GUIDE DU MAIRE VIE COMMUNALE

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1 GUIDE DU MAIRE VIE COMMUNALE

2 LA DEMATERIALISATION DES ACTES TRANSMIS AU CONTROLE DE LEGALITÉ Autorités compétentes Le maire Le préfet Les collectivités locales disposent de deux moyens pour transmettre au représentant de l Etat leurs actes soumis au contrôle de légalité ou au contrôle budgétaire : soit en mode papier par les voies classiques (courrier, dépôt en préfecture ou sous-préfectures), soit en mode dématérialisé, par voie électronique. Cette seconde procédure est possible par le biais d une application mise en place par le ministère de l Intérieur depuis 2006, qui s appelle ACTES (Aide au Contrôle de légalité dématerialisé), et qui nécessite pour une collectivité de passer par l intermédiaire d un opérateur de télétransmission agréé. Ce mode de transmission dématérialisé, souple et fondé sur le volontariat des collectivités, a été validé par le législateur (articles L et R du CGCT). Il présente de nombreux avantages dont : la fiabilisation assurée par le certificat d authentification sécurisé délivré par l opérateur de télétransmission à la collectivité émettrice et l efficacité, avec un accusé de réception délivré à la collectivité par le ministère, quasi instantanément, rendant ainsi exécutoire, très rapidement, l acte télétransmis. Ceci permettant un gain de temps, un gain de productivité et une réduction des coûts, notamment d affranchissement. De très nombreuses collectivités et établissement publics ont adhéré à cette démarche de modernisation et de simplification des relations avec l Etat, qui est formalisée par une convention avec le Préfet : ainsi, au 30 avril 2014, 198 conventions ont été signées, réparties comme suit : 155 des 319 communes, les 16 EPCI à fiscalité propre (3 communautés d agglomérations et 13 communautés de communes), le Conseil général, 11 établissements publics (CCAS, office HLM...), 15 syndicats intercommunaux. A titre de comparaison, la part d actes télétransmis représente à l heure actuelle 60 % de l ensemble des actes transmis ( actes reçus en 2013 par tous moyens). Ce dispositif s est enrichi depuis 2 ans d une ouverture vers les documents budgétaires (ACTES Budgétaires) qui permet leur transmission, sachant qu ils sont par nature plus volumineux. Cela permettra à court terme de faire un lien avec HELIOS, qui concerne les transmissions que les collectivités assurent avec les services comptables de la DDFiP. Seuls les documents d urbanisme sont pour le moment exclus du dispositif pour des raisons techniques (cartes en particulier). VIE COMMUNALE Au plan local, le Centre de Gestion a développé un partenariat avec les collectivités pour une assistance informatique dans tous les domaines, incluant également un rôle d interface pour adhérer à ACTES. 74

3 GUIDE DU MAIRE Préfecture - direction du développement local Bureau des collectivités locales et de l intercommunalité Antoine VALERO Contact 75

