Arxis Solutions Belgium 26, Rue de la loi 1040 Bruxelles. Tel : 02/ Fax : 02/

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1 Arxis Solutions Belgium 26, Rue de la loi 1040 Bruxelles Tel : 02/ Fax : 02/ /6

2 Table des matières Analyse et estimation Packaging Transport Préparation Scanning Optimisation des documents scannés Indexation Scanning à la Demande Entreposage Destruction Intégration des dossiers scannés dans l archive Monitoring /6

3 1 Analyse et estimation Au tout début du projet, il est important d effectuer en collaboration avec la mutualité une analyse complète du contenu de l archive à scanner. Cette phase consiste à évaluer le nombre de dossiers et d images se trouvant dans l archive ainsi que la charge de travail que celle-ci représente. Afin d établir une estimation réaliste, nous effectuons 3 tests totalement indépendants. Durant chaque test, nous sortons +- 1 mètre d archive. Nous comptons le nombre de dossiers se trouvant dans cet échantillon. Par la suite, nous comptons le nombre total de feuilles se trouvant dans l ensemble des dossiers. Grâce à ces données, nous en déduisons le nombre moyen de feuilles se trouvant dans les dossiers. A partir des 3 tests indépendants nous établissons une dernière moyenne. En mesurant la longueur total de l archive, il nous est dès lors possible d avoir une estimation approximative du nombre de dossiers et du nombre de pages se trouvant dans l archive. A savoir : Une feuille = deux pages. 2 Packaging Nous nous chargeons de la mise en boîte de vos documents afin que ceux-ci puissent être aisément délocalisés vers nos locaux. Toutes nos boîtes sont munies d'un code à barres nous permettant d'avoir un inventaire complet du contenu de celle-ci ainsi que la priorité dans laquelle elles devront être scannées. A savoir : A tout moment, il vous est possible de nous demander de scanner un document en urgence. Ce document vous sera dès lors immédiatement accessible. (Voir Scanning à la demande) 3 Transport Notre service de transport nous permet de délocaliser en toute sécurité les boîtes préparées par le service 'Packaging'. 4 Préparation La préparation consiste à préparer les documents afin que ceux-ci puissent être scannés rapidement. 3/6

4 Les actions suivantes seront entre autres effectuées : - Suppression des agrafes - Suppression des trombones - Suppression du papier collant attachant 2 feuilles ensembles - Suppression de feuilles blanches - Suppression de papiers carbone - Déplacer les post-it - Enlever le contenu des enveloppes - Déplier les feuilles pliées - Redresser le dossier s il est à l envers - Séparation des différents dossiers ou documents à l aide de pages intercalaires (Voir type d indexation) 5 Scanning Le scanning consiste à dématérialiser le document papier en une image digitale. Grâce à notre savoir-faire, notre infrastructure informatique et nos scanners ultra rapides nous avons la possibilité de digitaliser l entièreté de vos documents en un temps record. 6 Optimisation des documents scannés Notre logiciel d'optimisation d'images consiste à améliorer la qualité des images scannées. Cette optimisation ne supprime en aucun cas des informations. Elle consiste uniquement à augmenter la lisibilité de certains documents. Ce procédé est généralement intéressant lors du scanning de vieux documents ou de documents se trouvant en mauvais état. 7 Indexation L'indexation permet d'attacher des mots clés au document scanné. Ces mots clés, souvent appelés 'index', permettent à l'utilisateur final de pouvoir effectuer des recherches et de retrouver immédiatement le document. Deux types d indexation sont possibles : - L indexation par document - L indexation par dossier 4/6

5 L indexation par document : Chaque document est indexé séparément en insérant les index suivants : - Le numéro de registre national ou numéro M - La date du document - Le type de document Ce type d indexation permet de retrouver rapidement le document recherché en employant les 3 index de recherche. L indexation par dossier : Chaque dossier est indexé séparément en insérant les index suivants : - Le numéro de registre national ou numéro M - La date du document fixe 09/09/ Le type de document fixe Ancien Dossier Tous les documents du membre se retrouveront dans un seul document du type Ancien Dossier. Cette indexation a comme avantage qu elle représentera un coût d indexation moins élevé. 8 Scanning à la Demande A tout moment, il vous est possible de nous demander de scanner un dossier en urgence. Ce dossier vous sera dès lors immédiatement accessible. 9 Entreposage Notre entrepôt vous permet de respecter le temps de conservation, imposé par la force probante. Il s agit de la période entre la phase de scanning et la phase de destruction. Il est également possible d'employer ce service lors de la délocalisation totale de votre archive. 5/6

6 10 Destruction Notre service de destruction permet la destruction de vos documents après le scanning. Un certificat de destruction est octroyé. 11 Intégration des dossiers scannés dans l archive Nous nous chargeons d intégrer les dossiers scannés dans votre archive. Cette intégration est totalement transparente tout en respectant les critères de la force probante. 12 Monitoring Durant la durée de notre collaboration, nous mettons des outils à disposition vous permettant d avoir un aperçu de l avancement du projet. 6/6