Cahier des charges à l'attention des prestataires de formation

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1 PAGE 1/22 Cahier des charges à l'attention des prestataires de formation PROFESSIONNALISATION DES SALARIES DES TPE EN RHÔNE-ALPES Action collective au profit des entreprises adhérentes de moins de 10 salariés (TPE) Programme Opérationnel «Emploi et Inclusion » (sous réserve de l acceptation des financements et selon les critères d éligibilité) Formations organisées avec le concours financier du FSE (sous réserve de l'acceptation des financements et selon les critères d'éligibilité) Date de lancement de l appel à proposition : 20 avril 2015 Date limite de retour de proposition des prestataires : 4 mai 2015 à 12H Date de prise de décision : 13 mai 2015

2 PAGE 2/22 Sommaire du document PRESENTATION AGEFOS-PME Rhône-Alpes... 3 CONTEXTE ET OBJECTIF DU PRESENT APPEL À PROPOSITION... 4 LISTE DES ACTIONS DE FORMATION... 5 REPONSE AU PRESENT APPEL A PROPOSITION AUTRES MODALITES VOS INTERLOCUTEURS AGEFOS PME Rhône-Alpes ANNEXE ANNEXE ANNEXE

3 PAGE 3/22 PRESENTATION AGEFOS-PME Rhône-Alpes ORGANISME COMMANDITAIRE AGEFOS PME est un Organisme Paritaire Collecteur Agrée (OPCA) interprofessionnel et interbranches (50 secteurs et branches professionnelles) pour la gestion du fonds d assurance formation des salariés des Petites et Moyennes Entreprises. Créée depuis 1974 par les partenaires sociaux, AGEFOS PME Rhône-Alpes exerce et développe ses missions et ses services auprès de TPE et de PME. Nos missions principales - Collecte et gestion des fonds de la formation professionnelle des entreprises - Financement de la formation des salariés au titre du plan de formation de l entreprise, du contrat et de la période de professionnalisation et du Compte Personnel de Formation (CPF) - Etude et conseil en formation professionnelle et gestion des compétences - Ingénierie de projets axés sur l emploi et la formation (projets individuels ou collectifs, notamment au niveau territorial et interprofessionnel) - Recherche de cofinancements auprès des différents acteurs de la formation professionnelle et de l'emploi (Europe, Etat, Région ) Nos actions - Informer et sensibiliser les chefs d entreprises dans le domaine de la formation professionnelle continue - Inciter et déployer la formation professionnelle dans les TPE-PME - Accompagner les entreprises dans leur projet de formation en lien avec une gestion prévisionnelle des compétences - Favoriser le développement et le maintien dans l emploi, notamment en promouvant le principe de l'alternance Liberté de choix de l'opca, indépendance et qualité L adhésion à AGEFOS PME est une décision libre et individuelle de l entreprise. Certaines branches professionnelles, groupes ou réseaux ont désigné AGEFOS PME comme leur organisme collecteur. AGEFOS PME n est pas un dispensateur de formation. En tant qu'organisme certifié ISO 9001, AGEFOS PME Rhône-Alpes s'attache à valoriser la qualité des prestations de formation, notamment en s'efforçant de professionnaliser l'achat de formation. Egalement porteuse du Label Egalité Professionnelle, AGEFOS PME Rhône-Alpes se mobilise en faveur de la promotion des principes de l égalité professionnelle.

4 PAGE 4/22 CONTEXTE ET OBJECTIF DU PRESENT APPEL À PROPOSITION Contexte La relation de proximité avec les clients et la connaissance du tissu économique de Rhône-Alpes a fait émerger le besoin de mettre en place des actions de formation de courte durée (de 3 à 5 jours). Ce projet est soutenu par des cofinancements du Fond social Européen (FSE) Programme opérationnel «Emploi et Inclusion ». Cet appel à proposition est proposé par AGEFOS PME Rhône-Alpes à tout organisme prestataire de formation et/ou de conseil répondant aux conditions de régularité d activité et présent en Rhône-Alpes. Cible concernée et public bénéficiaire Ces formations sont à destination des salariés de TPE de moins de 10 salariés de la région Rhône- Alpes. Les entreprises et les services dont sont issus les salariés peuvent être extrêmement diversifiés (accueil, vente, services administratifs, comptables, ou financiers, etc.). Tous les salariés sont potentiellement visés (les dirigeants non salariés ne sont pas éligibles), la préoccupation commune des financeurs et d'agefos PME Rhône-Alpes étant néanmoins de privilégier l'accès à la formation des publics prioritaires : salariés les moins qualifiés, CSP ouvriers / employés,

