Mieux connaître et gérer votre patrimoine immobilier avec SAP Real Estate Management

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1 Mieux connaître et gérer votre patrimoine immobilier avec SAP Real Estate Management

2 Agenda 1. Pourquoi un système d information pour la gestion immobilière? 2. Présentation de la solution SAP REM 3. Reporting et Pilotage 4. Conclusions SAP 2008 / Page 2

3 La solution couvre des besoins spécifiques a chaque métier Corporate Réponses à la valorisation de l actif interne / Connaissance du patrimoine Optimisation du ratio location / achat Externalisation partielle ou étendue des prestations Connaissance fine et anticipation des ratios d occupation Refacturation et responsabilisation des services occupants Intégration au système financier Secteur Publique Effectuer l inventaire patrimonial de l Etat Valoriser le patrimoine de l Etat Refacturation et responsabilisation des services occupants Répondre au cadre d évolution de la comptabilité de l état (LOLF) Professionnels de l Immobilier Répondre au cœur de métier «Gestion locative» et «Gestion de syndic de copropriété» Gestion commerciale, connaissance des anticipations Evolution réglementaire des constructions (normes / qualité) Approche orientée services (Financement, Facility Management, ) SAP 2008 / Page 3

4 qui répondent à des questions communes Corporate Secteur Publique Professionnels de l Immobilier Comment avoir une vue à jour de l état et de la disponibilité du patrimoine? Comment apprécier au mieux la valeur du patrimoine? Comment optimiser l utilisation (l occupation) du patrimoine? Comment fluidifier et suivre l exécution des travaux et services à l immobilier et optimiser les achats? Comment rationaliser les coûts (et produits) immobiliers? Comment améliorer le suivi des opérations immobilières? Comment anticiper les obligations réglementaires puis suivre leur exécution? SAP 2008 / Page 4

5 Comment la solution SAP RE-FX répond a ces besoins Mise à disposition d une couche analytique intégrée pour faciliter et optimiser la prise de décision et la planification des projets Finance / Comptabilité Senior Mgmt. Legal Donne accès de manière intégré à la source unique des données immobilières Sous-traitants SAP 2008 / Page 5 Entrepreneurs Géstion des chantiers Géstion des chantiers Réduit les risques financiers et de planification des projets de construction ou renovation Finance / Comtabilité Locataires Senior Mgmt. SAP Real Estate Management Gestion des biens immobiliers Met a disposition des outils pour maintenir et augmenter le taux d occupation des biens immobiliers individuels Gestion Locative Gestion des biens immobiliers Legal Biens Immobiliers Pilotage des transactions immobilières Gestion Locative Fournisseurs Gestion du patrimoine Automatise et facilite un approche proactive et stratégique de la gestion locative

6 Agenda 1. Pourquoi un système d information pour l immobilier? 2. Présentation de la solution SAP REM 3. Reporting et Pilotage 4. Conclusions SAP 2008 / Page 6

7 SAP Real Estate Management: organisé autour des besoins client Portfolio Management Real Estate Analytics Master Data Management Partner Management Transaction Management Commercial Real Estate Management Real Estate Search Lease Management Condition Adjustment Percentage Rent Cost Recovery Third-Party Management Legal Compliance Corporate Real Estate Management Space Management Room Reservation Move Management Facilities Management Construction Modernization & Refurbishment Maintenance & Repair Service Management Support Processes Accounting Controlling Tools Integration to SAP Industry Solutions SAP Real Estate Management Solution Map Edition 2008 SAP 2008 / Page 7

8 SAP Real Estate Management Gestion du Patrimoine Immobilièr Portfolio Management Real Estate Analytics Master Data Management Partner Management Transaction Management SAP Real Estate Management vous assistera pour: Evaluer la performance de vos biens immobiliers Effectuer des rapports standard reflétant les charges et produits, vacances, mesurages, contrats, conditions légales et financières, maintenance et autres informations sur vos biens immobiliers La définition des structures flexible selon l architecture, l usage ou les services d un objet immobilier Saisie du référentiel immobilier pour permettre son optimisation en accord avec vos activités métier principales Permettre une vision transparente de votre base partenaire contractuels Décrire graphiquement vos objets immobiliers via l intégration avec des systèmes CAD/CAFM et SIG Adopter une approche pour gérer le cycle de vie de votre patrimoine immobilier SAP 2008 / Page 8

