Le classement DOSSIER 5. Cadre du travail : Compétences : Connaissances :

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1 DOSSIER 5 Le classement Compétences : fichiers à classer documents Connaissances : La représentation et la circulation des documents La gestion des dossiers papiers - les caractéristiques - les critères de choix Cadre du travail : Vous participez à la mise à jour du classement des dossiers aux services achats et ventes sous la responsabilité de Romain GENTIL

2 1 La gestion des dossiers papiers Les différentes catégories de dossiers Au sein des services, les documents ne sont pas tous de même nature ni utilisés de la même façon. Pour mettre en place des solutions de classement vraiment efficaces, il faut donc adapter celles-ci aux 3 grandes catégories de papiers que vous retrouvez ci-dessous. Le classement des dossiers au sein de fichiers permanents Exemples : - dossiers clients - dossiers fournisseurs - dossiers du personnel - etc L organisation des affaires en cours, sur les bureaux Exemples : - commandes ventes - commandes d achats - commandes d export - contentieux et litiges - réclamations clients - contrôles qualité - etc La gestion des dossiers divers et variés des cadres, dirigeants et secrétaires de direction Exemples : - courriers, notes, mails, - rapports et études, - comptes rendus de réunions, - articles de presse, - projets, - documentations techniques, - etc (Site : Technoclass.com)

3 1 - Complétez le tableau ci-dessous en déterminant la fréquence d utilisation des trois catégories de papier page précédente : Catégorie Dossiers des fichiers permanents Documents des affaires en cours Dossiers divers et variés Fréquence d utilisation 2 - Quelle que soit la nature du document utilisé, quel est l intérêt de le classer? Les modes de classement La secrétaire utilise 3 ordres de classement : le classement alphabétique, idéologique et numérique Le classement alphabétique 1 - Patrick BOULAY, le responsable Qualité souhaite réunir les chefs de service mardi prochain à 9 heures pour les informer de la mise en place d une nouvelle demande de certification. Il vous charge de préparer la note d information à partir de ses consignes en document 1 et de reporter le nom des destinataires sur le document 2. Document 1 Mémo Document 2 Note d information MÉMO Le De : Patrick BOULAY Informez les personnes suivantes de la prochaine réunion concernant la mise en place de la nouvelle certification : Tiphaine DOUCHEZ Gérald SAVIGNOL Amédée BLANCHARD Paul DUMAITRE Anne ZAUBI Hubert FAVROL Yann AMAURY (la liste est à présenter par ordre alphabétique) Émetteur : P. BOULAY, responsable qualité Destinataires : Objet : Réunion La prochaine réunion concernant la mise en œuvre de la nouvelle certification aura lieu Définissez le classement alphabétique

4 3 - Au service achats, les dossiers des fournisseurs sont tenus par ordre alphabétique. Les dénominations comportant plusieurs mots, il faut classer suivant un terme directeur. À partir de l extrait des règles AFNOR concernant le classement alphabétique (document 3) et des règles d indexage (document 4), vous devez préparer les étiquettes des dossiers des nouveaux fournisseurs en document 5. Document 3 Règles AFNOR de classement alphabétique Le classement avec terme directeur : il s agit d élaborer un classement à partir d un terme qui identifie le dossier selon trois catégories. Ainsi, vous classerez vos documents à partir du premier mot prioritaire : nom propre (nom de famille sans tenir compte de l éventuelle particule de, d mais en tenant compte de le, la, saint, sainte) ou prénom s il est seul ou encore nom géographique (sans les articles). En cas d absence d un nom propre, vous opterez pour le premier mot ordinaire (nom commun) ou à défaut pour le premier mot accessoire (adjectif). Par exemple, pour LE PETIT GARAGE DE RÉNO Jules, «Petit» est accessoire, «Garage» est ordinaire et «Réno» est prioritaire. En fonction de votre métier, excluez les termes qui reviennent trop souvent. Par exemple, un fabricant de pneus ne tiendra pas compte du mot «garage» pour ses clients. Document 4 Règles d indexage Pour classer dans l ordre alphabétique une rubrique, il faut : déterminer le mot directeur et le placer au début, placer ce qui suit le mot directeur, placer, à la fin, entre parenthèses, ce qui précède le mot directeur. Exemple : pour la rubrique LE PETIT GARAGE DE RÉNO Jules, l indexage sera : RÉNO Jules (Le petit garage de) Document 5 Raisons sociales des nouveaux fournisseurs SA Les Volailles Rémy Rallon Coopérative agricole des fermiers de Loué Élevage de la Fartière Établissement Falque EARL Bouin Élevage agricole de la Bohardière SA Éclosion Vadé Dominique Ets DAVIED SARL Landes Avicoles L envol de Retz SA Bodin et Fils DVCM (Distribution Volailles Charcuterie) Élevage Sylvain et Sophie STVO

