SOMMAIRE. Préambule 3 I REFERENCES JURIDIQUES 4 II HISTORIQUE 4 III PRESENTATION D ANAIS 5. Implantation des établissements ANAIS 6

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2 SOMMAIRE Préambule 3 I REFERENCES JURIDIQUES 4 II HISTORIQUE 4 III PRESENTATION D ANAIS 5 Implantation des établissements ANAIS 6 IV ORGANISATION ET PRESTATIONS 7 Organigramme du Siège 9 SERVICES &PRESTATIONS Service accueil 10 Direction Administrative & Financière 13 Direction Des Ressources Humaines 20 Service Entretien 27 Service Juridique 31 Service Projet & Qualité 37 Service Communication 42 Service Informatique 44 Perspectives & Évolutions 51 PRESENTATION DES SERVICES DU SIEGE ET PRESTATIONS 2

3 PREAMBULE La rédaction du projet de siège figure dans le Schéma d Orientation Stratégique validé en janvier La nécessité de parfaire l articulation entre les services centraux et les établissements s était imposée au fil des réflexions que son élaboration avait suscitées. Cette formalisation est dans la continuité de la démarche qualité impulsée dans l association. En proposant aux services du siège le même effort qui est conduit dans les établissements et services de l association. Mais une autre évolution en cours rend opportun ce travail de formalisation : l installation d une direction générale adjointe conduit à repenser la gouvernance, et de proche en proche le système de délégations. La démarche proposée pour élaborer ce document respecte un processus assez classique : Une étape d état des lieux réalisée par les services, Une étape de diagnostic partagé avec le personnel des services, Une enquête auprès des établissements et services pour recueillir les remarques, dysfonctionnements éventuels et suggestions des usagers des services du siège, Une démarche d amélioration. Ce document vient en complément d autres outils comme le Document Unique de Délégation (D.U.D.), le tableau de suivi des maintenances et contrôles réglementaires piloté par le service entretien, et les procédures des services. Il a vocation à compléter le recueil des lois internes. PRESENTATION DES SERVICES DU SIEGE ET PRESTATIONS 3

4 I REFERENCES JURIDIQUES Art. 10 du Décret N 61 9 du 3/01/1961 : " Les frais exposés par un siège social peuvent, sur autorisation particulière du Ministre des Affaires Sociales, être intégrés dans le calcul du prix de journée ou de la dotation globale. Ils doivent correspondre à un service rendu à l'établissement pour lequel le siège social se substitue totalement ou partiellement à celui ci ". Art. 24 du Décret N du 24/03/1988 : " Dans la mesure où ils correspondent à des services qui lui sont rendus, et sur autorisation particulière du Ministre de la Santé Publique, les frais exposés par un siège social sont pris en compte pour le calcul du prix de revient prévisionnel servant à l'arrêté du prix de journée de l'établissement " Loi du 2/01/2002 Art. L314 7 du Code de la famille et de l'aide sociale : " Les budgets des établissements et services sociaux et médico sociaux peuvent prendre en compte, suivant une répartition établie en fonction du niveau respectif de ces budgets, les dépenses relatives aux frais de siège social de l'organisme gestionnaire " Décret du 22/10/2003 : " Les budgets approuvés des établissements et services peuvent comporter une quote part des dépenses relatives aux frais du siège social de l'organisme gestionnaire " II HISTORIQUE La première trace de l'existence du siège social pour l'association ANAIS se trouve dans un courrier du 1er/12/1975 où le Président demande au Ministre de la Santé l'autorisation d'exposer un budget de siège pour la gestion de 8 établissements que compte à l'époque l'association dont : Un Foyer de Jeunes Travailleurs, Un Centre de Formation, Une Maison de convalescence, Un I.M.E., Deux C.A.T., Deux Foyers d Hébergement. Dès l'année suivante, en 1976, un budget de ( Frs) était accordé par la DDASS de l'orne permettant entre autres le financement de six salariés : Un directeur administratif, Deux comptables, Trois secrétaires. Les services du siège sont installés dans une grande maison "2 passage des Marais à Alençon", partagée entre bureaux pour les activités du Siège et logement du fondateur d'anais, l'abbé Houssemaine. PRESENTATION DES SERVICES DU SIEGE ET PRESTATIONS 4