5 PAGE 5/22 LISTE DES ACTIONS DE FORMATION THEME INFORMATIQUE (pour Excel, 2 niveaux possibles selon l évaluation du stagiaire par le prestataire) MANAGEMENT COMPTABILITE NOM DE LA FORMATION Word+ Excel Débutant Excel fonctions de base Excel fonctions avancées Photoshop Management niveau 1 Management niveau 2 L essentiel de la comptabilité DEPARTEMENT DU LIEU DE LA FORMATION / / / / DUREE 3 jours (1 jour Word/ 2 jours Excel) 3 jours 4 jours 3 jours 4 jours 4 jours FREQUENCE SOUHAITEE 1 jour par semaine 2 jours continus + 2 jours le mois suivant 3 jours 1 jour par semaine

6 PAGE 6/22 LANGUES (Anglais, Espagnol, Italien, Allemand, Russe) Construire et piloter sa comptabilité Formation à distance ou en présentiel / jours 1 jour par semaine 35H en E-learning/ 40H en présentiel A définir sur temps de présence en entreprise ou 5 jours en présentiel Objectifs visés pour ces modules INFORMATIQUE Découverte Word-Excel o Les fonctions de base du PC, l'utilisation de Windows o Présentation des fonctionnalités de Word, règles de saisie, mise en page, insertion de tableaux o Présentation des fonctionnalités d'excel Excel Après une évaluation préalable du stagiaire par l'organisme de formation, possibilité de positionner le stagiaire sur un niveau débutant ou confirmé. Fonctions de base o Présentation des fonctionnalités d'excel (formules simples, mise en forme ) Fonctions avancées o Formules et fonctions avancées, graphique simples, les tableaux croisés dynamiques, le tableur, les statistiques, les fonctions textes Photoshop o Fonctions de bases de Photoshop (modifier la colorimétrie d une image, réaliser des retouches photos avancées, créer des filtres simples ) o Maîtriser les différents modes de sélection, créer des effets spéciaux et personnalisés, utiliser des techniques avancées (RAW et Camera RAW) o Exploiter toutes les possibilités d automatisation de Photoshop, importer et modifier des objets 3D, utiliser la fonction HDR, travailler la vidéo.

7 PAGE 7/22 MANAGEMENT Après une évaluation préalable du stagiaire par l'organisme de formation, possibilité de positionner le stagiaire sur les niveaux 1 ou 2. Management - Niveau 1 o Réussir dans ses nouvelles fonctions de manager : communiquer sa vision, conduire son équipe au quotidien o Savoir adapter son management, accompagner et piloter les changements Management - Niveau 2 o Développer et renforcer ses performances de manager : motiver et animer son équipe, savoir déléguer et développer l'autonomie de ses collaborateurs. o Conduire et animer des réunions efficaces, anticiper et gérer les conflits COMPTABILITE L essentiel de la comptabilité o Renforcer ses connaissances pour la réalisation des opérations courantes : comprendre les notions de base et le vocabulaire comptable, connaître les documents de synthèse, aborder l'analyse financière Construire et piloter sa comptabilité o Professionnaliser la gestion des comptes de l'entreprise au quotidien (suivi de la trésorerie, des créances, des dettes ) o Initiation aux écritures de bilan LANGUES Développer sa pratique en langues Anglais, Allemand, Espagnol, Italien, Russe en formation tutorée à distance (35 heures) ou en présentiel (40heures). Objectifs de la formation o Développer son vocabulaire autour de scènes de la vie professionnelle et de la vie courante. o Augmenter les capacités de compréhension et d'expression écrite et orale, développer son autonomie de communication. En fonction du niveau du stagiaire (suite à une évaluation préalable effectuée par un formateur), il sera proposé l'une des deux formules suivantes :

8 PAGE 8/22 Faux -débutants : 30 h en E-learning, 5h de conversation téléphonique Perfectionnement : 20 h en E-learning, 15h de conversation téléphonique La formation doit être réalisée sur une durée maximale de 4 mois. L'organisme de formation est garant du respect de cette exigence, qu'il doit mentionner explicitement dans la Convention de formation Organisme de formation/ Entreprise et dans le Protocole Individuel de Formation Organisme de Formation / Stagiaire. Par ailleurs, le prestataire s'assure de la réalisation du parcours de formation dans le délai imparti, en relançant le cas échéant les stagiaires qui ne respectent pas les échéances. A ce titre, l organisme de formation devra établir une attestation de fin de formation précisant l objectif, la nature et la durée de l action ainsi que les résultats de l évaluation des acquis de formation. Les formations devant être terminées le 31 décembre 2015 au plus tard, aucune inscription ne pourra être prise au-delà du 1er octobre L'Organisme de Formation s'engage à être en conformité avec les dispositions spécifiées dans l'annexe 3 relative à la FOAD.

