BRZ GED : Il n'y a pas que sur vos chantiers que nous vous ferons gagner en productivité!

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1 BRZ GED : Il n'y a pas que sur vos chantiers que nous vous ferons gagner en productivité!

2 Introduction Les avantages d une GED : 1. Sécurise les données de votre entreprise : La GED devient la mémoire structurée de votre entreprise. Tout votre patrimoine documentaire est conservé et minutieusement classé pour une meilleure traçabilité. Pour chaque salarié, vous pourrez gérer les accès par type de document. La Gestion Électronique des Documents ou GED est une solution, de classement, de stockage et encore d archivage des documents officiels au format électronique (factures, commandes, contrats ) et de tout autre type d informations utilisées dans l entreprise (texte, tableur, image, vidéo,...). La GED est aussi indissociable d une démarche de travail collaboratif qui est difficile avec un support papier. La GED permet aux entreprises de gagner du temps et de la productivité grâce à la fluidité de l'indexation et de la numérisation des documents. En plus de ses fonctions de classement la GED peut transposer informatiquement les circuits de validations de l entreprise. Ce principe appelé généralement «Workflow» permet de se passer du format Papier pour la validation de commandes, de factures fournisseurs, de courriers clients ou tout simplement pour la diffusion d une information vers un groupe de personne. 2. Favorise le travail collaboratif : La GED facilite et rend plus efficace le travail collectif de vos salariés. La création de «Workflow» permet de décupler l intérêt et le retour sur investissement d une mise en place de GED. 4. Améliore la productivité : 3. Améliore la compétitivité : La GED vous aide à améliorer la qualité de vos services car elle réduit les temps de traitement ce qui est notamment bénéfique à la relation clients. La GED permet d optimiser le temps de travail de vos salariés en réduisant leurs tâches administratives liées aux traitements et à la recherche de documents.

3 Les BRZ GED : Encore plus de temps gagné : Moins de manipulations d archivage qu une GED traditionnelle. La solution est directement intégrée à l ERP BRZ 7 ce qui permet de passer de la validation d une facture à l archivage complet en un seul clic! La lecture CODE BARRE et la spécificité BTP de BRZ GED vous permettent aussi de gagner du temps dans vos archivages manuels. Plus besoin de retourner à votre bureau car avec internet, vous pouvez accéder à vos fichiers archivés de n importe quel endroit et n importe quand. Visionnez directement depuis BRZ 7 vos documents archivés. Plus besoin de passer d une solution à une autre pour visualiser un document. Vous pouvez directement archiver vos documents depuis votre messagerie Oultook. Plus besoin d enregistrer vos documents en local puis de les importer depuis votre solution GED faites tout en une seule fois! Plus besoin de déplacements entre les bureaux pour valider des documents. Chaque personne ayant à confirmé reçoit une demande de validation du document. Lorsque le circuit de validation est entièrement terminé, l action adéquate (paiement de facture par exemple), peut être menée. Encore plus de sécurité : Moins d erreurs d archivage qu une GED traditionnelle car son intégration à BRZ 7 automatise totalement cette tâche. Afin de ne pas sortir de la GED vos documents confidentiels, vous pouvez envoyer par le lien ver le fichier archivé. La gestion des droits de BRZ GED donnera accès ou non au destinataire du message. Ne perdez plus la dernière version de votre document en la multipliant. BRZ GED vous permet de modifier directement le document archivé depuis la solution et la mise à jour se fait automatiquement pour tous les dossiers où il est présent. BRZ GED vous permet d ajouter des annotations sur les documents archivés et de choisir si vous les souhaitez ou non lors d une impression. Encore plus de simplicité : Tous vos documents issus de BRZ 7 sont automatiquement archivés. Pour les documents externes, plus besoin de scanner vos documents puis de les classer par thème. Le système de lecture CODE BARRE vous permet lors du scan, d archiver automatiquement vos documents dans les dossiers respectifs (par chantier, par conducteur de travaux, par fournisseurs ). Envoyez vos documents dans la GED directement depuis votre application Office (Outlook, Word, Excel). En quelques clics, choisissez d envoyer vos documents archivés dans la GED par avec un lien cliquable, en pièce jointe ou même les deux. BRZ GED a été étudié pour les entreprises du BTP, ainsi sa prise en main est rapide et répond parfaitement à votre utilisation quotidienne. BRZ GED vous permet d exporter en un clic un document archivé voire même d exporter l ensemble des documents relatifs à un chantier, fournisseur, conducteur de travaux Vous pouvez imprimer un document directement depuis BRZ GED. Pas besoin d exporter vos documents.

