractères maximum obligatoire Colonne AG sexe format texte de 1 caractère valeurs possibles : obligatoire - H = homme - F = femme Colonne AH qualif format nombre entier correspond à la CSP du stagiaire obligatoire valeurs possibles : - 1 = ouvrier non qualifié - 2 = ouvrier qualifié - 3 = employé - 4 = technicien / agent de maîtrise - 5 = ingénieur et cadre Colonne AI date naissance format date «jj/mm/aaaa» exemple : 01/03/1978 obligatoire Colonne AJ travailleur handicapé format texte de 1 caractère valeurs possibles OPCA 3+ SPECIFICATION DES ECHANGES DE DONNEES INFORMATISES (E.D.I.) OCTOBRE 2013 PAGE 3

4 Colonne AK parcours de formation professionnel format texte de 1 caractère. action s inscrivant dans un parcours de formation professionnel valeurs possibles : Colonne AL matricule format nombre entier numéro du salarié dans votre entreprise Colonne AM agence / Secteur format texte de 20 caractères maximum correspond au service auquel le salarié est rattaché au sein de votre entreprise Coûts de la formation Important : il ne faut pas détailler les frais par stagiaire mais faire un cumul par type de frais puis reporter ce cumul sur les lignes des stagiaires d un même code stage. Colonne AN règlement de la formation (subrogation) chaîne au format texte 1 caractère valeurs possibles : obligatoire Colonne AO coûts pédagogiques format nombre avec 2 décimales possibles obligatoire (1 par défaut si les frais pédagogiques sont à 0, par exemple dans le cas d une formation interne ou d une gratuité fournisseur) Colonne AP frais salaire format nombre avec 2 décimales possibles obligatoire Colonne AQ frais hébergement format nombre avec 2 décimales possibles obligatoire Colonne AR frais repas format nombre avec 2 décimales possibles obligatoire Colonne AS frais transport format nombre avec 2 décimales possibles obligatoire OPCA 3+ SPECIFICATION DES ECHANGES DE DONNEES INFORMATISES (E.D.I.) OCTOBRE 2013 PAGE 4

5 Annexes Format Le format de fichier.xlsx n est pas autorisé, seul le format.xls l est. Code stage Cette variable est celle qui fait office de rupture, c'est-à-dire qu elle définit le changement de stage : elle doit donc être unique. Ce code stage ne doit jamais être réutilisé dans le temps (exemple dans le cas d envoi d EDI ultérieur). Dans le cas où un stage serait suivi par deux stagiaires de deux établissements distincts, le Siret étant différent, le code stage doit l être également. Exemple : envoi de deux stages le 1 er avec deux stagiaires et le second avec un stagiaire unique. Le code stage des deux premières lignes sera le même, par contre celui de la 3 ème ligne sera un autre : Code stage intitulé stage nom stagiaire GP Formation Excel Dupont GP Formation Excel Durand GP Formation Word Michel Vous trouverez en pièce jointe un exemplaire de test du fichier Excel que vous devez nous transmettre. Celui-ci contient deux stages : un avec deux stagiaires et l autre avec huit stagiaires. Pour votre information, il n est pas nécessaire, pour un stage avec plusieurs stagiaires, de détailler les frais par stagiaire. Il convient en effet de les cumuler sur toutes les lignes du même code stage. En revanche, les données spécifiques aux stagiaires (ex : nom, prénom, sexe, date de naissance ) doivent être renseignées. Filière Pour la filière P et FTUT : plan de formation et formation des tuteurs, plusieurs stagiaires peuvent être renseignés pour un même stage (20 stagiaires maximum par stage). Dans le cas où un stage serait suivi par plus de 20 stagiaires, créer un nouveau code stage. Pour la filière PP et DIPR (période de professionnalisation et DIF prioritaire), il ne doit y avoir qu un seul stagiaire d imputé par formation avec, à chaque fois, un code stage unique. Organisme de formation Dans le cas où pour une formation il y aurait plusieurs organismes dispensant la formation, seul le principal doit être renseigné. Si le stage est dispensé en interne dans votre entreprise mettre «Formation interne». OPCA 3+ SPECIFICATION DES ECHANGES DE DONNEES INFORMATISES (E.D.I.) OCTOBRE 2013 PAGE 5