9 PAGE 9/22 Positionnement du stagiaire Avant la formation, le prestataire s'engage à contacter l'entreprise et / ou le stagiaire afin d'évaluer son niveau par rapport à la formation envisagée et d'identifier ses attentes particulières. Si un écart est détecté entre le niveau requis pour la formation pressentie et celui évalué, l'organisme doit être source de proposition pour réorienter l'inscription du stagiaire sur un module de formation plus adapté. Déroulement pédagogique des actions Le déroulement pédagogique doit être fondé sur le principe d'actions collectives avec des sessions de formations programmées. Le prestataire doit être en capacité d'intégrer les stagiaires dans des sessions interentreprises dont il a par ailleurs l'initiative (offre catalogue) en proposant l une des organisations ci-dessous (ou les deux) : - Session «mixte» L organisme de formation pourra intégrer des stagiaires AGEFOS PME aux sessions déjà programmées dans son catalogue. A ce titre, le prestataire devra réserver 5 places par sessions demandées. Les stagiaires AGEFOS PME pourront donc venir compléter des sessions. La formation proposée devra se dérouler dans le respect des modalités d organisation prévues par le présent cahier des charges (nombre de jours, fréquence souhaitée, objectifs visés ). - Session «exclusive» D autres sessions composées exclusivement de stagiaires d AGEFOS PME pourront être organisées par le prestataire pour une moyenne de 8 stagiaires par session. Pour chaque date proposée dans son dossier de réponse, l organisme de formation devra indiquer s il s agit d une session exclusive AGEFOS PME ou d une session «mixte». La formation sera tournée, d une part, vers l apport de connaissances et de méthodes et, d autre part, vers la résolution pratique de difficultés rencontrées par les stagiaires de ces TPE PME. Le rythme de réalisation de chaque formation diffère en fonction de la thématique et du module choisi par l entreprise. Il est systématiquement demandé à l'organisme de formation de remettre aux stagiaires lors de la formation un support pédagogique, dont une copie (ou au moins un extrait) doit être jointe à la réponse au présent appel d'offre.

10 PAGE 10/22 Suivi et évaluation des compétences et / ou validation de la formation Le formateur doit impérativement signer et faire signer par le(s) stagiaire(s) les feuilles d'émargement par demi-journées et évaluer la satisfaction des stagiaires à l'issue de la formation à partir d'un support qui lui est transmis par AGEFOS PME RHÔNE-ALPES. Il doit également remettre à chaque stagiaire l'attestation de fin de formation, conformément à l'article L du Code du Travail. Pour les Formations Ouvertes A Distance (FOAD), il est impératif que l'organisme de formation traçabilise précisément la durée des sessions de formation par téléphone et la durée des connexions à la plate-forme. Pour ce faire, deux documents distincts doivent être présentés comme justificatifs des heures effectuées pour chaque stagiaire : 1. Un état nominatif imprimé précisant les heures de début et de fin d'utilisation des programmes de la plateforme (dates, heures, laps de temps entre chaque connexion et total des heures effectuées) Ce document doit être signé par le stagiaire et contresigné par le formateur. 2. Une Feuille d'émargement précisant la durée des sessions téléphoniques (dates, durée de chaque appel et total des heures effectuées) Ce document doit être signé par le stagiaire et contresigné par le formateur. 3. Une attestation de fin de formation précisant l objectif, la nature et la durée de l action ainsi que les résultats de l évaluation des acquis de formation. Sans ces trois documents, AGEFOS PME RHÔNE-ALPES ne pourra pas valider et régler les factures de l'organisme de formation. (cf. en Annexe 3, la note relative aux dispositions applicables dans le cadre d'actions FOAD avec AGEFOS PME RHÔNE-ALPES en date du 25/01/2012 et également accessible via notre site internet www. agefos-pme-ra.com.) Durée de l'action Il s'agit d une formation de courte durée. La durée de l'action de formation est définie pour chaque module de formation. o 3 à 4 jours en présentiel o 35 heures (5 jours) pour les FOAD en langues Il en est de même concernant le rythme de formation, les journées de formation étant le plus souvent dispensé de façon discontinue, à raison d'1 jour de formation par semaine, par quinzaine ou par mois selon les cas. Les formations doivent être terminées avant le 31 décembre 2015 au plus tard. L'offre d'agefos PME propose aux TPE de se positionner sur une des dates de formation définies à l avance. L'organisme de formation précise les dates des formations sur lesquelles il se positionne, en proposant au moins 2 sessions par trimestre. Ses propositions de dates sont à reporter dans le dossier réponse au présent appel d offres.

