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1 ADMINISTRATION ET ORGANISATION CrÄation de l association : ProcÄs-verbal de l assemblçe gçnçrale constitutive C 0 Lettre de convocation C 0 Liste des dirigeants nommçs É titre provisoire C 0 Statuts de l association C 0 Statuts modifiçs par ordre chronologique (une collection) C 0 DÄclaration de l association (copie du dossier däposä en C 0 Loi de 1901, article 5 ; däcret du 16 aoét 1901, articles 3 et 6 präfecture) : Copie de la demande d insertion au Journal officiel C 0 RÇcÇpissÇ de la dçclaration C 0 Exemplaire du Journal officiel oå figure la dçclaration de l association C 0 Registre des modifications statutaires C 0 DÄcret du 16 aoét 1901, article 6 AssemblÄes gänärales : Registre des procäs-verbaux C 0 ou 50* * Si informations relatives Ç la vie priväe Comptes rendus d assemblçe gçnçrale, intervention de membres, C 0 ou 50* * Si informations relatives Ç la vie priväe feuilles d Çmargement, rapport moral, rapport financier, projet de budget, avis du commissaire aux comptes, vçrification du quorum pour les votes, envois de pouvoirs Conseil d administration : Un exemplaire de chaque convocation C 0 Listes successives des membres par ordre chronologique C 0 ProcÄs-verbaux des sçances (1 exemplaire) C 0 ou 50* * Si informations relatives Ç la vie priväe Rapports prçsentçs (1 exemplaire) C 0 ou 50* * Si informations relatives Ç la vie priväe Feuilles de prçsence C 0 Le bureau ou l exäcutif : 0 Peut Étre confondu avec le conseil d administration Liste des membres Çlus au bureau avec leur fiche d Çtat civil, leur date de nomination et des spçcimens de leur signature C 50 Archives municipales de Lyon 1 / 8

2 Courrier : Collection chronologique du courrier arrivçe et dçpart C 0 RÇglement intärieur : un exemplaire de chaque räglement C 0 Pas obligatoire RÄglements successifs (un exemplaire) Membres : Listes annuelles des membres ou listes des membres tenues É jour C 0 Registre d adhçsion (s il existe) C 0 FINANCES Cotisations et droits d enträe : BarÄmes successifs des cotisations (un exemplaire) C 0 Circulaires d appel É cotisation, de rappel aux adhçrents 3 + E NC Liste des adhçrents ayant versç un droit d entrçe (quand celui-ci existe) 3 + E NC Apports (dons, donations, legs) Dons manuels : Liste des dons manuels reñus C 0 Demandes d autorisations prçfectorales pour quñte sur la voie publique C 0 Courriers d appel É gçnçrositç et leur rçponse ou rçsultat C 0 (1 exemplaire) Double des reñus pour dçduction fiscale 3 + E NC Donations et legs : Acte notariç C 75 Dossier d autorisation administrative C 0 Dons d entreprise (parrainage, mäcänat) Parrainage : Contrat stipulant les obligations des deux parties C 0 Peut n Étre qu un simple courrier Trace du paiement de la TVA C 0 Dossiers de demandes de parrainage restçes infructueuses 3 + E NC Archives municipales de Lyon 2 / 8

3 MÄcÄnat : Convention entre le mçcöne et l association C 0 Dossier prçparatoire de la convention 10 + E NC Manifestations de soutien : fétes, kermesses, spectacles, repas, voyages, etc. : Budget prçvisionnel complet de la manifestation (1 exemplaire) C 0 Compte de rçsultat C 0 Autorisations administratives C 0 Spectacles : dçclaration et paiement des droits d auteurs É la SACEM C 0 ou É la SACD Spectacles : autorisation de la DDASS pour la participation de mineurs 10 + E NC de moins de 16 ans au spectacle Vide-greniers : registre cotç et paraphç par le commissaire de police ou C 0 le maire indiquant le nom et les coordonnçes des exposants Lotos (valeur supçrieure É 2500 F) : formulaire spçcial É remplir É la 10 + E NC prçfecture Affiches, cartons d invitation (quelques exemplaires de chaque) C 0 Subventions : Double de la lettre de demande de subvention C 0 PiÄces jointes en appui de la demande : - Budget prçvisionnel 3 + E* NC * Conserver si ces documents ne sont pas archiväs en tant que tels - Comptes de rçsultat 3 + E* NC * Conserver si ces documents ne sont pas archiväs en tant que tels - Bilan 3 + E* NC * Conserver si ces documents ne sont pas archiväs en tant que tels - Statuts 3 + E* NC * Conserver si ces documents ne sont pas archiväs en tant que tels Archives municipales de Lyon 3 / 8

4 PiÄces annexes É la demande de subvention et renseignant sur l activitç de l association : - articles de presse C 0 - listes des partenaires C 0 - recommandations C 0 Prestations en nature : Convention passçe avec la collectivitç pour l occupation de locaux, l emploi de matçriel, de personnes C 0 COMPTABILITE Bilan, compte de rçsultat l accompagnant, documents prçsentçs É C 0 l approbation des membres de l association lors de l assemblçe gçnçrale Projets du budget pour les annçes É venir 10 + E NC Livre journal (enregistrement dans l ordre chronologique des recettes et 10 + E NC des dçpenses) Biens meubles : factures 30 + E NC Notes de frais, factures, reñus, relevçs bancaires, relevçs de comptes, 10 + E NC Loi du 1 er mars 1984, dåcret d application du 1 er mars 1985 ; approbation par le Conseil national de la comptabilitä de l extension du plan comptable gänäral aux associations. factures de cartes bancaires, avis d opçration Soldes d opçrations mensuels 10 +E NC Plans de trçsorerie Çtablis mensuellement et annuellement 10 + E NC DÄlais de conservation fournis par des organismes bancaires LOCAUX Associations ne possädant pas de local : Listes successives des siöges sociaux avec adresse de l un des membres qui en tient lieu C 0 Archives municipales de Lyon 4 / 8

