CAHIER DES CHARGES TECHNIQUE

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1 CAHIER DES CHARGES MAI 2015 Chef de projet fonctionnel : Vincent Gicquel Tél. : ZAC Eurêka 900, rue du Mas de Verchant Montpellier - FRANCE

2 INTRODUCTION Medtech souhaite créer une plateforme pour améliorer la relation avec ses partenaires tout en améliorant la relation avec les chirurgiens utilisateurs de ses produits en leur permettant de participer au processus d amélioration des robots chirurgicaux. L objectif majeur de ce portail est la collaboration et la centralisation de la communication avec ses partenaires et clients principalement les chirurgiens. Ce portail digital doit permettre aux partenaires et clients de Medtech d accéder facilement aux informations relatives à leur compte client tout en donnant un outil aux équipes de Medtech pour gérer leur activité. Les responsables de Medtech préfèrent opter pour des solutions de type Cloud / SAAS ou de type CMS. 2

3 3

4 PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE L ENVIRONNEMENT 4

5 RESSOURCES À DISPOSITION Ressources humaines Ce projet sera piloté par un chef de projet fonctionnel qui agit sous la responsabilité du directeur du développement des marchés en charge du marketing et d Internet. Sans être un développeur confirmé, ce chef de projet possède des compétences théoriques et techniques sur les technologies web et multimédia. N ayant pas de personnels compétents dans le domaine du digital nous ferons appel à des sous traitants temporaires : un développeur, un webdesigner, un intégrateur et un traducteur. L ensemble des collaborateurs de Medtech cité dans le cahier des charges fonctionnel pourra être sollicité afin que la solution réponde aux mieux à leurs besoins : La Direction générale, la Direction administrative et financière, le Service de Développement des marchés, le Département Recherche et Développement, le Service Client ainsi que les collaborateurs extérieurs en période de test. Ressources techniques La solution devant être développée en interne, l équipe projet a à sa disposition des ordinateurs, des outils bureautiques Microsoft ainsi que plusieurs logiciels open source gratuits : OpenProj, Aptana, Gimp, FireFTP. Nous recommandons pour la réalisation de ce projet de se doter de quelques logiciels principalement Open source : AMPPS, NET BEANS CADRE DU PROJET La société Medtech a déjà un site medtech.fr qui explicite son métier auprès du grand public et des professionnels. Il doit être conservé. La solution proposée pour répondre aux besoins spécifiques de ce projet doit être de type Cloud / SAAS ou simples (CMS...). L hébergement actuel est la formule «perso» de OVH. Il faut donc envisager un changement de formule ou une amélioration de service pour intégrer la nouvelle solution. Les besoins techniques du projet La solution proposée doit répondre aux besoins suivants : 1/ permettre à l entreprise de gérer l ensemble de la relation avec les distributeurs américains, chinois et indiens via un espace sécurisé : gérer l aspect contractuel, gérer l aspect financier, les commandes, piloter l activité, etc. 2/Permettre aux chirurgiens du cerveau et de la colonne vertébrale d être en interaction avec la R&D de Medtech : gérer l aspect contractuel (confidentialité), gérer les retours : nouveautés, adaptations, retour qualité, interagir sur les nouveaux produits, piloter l activité, etc. Nous avons identifié 4 types de cible. - Le personnel de Medtech (hors R&D) : direction, vente, finance, contrats, fidélisation, - Le personnel du service Recherche et Développement - Les distributeurs - Les chirurgiens 5

6 La solution que nous pourrons appeler «portail d entreprise» ou «portail digital» doit ainsi permettre un accès sécurisé à des documents tout en étant personnalisable et interactif. Plutôt que de développer intégralement une solution répondant aux besoins fonctionnels exprimés, nous proposons de nous appuyer sur une solution préexistante que nous personnaliserons. Ceci offre l avantage de s économiser du temps de développement et donc de respecter les délais impartis tout en s appuyant sur des solutions qui ont faites leurs preuves et qui bénéficient du développement d une communauté active de développeurs. Nous proposons de monter un portail d entreprise qui fera office d extranet et de portail digital. QU EST CE QU UN PORTAIL D ENTREPRISE? Les portails web ont connu de nombreuses améliorations au cours de ces 10 dernières années. Logiciel en ligne ou site internet, les portails de référence offrent aujourd hui en général les fonctions suivantes : CONTENEUR : la possibilité d organiser le contenu par système de blocs UTILISATEURS : un accès au portail avec différents droits d administrations et de permissions INTEGRATION : un accès au système d information de l entreprise, ESPACES : la gestion d espaces PERSONNALISATION : la personnalisation du contenu en fonction de l utilisateur MOBILITE : l accès sur différents support mobiles MODELISATION : la modélisation de nouveaux types de contenus sans connaissances approfondies en développement CONTENUS : la gestion de contenus textes et multimédia DOCUMENTS : la gestion de documents COLLABORATION : la collaboration via des outils collaboratifs RESEAU : les échanges à travers un réseau social d entreprise Pour répondre à ces besoins de fonctionnalités, nous proposons d utiliser le CMS Drupal qui est réputé pour sa grande modularité et sa grande flexibilité. Nous proposons de travailler dans l immédiat sur Drupal 7, (version stable avec de nombreux modules) et notamment l une de ses distributions Open Atrium 2, qui est une version de Drupal intégrant de nombreuses fonctionnalités faisant de cette distribution un véritable portail d entreprise. 6