11 PAGE 11/22 Ces dates ne peuvent être fixées lors de la période du 15/07/2015 au 31/08/2015. Les lundi et vendredi de la semaine ne devront pas être utilisés pour la programmation des dates. Dans la programmation des dates de formation, il convient que le prestataire prenne en compte les périodes de congés scolaires ainsi que les contraintes calendaires spécifiques à la profession des stagiaires (ex : fin de mois pour les collaborateurs comptables en charge du traitement de la paie). Lieu L ensemble des actions de formation devra se dérouler dans les locaux de l organisme retenu (ou loués par ses soins). Une attention particulière sera portée à la possibilité d'organiser des sessions délocalisées. AGEFOS PME s'attachant à rapprocher autant que possible les lieux de formation et d'implantation de l'entreprise, le prestataire doit préciser parmi les villes suivantes celles pour lesquelles il souhaite se positionner : Bourg-en-Bresse, Valence, Grenoble, St- Etienne, Lyon, Chambéry, Annecy. Volumétrie Pour chaque session, deux possibilités : - L organisme de formation peut proposer une session de formation déjà programmée pour laquelle, AGEFOS PME viendra compléter les inscriptions et se verra réserver 5 places par sessions demandées. - L organisme de formation peut décider d ouvrir une session exclusivement composée de stagiaires d AGEFOS PME. Sur la base de 8 stagiaires par session. Sessions à programmer du 15 Juin au 31 Décembre 2015 INFORMATIQUE Word- Excel débutant Excel fonctions de base Excel confirmé Photoshop Bourg en Bresse 1 session 1 session Valence 1 session Grenoble 1 session 1 session 2 sessions 1 session St-Etienne 1 session 2 sessions Lyon 1 session 2 sessions 3 sessions 1 session Chambéry 1 session 1 session Annecy 1 session 1 session

12 PAGE 12/22 MANAGEMENT Management niveau 1 Management niveau 2 Bourg en Bresse 1 session 1 session Valence 1 session 1 session Grenoble 2 sessions 1 session Saint-Etienne 1 session 2 sessions Lyon 3 sessions 3 sessions Chambéry 1 session 1 session Annecy 1 session 1 session COMPTABILITE L essentiel de la comptabilité Construire et piloter sa comptabilité Bourg en Bresse 1 session Valence 1 session Grenoble 1 session 1 session Saint-Etienne 1 session 1 session Lyon 1 session 1 session Chambéry 1 session 1 session Annecy 1 session 1 session Conditions financières Dans le cadre de votre réponse au présent appel à proposition, il est demandé de proposer un coût jour / stagiaire prenant en compte l'ensemble des frais inhérents à la mission : intervention, location de salle et de matériel, frais de déplacement du formateur, reproduction de documents n excédant pas (plafond) 21 HT/ heure/ stagiaire. Sur la base d une journée de formation de 7 heures, soit 147 HT coût jour/ stagiaire. Au titre de ce projet, AGEFOS PME n assure pas la prise en charge des frais de restauration des stagiaires. Ces frais sont hors dossier. Il revient à l organisme de formation d assurer cette gestion. Il pourra décider d avancer les frais de restauration et de les facturer par la suite à l entreprise dont sont issus les stagiaires ou de faire régler directement leurs repas aux stagiaires.

13 PAGE 13/22 REPONSE AU PRESENT APPEL A PROPOSITION Tout prestataire retenu par AGEFOS PME Rhône-Alpes dans le cadre de cet appel à proposition s engage à respecter les modalités d organisation et de fonctionnement, éléments présentés (contexte, public, objectif, déroulement pédagogique, ) qui constituent le cahier des charges. Modalités de réponse Les prestataires souhaitant se positionner dans le cadre du présent appel à proposition utiliseront le dossier de réponse annexé au cahier des charges. La réponse comprendra impérativement : 1. Une fiche de présentation de l organisme prestataire détaillant notamment les normes, labels, obtenus en matière de qualité (de l organisme et/ou de la formation) 2. Une fiche de synthèse de l offre comprenant le contenu des modules et les propositions tarifaires 3. Les conditions de réalisation de la formation 4. Le CV des formateurs 5. Tout document attestant des références de l organisme sur la / les thématique(s) concernée(s). 6. Les facteurs clés de succès de l action 7. Les dispositions prises pour se conformer aux Articles L , L , L , R et R du Code du travail 8. Les dispositions prises pour garantir les principes d égalité et de non-discrimination conformément aux Articles L et D du Code du travail 9. Des exemples de supports/outils utilisés mettant en relief l expertise du prestataire en rapport avec la proposition. (Fournir un modèle d attestation de fin de formation). Envoi des candidatures L organisme candidat devra retourner sa réponse complétée des pièces justificatives au plus tard le 4 mai 2015 à midi: - Par courrier postal (le cachet de la poste faisant foi) à : AGEFOS PME Rhône-Alpes VALLA Julie 213 rue de Gerland-BP LYON cedex 07 - AVEC copie par courrier électronique à Délais impartis - Publication de l'appel à proposition sur Internet : 20 avril Date limite de retour de proposition des prestataires : 4 mai 2015 à 12H - Début des actions collectives prévues : 15 Juin 2015