5 En juillet 2000, le siège emménage dans les actuels locaux au 32 rue Eiffel. Pour satisfaire à une demande du Conseil Général de l'orne, la Direction Générale de l'action Sociale confirmait par courrier qu'anais pouvait bien se prévaloir d'une autorisation ministérielle et que celle ci avait été confirmée et confortée à l'occasion des opérations de reprises et de transferts de gestion d'autres établissements médico sociaux. Depuis, la signature du Contrat Pluriannuel d'objectifs et de Moyens pour les ESAT avec cette même Direction Générale de l'action Sociale, en avril 2008, est un élément supplémentaire confirmant la reconnaissance par les pouvoirs publics de l'existence du siège social de notre association. Conformément aux dispositions du Décret budgétaire du 22/10/2003, le budget du siège est arrêté par le Directeur Général de l'ars de Basse Normandie, après instruction par les services de la direction territoriale de l'orne. En 2011, celui ci s'élève à , ce qui correspond à une quote part des charges brutes d'exploitation de chaque service et établissement à hauteur de 2.20 %, y compris les résultats commerciaux des ESAT et EA. 37 personnes sont employées dans les différents services. Il convient à cela de rajouter le Service Entretien dont l'autorisation et le fonctionnement relèvent des mêmes dispositions et qui, en 2011, emploie 17 salariés pour un budget de III PRESENTATION D'ANAIS Actuellement, l'association est organisée en cinq secteurs d'activités : 1 Education spécialisée : regroupe les IME, SESSAD et ITEP 2 Travail adapté et protégé : pour les ESAT, leur section annexe et les EA 3 Hébergement et vie sociale : regroupe les Foyers d'hébergement d'esat, les SAVS et SAMSAH ainsi que les Foyers de Vie. 4 Polyhandicap et Soins : composé des MAS et FAM 5 Personnes âgées et Dépendance : pour les EHPAD, PASA (Pôle d'activités et de Soins Adaptés) et UHR (Unités d'hébergement Renforcé). A ce jour, ce sont donc 80 établissements ou services en activité ou en cours de construction, implantés sur 13 départements et 5 régions, qui accueillent près de personnes handicapées ou dépendantes accompagnées par salariés. PRESENTATION DES SERVICES DU SIEGE ET PRESTATIONS 5

6 PRESENTATION DES SERVICES DU SIEGE ET PRESTATIONS 6

7 IV ORGANISATION ET PRESTATIONS Le thème générique de siège recouvre trois réalités complémentaires mais distinctes : La première concerne la gouvernance associative avec la notion de siège social de l'association personne morale gestionnaire, qui tient ses réunions d'instance, La deuxième pour la Direction Générale, composée du Directeur Général de l'association qui, seul, dispose de l'autorité sur l'ensemble des établissements et services avec possibilité de déléguer de façon permanente ou occasionnelle, La troisième regroupe l'ensemble des services centraux dont les prestations sont détaillées ci après sous forme de tableaux. Il n'existe pas de nomenclature type des missions d'un siège et chaque association est libre, selon son histoire, ses choix politiques et stratégiques, sa taille et sa dispersion géographique entre autres, de dresser la liste des prestations qu'elle gère directement dans le cadre de sa gouvernance, celles qu'elle confie à la Direction Générale et celles que cette dernière subdélègue aux directions de services et établissements. Ces délégations doivent être regroupées et formalisées dans un document unique. A titre indicatif, le Décret du 22 octobre 2003 déjà cité précise notamment que les services du siège portent sur : L'élaboration d'un projet global de l'organisme gestionnaire (projet associatif) et des projets d'établissements, L'amélioration de la qualité des services rendus et adaptation des moyens des services et établissements, La mise en œuvre de systèmes d'informations et plus particulièrement ceux indispensables à l'établissement des indicateurs, La mise en place de procédures de contrôle interne et d'évaluation, La conduite d études visant à rechercher la mise en œuvre d'actions de partenariat, coopération et coordination, avec une incidence sur les tarifs (CPOM, GCSMS ). Conformément à son Projet d'association et à son Schéma d'orientation Stratégique arrêté jusqu'en 2015, ANAIS définit son siège au travers des plus values que celui ci apporte autour de cinq axes : 1. Recherche d'une amélioration constante de la qualité des accompagnements en privilégiant l'innovation et l'évaluation, 2. Veille et contrôle dans l'application de la législation dans tous les domaines où la responsabilité de l'association s'exerce, 3. Mutualisation et recherche d'économies d'échelle pour une meilleure efficience, 4. Assistance, conseil et soutien aux établissements et services dans la mise en œuvre de leurs missions, 5. Ingénierie et logistique en matière de projets, de développement et de communication. PRESENTATION DES SERVICES DU SIEGE ET PRESTATIONS 7