5 4 - Définissez les termes ci-dessous pour comprendre le vocabulaire du classement alphabétique. Termes Définitions Dénomination (ou rubrique) Terme directeur Mot prioritaire Mot ordinaire Mot accessoire Indexation d une rubrique Renvoi 5 - Indexez les raisons sociales ci-dessous afin de préparer le titre à inscrire sur chaque dossier. RAISONS SOCIALES INDEXÉES 6 - Classez les nouveaux dossiers

6 Le classement numérique 7 - Au service ventes, Gilles CARNAGO utilise les classements numérique et alphabétique avec terme directeur pour ranger les nombreux dossiers clients. Karim MOUTI et Sébastien COLLARD, 2 de nos commerciaux viennent de vous transmettre une liste de nouveaux clients pour lesquels vous devez préparer un dossier. Vous devez leur attribuer un numéro (document 6) suivant leur date de 1 re commande puis vous présentez le répertoire alphabétique, établi à partir du terme directeur (document 7). Le dernier client enregistré portait le n 287. Principe du classement numérique : il consiste à classer les documents selon la suite des nombres entiers. Son utilisation nécessite la consultation d un répertoire alphabétique pour retrouver l indicatif de classement. Document 6 Liste prospects Document 7 Répertoire alphabétique Liste des prospects de la semaine dernière qui nous ont passé commande : Noms Date 1 ère cde N Ganasso Jacques 05/03 La Générale des Viandes 02/03 La Provençale des Viandes 08/03 La Rose des Viandes 02/03 Le Laurier d Or 01/03 Service Frais 01/03 Le Professionnel 03/03 Géant Les Caillols 05/03 Le Dauphin Azur 09/03 Nom du client N Le classement idéologique 8 - Le classement alphabétique des clients ne permet pas de distinguer la catégorie. Volador vend ses produits aux moyennes et grandes surfaces, à des grossistes revendeurs ou encore à des bouchers. Romain GENTIL a besoin d une liste des clients regroupés par catégorie. À partir de la liste des clients en document 8 vous complétez le document 9. Le classement idéologique consiste à classer les dossiers par thème (sujet, sous-sujet ) eux-même classés par ordre alphabétique. Document 8 Liste des clients Supermarché Casino (Moyennes et grandes surfaces) Base Intermarché de Labussière (grossiste revendeur) Boucherie Éric (Boucher) Géant La Valentine (Moyennes et grandes surfaces) Les Halles de la Blancarde (Boucher) Francap Distribution (grossiste revendeur) Supérette La Rouquière (Moyennes et grandes surfaces) Roydis (Moyennes et grandes surfaces) Boucherie Baudoin (Boucher) Au printemps (Moyennes et grandes surfaces) Euro Distribution (Grossiste revendeur) Centre Bourse (Moyennes et grandes surfaces) Supérette de Saint-Joseph (Moyennes et grandes surfaces) Coccinelle (Moyennes et grandes surfaces) Centre Bonneveine (Moyennes et grandes surfaces)