4 FINANCES PUBLIQUES Autorité compétente Le directeur départemental des finances publiques La Direction générale des finances publiques (DGFiP) est issue de la fusion de la Direction générale de la comptabilité publique (Trésor public) et de la Direction générale des impôts par un décret du 3 avril Ce sont aujourd hui 16 communes qui accueillent 37 services des finances publiques dont 19 trésoreries soit mixtes (gérant secteur public local et recouvrement de l impôt) soit spécialisées dans le monde local. Le réseau des finances publiques pour les élus, c est : un prestataire à votre service pour vous accompagner dans la gestion budgétaire et comptable de votre collectivité ; un expert qui est là pour vous aider et vous éclairer dans vos choix de gestion ; une administration moderne et numérisée qui vous aide à simplifier vos démarches comme celles de vos usagers. L ensemble de ces aspects ont été repris dans la feuille de route de la DGFiP que constitue sa démarche stratégique pour 2013/2018 qui vise à améliorer notre offre de services en l axant sur la modernisation (dématérialisation des échanges, automatisation des process de masse) sur la simplification ainsi que sur le renforcement du service offert à nos usagers et partenaires au 1 er rang desquels les collectivités locales. Vous accompagner dans la gestion budgétaire et comptable de votre collectivité Le comptable public des finances publiques est chargé de la tenue des comptes, du recouvrement des recettes et du paiement des dépenses des collectivités locales dont les communes. Sur l ensemble de ces missions, la DGFiP oeuvre pour améliorer son efficience. Rénover le traitement des dépenses locales : mise en place de la dématérialisation des documents comptables et des pièces justificatives de dépense, adaptation des règles de contrôle du comptable public en vue d une meilleure efficacité et d un paiement accéléré ; Sécuriser et optimiser le recouvrement des recettes locales : harmoniser les procédures, améliorer le recouvrement spontané (moyens modernes de paiement), mettre en place de véritables politiques de recouvrement avec les services des collectivités ; Améliorer la fiabilité des comptes locaux : la qualité comptable est un souci 1 er pour un réseau de comptables publics, c est à la fois un enjeu de démocratie (transparence des comptes), d efficacité de la gestion (comptabilité analytique) et de préparation nécessaire au processus engagé de certification des comptes. VIE COMMUNALE Éclairer utilement les choix de gestion par une expertise objective Le comptable public et le réseau des finances publiques sont les gestionnaires des finances locales, C est aussi un réseau d experts qui peut vous apporter un conseil technique et éclairé sur de très nombreux sujets : Le conseil dans la gestion communale au quotidien : préparation du budget, gestion de la dette, gestion de la trésorerie, maîtrise des délais de paiement ; Le conseil fiscal : répondre à vos questions sur la fiscalité directe locale et la fiscalité de façon large (ex : TVA), vous aider dans vos délibérations fiscales, vous aider dans l optimisation de vos bases, réaliser à votre demande des études ou des simulations fiscales ; L analyse de vos comptes et des risques de la collectivité : réalisation d analyses financières et fiscales, approche par les risques en cas d engagements de la collectivité (ex : garanties d emprunts), analyses prospectives (en cas de projet d investissement) ; Le conseil domanial et patrimonial : la DGFiP c est aussi France Domaine service d évaluation des biens domaniaux des collectivités, l expert immobilier des communes qui les aide dans leurs choix et décisions en matière de gestion du patrimoine communal. 76

5 GUIDE DU MAIRE Simplifier les démarches comme celles de vos usagers La DGFiP veut être une administration numérique exemplaire. A ce titre, elle offre déjà et développe encore de nombreux services modernisés pour ses partenaires et usagers : La dématérialisation de nos échanges projet «PES V2» : il s agit de dématérialiser la chaîne comptable et budgétaire dans son ensemble : collectivité DGFiP juge des comptes. Chantier en cours (1/3 des feuilles A4 et ¼ des budgets déjà dématérialisés en Lot-et-Garonne) et en cohérence avec «Actes» (et «Actes budgétaire») qui est le projet similaire pour la DGCL La mise en place de moyens modernes pour encaisser les recettes locales et payer les dépenses : carte bancaire, prélèvement, TIP, paiement de titres sur internet («TiPi») offrir aux usagers les services qu ils sont déjà habitués à utiliser pour leurs dépenses courantes. Plusieurs canaux et outils disponibles pour accéder à une information complète : Votre comptable public des finances publiques et ses équipes : il est votre interlocuteur privilégié et de proximité pour vous répondre ou pour faire le lien sur tous vos sujets avec les services des finances publiques ; Le portail commun DGFiP-DGCL de l Etat au service des collectivités locales Le portail internet de la gestion publique (PiGP) : après inscription auprès de votre comptable, il vous permet d accéder à de nombreuses données et de plus en plus d informations y sont progressivement mises à votre intention comme les fichiers fiscaux ; Le tableau de bord de l élu : vous permet d accéder à des restitutions chiffrées et illustrées (graphiques) vous aidant dans vos décisions ; La cellule d information juridique aux acheteurs publics : répond via le portail sous 48h en amont des procédures d achat public aux questions les plus courantes. Enfin, l ensemble de ces services et de cet appui au monde local peut être approfondi, personnalisé et formalisé au travers des engagements partenariaux qui sont des conventions de partenariat limitées dans le temps (3 ans) avec des objectifs clairs, mesurables ayant pour but d améliorer encore ensemble le service qui vous est rendu ainsi qu à vos usagers. Décret n du 3 avril 2008 relatif à la direction générale des finances publiques L ensemble des références concernant les sujets évoqués est accessible dans les rubriques du portail internet de l Etat au service des collectivités locales ( Références réglementaires Direction départementale des finances publiques de Lot-et-Garonne Contacts Alexandra CHALABI Chargée de communication, et en charge de l instruction de ce dossier