14 PAGE 14/22 Critères de sélection En préalable, le prestataire doit assurer sa conformité vis-à-vis des obligations liées au règlement intérieur d une part et aux principes d égalité et de non-discrimination d autre part. La décision sera prise sur la base des réponses au présent appel à proposition par l AGEFOS PME Rhône-Alpes sur les critères suivants : - Pertinence et clarté du projet au regard du public concerné, des thèmes abordés, des métiers ciblés, des besoins en compétences des entreprises, branches et territoires visés. - Compétences de l organisme et du formateur/ consultant sur la thématique exposée et expérience afférente détaillée - Qualité des prestations proposées dans l'approche des besoins de l'entreprise et des stagiaires et dans le suivi de l'évaluation des compétences et / ou de la validation de la formation - Normes, labels, certification dans le champ de la qualité, de l égalité, obtenus - Dispositions prises par le prestataire pour contribuer à la mobilisation des entreprises ou des stagiaires - Conditions tarifaires - Capacité à intervenir sur l ensemble du territoire demandé.

15 PAGE 15/22 AUTRES MODALITES Les engagements d'agefos PME Rhône-Alpes AGEFOS PME se réserve le droit d annuler les actions de formation, notamment si le nombre d inscrits est insuffisant au regard des conditions d ouverture. AGEFOS PME préviendra le prestataire retenu de toute annulation de session, 7 jours avant la date prévue. Toute formation annulée ne pourra donner lieu à aucun règlement par AGEFOS PME. Par ailleurs, le présent appel à proposition fait l objet d une demande de cofinancement auprès du Fonds Social Européen. En cas de défaillance totale ou partielle de ces cofinancements, AGEFOS PME se réserve le droit de réviser l'appel à proposition. Les engagements du prestataire Les inscriptions aux actions prévues devront être clôturées le 1 er Novembre Toutes les actions prévues devront impérativement se terminer le 31 décembre 2015 au plus tard. Si tel n est pas le cas AGEFOS PME se réserve le droit de refuser la prise en charge de la totalité de la formation en question. Par ailleurs, les prestataires qui seront retenus s engagent : - à respecter les obligations de publicité liées à la participation de fonds publics et / ou communautaires (notamment en veillant à l'utilisation de feuilles d'émargement affichant les logos des partenaires) - avoir pris connaissance des textes légaux et règlementaires régissant le Fonds Social Européen Objectif Emploi et Inclusion L organisme de formation s engage également avoir pris connaissance des obligations communautaires résultant de ces mêmes textes. Ces informations sont disponibles sur le site internet d'agefos PME Rhône Alpes. - à respecter les obligations de traçabilisation de l assiduité des bénéficiaires sous forme de signatures par demi-journée par les stagiaires et le formateur - à informer les stagiaires sur l'origine des financements de l'action de formation. - A faire remplir par les stagiaires, si cela n a pas été fait lors de l inscription, le questionnaire FSE et le transmettre par courriel à AGEFOS PME Rhône-Alpes. - mentionner lors de la réalisation de l action décrite, qu elle relève d un projet cofinancé par le FSE, et ce : - lors des actions de formation - sur les documents à destination des stagiaires et/ou des entreprises (documents pédagogiques, feuilles d émargement signées par demi journée par les stagiaires ET le formateur, attestation de fin de stage, rapport, bilan, etc.). Pour plus de détails, les obligations liées à la mobilisation des financements publics sont disponibles en annexes 1 et 2 ou sur le site internet d'agefos PME Rhône-Alpes.

