Encaissement des inscriptions aux colloques organisés par l Université de Rouen : quels documents fournir et à qui?

Transcription

1 Encaissement des inscriptions aux colloques organisés par l Université de Rouen : quels documents fournir et à qui? Mise en oeuvre à la rentrée 2013 MÉMENTO à l usage des gestionnaires ou organisateurs de colloques recherche Université de Rouen 1 rue Thomas Becket Mont-Saint-Aignan Cedex

2 EDITO Vous allez assumer la responsabilité de l organisation d un colloque. Le présent document est destiné à vous accompagner dans sa gestion financière. Le colloque qui peut être appelé séminaire, congrès, symposium, table ronde, atelier de travail se définit ainsi : - une rencontre entre de nombreux participants de toutes origines professionnelles, des secteurs privés ou publics et de toutes nationalités ; - donnant lieu à une organisation globale des interventions, de la restauration et de l hébergement le cas échéant; - se déroulant généralement pendant plus d une journée ; - ayant pour objet la confrontation et la diffusion de résultats de travaux de recherches de spécialistes ou, plus généralement, l échange d informations sur des thèmes déterminés intéressant professionnellement l ensemble des participants ; - enfin et surtout nécessitant une participation payante. Cette définition exclut donc toutes les actions de formation intitulées parfois écoles thématiques, universités d été et notamment les stages de formation initiale ou permanente. L objectif de ce document est d une part d améliorer la formalisation et la communication et, d autre part, de clarifier les opérations qui accompagnent l encaissement des inscriptions aux colloques. Ce mémento est le résultat du travail effectué en concertation avec des représentants de l agence comptable et du service financier de la recherche qui ont apporté leurs expertises et leurs propositions. Les pages qui suivent présentent : le circuit et les documents à fournir lors de l encaissement d espèces et de chèques, de paiement par bon de commande, par virement direct et paiement en ligne. L agence comptable et le service financier de la recherche sont à votre disposition pour vous aider dans vos démarches. Ce mémento a été approuvé par l agent comptable et le directeur des affaires financières SOMMAIRE 1. Paiement par espèces et par chèques 2. Paiement par bon de commande 3. Paiement par virement direct 4. Paiement en ligne 1

3 1. Paiement par espèces et par chèques Le circuit Une fois la demande de création d eotp 1 réalisée auprès du service financier de la recherche, le gestionnaire ou l enseignant référent colloque doit remplir une demande officielle de création d une régie* l autorisant à encaisser les chèques et les espèces et une demande de procuration* si un ou des mandataires on été désignés. Il devient alors régisseur et doit transmettre ou déposer les chèques ou espèces dès réception ou au plus tard 1 fois par mois à l Agence Comptable. Régisseur Agence comptable documents Collecter les chèques Pôle clients /ou espèces Contrôler Etablir un reçu pour le participant si paiement espèces - reçu établi obligatoirement si paiement espèces et à remettre au participant. Un exemplaire est à conserver par le régisseur. Etablir les documents financiers et comptables 1 bordereau de remise d espèces en 1 exemplaire + liste des participants Le(s) bordereaux de remises de chèques en 2 exemplaires 1 mémoire récapitulant les bordereaux et signé par l ordonnateur délégué Voir les modèles à utiliser page 3 - Bordereau de remise d espèces + liste des participants (à établir si espèces) - Bordereau(x) de remises de chèques (à établir si chèques) - Mémoire (récapitulant l ensemble des bordereaux établis) Apporter les espèces et /ou chèques, les bordereaux + mémoire (mémoire original + copie ) à l ag. comptable Transmettre au SFIR le mémoire tamponné et visé par l agence comptable Contrôler Remettre au régisseur des documents Un reçu Bordereau tamponné et visé par l agence comptable - Reçu : remis par l agence comptable au régisseur suite au dépôt d espèces - Bordereau : remis par l agence comptable au régisseur suite à la remise des chèques Mémoire tamponné et visé par l ag. comptable 1 eotp : un élément d Organigramme Technique de Projet correspondant dans Sifac à une convention 2 - Mémoire : visé par l agence comptable et remis au régisseur pour transmission au SFIR