8 Pour se faire, ANAIS doit régulièrement questionner ses procédures et ses règles internes pour ajuster la place du curseur entre ce que l'on pourrait qualifier de missions régaliennes et qui doivent rester centralisées et d'application uniforme pour tous ses équipements et celles qui doivent être déconcentrées, c'est à dire appliquées localement selon les règles communes ou décentralisées et laissées à l'appréciation et au discernement des directions de sites. C'est ce que présentent les tableaux synoptiques présentés autour des grandes fonctions suivantes : Service Accueil Direction administrative et financière Direction des ressources humaines Service entretien Service juridique Service projet et qualité Service communication Service Informatique PRESENTATION DES SERVICES DU SIEGE ET PRESTATIONS 8

9 PRESENTATION DES SERVICES DU SIEGE ET PRESTATIONS 9

10 SERVICE ACCUEIL Le service accueil tient le standard téléphonique et assure l accueil du public qui s adresse au siège. Cette fonction de premier accueil est essentielle pour la qualité du lien établi avec tous les interlocuteurs du siège. Le service aiguille ceux ci vers les professionnels concernés, les informe de la présence au siège de leur interlocuteur et facilite la mise en contact. Il assure le bon fonctionnement de services courants (photocopieuse, fournitures, courrier, véhicule ) PRESENTATION DES SERVICES DU SIEGE ET PRESTATIONS 10

11 FONCTIONS TÂCHES CONDITIONS DE RÉUSSITE Assurer l accueil du public Accueillir les personnes et bien identifier leur besoin, Aiguiller vers le bon interlocuteur Bien connaitre les tâches des personnels et leur évolution Veiller à connaître, en temps réel, la présence, l absence et le lieu de déplacement des professionnels du siège Tenir le standard téléphonique Renseigner les interlocuteurs Bien comprendre leur besoin pour les mettre directement en contact avec le professionnel concerné Faciliter la communication interne Faire circuler les informations qui facilitent la communication et la convivialité interne (absence de salariés ) Assurer l expédition du courrier Réaliser l enregistrement et le timbrage Organiser et exécuter certaines missions évènementielles, saisonnières ou exceptionnelles Réaliser la reproduction et l expédition des documents régulièrement réalisés par les services du siège (budgets, comptes de résultats et rapports d activité) ou tout autre document plus évènementiel. PRESENTATION DES SERVICES DU SIEGE ET PRESTATIONS 11

12 PRESENTATION DES SERVICES DU SIEGE ET PRESTATIONS 12 S

13 DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE SERVI DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE La direction financière est garante de l équilibre financier de l association. Elle organise et adapte la comptabilité de l association en respectant la législation en vigueur, les préconisations des commissaires aux comptes et les choix associatifs. Elle assure la programmation et le financement de l évolution du patrimoine, propose le meilleur financement des projets voulus par les instances associatives, garantit la véracité des documents financiers (budgets des établissements, comptes administratifs, bilan, compte d exploitation, compte de résultats). Cette direction a pour enjeu de réussir une articulation fine entre : Chaque établissement qui doit disposer, au quotidien, des moyens pour exercer sa mission, Et la gouvernance associative qui doit veiller à la pérennité des structures et rendre compte avec la plus grande transparence de l usage des fonds accordés. Elle dispose de services suivants : comptabilité, budget, trésorerie. PRESENTATION DES SERVICES DU SIEGE ET PRESTATIONS 13