16 PAGE 16/22 VOS INTERLOCUTEURS AGEFOS PME Rhône-Alpes Julie VALLA sera votre contact pour les modalités liées à l organisation et à la mise en œuvre des actions de formation (mise en œuvre du dispositif, dates des formations, procédure administrative, suivi des inscriptions etc.) : Julie VALLA Tél Fax Suivi administratif de ces actions (gestion des documents administratifs, facturations, etc.) : Céline GROUZELLE Tél Fax

17 PAGE 17/22 ANNEXE 1 LES OBLIGATIONS LIEES A LA MOBILISATION DES FINANCEMENTS PUBLICS EXTRAIT DE LA CONVENTION COLLECTIVE POUR DES PROJETS COFINANCES PAR LE FSE ARTICLE 6 : Obligations de communication et participation aux Comités de Pilotage départementaux ou régionaux L organisme de formation s engage à mentionner lors de la réalisation de l action décrite, qu elle relève d un projet cofinancé par le FSE, et ce : o lors des actions de formation o sur les documents à destination des stagiaires et/ou des entreprises (documents pédagogiques, feuilles d émargement, attestation de fin de stage, rapport, bilan, etc.). A cet égard, les logos ou visuels spécifiques relatifs au FSE sont communiqués à l organisme par AGEFOS PME Rhône-Alpes. L'organisme de formation pourra être sollicité pour intervenir lors d une des réunions des Comités de Pilotage Départementaux ou Régionaux mis en place par AGEFOS PME afin d éclairer, par son expérience, la réflexion des membres de ces Comités de Pilotage. Une synthèse des évaluations individuelles des stagiaires, ainsi qu un bilan des démarches de certification des acquis professionnels, seront demandés par AGEFOS PME à l Organisme de Formation. ARTICLE 7 : Contrôles Au même titre que les entreprises participantes et qu AGEFOS PME Rhône-Alpes, gestionnaire et bénéficiaire des financements publics et communautaires, l organisme de formation est susceptible d être soumis à un contrôle par les instances communautaires concernées ainsi que par les organes nationaux de contrôle. Ceux-ci pourront alors lui demander de faire état de la réalité des dépenses facturées dans le cadre de son intervention dans le dispositif Actions Collectives au profit des entreprises adhérentes de moins de 10 salariés; il s agira notamment des postes suivants : frais formateurs, frais déplacement, frais locaux, frais consommables, fournitures, frais personnels non formateurs, frais généraux de structure et autres frais. L organisme doit également conserver en un même lieu, les pièces justificatives relatives à sa prestation jusqu à trois années suivant le versement par la Commission européenne du solde de l aide communautaire au Ministère de l Emploi, du Travail, et de la Cohésion sociale, soit à titre prévisionnel au minimum jusqu à la fin de l année (Cf. Annexe 2: Liste des pièces devant faire l objet d un enliassement). Par ailleurs, dans le cadre de ses obligations en matière de gestion des crédits publics, AGEFOS PME Rhône Alpes procède à des visites sur place durant l'action de formation.

18 PAGE 18/22 ANNEXE 2 LISTE DES PIECES DEVANT FAIRE L'OBJET D'UN ENLIASSEMENT PAR LES PRESTATAIRES INTERVENANT DANS LE CADRE D'UN PROJET COLLECTIF COFINANCE PAR LE FSE LISTE DES 1. Programme et description technique du module de formation 2. Convention bipartite établie entre AGEFOS PME RHÔNE-ALPES et l organisme de formation comprenant, la liste des stagiaires et le budget prévisionnel. 3. Information par AGEFOS PME sur les obligations de l organisme inhérentes au(x) cofinancement(s) intervenant dans le projet de formation : FSE, ADEC, FPSPP, Conseil régional, etc. (Cf. Convention AGEFOS PME Organisme de formation) 4. Factures des Coûts pédagogiques détaillées (dates, noms des stagiaires et intitulé exact de la formation) 5. Feuilles d émargement à la demi-journée signées par les stagiaires et le Formateur 6. Fiches d'évaluation de la formation à faire remplir et signer par chaque stagiaire

19 PAGE 19/22 ANNEXE 3 Formation Ouverte A Distance (FOAD) Destinataires de la présente note : Collaborateurs d'agefos PME Rhône-Alpes Organismes de formation dispensant des formations à distance Objet : Définir et rappeler les conditions pour que les actions de FOAD soient imputables et qu'agefos PME Rhône- Alpes puisse les prendre en charge Définition de la FOAD : La Circulaire DGEFP n du 20 juillet 2001 définit la Formation Ouverte et/ou A Distance (FOAD): «Dispositif souple de formation organisé en fonction de besoins individuels ou collectifs (individus, entreprises, territoires). Elle comporte des apprentissages individualisés et l accès à des ressources et compétences locales ou à distance. Elle n est pas exécutée nécessairement sous le contrôle permanent d un formateur». Ainsi, la FOAD couvre 3 axes : les cours par correspondance les formations par téléphone les formations via Internet appelées e-learning ou en visio-conférence En revanche, ne constituent pas des actions de formation professionnelle, les «opérations dont le seul objet est la fourniture à un tiers de matériels (ordinateurs, matériel audiovisuel, etc.), ou bien de "cours en ligne" sans accompagnement humain technique et pédagogique, ou encore d applications pédagogiques livrées sous la seule forme de supports numériques (disquettes, CD-ROM) ou cédées par voie de téléchargement». Conditions d'imputabilité et de prise en charge par AGEFOS PME Rhône-Alpes : Jusqu à la réforme, la FOAD était régie par la Circulaire de la DGEFP du 20 juillet La loi du 5 mars 2014 est venue encadrer plus officiellement ce type de formation, en fixant dans l article L du Code du travail, les mentions devant figurer obligatoirement dans un programme de FOAD : 1. la nature des travaux demandés au stagiaire et le temps estimé pour les réaliser 2. les modalités de suivi et d'évaluation spécifiques aux séquences de formation ouverte ou à distance 3. les moyens d'organisation, d'accompagnement ou d'assistance, pédagogique et technique, mis à disposition du stagiaire. Pour s assurer de l assiduité du stagiaire ayant recours à cette modalité de formation, le décret du 20 août 2014 précise quant à lui : «Art. D L'assiduité du stagiaire contribue à justifier de l'exécution de l'action de formation. Pour établir l'assiduité d'un stagiaire à des séquences de formation ouvertes ou à distance, sont pris en compte :