4 Les fonctionnalités de BRZ GED Sources BRZ 7 10 WORKFLOW Visualisation BRZ 7 1 Archivage Automatique Données BRZ 7 Circuit de validation Devis Bon de commande Facture Bulletins de paie... 5 Vos documents deviennent visibles directement dans l application BRZ 7 Sources extérieures Autres sorties 2 Archivage Manuel 6 Fichier disque (ou reconnaissance code-barre) 7 Impression Scan pièces : facture, BL... Pièces de la gestion du personnel s Word* et Excel* Plans Autocad* }Facilités d archivage * marques déposées 3 4 Classement par famille de documents spécialement adapté aux PME de BTP. 8 9 Messagerie interne Envoi directement par Outlook Possibilité d annotations

5 1 Archivage directement depuis BRZ 7 : Archiver intelligemment est le seul moyen viable pour exploiter au mieux l ensemble des informations disponibles pour un même dossier, un même fournisseur, un même client ou un même chantier L intégration de BRZ GED à notre ERP BRZ 7 est l un des points forts de notre solution car il vous permet de : Gagnez du temps : BRZ GED vous permet d aller beaucoup plus vite qu une GED traditionnelle ou qu un archivage papier. En effet, vous n avez plus à imprimer et à scanner les documents générés par votre logiciel de gestion afin de les classer dans votre GED. BRZ GED vous permet d économiser de nombreuses manipulations car en un seul clic la solution archive automatiquement vos différents types d éditions de BRZ 7. Une option vous permettra même d archiver automatiquement tous les documents que vous imprimez. Evitez les erreurs d archivage : L automatisation des tâches d archivage vous permet d éviter les erreurs que l on peut rencontrer lors d un archivage GED manuel c'est-à-dire la perte du fichier scanné, la duplication du même fichier par dossier ou encore les erreurs d emplacement. Exemple d un process d archivage d une facture client : Avec BRZ GED : Création d'une facture : L'archivage : archivage et le et scan le scan sont effectués sont effectués automatiquement lors de lors la validation de la validation de la facture de la facture Avec une GED traditionnelle : Création d'une facture Avec un archivage papier : Création d'une facture Impression Scan Archivage Impression Archivage papier Avantages Moins de manipulations qu une GED traditionnelle Pas d erreurs d archivage Bénéfices Gain de temps Sécurité

6 Archivage directement depuis BRZ 7 : 1

7 2 Archivage de documents externes : Pour les documents externes ne provenant pas de BRZ 7, il faut opérer un archivage de plusieurs sources tels que vos scans pièces (BL, facture..), vos s, vos fichiers Word, Excel, PDF ou encore vos plans Autocad. Au-delà du fait que BRZ GED prenne en charge tous ces types de documents, notre solution vous permettra de gagner du temps grâce à son système de lecture de zone OCR ou CODE BARRE. Ce système de lecture permet la reconnaissance, le tri, l indexation et le classement automatique de tous vos documents dans les bons dossiers. Son autre avantage qui lui permet de se démarquer des autres GED est son paramétrage spécifiquement BTP (point n 4) qui liaisonné au système de lecture code barre permet de classer automatiquement un document par chantier, par conducteur de travaux, par fournisseur Cas concret : Vous recevez une facture papier au nom de votre conducteur de travaux concernant l achat de matériaux pour votre chantier n Vous l enregistrez en comptabilité, en indiquant les différentes informations liées à la facture (fournisseur, chantier ). Un numéro de pièce est généré. Vous collez le code-barre correspondant sur la première page de la facture. Puis, quand vous scannez cette facture, elle est, dans la GED, automatiquement associée aux bonnes informations (fournisseur, chantier ). Un workflow est alors généré, pour faire valider cette facture par le conducteur. Avantages Classement automatique par code barre Classement automatique par code barre Bénéfices Simplicité Gain de temps