5 Dossier de demandes de pröt de salle É titre gracieux ou payant ayant 5 + E NC abouti Dossier de demandes de pröt de salle É titre gracieux ou payant n ayant 1 + E NC pas abouti Association possädant un local prétä, louä ou achetä : Convention de prñt d une salle ou de mise É disposition d une salle par C 0 les collectivitçs Contrat de location C 0 Acte d achat (acte notariç) C 75 AmÄnagement et entretien du local : Factures d acquisition du mobilier 10 + E NC Contrats d entretien des appareils 10 + E NC A Äliminer aprüs la räforme des appareils Contrat d entretien avec la sociçtç de nettoyage ou la personne DurÄe NC assurant l entretien du contrat + E Dossier d assurance du local 30 + E NC PiÖces comptables en rapport avec le dossier d assurance 5 + E NC Expertises liçes au renouvellement du contrat d assurance, rapports C 0 Çventuels de la commission de sçcuritç Sinistres et contentieux C 75 Grosses factures d entretien 30 + E NC Dossiers d installation de la ligne tçlçphonique C 0 Paiement des taxes : Taxe payçes lors de l accession É la propriçtç C 0 Taxes fonciäres et locatives 30 + E NC Double des avis d imposition 5 + E NC. Code civil, article 1286 (responsabilitä du fait des bötiments) Archives municipales de Lyon 5 / 8

6 ASSURANCES Contrats d assurance C 0 Paiement annuel de la prime d assurance C 0 DÇclaration de sinistre et copie du dçpüt de plainte en cas de vol C 0 PERSONNEL BÄnÄvoles : Justificatifs pour remboursement de frais 10 + E NC SalariÄs : Pour associations comportant beaucoup de salariäs se reporter pour renseignements complämentaires : instruction interministärielle d aoét 1993 pour le tri et la conservation aux archives communales des documents postärieurs Ç 1982 produits par les services et Ätablissements publics des communes ; circulaire FP 13nÅ1821 du 20 octobre 1993 relative aux instructions pour le tri et la conservation des dossiers de personnel Etats du personnel C 0 Contrats de travail dans le cadre de mesures relatives É l emploi (TUC, C 50 CES, TIL, emplois jeunes, etc.) Contrats de travail C 50 DÇclaration unique d embauche C 50 Dossiers individuels de personnel : documents d Çtat civil (extraits), C 50 : 120 ans Ç compter de la date de naissance de l employä diplümes (copies), formation, contrat de travail, DUE, inscription É la caisse de retraite complçmentaire, accidents de travail Livre de paie C 50 DÇclaration annuelle des donnçes sociales (DADS) C 50 Etat rçcapitulatif annuel des cotisations sociales É l URSSAF, C 50 l ASSEDIC et É la caisse de retraite complçmentaire Etat rçcapitulatif de la taxe sur les salaires, la participation au financement de la formation professionnelle continue, (associations employant plus de 10 salariçs), paiement de la taxe d apprentissage (associations passibles de l impüt sur les sociçtçs) C 50 Archives municipales de Lyon 6 / 8

7 Documents relatifs É la paie : bulletins de salaire, heures 5 + E NC supplçmentaires, avantages en nature IndemnitÇs ayant le caractäre de dommages et intçröts 30 + E NC CONTROLES FINANCIERS Commissaire aux comptes : rapports et piäces annexes C 0 Associations concernäes : associations habilitäes Ç recevoir des donations ou des legs, associations para-administratives Chambres rçgionales des comptes ou de la Cour des comptes : rapports et piäces annexes Commission nationale de campagne et des financements publics : rapports et piäces annexes IMPOTS Avis d imposition aux impüts commerciaux 30 + E NC Taxes : voir LOCAUX COMMUNICATION Plaquette de prçsentation de l association (1 exemplaire) C 0 Journal de l association (1 collection) C 0 CommuniquÇs de presse C 0 Affiches et des tracts (3 exemplaires) C 0 Revue de presse C 0 RELATIONS AVEC D AUTRES ASSOCIATIONS Correspondance C 0 Production en cas de publication, d exposition (3 exemplaires) C 0 RÇcompenses en cas de concours C 0 C 0 Concerne associations citäes ci-dessus. Ces contráles concernent en principe plusieurs exercices (3 gänäralement) et peuvent remonter jusqu Ç 5 ans en arriüre. Texte de räfärence : Code des juridictions financiüres, däcret du 11 fävrier 1985, article 38. C 0 Concerne uniquement associations liäes Ç des partis politiques lors des campagnes Älectorales. Texte de räfärence : loi du 11 mars Archives municipales de Lyon 7 / 8

8 DISSOLUTION Dossier de l assemblçe gçnçrale extraordinaire de dissolution C 0 RÇcÇpissÇ de la prçfecture C 0 Dossier de fermeture des comptes C 0 Dossier de rçsiliation des contrats C 0 Archives municipales de Lyon 8 / 8

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