20 PAGE 20/22 1. les justificatifs permettant d'attester de la réalisation des travaux exigés en application du 1 de l'article L les informations et données relatives au suivi de l'action, à l'accompagnement et à l'assistance du bénéficiaire par le dispensateur de la formation 3. les évaluations spécifiques, organisées par le dispensateur de la formation, qui jalonnent ou terminent la formation.» Les modalités de justification prévues pour la FOAD et décrites ci-après s appliquent à toutes les actions prévoyant, en totalité ou en partie, l usage de ressources et de compétences à distance de la personne formée. Cours par correspondance Formations par téléphone e-learning ou visio-conférence Convention de formation Dossiers bénéficiant d un co-financement (Etat, Europe, FPSPP ), Dossiers contrats de professionnalisation et Dossiers périodes de professionnalisation : pièce obligatoire. Autres dossiers : pièce facultative si un Contrat de Prestation de Service AGEFOS PME est édité et si les mentions indiquées dans le programme de formation permettent de déterminer si l action entre dans le champ de la Formation Professionnelle Continue. Dans le cadre de la FOAD, les mentions obligatoires supplémentaires devant figurer dans la convention de formation conclue entre le prestataire de formation et l entreprise sont : l identification des séquences d apprentissage à distance, notamment : les objectifs poursuivis, la nature des travaux incombant aux stagiaires, les périodes de réalisation de ces travaux, leurs durées estimées A noter : le temps d apprentissage personnel du stagiaire n est pas intégré dans le calcul de la durée de l action. l identification des prestataires : moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre directement ou par sous-traitance, suivi et évaluation des travaux accomplis par les stagiaires et prix des différentes prestations. Indication du nombre de devoirs à rendre et de la durée nécessaire (en heure) pour la réalisation de chacun d'eux. Regroupement Programme de formation Protocole Individuel de Formation (PIF) Suivi de NON sauf pour les : - contrats de professionnalisation (question/ réponse de la Circulaire DGEFP n 2012/15 du 19 juillet 2012) - formations dispensées par les établissements privés soumis au pouvoir disciplinaire du conseil académique de l'education Nationale. OUI Outre les mentions relatives au programme de formation s appliquant à toute action de formation (objectifs déterminés, prérequis, moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement ainsi que moyens permettant de suivre l exécution de l action et d'en apprécier ses résultats), un programme doit également préciser pour les heures prévues en FOAD : 1. la nature des travaux demandés au stagiaire et le temps estimé pour les réaliser 2. les modalités de suivi et d'évaluation spécifiques à ces séquences 3. les moyens d'organisation, d'accompagnement ou d'assistance, pédagogique et technique, mis à disposition du stagiaire. Dossiers bénéficiant d un co-financement (Etat, Europe, FPSPP ) : pièce obligatoire. Autres dossiers : pièce facultative si les conditions de réalisation de l action de formation : calendrier, modalités d encadrement technique et pédagogique (plate-forme téléphonique, personne ressource, messagerie ), estimation de la durée nécessaire pour effectuer les travaux, modes d évaluation de l action de formation sont précisées dans le programme de formation. Le décret FOAD du 20 août 2014 apporte des précisions sur la preuve de l assiduité. Il faut un faisceau d éléments pour établir l assiduité d un stagiaire, tracer la réalisation de l action et par conséquent la réalité de l exécution de l action de formation à distance : - les justificatifs attestant de la réalisation des travaux exigés par le programme de formation - les évaluations spécifiques qui jalonnent ou terminent la formation A noter : l attestation de fin de formation précisant l objectif, la nature et la durée de l action ainsi que les résultats de l évaluation des acquis de formation est obligatoire dans le cadre d un projet bénéficiant d un co-financement (Etat, Europe, FPSPP )