6 REFORME DES RYTHMES EDUCATIFS ET TEMPS PERISCOLAIRES Autorités compétentes Le maire La Direction des services départementaux de l éducation nationale La Direction départementale de la cohésion sociale et de la protection des populations Dans le cadre de la réforme des rythmes éducatifs qui concernera la majorité des communes lot-et-garonnaises à la rentrée scolaire 2014, l organisation des temps périscolaires relève de la responsabilité des collectivités locales. Les principes édictés par la loi et le décret du 24 janvier 2013 sont : la semaine scolaire comporte pour tous les élèves 24 heures d enseignement réparties sur 9 demi journées les heures d enseignement sont organisées les lundi, mardi, jeudi et vendredi et le mercredi matin à raison de 5 heures 30 par jour et de 3 heures 30 maximum par demi-journée. la durée de la pause méridienne ne peut être inférieure à 1 heure 30 les élèves peuvent bénéficier d activités pédagogiques complémentaires en groupes restreints assurés par les enseignants. Des dérogations peuvent être accordées à ces principes lorsqu elles sont justifiées par des particularités du projet éducatif territorial et si l organisation proposée présente des garanties pédagogiques suffisantes. Les dérogations ne peuvent porter que sur la demi-journée (samedi au lieu de mercredi), la durée de la journée (supérieure à 5 heures 30) la durée de la demi-journée (supérieure à 3 heures 30). Les services de l éducation nationale doivent ensuite consulter le département en matière de transport lorsqu il en a la compétence. L organisation du temps scolaire est arrêtée pour 3 ans. Elle relevé de la compétence de l IA-DASEN, qui arrête les horaires des écoles après consultation du CDEN. Adaptation des horaires Les décrets cités en référence prévoient que lorsque la municipalité pense opportun de modifier les horaires des écoles, elle en adresse la demande à l IA-DASEN. Il est nécessaire de consulter préalablement le conseil d école et de recueillir son avis. Après avis de l IEN, puis consultation éventuelle du Conseil général pour les transports, l inspectrice d académie prend la décision de modifier ou non l organisation du temps scolaire. La CDEN est à nouveau consulté. VIE COMMUNALE Accueils de loisirs Ces temps périscolaires (les «TAP ou Temps d Accueils Périscolaires») peuvent s organiser sous forme de garderie ou d accueils de loisirs en fonction des ressources locales. La deuxième solution doit faire l objet d une déclaration préalable et complète auprès de la Direction Départementale de la Cohésion Sociale et de la Protection des Populations (DDCSPP) qui vérifiera les conditions de mise en œuvre de l accueil (qualification et honorabilité des intervenants, projet éducatif et pédagogique ). Les dérogations aux conditions d encadrement des accueils de loisirs accueillant plus de 80 mineurs par an et ouverts plus de 80 jours et prévues dans le cadre des la réforme des rythmes doivent également faire l objet d une demande motivée auprès de la DDCSPP. Afin d inscrire ces temps périscolaires dans un projet de territoire cohérent autour 78

7 GUIDE DU MAIRE de l enfant et de ses besoins, les collectivités locales peuvent choisir ou non d élaborer un projet éducatif territorial (PEDT) avec tous les acteurs locaux en charge des temps éducatifs (enseignants, animateurs en accueils de loisirs, associations locales ) rassemblés autour d un coordonateur. Si une commune souhaite élaborer un PEDT, le projet doit être transmis à la Direction Départementale de la Cohésion Sociale et de la Protection des Populations (DDCSPP) sans délais. Il fera ensuite l objet d un examen et d une validation au travers d un engagement contractuel (convention) signé entre le maire et/ou le président de l intercommunalité, le préfet et l Inspectrice d Académie. A titre expérimental, pour une durée de trois ans, les taux d encadrement des accueils de loisirs périscolaires organisés dans le cadre d un PEDT peuvent être réduits par rapport aux taux de droit commun. - Décret n du 2 août 2013 relatif au projet éducatif territorial et portant expérimentation relative à l encadrement des enfants scolarisés bénéficiant d activités périscolaires dans ce cadre ; - Circulaire interministérielle n DJEPVA/DJEPVA A3/2013/95 et n DGSCO/13/036 du 20 mars 2013 relative au projet éducatif territorial ; - Arrêté du 12 décembre 2013 relatif à l encadrement des accueils de loisirs organisés pendant les heures qui précèdent et suivent la classe pour une durée de plus de quatre-vingts jours et pour un effectif supérieur à quatre-vingts mineurs. - Loi n du 8 juillet 2013, d orientation et de programmation pour la refondation de l école de la République, - Décret n du 24 janvier 2013 modifiant les articles D à D du code de l éducation - Décret n du 7 mai 2014 modifiant les articles D521-2 et D Guide pratique pour des activités périscolaires de qualité : Les nouveaux rythmes à l école primaire, nouvelle édition 2014 : Le point sur les rythmes éducatifs : Guide pratique d un accueil de loisirs périscolaire et annuaire du groupe d appui départemental : Direction des services départementaux de l éducation nationale Les inspecteurs de l éducation nationale de secteur Références réglementaires Outils méthodologiques à disposition des élus Contacts Direction départementale de la cohesion sociale et de la protection des populations Service vie sociale, jeunesse, sports, citoyenneté Chef de service, Inspectrice de la jeunesse et des sports Florence QUINIOU Conseiller en charge des accueils collectifs de mineurs Benoît HERBERICHS Conseiller en charge de la réforme des rythmes Jean-Claude CAZENAVE-CAMBRET 79