14 FONCTIONS TÂCHES CONDITIONS DE RÉUSSITE La direction financière est garante du respect des règles comptables et fiscales pour l ensemble de l association La direction financière, en lien avec les commissaires aux comptes assure l analyse financière de l association et met en œuvre les orientations de ses instances. Établir le budget prévisionnel de l association et de chaque établissement et service La centralisation pour la production des documents comptables permet une économie d échelle, une réalisation efficiente et experte de ces documents. Elle évite, ainsi, d emboliser la fonction de direction d établissements. Les services centraux assurent un contrôle de conformité des enregistrements comptables. Ils disposent d un outil informatique approprié. Ils participent à l amélioration continue du logiciel afin d optimiser les tâches des professionnels concernés. Ils organisent et/ou animent les formations internes nécessaires. La direction financière, en liaison avec la direction générale pilote l ensemble du processus. La direction financière assure l analyse de gestion des comptes de l association, éclaire régulièrement les instances sur la situation des comptes et met en œuvre les orientations définies. La direction financière assure une veille sur la réglementation comptable et fiscale et met en œuvre les nouvelles dispositions. Le commissaire aux comptes certifie les comptes après sa mission de contrôle annuelle. Élaboration du budget Envoi aux directions d une note de préparation du budget en juin N 1 Travail de concertation entre établissement et service budget Programmation en septembre/octobre d une journée avec chaque direction pour établir conjointement ce budget Arbitrage éventuel par direction générale Examen par la Commission financière et approbation par le Conseil d Administration Communication aux CE et CCE Dépôts des budgets pour le 31/10 N 1 Appui des services à la négociation des directeurs auprès des autorités de tarification Les directeurs d établissement veillent à la bonne compréhension des tâches par les secrétaires comptables dans les établissements : les services du siège ont le souci d apporter aux directeurs l information et le conseil nécessaires pour une connaissance optimum de leur outil comptable. La journée de travail entre chaque direction et les services centraux est l élément clé de la concertation entre le siège et les établissements : les services apportant la technicité et l expertise, les directions une connaissance fine de leurs besoins et de leurs priorités. PRESENTATION DES SERVICES DU SIEGE ET PRESTATIONS 14

15 S il y a procédure contradictoire, service centraux et directions d établissement préparent la réponse envoyée par la Direction Générale Procédure spécifique aux CPOM La direction Générale pilote le dossier, Les directeurs d établissement sont associés à l élaboration des fiches actions ainsi qu aux arbitrages des actions négociées. Actuellement trois CPOM ont été élaborés, et deux sont conclus. ANAIS dispose actuellement d une meilleure maitrise de la conduite de ce type de projet qui devrait permettre une meilleure implication des directeurs dans l élaboration et le suivi des CPOM Procéder à un recours tarifaire Arrêter les comptes administratifs de chaque établissement et services et de l association Relations en cours de budget avec l administration (crédits non reconductibles par exemple) Les directions d Établissement font des propositions à la direction générales qui les approuve et les envoie à l administration concernée Recours tarifaire Recours gracieux : celui ci est décidé en concertation avec les directeurs concernés et mis en œuvre par la direction générale Celui ci est décidé par le conseil d administration sur proposition de la direction générale : la direction générale monte le dossier avec la collaboration des directeurs concernés. Les services centraux établissent les comptes administratifs Les directions d établissement participent à la réalisation et vérifient les documents et proposent l affectation des résultats. La commission financière sur proposition de la direction générale donne son avis et le conseil d administration approuve les comptes au plus tard le 30 avril de l année N+1. La direction générale et les services centraux procèdent à l arrêté des comptes. Les directeurs d établissement et la direction générale examinent l avenir de l établissement. PRESENTATION DES SERVICES DU SIEGE ET PRESTATIONS 15