8 Archivage de documents externe : 2

9 3 Facilité d archivage des fichiers Word, Excel ou Outlook : Utilisateurs de fichiers Word, Excel ou d une messagerie Outlook, gagnez encore plus de temps en archivant directement à partir de ces applications! BRZ GED est liaisonnée à Word, Excel et Outlook ce qui vous permettra de disposer d un connecteur dans la barre d outils de chacune de ces applications. Ainsi lorsque vous avez terminé un fichier destiné à l archivage ou à une simple diffusion, il vous suffit de sélectionner le bouton «Scanview» et d inscrire les données relatives au document pour le classer dans la GED. Plus besoin d enregistrer votre document et d ouvrir votre application GED pour l importer. Faites ces deux tâches en une seule fois! BRZ GED vous permet aussi de gagner du temps pour l envoi de fichiers par . En effet, notre solution vous permet de choisir entre : l envoi par d un lien vers un fichier archivé dans la GED l envoi par du fichier directement en pièce jointe Avantages Connecteur au bouton scanview Envoi de fichiers par en pièce jointe Envoi par du lien d un fichier archivé Bénéfices Gain de temps et simplicité Gain de temps et simplicité Gain de temps et sécurité

10 Facilité d archivage des fichiers Word, Excel ou Outlook : 3a

11 3b Facilité d archivage des fichiers Word, Excel ou Outlook :

12 4 Classement par famille de documents : BRZ PHAROS est présent sur le marché français de l organisation et de gestion informatique du BTP depuis plus de 25 ans. Année après année, nous nous attachons à proposer des solutions toujours plus adaptées aux entreprises du BTP. Comme pour toutes les solutions de gestion, une GED doit bien entendu être adaptée aux spécificités de votre activité et à ses impératifs. C est dans cet esprit que nous avons développé BRZ GED. BRZ GED vous propose donc une configuration conçue pour répondre aux utilisations quotidiennes d une PME de BTP. En effet, vous trouvez des arborescences spécifiques telles que les classes : Travaux, DICT, Levées de réserves, Compte-rendu de chantier Avantages GED spécifique au BTP pour une prise en main immédiate. Bénéfices Simplicité

13 Classement par famille de documents : 4

14 5 Documents visibles directement dans BRZ 7 : Ici encore l intégration de BRZ GED à l ERP BRZ 7 joue un rôle prépondérant en vous permettant d améliorer votre productivité. En effet, grâce à BRZ GED tous vos documents archivés pourront être visualisés directement dans BRZ 7 et cela sans même vous connecter à la solution GED. Exemple : Vous travaillez dans le journal des factures reçues. Vous souhaitez visualiser une facture pour vérifier si c est bien celle que vous recherchez. Avec une GED traditionnelle vous allez devoir noter les informations relatives à une facture, vous connecter à la GED et rechercher la facture grâce à vos informations afin de pouvoir visualiser votre facture. Exemples d'utilisations de documents dans BRZ 7 grâce à BRZ GED - Proposition de paiements (module comptabilité) - Explorateur de chantier pour le conducteur de travaux ( Module suivi de chantier ou comptabilité analytique) - Factures émises - Factures reçues - Bons de livraison - Bons de sortie - Commandes fournisseurs - Devis/Factures de vente au détail - Bibliothèque engins + AGRANDIR Avec BRZ GED, vous pouvez directement visualiser vos factures à partir de BRZ 7. Avantages Les documents archivés sont visibles depuis BRZ 7 Bénéfices Gain de temps

15 Documents visibles directement dans BRZ 7 : 5

16 6 Fichier disque : Vous ne bénéficiez pas toujours d un accès internet ou 3G sur vos chantiers? Exporter vos documents de votre système GED vers le disque local vous prend du temps? Au-delà du fait de pouvoir accéder à vos informations de n importe où et n importe quand par internet, BRZ GED prévoit les réalités de votre métier afin de vous simplifier votre quotidien. Ainsi, avant de partir pour une réunion de chantier, exportez en un clic sur votre ordinateur portable l ensemble des documents relatifs à ce chantier. Avantages Accès facile à l information et de partout Exportation simplifiée Bénéfices Gain de productivité et Sécurité Simplicité