7 OPEN ATRIUM 2 UNE DISTRIBUTION DRUPAL ORIENTÉE PORTAIL D ENTREPRISE DRUPAL Drupal est un gestionnaire de contenu (CMS) Open Source publié sous la licence publique générale GNU qui s appuie sur le langage de script PHP et intégre les langages courant du Web HTML5, CCS3, Javasript Il permet de distinguer le fond et la forme tout en intégrant des fonctionnalités «Rich Media». Ce logiciel permet notamment de publier, gérer et organiser les contenus d un site web, et permet également de gérer l organisation et les droits d accès d une communauté d utilisateurs. Il s organise autour d unités de contenus minimales, appelées «noeuds», qui correspondent à différents éléments : article, blog, commentaire, formulaire de saisie, image ou galerie d images, sondage, page de wiki, etc. Drupal a été défini au départ comme un «assembleur rapide de site web» par son créateur Dries Buytaert, c està-dire une plateforme facilitant la mise en place de contenus de manière collaborative sur un site web utilisé par plusieurs personnes. La structure modulaire et évolutive du CMS qui permet d ajouter de nombreuses fonctionnalités, rend possible la conduite de nombreux projets de taille différentes, notamment dans les champs suivants : - Publication web (création de plateformes et sites communautaires sur internet) - Création de systèmes de gestion des connaissances (notamment via une classification taxonomique - par catégories- des contenus) - Création de groupes de travail (intranet et extranet). La communauté active qui gravite autour de Drupal a développé de nombreuses distributions accessibles en open source. Open Atrium 2 est une version de Drupal développé pour un usage extranet/intranet ou portail digital pour les organisations. 7

8 OPEN ATRIUM 2 Parmi les fonctionnalités de base qui ont été intégrées à cette distribution par ses auteurs, on trouve un module de partage de documents, un module de gestion de projet, un outil de gestion des contenus media, mais aussi une gestion des groupes de discussion. La plateforme peut s intégrer à l annuaire d entreprise via son module LDAP, et elle dispose d une gestion granulaire de la sécurité des accès aux fichiers. A ces fonctions «classiques» viennent s ajouter des modules plus avancés qui font toute la valeur de cette distribution : modules d e-learning, mini-sites, fonctions sociales, tutoriels, accès mobiles. Au total, la distribution offre plus d une quarantaine d outils pour personnaliser son site. Le CMS Drupal étant orienté SOA (Architecture Orientée Service), dans le cas où il n existerait pas de service qui réponde totalement aux demandes de Medtech, il est tout à fait possible de développer de nouvelles fonctionnalités en faisant appel à un développeur PHP spécialiste de Drupal. Avec son code ouvert et la modularité de Drupal, on peut donc aisément le configurer pour l adapter aux besoins du projet. 8

9 UN SYSTÈME MODULAIRE AVEC UNE GESTION POUSSÉE DES DROITS D ACCÈS Toute l administration du site dans Open Atrium se passe en Front end. Cela veut dire que la mise en ligne de contenu se fera de façon intuitive et que l utilisateur n aura pas à se familiariser avec une interface d administration en back end. Open Atrium permet de définir des niveaux d accès au contenu. Dans notre cas, l ensemble du portail nécessitera d avoir un identifiant et un mot de passe pour accéder au contenu. Ensuite cet utilisateur en fonction de ses droits de lecture et d écriture pourra avoir accès ou non à certains contenus. Nous pourrons aisément restreindre l accès à ces espaces. Ainsi, les chirurgiens auront uniquement accès à l espace «R&D» et les distributeurs à l espace «Distributeurs». L équipe R&D de Medtech n aura accès qu à l espace R&D. Le reste de l équipe aura accès à l espace «Distributeurs» mais aura aussi accès aux données contractuelles de l espace R&D. En fonction des besoins, nous pourrons ajouter d autres espaces dans le portail sans que cela nécessite de connaissances approfondies en développement web, l interface étant très intuitive et ayant été conçue pour des non développeurs. Une fois identifié, l utilisateur aura accès à différents espaces et sections définis par les administrateurs du site. Le portail Medtech pourra être divisé en plusieurs espaces, 2 dans un premier temps : Un espace consacré à la relation avec les distributeurs Un espace consacré à la Recherche et au Développement. Chacun de ces espaces pourra être agrégé de fonctionnalités via des sections : calendrier, forum de discussion, librairie de documents, suivi de projets, liste de taches, dossiers, etc. Chacun de ces espaces pourra aussi être divisé en sous espaces thématiques pouvant eux-mêmes être restreints. Nous pourrons par exemple consacrer et réserver un espace aux fournisseurs chinois, un autre aux américains et un dernier aux indiens. 9

