IMP. 78-1/R3 Déduction du loyer de bureau, des fournitures et du salaire d un adjoint ou d un remplaçant Publication : 31 mars 2009

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1 BULLETIN D INTERPRÉTATION ET DES PRATIQUES ADMINISTRATIVES CONCERNANT LES LOIS ET LES RÈGLEMENTS Impôts IMP. 78-1/R3 Déduction du loyer de bureau, des fournitures et du salaire d un adjoint ou d un remplaçant Publication : 31 mars 2009 Renvoi(s) : Loi sur les impôts (L.R.Q., c. I-3), articles 58.2, 58.3, 59, 62, 62.1 à 62.3, 75, 78 et 420 Cette version du bulletin d interprétation IMP annule et remplace celle du 31 juillet Le bulletin a fait l objet d une révision interne dont le but était de vérifier sa pertinence et son actualité. L interprétation reste valable. Une référence à la Loi sur l assurance parentale a toutefois été insérée au paragraphe 14 pour tenir compte de l entrée en vigueur de cette loi. Cet ajout s applique à compter de l année d imposition Des modifications de forme ont par ailleurs été apportées afin d assurer la précision technique. Ce bulletin expose la position du ministère du Revenu du Québec concernant la déductibilité, dans le calcul du revenu provenant d une charge ou d un emploi d un particulier, des montants versé par ce dernier à titre de loyer de bureau ou de salaire d un adjoint ou d un remplaçant ou à titre de fournitures consommées directement dans l accomplissement de ses fonctions. APPLICATION DE LA LOI GÉNÉRALITÉS 1. L article 78 de la Loi sur les impôts (LI) permet à un particulier de déduire, dans le calcul de son revenu provenant d une charge ou d un emploi pour une année d imposition donnée, tout montant qu il verse dans cette année à titre de loyer de bureau ou de salaire d un adjoint ou d un remplaçant ou à titre de fournitures consommées directement dans l accomplissement de ses fonctions, pour autant que les conditions suivantes soient remplies : a) le particulier est tenu, en vertu de son contrat d emploi, de verser ces montants et, selon le cas, de se procurer ces fournitures; b) le particulier n a pas été remboursé de ces montants et n est pas en droit de l être;

2 c) le particulier transmet au ministre du Revenu, avec sa déclaration fiscale qu il produit pour l année en vertu de la partie I de la LI, un formulaire prescrit signé par son employeur attestant que les conditions mentionnées aux sous-paragraphes a) et b) ont été remplies à l égard du particulier dans l année. 2. Toutefois, un particulier ne peut bénéficier de la déduction prévue à l article 78 de la LI à l égard d une charge ou d un emploi que dans la mesure où la dépense y visée est raisonnable dans les circonstances et peut raisonnablement être considérée comme se rapportant à cette charge ou à cet emploi. 3. La condition mentionnée au sous-paragraphe a) du paragraphe 1 est remplie si le contrat d emploi, écrit ou verbal, contient une exigence précise concernant la prise en charge par le particulier de la dépense (loyer de bureau, salaire d un adjoint ou d un remplaçant, fournitures consommées directement dans l exercice des fonctions). Toutefois, même si le contrat d emploi est muet à cet égard, le Ministère considère généralement que la condition est remplie s il est raisonnable de s attendre à ce que le particulier soit appelé à effectuer une telle dépense compte tenu des fonctions qu il exerce. Ainsi, lorsqu un employeur engage un particulier pour exercer des fonctions dont l accomplissement requiert un bureau à l extérieur de l établissement de l employeur, l engagement d un adjoint ou d un remplaçant ou la consommation de fournitures dont le coût n est pas supporté par l employeur, il est raisonnable de considérer que l employeur impose à l employé l obligation de supporter cette dépense. 4. Lorsqu un particulier est remboursé d une partie des dépenses visées au paragraphe 1 ou a le droit de l être, il peut déduire, dans le calcul de son revenu, l excédent du montant versé dans l année au titre de ces dépenses sur le montant du remboursement qu il a reçu ou qu il a le droit de recevoir au titre de celles-ci, autre qu un remboursement en vertu de la législation relative à la taxe sur les produits et services (TPS) ou à la taxe de vente du Québec (TVQ). 5. Le montant des dépenses qui peut être déduit en vertu de l article 78 de la LI comprend, le cas échéant, les taxes qui se rapportent à ces dépenses, à savoir la TPS, la TVQ et toute autre taxe de vente provinciale. 6. Toutefois, lorsqu un montant à l égard d une dépense donnée a été déduit dans le calcul du revenu d un particulier et qu un montant donné est payé au particulier dans une année d imposition donnée à titre de remboursement en vertu de la Loi sur la taxe d accise (L.R.C. 1985, c. E-15) à l égard de la TPS incluse dans le montant de la dépense donnée ou à titre de remboursement en vertu de la Loi sur la taxe de vente du Québec (L.R.Q., c. T-0.1) à l égard de la TVQ incluse dans le montant de la dépense donnée, le montant donné, dans la mesure où il se rapporte à la dépense donnée, doit être inclus dans le calcul du revenu du particulier pour l année d imposition dans laquelle il est reçu. LOYER DE BUREAU 7. Dans ce bulletin, l expression «loyer de bureau» s entend d un montant payé à un tiers pour la location d un espace utilisé par un particulier dans l accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi.