17 Fichier disque : 6

18 7 Impression : Bien que la dématérialisation soit dans l air du temps et permette de faire de réelles économies notamment sur les consommables (encre, papier ), il n est pas toujours possible de passer au zéro papier. Gagnez du temps en n exportant pas vos documents que vous pourrez directement imprimer à partir de BRZ GED. Avantages Impression possible directement dans BRZ GED Bénéfices Gain de temps

19 Impression : 7

20 8 Envoi par Outlook : Comme nous l avons vu précédemment, BRZ GED vous permet de gagner du temps pour l envoi de fichiers par mais l inverse est aussi possible. Là aussi gagnez du temps en archivant vos documents directement depuis votre messagerie Outlook. En effet, il vous suffit de sélectionner le ou les mail(s) à archiver. Choisissez ensuite si vous souhaitez archiver le corps du mail, la pièce jointe, ou les deux. Puis, décidez de l emplacement où vous souhaitez ranger le document dans la GED. Avantages Archivage rapide depuis Outlook Bénéfices Gain de temps

21 Envoi par Outlook : 8a

22 8b Envoi par Outlook :

23 9 Annotation : BRZ GED vous permet d améliorer votre travail collaboratif car vous pouvez directement modifier un document archivé en choisissant si c est une nouvelle version ou en écrasant le document initial. C est dans cette optique que BRZ GED devient un lieu d échange et de mise à jour de l information. BRZ GED vous permet aussi d annoter vos documents en lui mettant du texte, en le surlignant ou encore en l encadrant. Ainsi vous pourrez choisir si vous souhaitez ou non laisser l annotation lors de l impression ou de l envoi du document. Par exemple : le comptable souhaite valider un bon à payer et ajoute l annotation de type tampon «accepté par le client». Avantages Bénéfices Modification d un document Améliore le travail directement dans BRZ GED collaboratif Annotation de documents Améliore le travail collaboratif

24 Annotation : 9

25 10 Workflow : Comme nous vous l expliquions en introduction, on appelle workflow la gestion électronique du circuit de validation ou de transmission des documents dans l entreprise Un workflow décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus, les délais, les modes de validation, et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche. D une manière générale, BRZ GED vous permettra de lancer son système de Workflow manuellement ou automatiquement, pour fluidifier la transmission de l information, ou la validation de documents. Qu'est ce que m apporte le workflow de ma GED? Il me permet de créer un circuit de validation pour certains types de documents : Le workflow de BRZ GED vous permet de créer des circuits de validation ou d utiliser des standards fournis par la solution. Lorsqu un document doit être confirmé par plusieurs personnes, vous n aurez plus besoin de voyager entre les bureaux car BRZ GED vous permet de le valider numériquement en un clic. Exemple de paramétrage possible de Workflow : Le Bon à Payer (BAP) : Le service comptabilité de votre société saisit une facture relative à un chantier, le conducteur de travaux reçoit par messagerie une demande de validation de facture. S il confirme, la facture arrive à la direction pour validation. Si la direction approuve la facture, elle valide et le document saisi sera validé et pourra alors être ventilé en comptabilité Enregistrement et archivage d'une facture Validation par le conducteur de travaux Validation par la direction Ventilation comptable et paiement Il me permet de diffuser un flux d informations librement tout en contrôlant les personnes y ayant accès : Le workflow de BRZ GED vous permet de gérer les rôles et identités de vos utilisateurs. C'est-à-dire qu il vous permet de coordonner et de contrôler précisément la production et l utilisation de chaque type d information, contribuant à améliorer la sécurité et fiabilité de votre organisation. Exemple : Le service comptabilité de votre société aura accès à toutes les données administratives et financières nécessaires à sa fonction alors que le service conduite de travaux aura lui accès aux informations relatives à son chantier (factures, plans, compte rendu de chantier ). Avantages Création de circuits de validation Gestion de profils utilisateurs Bénéfices Gain de temps Sécurité

26 Workflow : 10

27 BRz PhARoS BP MONS EN BAROEUL

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