7 Document 9 Clients classés par ordre idéologique Catégorie Noms des clients Le matériel et mobilier de classement Le service ventes utilise plusieurs meubles et supports matériels pour classer les documents. Gilles CARNAGO vous explique l organisation de son environnement de travail : Extrait de la conversation : «Chaque client possède un dossier constitué d une chemise à rabats que l on insère dans un dossier suspendu à visibilité latérale. À ce sujet, vous remarquerez qu un dossier peut aussi bien désigner un ensemble de documents que le support matériel qui le contient. Le dossier suspendu est accroché dans une armoire sur des rails. Dans l armoire, se trouvent également des porte-revues qui contiennent des revues du domaine commercial et des bacs contenant les documents commerciaux pré-imprimés vierges. Sur mon bureau, j ai des chemises de dossiers en cours, un classeur à anneaux de doubles de courriers, un bac à courrier et le parapheur pour les courriers à faire signer à mon responsable. Lorsque les dossiers ne sont plus consultés, je les archive dans des boîtes à rangement». classement et le document 12 présentant les procédés de classement, vous observez le poste de travail de Gilles et complétez les documents 13 et 14. Document 10 Le matériel de classement Dossier suspendu à visibilité latérale Chemise à rabat Porte-revues

8 Classeur à anneaux Parapheur Bac à courrier Chemise à élastiques Boîte de rangement Chemises cartonnées Document 11 Le mobilier de classement Le choix du mobilier de classement dépend du dossier à ranger (forme, encombrement, procédé de classement utilisé). Classeur rotatif pour un classement debout Classeur à tiroirs plats pour des documents peu nombreux Classeur à tiroirs pour dossiers suspendus à visibilité horizontale Armoire à porte coulissante

9 Document 12 Les procédés de classement Classement horizontal ou à plat Les dossiers sont empilés les uns sur les autres. Classement debout ou vertical être rigides et épais pour se maintenir. Classement vertical suspendu Les dossiers sont placés dans un hamac en carton fort ou en plastique. Le hamac est suspendu soit aux rebords d un tiroir ou d un bac (visibilité horizontale), soit à des rails d une étagère d une armoire (visibilité latérale). Les dossiers doivent être minces. La manipulation est aisée et il est bien adapté aux dossiers nombreux. Document 13 Postes de travail Mobilier : Matériel : Procédé : Matériel : Mobilier : Procédé : Matériel : Procédé :

10 Document 14 Armoire Mobilier : Matériel : Procédé : Matériel : Procédé : Matériel : Matériel : Procédé : Procédé : L organisation d un dossier Les dossiers des clients sont rangés dans des dossiers suspendus à visibilité latérale. Chaque dossier à rabats comprend 3 chemises : une pour les commandes, une pour les bons de livraison agrafés aux factures, une pour les courriers et documents divers. Dans chaque chemise, les documents sont classés par ordre chronologique, c est-à-dire par date. Vous devez organiser le dossier du client VIANDES FRAIS en indiquant les documents à classer dans chaque chemise. Pour cela, vous disposez des divers documents à y insérer en document 15 et des chemises en document 16. Document 15 Documents à classer Viandes Frais Mer, 1 Bd du Nord le 1 er mars MER VOLADOR 27 av. Charles de Gaulle VENDÔME Messieurs, Nous avons bien reçu VOLADOR BON DE LIVRAISON n 27 av. Charles de Gaulle Viandes Frais VENDÔME 1 Bd du Nord MER Le 2/02/ Référence Désignation Quantité VOLADOR BON DE LIVRAISON n 27 av. Charles de Gaulle Viandes Frais VENDÔME 1 Bd du Nord MER Le 14/02/ Mer, le 26 février COMMANDE n DOUBLE VOLADOR 27 av. Charles de Gaulle VENDÔME Référence Désignation Quantité Réf. Désig. Quantité PU HT