8 CALENDRIER TYPE CARTE SCOLAIRE Autorité compétente La DSDEN de Lot-et-Garonne Dates indicatives Réunion / Action Rentrée de septembre vérification/validation des effectifs de rentrée par les IEN 1ère quinzaine de septembre ajustements de rentrée quant aux postes puis CTSD de rentrée 1ère quinzaine de novembre envoi courriers aux directeurs d'écoles publiques pour prévisions d'effectifs pour la rentrée suivante envoi courrier aux directeurs d'écoles privées pour prévisions d'effectifs pour la rentrée suivante fin novembre envoi courriers aux maires pour communication de leurs prévisions d'effectifs début décembre réception tableaux complétés par les maires 2nde quinzaine de décembre validation des effectifs par les IEN courant février courriers aux maires éventuellement concernés par une mesure de carte scolaire fin février/début mars CTSD de préparation pour la rentrée suivante CDEN de préparation pour la rentrée scolaire suivante début mars courriers personnalisés aux maires concernés par une mesure de carte VIE COMMUNALE fin mars 2nde quinzaine de juin signature et publication de l'arrêté de carte scolaire pour la rentrée suivante signature et publication de l'arrêté de carte scolaire pour la rentrée suivante concernant l'enseignement privé courriers aux maires éventuellement concernés par une mesure de carte 80

9 GUIDE DU MAIRE CTSD : Comité technique spécial départemental CAPD : Commission académique paritaire départemental CDEN : Conseil départemental de l éducation nationale 81

10 L ESPACE NUMERIQUE DE TRAVAIL (ENT) DES ECOLES DE LOT-ET-GARONNE Autorités compétentes Le maire La Direction des services départementaux de l éducation nationale Qu est ce qu un espace numérique de travail (ENT) Un Espace Numérique de Travail (ENT) est un ensemble de services numériques, sécurisé et en ligne. Il met à la disposition de la communauté éducative au sens large (enseignant, élèves, parents, partenaires communaux...) des outils comme un blog, un mini site, des dossiers partagés et personnels, une messagerie électronique, un cahier de textes et un carnet de liaison électronique L ENT s utilise depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone bénéficiant d une connexion à internet. L ENT est un espace sécurisé. Les plus values apportées par l ENT Mis au service des enseignants et des élèves, l ENT apparaît comme un outil qui permet notamment : de développer l usage du numérique à l école ; d acquérir les compétences du Brevet Informatique et Internet (B2i) dans un environnement sécurisé; de mettre en œuvre le travail de groupe et le travail collaboratif; de faciliter la création, l organisation et la diffusion de documents à destination des élèves ; de publier les productions des élèves en les mettant en valeur ; de proposer aux élèves un accès différencié à des ressources en fonction de leurs besoins ; de favoriser l accompagnement individualisé des élèves; d impliquer fortement les élèves dans la production d écrits; de renforcer le lien entre l école et les familles ; Un projet départemental Ecoles 47 est un service ouvert à toutes les classes de la petite section au CM2, porté par un partenariat entre la Direction des Services Départementaux de l Education Nationale de Lot-et-Garonne (DSDEN47) et le Centre de gestion de la fonction publique territoriale de Lot-et-Garonne (CDG47). Cet ENT est proposé sous la forme d un abonnement annuel, à souscrire auprès du CDG47, financé par les communes, selon un tarif forfaitaire correspondant à leur strate de population. VIE COMMUNALE Communication et déploiement départemental Ecoles47 a pu être présenté aux élus du département, à la fin de l année 2013, au cours de trois réunions d information (Agen, Villeneuve-sur-Lot, Aiguillon) dont le thème principal était la mise en place des nouveaux rythmes scolaires. Une journée départementale du numérique, organisée annuellement par la DSDEN47 et le réseau CANOPE (ex CDDP) apportera, aux élus et aux enseignants, des témoignages sur les usages mis en place et l état du déploiement. Les principales villes du département (Agen, Villeneuve-sur-Lot, Marmande, Le Passage, Tonneins, Aiguillon) sont d ores et déjà entrées dans le dispositif. Au mois de juin 2014, 85 classes, réparties sur 24 communes utilisent Ecoles47. 82