16 Assurer le paiement des dépenses Les dépenses sont engagées par les opérateurs qui en ont la délégation (Document unique de délégation). Les services centraux de la direction financière en assurent le paiement. Assurer l enregistrement et l encaissement des produits La direction générale et les services centraux se tiennent à la disposition de l administration pour répondre à ses questions. Éventuellement procédure de recours dans les mêmes formes que le recours tarifaire. Les services centraux arrêtent les comptes de l association (bilan, compte de résultats et annexes) La commission financière examine les comptes et l Assemblée Générale les approuvent après la certification du commissaire aux Comptes Les services centraux procèdent au règlement des factures et contrôlent les dépenses Dépenses d investissement Les frais de séjour Les services centraux contrôlent et valident les factures Les directeurs d établissement sont partie prenante des réponses à l administration. Ce sont les directions d établissement qui engagent ces dépenses et les enregistrent en relation avec le budget exécutoire. Les établissements concernés doivent viser la facture et la transmettre dans les meilleurs délais au siège (et avant le 15 du mois). Le paiement est réalisé dans le respect des textes en vigueur, en tenant compte des contraintes des fournisseurs afin de les fiabiliser. La doctrine comptable impose la séparation des tâches entre l ordonnateur (établissement) et le payeur (siège). Par dérogation à cette règle, les directeurs d établissement ont la possibilité de régler eux mêmes les dépenses urgentes, immédiates et occasionnelles, actuellement dans la limite de 500. Il s agit là d une dérogation à la règle comptable. La direction générale signe les accords de dépassement. Ce sont les directeurs d établissement qui engagent la dépense d investissement courante sur la base du Plan Pluriannuel d Investissement (P.P.I.) autorisé ou par les autorisations accordées sur le budget. Les directeurs d établissement font les demandes de prise en charge et les renouvellements dans les délais nécessaires afin d éviter toute rupture de facturation. PRESENTATION DES SERVICES DU SIEGE ET PRESTATIONS 16

17 Les services centraux contrôlent les paiements Les services du siège gèrent le contentieux Les recettes de production Les services centraux contrôlent les factures et les valident. Ils encaissent les règlements, assurent une veille sur les relances et, le cas échéant, entament un contentieux Optimiser les achats Certains achats sont centralisés, notamment : Les véhicules qui entrent ainsi dans un achat «grands comptes» Les téléphones portables Le matériel informatique Le siège apporte un appui si nécessaire. Après obtention de la prise en charge, Ils établissent les factures de frais de séjours et les adressent aux autorités de tarification. Les établissements font les rappels éventuels, et si les rappels sont infructueux, le dossier est transmis aux services du siège. Les directions d établissement établissent les devis et les factures lesquelles doivent être envoyées au siège avant le 15 du mois suivant la prestation Les établissements suivent les comptes clients et font les relances, en concertation avec le siège. Ils doivent impérativement informer les services centraux des clients douteux De nombreux souhaits émanent des établissements soit pour proposer une politique d achats groupés plus volontariste, soit pour disposer d une plus grande liberté de saisir les opportunités locales. S agissant des véhicules, aucun avantage de proximité ne peut rivaliser avec le système «grands comptes». Programmer et financer l évolution du patrimoine Maintenir la qualité du patrimoine immobilier avec les dispositifs financiers spécifiques à la gestion immobilière S agissant de l équipement informatique, celui ci pour des raisons de sécurité et de fiabilité du système ne peut être fait qu avec l expertise du service interne. Certains achats pourraient être groupés, cela relève de la mutualisation qui est l un des axes du Schéma d Orientation Stratégique PRESENTATION DES SERVICES DU SIEGE ET PRESTATIONS 17

18 Prévoir et mettre en œuvre le financement des nouveaux projets Établir et suivre les dossiers de demandes de financement : emprunts, subventions PRESENTATION DES SERVICES DU SIEGE ET PRESTATIONS 18

