MODE DE FACTURATION DES ANALYSES EFFECTUEES POUR L'AFSCA

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1 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 2007 / 37/ LAB /FR/DISPATCH/P009 Procédure MODE DE FACTURATION DES ANALYSES EFFECTUEES POUR L'AFSCA Version 2 en application à partir du Administration responsable Service responsable Sacha Diaine Geert De Poorter Destinataires Les laboratoires externes Les managers de laboratoire des cinq labos AFSCA Les collaborateurs de la DG Services généraux, Budget & Contrôle de gestion Les collaborateurs de l'administration centrale de la DG Laboratoires Nom fonction / service Date Signature Rédigé par : Michaël Vleminckx Collaborateur Dispatching 13/02/2008 Vérifié par : Sacha Diaine Responsable Dispatching 14/02/2008 Approuvé par : Geert De Poorter Directeur général DG Laboratoires 15/02/ /37/ LAB/NL/DISPATCH/P009 Page 1 de 5

2 Historique du document Révision D'application à partir du Motif et ampleur de la révision version Installation du nouveau système LIMS Version Adaptation l adresse de facturation et adresse d Mots-clés Facturation Laboratoires externes Programme de contrôle Plan de contrôle Extlab 2007 /37/ LAB/NL/DISPATCH/P009 Page 2 de 5

3 Table des matières 1. But Champ d'application Références Définitions et abréviations Processus et diagrammes de flux Facturation d'analyses dont le rapportage se fait via EXTLAB et qui sont à charge de l'afsca Facturation d'analyses dont le rapportage se fait via EXTLAB et qui ne sont pas à charge de l'afsca En ce qui concerne les échantillons confiés en sous-traitance par un des cinq laboratoires AFSCA /37/ LAB/NL/DISPATCH/P009 Page 3 de 5

4 1. But Cette procédure a pour but d'harmoniser la facturation des analyses effectuées par les laboratoires externes pour l'agence, et d'en rationnaliser et accélérer la validation et le paiement. Les analyses qui sont concernées par cette procédure sont les suivantes : A) Analyses rapportées via EXTLAB B) Analyses d'échantillons confiées en sous-traitance par l'un des cinq laboratoires de l'afsca à un laboratoire tiers agréé. Cette procédure n'est pas applicable à la facturation des analyses EST. (voir à ce sujet "Circulaire pour les laboratoires agréés pour la réalisation de tests EST ) 2. Champ d'application Cette procédure comprend la méthode pour la facturation des analyses réalisées par des laboratoires externes dans le cadre du Programme de contrôle / Plan de contrôle / Plan d'analyse, et des analyses hors plan de contrôle dont les demandes ont été reçues via Extlab. 3. Références - 4. Définitions et abréviations Définition/abréviation AFSCA Explication Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 5. Processus et diagrammes de flux 5.1. Facturation d'analyses dont le rapportage se fait via EXTLAB et qui sont à charge de l'afsca Tous les quinze du mois, l'administration centrale des Laboratoires de l'afsca établira un relevé de toutes les analyses qui ont été effectuées par laboratoire. Dans ce relevé, une distinction sera faite entre les analyses que l'afsca veut payer sans discussion et les analyses dont le paiement est sujet à discussion (discussion en cours). Les motifs à cela peuvent être notamment : Durées plus longues que les durées annoncées. Multiples analyses de confirmation qui sont superflues (résultat final conforme) Ce relevé sera envoyé au labo. Le laboratoire a la possibilité d'envoyer une explication pour les analyses que l'agence met en discussion. Cette explication doit être envoyée par courriel à l'adresse facturanalyses@favv-afsca.be /37/ LAB/NL/DISPATCH/P009 Page 4 de 5

5 Après contrôle de l'explication, un coordinateur de l'administration centrale des Laboratoires prendra encore contact, le cas échéant, avec le laboratoire externe. Une fois un accord atteint, un coordinateur de l'administration centrale des Laboratoires enverra par voie électronique un bon de commande définitif au laboratoire, à une adresse communiquée par vous. Sur ce bon de commande figurera un numéro de référence et le montant qui peut être facturé. Le numéro de référence DOIT être repris sur la facture. Les factures doivent être envoyées en un seul exemplaire à l'adresse suivante : AFSCA Administration des Laboratoires à l'attention de Geert De Poorter Directeur général WTC III 20 e étage Boulevard Simon Bolivar, Bruxelles 5.2. Facturation d'analyses dont le rapportage se fait via EXTLAB et qui ne sont pas à charge de l'afsca Le laboratoire externe se charge lui-même de cette facturation. Il ne peut d'aucune manière être fait appel à l'agence pour payer ou faire payer ces factures. Les données de facturation de l'opérateur se trouvent dans le module EXTLAB, dans la fiche d'information FNFacturation En ce qui concerne les échantillons confiés en sous-traitance par un des cinq laboratoires AFSCA Ces factures (un exemplaire) sont envoyées par courrier au responsable du laboratoire AFSCA. Le responsable valide cette facture et l'envoie à son tour à l'adresse susmentionnée. L'agence part du principe que les laboratoires appliquent les mêmes prix unitaires que ceux transmis pour le Programme de contrôle / Plan de contrôle / Plan d'analyse /37/ LAB/NL/DISPATCH/P009 Page 5 de 5