Comment un document devient «archives»? SG B3

Transcription

1 Comment un document devient «archives»? SG B3

2 Objectifs Connaître le cadre normatif et les responsabilités de chacun: les obligations d'enregistrement, de classement et de conservation / transfert Acquérir la notion de "cycle de vie des documents" : l'enregistrement, le classement, la conservation et l'archivage des documents et dossiers.

3 Travailler à la Commission européenne enne c est Produire et utiliser des documents organiser ses dossiers Travailler en équipe suivant des procédures communes à tous Travailler pour une Institution publique appliquer des règles obligatoires qui permettent à tout moment de prouver et de retracer le traitement d une affaire

4 Administration des documents à la Commission Les textes de base à consulter sur le site e-domec : (contexte légal > bases légales directes) Décision de la Commission 2002/47 sur l administration des documents annexée du Règlement intérieur de la Commission complétée par des modalités d application Décision de la Commission 2004/563 sur les documents électroniques et numérisés (DOCELEC) annexée du Règlement intérieur de la Commission Règlement (CE, Euratom) n 1700/2003 ouverture au public des archives historiques de la CEE et de l EURATOM

5 Le cycle de vie des documents Réception ou création de documents ou courriers Pré sélection et Enregistrement du document Classement > Dossier Elimination Pré sélection et tri Diffusion / Consultation Versement Archives Historiques

6 Travailler à la Commission Organiser ses dossiers L essentiel de notre travail consiste à produire et utiliser des documents relatifs à une activité donnée, et pour cela, nous avons besoin de constituer des dossiers permettant de retracer toutes les étapes d une action

7 Conservation et Archivage Réception ou création de documents ou courriers Pré sélection et Enregistrement du document Classement > Dossier Elimination Pré sélection et tri Consultation / Diffusion Versement Archives Historiques

8 Conservation et archivage Archives : «Ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme, dans l exercice de leur activité.» ARCHIVES COURANTES : «Sont considérés comme archives courantes, les documents qui sont d utilisation habituelle pour l activité des services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus.» Elles sont conservées dans les bureaux ou à proximité immédiate. Responsabilité De chaque DG ARCHIVES INTERMEDIAIRES: «Sont considérés comme archives intermédiaires les documents qui ont cessé d être considérés comme archives courantes ; ne peuvent encore, en raison de leur intérêt administratif faire l objet de tri ou d élimination [ ].» Les archives intermédiaires sont conservées dans les locaux adaptés de leur service ou DG d origine. Responsabilité Du service des Archives Historiques ARCHIVES DEFINITIVES : «Sont considérés comme archives définitives les documents qui ont subi les tris et éliminations [ ] et qui sont conservés sans limitation de durée» pour des raisons historiques. La conservation des archives définitives est assurée par le Service des Archives Historiques de la Commission

9 Règles de conservation Pour chaque type de dossier clôturé, il existera des règles spécifiques de conservation (durée, lieu, conditionnement). Les instructions relatives au traitement des dossiers clôturés seront données dans la «liste de commune de conservation» = échéancier de conservation des dossiers. Le tableau de gestion, qui doit être appliqué à la fois au niveau de la Commission et des DG, est en cours d élaboration. En attendant l adoption du tableau de gestion, les DGs/Services doivent appliquer les règles existantes. Si nécessaire, ils sont invités à prendre contact avec le DMO pour obtenir des conseils avant de transférer leurs dossiers aux Archives Historiques.

10 Classement Réception ou création de documents ou courriers Pré sélection et Enregistrement du document Classement > Dossier Elimination Pré sélection et tri Diffusion / Consultation Versement Archives Historiques

11 Plan de classement Qui dit «classement»dit existence d un «plan de classement» Un plan de classement permet d organiser intellectuellement les dossiers de l institution sur la base de ses activités est une structure hiérarchique et logique qui prend la forme d une arborescence composée d un nombre déterminé de rubriques articulées entre elles sur plusieurs niveaux C est donc un outil intellectuel qui permet aux dossiers de trouver leur place, les uns par rapport aux autres, et d être logiquement retrouvables et accessibles. le plan de classement de la Commission :

12 [ne pas confondre!] Différence rubrique/dossier Rubrique Ensemble de dossiers semblables N existe que dans la conception intellectuelle du travail (comme l ABM ) Une unité ou une direction est responsable d une rubrique (activité) Sa maintenance fait partie des tâches du DMO Nous utiliserions les noms des rubriques pour expliquer notre travail à nos amis Dossier Ensemble de documents qui traitent de la même question Existe matériellement : une chemise, un répertoire électronique Une personne est responsable du traitement de cette action Sa constitution fait partie de notre travail quotidien Nous parlons de dossiers à nos collègues de travail

13 [ne pas confondre!] Rangement/Classement Rangement : organisation matérielle des documents (dans une armoire, sur votre disque dur, ) Classement : opération intellectuelle qui consiste à rattacher un document ou un groupe de documents à une action précise, liée à une activité

14 Travailler pour une Institution prouver et retracer le traitement d une affaire : assurer la traçabilité des documents et dossiers durant tout leur cycle de vie au sein de l institution L obligation d enregistrer : nécessité d identifier les documents reçus ou transmis L obligation de classer : constitution et suivi des dossiers officiels

15 L enregistrement Réception ou création de documents ou courriers Pré sélection et Enregistrement du document Classement > Dossier Elimination Pré sélection et tri Accéder aux dossiers Versement Archives Historiques Diffusion / restitution Consultation

16 L enregistrement L enregistrement permet d attester la réception/transmission d un document Enregistrer un document c est l inscrire dans un registre manuellement ou plus souvent à l aide d un outil informatique (registre général Adonis ou registres spécifiques) On n enregistre pas tout Mais tout ce qu on enregistre doit être classé

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18 QUESTIONS SUGGESTIONS OBSERVATIONS? e-domec en bref : edomec/pages/inshort/index_fr.htm