9 SAP Real Estate Management Commercial Real Estate Management Commercial Real Estate Management Real Estate Search Lease Management Condition Adjustment Percentage Rent Cost Recovery Third-Party Management Legal Compliance SAP Real Estate Management vous assistera pour : Faire le lien entre les biens vacants et les locataires potentiels Créer des offres locatives Gérer les contrats de mis a bail et prise a bail Suivre les fins de contrat de location et le options de renouvellement Effectuer les indexations des loyers Gérer des contrat locatifs complexes comme par ex. basés sur des loyer sur chiffres d affaires Calculer les charges re-facturables, les états des comptes, les provisions sur charges ou appels de fonds et les révisions Effectuer les décomptes de charges (locataires ou de copropriété) Gérer la correspondance pour touts les procèssus locatifs Effectuer la gestion pour un tiers dans le domaine immobilier (gestion locative ou syndic de copropriété) SAP 2008 / Page 9

10 SAP Real Estate Management Corporate Real Estate Management Corporate Real Estate Management Space Management Room Reservation Move Management Les managers chargés de la gérance du patrimoine immobilier d un groupe ou d une filiale souhaitent intégrer la gestion des bien immobiliers dans les procèssus globaux comme le contrôle de gestion, la comptabilité financière ou le reporting. Leur objectif principal est d augmenter le taux d utilisation des espaces, d optimiser les dépenses et de permettre un service confortable aux employés SAP Real Estate Management vous assistera dans: La gestion efficace des espaces de travail L allocation des ressources (par ex. employés ou sous-traitants) aux espaces de travail et la gestion des déménagements La gestion des réservation de bureaux ou salles de réunion SAP 2008 / Page 10

11 Vue physique / Vue de l utilisation (économique) Référentiel Immobilier Architecture Utilisation Structure des actifs Structure des projets Localisation des équipements Intégration SIG Gestion commerciale Gestion contractuelle Suivi et régularisation des charges Suivi du portefeuille et recouvrement SAP 2008 / Page 11

12 La gestion des contrats Baux locatifs (prise à bail) Mandat de gestion Contr. De règlement de copropriété Contrats divers Site UE Terrain PC = UL Immeubl e Autre s Location / Souslocation Location Tiers Débiteur Bureau x Surfac e esurfac e Locaux techniques Conventions d occupation Occupation interne Centre de couts Locaux vacants Surfaces Non-utilisées Cout de la vacance SAP 2008 / Page 12

13 L analyse de la disponibilité des biens SAP 2008 / Page 13

14 SAP Real Estate Management Facilities Management Facilities Management Construction Modernization and Refurbishment Maintenance and Repair Service Management SAP Real Estate Management vous assistera pour: Mener la maintenance planifiée et non-planifié de vos biens immobiliers Suivre les charges liés a la maintenance dans des rapports intégrés Gérer des contrats de maintenance avec des fournisseurs externes Allouer des taches a des partenaires externes Suivre les taches de modernisation et de maintenance Gérer les disfonctionnements et problèmes signalés par téléphone Préparer et procurer des articles et services externes SAP 2008 / Page 14

15 SAP Real Estate Management Support Processes Support Processes Accounting Controlling Tools Integration to SAP Industry Solutions SAP Real Estate Management vous assistera pour: La facturation des contrats de location Gérer l encaissement des loyers, les payements et le suivi des impayés Effectuer la planification et le décompte des charges et produits Identifier les couts imputées a chaque objet immobilier Gérer la correspondance et la documentation pour l intégralité des procès immobiliers Intégrer des fonctionnalités spécifique à votre propre entreprise Intégrer d autres systèmes tiers ou services externes SAP 2008 / Page 15

16 La comptabilisation des biens immobiliers Traitement périodique automatisé : Auto-facturation des prises à bail & refacturations Provisions pour loyers & charges Facturations de tiers (avec édition de factures et quittances) Allocation internes Comptabilisations automatisées en comptabilité générale, auxiliaire (bailleur fournisseur ou locataire client), en analytique (affectation au bail, à l objet immobilier, à l occupant interne) Etalement des charges locatives (ex: trimestre à échoir) Comptabilisations possible pour évènements ponctuels (ERP2006) : shémas comptables automatisés Refacturation de charges avec régularisation SAP 2008 / Page 16