19 PRESENTATION DES SERVICES DU SIEGE ET PRESTATIONS 19

20 AINES DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES La direction des ressources humaines s inscrit dans la logique d une action au service des usagers non directement, mais en soutien aux établissements qui les accueillent pour leur apporter économies d échelle, expertise, sécurisation des pratiques, cohérence associative, développement de nouveaux projets. La direction des ressources humaines a ainsi en charge la définition, avec la direction générale, l instruction et l application de la politique des ressources humaines. Ses missions s articulent autour des grandes fonctions suivantes : Rémunérer et gérer administrativement le personnel et les travailleurs handicapés (salaires, charges, déclarations ), Garantir la politique de recrutement et de formation, Veiller au bon déroulement des ruptures de contrat, Exercer le droit disciplinaire en concertation avec les directions d établissement, Assurer une veille législative et réglementaire, Assurer un conseil en management relatif aux situations collectives ou individuelles, Gérer les relations collectives du travail (organisation des élections professionnelles, négociations collectives ), Traiter le contentieux social avec la direction générale, Assurer les relations avec les organismes sociaux et les partenaires extérieurs liés à la gestion des ressources humaines, Comme le Schéma d Orientation Stratégique l avait relevé, l articulation entre la singularité des établissements et l intérêt global de l Association est constamment à revisiter : «Toute demande d adaptation singulière d un établissement, aussi légitime soit elle au regard de sont intérêt propre, doit s apprécier à l aune d une jurisprudence globale qui doit rester conforme à l intérêt collectif supérieur de l association» PRESENTATION DES SERVICES DU SIEGE ET PRESTATIONS 20

21 FONCTIONS TÂCHES CONDITIONS DE RÉUSSITE Le service assure, pour l ensemble de l Association, une fiabilisation des traitements et une économie d échelle. Assurer le paiement des salaires et des charges de l ensemble du personnel de l association (personnel et travailleurs handicapés) Gérer les arrêts de travail Assurer le traitement des états d aides aux postes et les différents états administratifs Traitement de la paie Réalisation de l ensemble des paies et soldes de tout compte Déclaration et paiement des charges Le service calcule et verse les différentes charges sociales Gestion des arrêts (maladie, accident du travail, invalidité) Réalisation des déclarations employeurs pour recouvrir les indemnités journalières (S.S. et prévoyance et/ou pensions) Traiter les états d aides aux postes pour les salariés reconnus travailleurs handicapés d EA et les usagers d ESAT Traiter les différents états administratifs, en particulier les déclarations obligatoires de main d œuvre Le respect des délais légaux et de réalisation pratique : Éléments de paie pour le 17 du mois Versement des salaires pour le dernier jour du mois au plus tard Le 5 du mois pour l URSSAF Tous les mois, pour assurer un traitement sécurisé Début de mois Mensuellement ou trimestriellement Afin de permettre un traitement optimisé des contacts par e mail entre les établissements et la Direction des Ressources Humaines, trois boites mail collectives ont été créées. Elles permettent un meilleur suivi des demandes et ainsi une meilleure réactivité. Cette boite mail est destinée à être utilisée pour l ensemble des démarches courantes concernant la gestion de la paie. Elle fait l objet d un suivi. Pour les contacts relatifs à la paie (dont les variables de paie mensuelles) : PRESENTATION DES SERVICES DU SIEGE ET PRESTATIONS 21

22 L une des fonctions principales du service est de contribuer et d assurer la cohérence de l adaptation des ressources humaines, tant quantitativement pour le recrutement que qualitativement pour la formation. Le recrutement : adapter la ressource humaine quantitativement Créer un poste Recruter, avec la direction générale, les cadres en contrat à durée indéterminée Pour les cadres intermédiaires, le directeur d établissement rédige une offre, supervisée par le service RH qui la diffuse. L établissement reçoit les candidatures et fait une présélection qui est transmise à la direction des ressources humaines et la direction générale qui recrute, en concertation avec l établissement Superviser le recrutement des non cadres en CDI Ceux ci sont validés au regard du budget et de la politique RH de l association Pour certains métiers, l offre est supérieure à la demande, et le recrutement est délicat. La direction RH veille à ne pas déqualifier le poste. Rédiger les contrats de travail L ensemble des CDI et les CDD spécifiques (hors remplacement et contrats aidés) sont rédigés par le service afin de sécuriser le processus. Un outil de rédaction des CDD a été mis à disposition des établissements afin de faciliter le recrutement réactif (absences ) et la bonne application des dispositions législatives et conventionnelles. Il est actualisé. La création de poste est une opération qui croise l action des directeurs d établissement, les financeurs et les services du siège. Décision de la direction générale, elle nécessite une concertation entre les services financiers et RH Des dossiers complets de demande de contrat sont nécessaires pour un traitement rapide de la demande La stricte utilisation de l outil est nécessaire pour sécuriser les CDD PRESENTATION DES SERVICES DU SIEGE ET PRESTATIONS 22