11 GUIDE DU MAIRE Une convention départementale L abonnement à Ecoles47 peut être souscrit par chaque commune du Lot-et-Garonne auprès du CDG47 par la signature d une convention de partenariat entre la commune et le CDG47. Procédure : Le conseil municipal prend une délibération autorisant le maire à signer la convention «école numérique» proposée par le CDG47. La mairie adresse la délibération au pôle informatique du CDG47, lequel lui renvoie la convention pré-remplie et signée par le président du CDG47. Le maire signe la convention «école numérique» et en retourne un exemplaire au CDG47. Le CDG47 intègre la commune dans Ecoles47 et informe la DSDEN47 qui prendra contact avec les écoles concernées pour permettre le démarrage de l utilisation. Après la signature de la convention de partenariat entre la commune et le CDG47, la DSDEN47 fera parvenir au(x) directeur(s) de l école (des écoles) de la commune ses (leurs) identifiants d accès, ainsi que les différents documents permettant le démarrage de l utilisation. Formation :La formation des enseignants à l utilisation d Ecoles47 est prise en charge par la DSDEN47 dans le cadre du plan d animation pédagogique départemental. Informations complémentaires Des informations complémentaires (cartographie du déploiement départemental, témoignages vidéo d usages ) sont disponibles sur le site de la DSDEN47, rubrique «Ressources départementales», sous-rubrique «ENT Ecoles47» : Direction des services départementaux de l éducation nationale Inspecteur de l éducation nationalechargé du numérique Bernard FAINZANG Contacts Conseiller pédagogique départementalchargé du numérique Laurent FERRIER Centre de gestion de lot-et-garonne Responsable du pôle informatique Frédéric MANDIS Conseil en équipement, Ecole numérique Stéphane GAZEAU

12 LES ELECTIONS Autorité compétente Le maire Dans le cadre de l organisation des élections, le maire agit en qualité de représentant de l ETAT DANS LA COMMUNE et doit notamment veiller à : la tenue des listes électorales et l édition des cartes électorales ; la fixation du périmètre géographique des bureaux de vote ; la délivrance des attestations requises pour le dépôt des candidatures ; la mise à disposition des candidats des lieux d affichage requis ; la bonne organisation des scrutins avec la mise à disposition du matériel dans chaque bureau de vote (affiches, enveloppes de scrutin, bulletins de vote, listes d émargement...) ; la bonne organisation des bureaux de vote au sein desquels peuvent siéger des assesseurs désignés par tous les candidats et des délégués ; le respect des règles relatives aux opérations de vote ; le respect des règles relatives aux opérations de dépouillement ; la rédaction des procès-verbaux dressés à l issue du scrutin et à leur transmission; la proclamation et l affichage des résultats. La tenue des listes électorales et le découpage des bureaux de vote induisent chaque année la réalisation de formalités selon un calendrier établi à l avance et la transmission d informations à la préfecture. Pour l organisation de chaque scrutin, les maires sont rendus destinataires d une circulaire ministérielle qui précise les règles applicables, les obligations des maires et le calendrier des différentes opérations. Le préfet adresse en tant que de besoin toutes les circulaires et informations utiles pour faciliter le bon déroulement de chaque élection. VIE COMMUNALE 84

13 GUIDE DU MAIRE Code électoral Référence réglementaire Préfecture - Direction de la réglementation et des libertés publiques Bureau des élections et de la réglementation Chantal Baccetti Contact 85

14 VIE COMMUNALE

15 GUIDE DU MAIRE

16 VIE COMMUNALE

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