17 La comptabilisation des biens immobiliers SAP 2008 / Page 17

18 L intégration avec la gestion comptable et budgétaire Reporting Contrôle budgétaire des coûts et produits immobiliers Unité économique UE PC = EG Direction UE Référentiel comptable Produits / Dépenses immobilières (par nature comptable) Coûts internes Terrain Bât.A Bât.B Dep.A Dep.B Dep.C PC = Privatifs UL Surf.bureaux Lot.1 communs Lot.2 Référentiel Immobilier Service 1 Service 2 Référentiel des centres budgétaires Référentiel des Processus de gestion Identification des occupants Loyers budgétaires (convention d occup.) Loyers tiers Répartition des charges PC = CL2 (Données descriptives immobilières) CL1 CL2 UL tiers (locataires, agents, prestataires,..) SAP 2008 / Page 18

19 Agenda 1. Pourquoi un système d information pour l immobilier? 2. Présentation de la solution SAP REM 3. Reporting et Pilotage 4. Conclusions SAP 2008 / Page 19

20 Reporting et Pilotage Reporting transactionnel dans SAP ERP information sur les biens (objets immobiliers et caractéristiques de mesurage, les partenaires (locataires, occupants internes, prestataires, ) information sur la gestion des contrats information sur la gestion des répartitions de charges : charges à répartir, objets de répartitions, définition des coefficients, quotes-parts réparties sur les biens et contrats, historique des répartitions information sur la comptabilisation des contrats par partenaire (compte client) information sur le contrôle de gestion (analytique et budgets) des biens immobiliers : liste détaillés des coûts et produits (lignes budget ou réel) états budget / réel (par objet immobilier) : global, par périodes, par comparaison / année N-1. et autres SAP 2008 / Page 20

21 Reporting et Pilotage Décisionnel et pilotage dans SAP BI Une restitution sur mesure Des rapports génériques aux rapports personnalisés De l Excel au web reporting BEx Analyzer Non SAP BW Web Reporting Fichier Distribution de l information par mail Cockpits BEx MAP SAP 2008 / Page 21

22 Agenda 1. Pourquoi un système d information pour l immobilier? 2. Présentation de la solution SAP REM 3. Reporting et Pilotage 4. Conclusions SAP 2008 / Page 22

23 REM, dans une logique de totale intégration avec les autres composantes fonctionnelles Portail immobilier Pilotage (SEM/BW) Gestion de travaux et investissements (PS) Real Estate (RE-FX) Contrôle de gestion (CO) Achats (MM) /SRM Processus de gestion Intégrés Référentiels synchronisés Finances (FI) CAD/CAFM SIG Maintenance (PM) et Services (SM/ CRM) Immobilisations (FI-AA) Outils graphiques Gestion budgétaire(is-ps) Autres applic. SAP 2008 / Page 23

24 7 Points clé de SAP REM 1. La gestion du patrimoine immobilier et de son équipement est d une importance stratégique pour chaque société! Le patrimoine immobilier est généralement le plus important actif sur le bilan d une société la gestion immobilière représente souvent la deuxième de ces charges 2. Elle affecte touts les domaines d une société incluant le financier, le légal, la construction, la gestion du patrimoine et la gestion locative 3. Les plus grand défis sont le manque de communication et la faible capacité de collaboration 4. SAP Real Estate Management a été développé précisément pour la gestion immobilière commerciale et corporate 5. SAP Real Estate Management propose touts les processus métier relevants pour la gestion de biens immobiliers et leurs équipements techniques 6. SAP Real Estate Management fait partie intégrante de SAP ERP 7. L objectif principal de SAP Real Estate Management est de vous aider à prendre les meilleures décision d investissement, d automatiser les processus métier récurrents et d améliorer la collaboration avec les locataires, les employés et les fournisseurs de services SAP 2008 / Page 24

25 Thank you! SAP 2008 / Page 25

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