23 La formation : adapter la ressource humaine qualitativement Accompagner et gérer la rupture du contrat de travail La rupture de contrat de travail est un acte important et présentant des règles juridiques complexes de formalisme. Le service, en concertation avec les directions d établissement traite ces situations afin de permettre une cohérence associative et de limiter les risques de contentieux. Exercer le droit disciplinaire Le droit disciplinaire est exercé conjointement par les directions d établissement jusqu à l observation écrite et pour les sanctions plus graves, par la direction générale et la direction des ressources humaines : il s agit de garantir une équité de traitement Le service RH vient en appui autant que de besoin sur les questions de formation des établissements (plans de formation, financement) Il assure le traitement administratif du financement avec l OPCA Unifaf Réalisation des bordereaux annuels de déclaration et de versements Accompagner les directions d établissement dans la gestion des démissions Gérer les situations d inaptitude médicale Gérer le licenciement disciplinaire Gérer les ruptures conventionnelles Transiger Le service RH vient en appui/conseil auprès des directions (aspects juridiques et jurisprudentiels) Lorsque la question disciplinaire se pose, elle révèle toujours une difficulté importante pour les établissements, difficulté que les directeurs souhaitent traiter rapidement. Informer les directions du siège, se donner du recul et exercer son discernement suppose des consultations dans la confiance et la transparence pour trouver une solution pour laquelle le flou, la fuite Le remboursement des frais de formation par l OPCA Unifaf est conditionné par la transmission d un dossier de formation COMPLET. Les dossiers incomplets retardent le traitement et surchargent le service. Une boite mail est destinée à être utilisée pour l ensemble des démarches courantes concernant la formation. Elle fait l objet d un suivi. Pour les contacts relatifs à la formation : La communication des informations le plus en amont possible à la direction des ressources humaines est nécessaire pour sécuriser et simplifier la rupture du contrat. Information précoce et complète Respect des délais et du formalisme PRESENTATION DES SERVICES DU SIEGE ET PRESTATIONS 23

24 et une sécurisation des pratiques dans le respect du formalisme juridique pour l ensemble de l association. Traiter le contentieux social Le contentieux social, prud homal ou devant le tribunal des affaires sociales met en jeu la personnalité juridique de l association : il est du ressort de la direction générale avec l expertise juridique de la direction des ressources humaines et le cas échéant d un cabinet extérieur Assurer le conseil en droit social et exercer une veille juridique Le conseil en droit social pour être fiable et à jour est une mission complexe : la direction RH exerce une veille en droit social (nouvelles dispositions, jurisprudence) et sollicite la fédération employeur, la FEGAPEI dans les situations les plus complexes Gérer les relations collectives du travail La gestion des relations collectives du travail (animation des instances du personnel, négociations) sont un domaine partagé et le pourrissement n ont pas leur place. Le service instruit et exécute les sanctions disciplinaires (à l exception de l observation écrite) Le directeur des ressources humaines est généralement le représentant de l employeur lors de la procédure En appui à la direction générale, étudier et gérer le dossier de contentieux Représenter l Association sur délégation Assurer le suivi du dossier avec le conseil juridique Venir en conseil aux directions d établissements sur les questions qui surviennent dans leur gestion Appliquer une procédure de réception des demandes Appliquer une procédure de réponse réactive qui tienne compte des délais des cas les plus complexes Traiter l information juridique des revues spécialisées et organiser la documentation afin qu elle soit opérationnelle Organiser les élections professionnelles (DE, CE, CCE, CHSCT) Animer certaines instances représentatives du personnel et venir en appui aux présidents des instances dans leur gestion Échanger les informations le plus précocement possible Établir une relation professionnelle de confiance Une boite mail est destinée à être utilisée pour l ensemble des démarches courantes concernant la gestion des ressources humaines. Elle fait l objet d un suivi. Pour les contacts relatifs à gestion des ressources humaines : Instaurer une relation de confiance avec les partenaires sociaux, en respect avec un positionnement d employeur PRESENTATION DES SERVICES DU SIEGE ET PRESTATIONS 24

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