4 LES DOCUMENTS administratifs à remettre à l agence comptable : Les modèles des documents à utiliser sont disponibles auprès de l agence comptable et sur l espace Sifac. Bordereau de remise d espèces + liste des participants Bordereaux de remises de chèques Mémoire * les documents concernant la demande de création de régie ainsi que la demande de procuration sont disponibles auprès de l agence comptable et sur l espace Sifac 3

5 LE RECU à remettre au participant : Paiement par espèces : Lors d un paiement par espèce, le régisseur remet obligatoirement un reçu au participant. Le reçu doit être issu d un quittancier fourni par l Agence comptable. Paiement par chèques Lors d un paiement par chèque, si le participant souhaite un reçu, le bulletin d inscription sert de preuve de paiement. Une attestation de paiement valant facture peut être envoyée. 4

6 2. Paiement par bon de commande L organisme payeur (université, école, organisme de recherche..) émet un bon de commande. Le référent colloque établit une demande de recettes qu il transmet avec le bon de commande au service financier de la recherche. Le circuit Gestionnaire ou enseignant référent colloque Etablir une demande de recettes signée par l ordonnateur délégué Transmettre les documents au service financier de la recherche Service financier de la recherche Observation Avant d établir la demande de recettes, vérifier si le client est créé dans Sifac. Si ce n est pas le cas, demander sa création à l aide du formulaire de création d un client. Indiquer le numéro de référence Sifac dans la demande de recette. Bon de commande Demande de recettes Enregistrer la recette LE DOCUMENT administratif à remettre au service financier de la recherche : Etablir une demande de recettes par bon de commande Indiquer le numéro de référence Sifac 5

7 3. Paiement par virement direct Le participant effectue un virement au nom de l agent comptable de l Université de Rouen. Le référent colloque établit une demande de recettes après avoir été informé par l agence comptable que le virement a été effectué. Il transmet la demande de recette accompagnée des pièces justificatives au service financier de la recherche. Le circuit Agence comptable Virement réceptionné Gestionnaire ou enseignant référent colloque Service financier de la recherche informer Etablir une demande de recettes signée par l ordonnateur délégué Transmettre les documents au service financier de la recherche Bulletin d inscription et soit copie du transfert bancaire soit de confirmation du virement de l agence comptable Demande de recettes Enregistrer la recette - Lors du virement bancaire, il doit être IMPERATIVEMENT mentionné le n eotp, le ou le(s) noms des participants LE DOCUMENT administratif à remettre au service financier de la recherche : Etablir une demande de recettes en mentionnant le nom du colloque, l ensemble des personnes ayant payé par virement et le montant Champs à ne pas renseigner dans le cas de paiement par virement direct Nom du colloque +liste des participants ayant payé par virement 6

8 4. Paiement en ligne (en cours) Le participant effectue un paiement en ligne. Le référent colloque établit une demande de recettes après avoir été informé par l agence comptable ou avoir consulter sur paybox que le virement a été effectué. Il transmet la demande de recettes accompagnée des pièces justificatives au service financier de la recherche. Le circuit Agence comptable Virement réceptionné Gestionnaire ou enseignant référent colloque Service financier de la recherche Informer ou consulter directement en ligne Etablir une demande de recettes signée par l ordonnateur délégué Transmettre les documents au service financier de la recherche - Lors du paiement en ligne, il doit être IMPERATIVEMENT mentionné le n eotp, le ou le(s) noms des participants Ticket(s) électronique(s) Demande de recettes Enregistrer la recette LE DOCUMENT administratif à remettre au service financier de la recherche Etablir une de mande de recettes en mentionnant l ensemble des personnes ayant payé en ligne et le montant. Champs à ne pas renseigner dans le cas de paiement par virement direct Nom du colloque + liste des participants ayant payé en ligne 7