10 La grande force d Open Atrium 2 est que chacun des ces espaces, sous espaces et sections peut être paramétré afin d en limiter l accès garantissant la sécurité des informations et des documents. Nous pouvons les rendre accessible à des utilisateurs déjà enregistrés, à des équipes (sur une espace défini) ou à des groupes (sur plusieurs espaces définis). Ces équipes et groupes sont administrables par les administrateurs du portail. Par exemple, on peut envisager de faire un groupe chirurgiens et un groupe fournisseurs qui auront respectivement accès à leur espace. Au sein des fournisseurs, nous pourrons faire des sous groupes par pays. Ainsi si un commercial de Medtech veut communiquer une information uniquement aux distributeurs d une zone géographique, ceci sera extrêmement simple. D un autre coté si on a au sein de l espace R&D ou des groupes chirurgiens du cerveaux et chirurgiens de la colonne, nous souhaitons créer des équipes qui pourront participer à la recherche sur des thématiques précises, nous pourrons aisément créer ces équipes et leurs affecter des espaces ou des sections afin de leur donner des zones de collaboration comprenant des fonctionnalités variées. 10

11 UN SYSTÈME INCLUANT DE NOMBREUSES FONCTIONNALITÉS PERMETTANT DE RÉPONDRE AUX BESOINS DE Nous proposons d étudier pendant la phase de conception du projet les besoins précis de chaque service. Ainsi, nous procéderons à une enquête sous forme de questionnaires, entretiens et réunions pour répondre aux mieux aux besoins des employés de Medtech et de ses partenaires. La solution mise en place sera évolutive et pourra donc être améliorée au fur et à mesure de son utilisation. 11

12 Voici une présentation graphique de ce que à quoi pourrait ressembler l organisation de l espace R&D au sein du portail Medtech : 12

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14 SCHÉMA ORGANISATIONNEL DU PORTAIL Schéma organisationnel du portail Medtech Portail Medtech Equipes : Medtech USA, Distributeurs USA Wiki, réseau social, documents, contrats, vidéo, tutoriels, forums, nouveautés... Rosa Spine Equipes : Chirurgie de la colonne, Ingénieurs Medtech, Rosa Brain R&D Groupes : Chirurgiens, Medtech Distributeurs Groupes : Distributeurs, Medtech Chine USA Inde Calendier, documents, catalogue, nouveautés... Calendier, documents, catalogue, nouveautés... Equipes : Medtech Inde, Distributeurs Inde Wiki, réseau social, documents, contrats, vidéo, tutoriels, forums, nouveautés... Equipes : Chirurgie du cerveaux, Ingénieurs Medtech Calendier, documents, catalogue, nouveautés... Equipes : Medtech Chine, Distributeurs Chine Légende : Espaces et sous espaces Groupes Equipes 14

15 SPÉCIFICATIONS S : L HÉBERGEMENT CHEZ OVH PLANNING Nous recommandons de changer l hébergement en vigueur. En effet, l offre OVH perso avec lequel est hébergé le site Medtech ne nous paraît pas adaptée au besoin du nouveau portail. Cette offre n offre qu une base de données déjà utilisée pour le site medtech.fr. Même s il est possible d héberger plusieurs sites sur une base, il est recommandé pour des questions de performances et de sécurité d avoir une base de données par site. Nous recommandons de souscrire à une base supplémentaire dite «SQL privé» incluse dans l offre pro d ovh permettant des connexions illimitées et de meilleures performances pour permettre à tous les utilisateurs de se connecter en même temps. Autre suggestion, pour protéger les données dans un contexte de recherche et développement, nous conseillons de protéger le portail avec des outils proposés par OVH Utiliser le protocole IPV6 disponible chez oh Gardien SQL Privé Protection contre les attaques DdoS avec le CDN Les grandes phases du projet Nous proposons de découper le projet en 6 grandes phases 1 /Etude et démarrage du projet du 2 février au 26 mai / Conception du 27 mai au 10 juin / Production du 10 juin au 2 juillet / Tests et correctifs du 3 juillet au 4 septembre / Lancement, suivi et animation du 7 septembre au 31 décembre 2015 Diagramme de Gantt Le planning de Gantt permet d évaluer les tâches, de les chiffrer et de les assigner à des collaborateurs. Vous pouvez retrouver ce diagramme de Gantt en annexes qui donne une idée précise du déroulé du projet respectant les grandes étapes citées précédemment. BUDGET Le coût du projet s élève à un total de Vous pouvez retrouver en annexe : une synthèse du budget ainsi qu un tableau de calcul des heures par collaborateur. 15

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