11 VOLADOR FACTURE n 27 av. Charles de Gaulle VENDÔME Date 4/02 Client 1489 Page 1 V/livraison du 2 Viandes Frais 1 Bd du Nord MER Viandes Frais Mer, 1 Bd du Nord le 25 février MER VOLADOR 27 av. Charles de Gaulle VENDÔME Messieurs, Le 14, nous vous avons contacté VOLADOR BON DE LIVRAISON n 27 av. Charles de Gaulle Viandes Frais VENDÔME 1 Bd du Nord MER Le 26/01/ Référence Désignation Quantité VOLADOR FACTURE n 27 av. Charles de Gaulle VENDÔME Date 16/02 Client 1489 Page 1 Mer, le 25 janvier COMMANDE n DOUBLE VOLADOR 27 av. Charles de Gaulle VENDÔME V/livraison du 14 Viandes Frais 1 Bd du Nord MER Réf. Désig. Quantité PU HT 1 Bd du Nord MER Viandes Frais Télécopie À : VOLADOR De : Télécopie : Pages : 1 Téléphone : Date : 15/

12 Document 16 Dossier «Viandes Frais» COMMANDES LIVRAISONS FACTURES COURRIERS DIVERS Documents à classer : Documents à classer : Documents à classer :

13 2 La gestion des dossiers numériques Volador doit garder une traçabilité des lots de viande achetés. Pour réduire les coûts et réaliser des économies de papier, elle a décidé de dématérialiser et d organiser ces dossiers sous forme numérique. Vous analysez le plan de classement défini (voir document 17) Document 17 Plan de classement Produit Année Mois Jour Dossier VOLAILLE Janvier 02 Février 03 Mars 04 Avril 05 Mai 06 Juin 07 Juillet 08 Août 09 Septembre 10 Octobre 11 Novembre 12 - Décembre Lot n Lot n Lot n Lot n Comment est organisé le plan de classement? 2 - Quel ordre de classement est utilisé?

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15 Synthèse Il faut classer pour : ranger les documents, pouvoir les retrouver, et les conserver lorsqu ils ne sont plus utilisés régulièrement Les principaux modes de classement Le classement alphabétique Le classement numérique Le classement idéologique Consiste à classer suivant l ordre de succession des lettres Consiste à classer suivant l ordre de succession des nombres Consiste à classer suivant un mot-clé D autres modes de classement existent comme le classement chronologique (par ordre de succession des dates), géographique, alphanumérique (combinaison du classement alphabétique et numérique) et décimal (combinaison du classement idéologique et numérique) Le matériel et mobilier de classement pour dossiers papier Matériel Mobilier Procédé de classement Chemises Chemises à élastiques, à rabats Classeur à tiroirs plats Classement horizontal ou à plat Classeurs à anneaux Boîtes à revues ou à archives Dossier suspendu Rayonnages Classeur rotatif Armoire Classeur à tiroirs Classement vertical ou debout Classement vertical suspendu Le choix du dossier s effectuera en fonction du volume des documents à ranger et leur dimension, de la rigidité des documents à classer La gestion des dossiers numériques Des logiciels permettent la dématérialisation et l organisation des dossiers d une entreprise ou d un service, sous forme numérique

16 APPLICATION 1 Voici les résultats scolaires en enseignement général pour une classe : Nom élève BERNARD Sophie FOUGERE Valérie GALLAS Antoine JULLIEN Mathéo LÉON Mathilde PETIT Pierre POTIN Marie-Line RAFFIN Gilles SAVARIN Marie TULLIER Marjorie Date de naissance Lieu d habitation Français Maths Anglais Hist-Géo Moyenne 15/04/1990 Blois 8,5 10, ,75 04/02/1991 Villetard 14 11, ,17 11/12/1992 Blois 14 13, ,5 13,82 21/08/ ,8 9 10,6 10,1 05/05/1991 Blois , ,87 25/12/1991 Marolles ,5 10,5 9,5 21/11/1991 Juvine 13 12,8 12, ,07 01/02/ ,9 14, ,27 17/09/1991 Blois 15,1 14,3 12,8 11,9 13,52 06/06/1991 Blois 10 11, ,5 10, Dans quel ordre sont classés les élèves sur la liste ci-dessus? 2 - Établissez une liste classée par les dates de naissance dans le tableau ci-dessous : Dates de naissance Noms des élèves Moyenne