21 PAGE 21/22 l'action Le nombre de devoirs rendus doit être attesté par l'organisme de formation et contresigné par le stagiaire Si tel n'était pas le cas : le paiement s'effectuerait au prorata de la durée (indiquée dans la convention) correspondant aux devoirs rendus et attestés. Les feuilles d'émargement précisant la durée des sessions téléphoniques doivent être signées par le stagiaire et contresignées par le formateur. Un état nominatif imprimé doit être produit par l'organisme de formation, il doit être signé par le stagiaire et contresigné par le formateur. Cet état nominatif doit indiquer : la date de l action les heures de début et de fin d utilisation du programme (laps de temps entre chaque connexion ) la dénomination du ou des modules suivis. Exceptionnellement (en cas d'impossibilité momentanée due à un problème technique), des attestations de présence doivent être élaborées par l'organisme de formation et signées par le stagiaire et contresignées par le formateur. Encadrement de l'action L'exigence d encadrement humain «minimum» est posée dans le cadre des actions «FOAD» qui doivent présenter un caractère d interactivité. Sont admis : - l accompagnement pédagogique et technique depuis un lieu-ressource - le tutorat à distance synchrone ou asynchrone. Formes possibles de l'encadrement humain (exemples) : Un système de «boîte aux lettres», de messagerie (prévu dans la convention conclue avec le prestataire de formation) permettant au stagiaire de poser des questions auxquelles un formateur pourra répondre par téléphone ou par courrier, satisfait à cette exigence. FOAD et temps de formation : Contrat de Sécurisation Professionnelle (CSP) : le Fonds Paritaire de Sécurisation des Parcours Professionnels (FPSPP) impose des plages horaires de formation "raisonnables" c'est-à-dire que la FOAD ne doit pas être réalisée le week-end ou le soir. Contrat de professionnalisation : l'article L du Code du travail précise que "la durée du travail du salarié, incluant le temps passé en formation, ne peut excéder la durée hebdomadaire de travail pratiquée dans l'entreprise ni la durée quotidienne maximale du travail fixée par l'article L et par l'article L du code rural." Dans ce cadre, aucune heure de FOAD ne pourra être effectuée hors temps de travail. Par ailleurs, un planning dégageant des plages horaires identifiées réservées à la formation (sur le temps de travail) doit obligatoirement être établi (Circulaire DGEFP n 2012/15 du 19 juillet 2012). Par ailleurs, pour rappel, des regroupements doivent obligatoirement être mis en œuvre lorsqu'il s'agit de FOAD dans le cadre du contrat de professionnalisation. La Circulaire DGEFP n 2012/15 du 19 juillet 2012 relative à la mise en œuvre du contrat de professionnalisation précise que dans le cadre de la mise en place de FOAD sur ce dispositif, des dispositions particulières s'appliquent. Extrait de cette Circulaire (question/ réponse 1.6.6) : «Le recours à une formation à distance ou par correspondance doit être justifié, exceptionnel et correspondre à une demande individuelle (par exemple, absence d'offre de formation équivalente, impossibilité de se rendre à l'établissement de formation). Dans ces cas-là, il convient qu'un planning dégageant des plages horaires identifiées réservées à la formation soit annexé au contrat. Enfin, un ou plusieurs regroupements physiques avec les formateurs responsables doivent être prévus pendant la durée du contrat de professionnalisation.» Période de professionnalisation : les actions de formation dans le cadre de la période de professionnalisation peuvent se réaliser en tout ou partie hors temps de travail après accord écrit du salarié (avec versement obligatoire de l'allocation formation par l'employeur pour ces heures). Dans ce cadre, la durée maximale de formation réalisée en dehors du temps de travail par an et par salarié, notamment dans le cadre de la FOAD, est limitée à 80 heures ou, pour les salariés dont la durée de travail est fixée par une convention de forfait en jours ou en heures sur l'année, dans la limite de 5 % du forfait. Plan de formation : Catégorie 1 du plan de formation : les actions d'adaptation au poste de travail ou celles liées à l'évolution ou au maintien dans l'emploi doivent se dérouler sur le temps de travail. Dans ce cadre, aucune heure de FOAD hors temps de travail ne pourra être effectuée (Article L du Code du travail). Catégorie 2 du plan de formation : les actions de formation ayant pour objet le développement des compétences des salariés, notamment celles mises en œuvre à distance, peuvent se dérouler, avec l'accord du salarié, en tout ou partie en dehors du temps de travail (avec versement obligatoire de l'allocation formation par l'employeur

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