17 3 - Établissez une liste classée par la ville d habitation dans le tableau ci-dessous : Ville d habitation Noms des élèves Moyenne 4 - Établissez une liste classée par la moyenne dans le tableau ci-dessous : Moyenne Noms des élèves Date de naissance

18 APPLICATION 2 Sur le document 2, vous préparez la page d accueil du site «ÉLÉONORA» qui permet, à partir de mots-clés, d accéder à des sites consacrés aux voyages. Les mots-clés sont regroupés par rubriques classées par ordre alphabétique et sont eux-mêmes classés par le même ordre (voir document 1). Document 1 Liste des rubriques et mots-clés Liste des rubriques : Hébergement, Administratif, Loisirs, Commerce, Arts et culture, guides. Liste des mots-clés : Guides villes et régions, Opéras, Boutiques voyage, Monuments, Ambassades et consulats, Auberges, Parcs Naturels, Voyagistes, Histoire du Monde, Spectacles, Formalités, Fêtes et festivals, Planétarium, Musées, et ballets, Musique du Monde, Art et culture, Foires internationales, Parcs de loisirs, Locations saisonnières, Artisanat, Museums d histoire naturelle, Discothèques et cabarets, Campings à l étranger, Aventures et découvertes, Résidences - Document 2 Page accueil L annuaire ÉLÉONORA Rechercher par mot-clé ADMINISTRATIF GUIDES ARTS ET CULTURE COMMERCE LOISIRS

19 APPLICATION 3 Début septembre, vous effectuez un stage à l école municipale de musique d Autheuil. Le directeur vous remet le schéma de circulation des documents concernant les inscriptions des élèves. Vous analysez le document 1 afin de comprendre l organisation du processus de traitement des demandes. Document 1 Schéma de circulation des documents Professeurs Document 2 Tableau d analyse du classement des documents Documents classés par le secrétariat de l école Document conservé par les professeurs Document conservé par les parents Pendant combien de temps, les parents d un élève devront-ils conserver leurs documents?

20 APPLICATION 4 Le collège Anatole France de Nantes utilise un logiciel de classement numérique. Tous les documents de l établissement sont donc regroupés dans une seule et même base de classement suivant le modèle en document 1 : Document 1 Plan de classement Armoire Rayon Classeur Dossier Élèves Personnel - Administration Personnel- Professeurs Personnel ATOSS Vie scolaire AACHE Saïda ABOUDA Ayline ACHABE Moulay ARABESQUE Tom ARCHE Manon ASSABE Nina ATOLL Louis AZOUM Jamel 3 e 4 e 5e 6 e Inscriptions Bulletins scolaires Informations Certificats médicaux Sanctions BALLE Mathieu BARBOSA Manuel BELLER Marina BENIT Clémence BEYROU Eva BORNEAU Thomas BUBERT Alexis CABAN Alex CANON Max CARAMEL Mina CEZIN Alizé CIBAL Yann CIROP Anne-Lise 1 - Quel est le plan de classement défini par le collège et son contenu? Plan Contenu 2 - Dans quel ordre de classement sont rangés les éléments du rayon? 3 - Quel dossier est actuellement ouvert par un utilisateur du logiciel? Que veut consulter cet utilisateur? 4 - La secrétaire veut retrouver le certificat médical de l élève BELLER Marina, élève de 4e, dans son dossier. Sur quels éléments devra-t-elle cliquer?