3 8. La déduction accordée pour le loyer de bureau varie selon que le bureau est ou non situé dans l établissement domestique autonome dans lequel le particulier habite. 9. Comme le définit l article 1 de la LI, un établissement domestique autonome est une habitation, un appartement ou un autre logement de ce genre dans lequel, en règle générale, une personne prend ses repas et couche. À cet égard, le Ministère considère qu une chambre dans un hôtel ou une pension ne peut normalement constituer un établissement domestique autonome. 10. Lorsque le bureau est situé dans l établissement domestique autonome dans lequel le particulier habite, la déduction relative au loyer de bureau est soumise aux conditions et limites énoncées aux paragraphes 21 à Si le bureau est situé dans un espace loué autre que l établissement domestique autonome dans lequel le particulier habite et que cet espace est utilisé uniquement pour l accomplissement des fonctions d une charge ou d un emploi, la totalité du loyer payé donnera ouverture à la déduction prévue à l article 78 de la LI. Par contre, si cet espace loué est utilisé également à d autres fins, seule la portion du loyer se rapportant à la partie de l espace aménagé à usage de bureau donnera ouverture à la déduction. 12. Lorsque l espace loué dans lequel le bureau est situé est utilisé également à d autres fins, la répartition du loyer doit être déterminée de façon raisonnable en se basant, par exemple, sur le rapport entre la superficie de l espace aménagé à usage de bureau et la surface totale de l espace loué et tenir compte des autres utilisations qui peuvent être faites de l espace de bureau (par exemple, à des fins personnelles, pour les besoins d un autre emploi ou à des fins commerciales). 13. Un particulier qui est propriétaire ou copropriétaire du lieu dans lequel est situé son bureau (il peut s agir, entre autres, d une résidence, d un logement en copropriété, d un immeuble ou d un local) ne peut déduire un montant équivalant à la valeur locative de l espace aménagé à usage de bureau, et ce, qu il habite ou non dans ce lieu. SALAIRE D UN ADJOINT OU D UN REMPLAÇANT 14. Le salaire brut versé à une personne, incluant un conjoint, qui agit comme adjoint ou remplaçant ouvre droit à déduction dans la mesure où les conditions énumérées au paragraphe 1 sont remplies. Dans un tel cas, le particulier peut également déduire dans le calcul de son revenu pour l année, en vertu de l article 75 de la LI, tout montant à payer par lui dans l année à l égard du salaire de cette personne à titre de cotisation d employeur en vertu de la Loi sur l assurance-emploi (L.C. 1996, c. 23), en vertu de la Loi sur l assurance parentale (L.R.Q., c. A ), en vertu de la Loi sur le régime de rentes du Québec (L.R.Q., c. R-9) ou de tout régime équivalent au sens de cette loi, ou en vertu de la Loi sur la Régie de l assurance maladie du Québec (L.R.Q., c. R-5). 15. Le fait que les retenues à la source aient été effectuées et remises au ministre du Revenu du Québec conformément aux lois et aux règlements n est pas un facteur à considérer pour conclure à la déductibilité du salaire versé à un adjoint ou à un remplaçant.

4 FOURNITURES 16. Un particulier peut déduire, dans le calcul de son revenu provenant d une charge ou d un emploi, le coût d achat et de remplacement des fournitures qui sont consommées directement dans l accomplissement de ses fonctions et qui ne peuvent être réutilisées par la suite (ci-après «fournitures»). 17. Sont considérés comme des fournitures, entre autres, les biens et services suivants : papier, crayons, stylos, broches, attache-feuilles, enveloppes, etc.; timbres-poste; cartes routières; dynamite à l usage des mineurs; pansements et médicaments utilisés par des personnes qui dispensent des soins médicaux et paramédicaux; télécommunications (appels interurbains, appels cellulaires, télégrammes, etc.); autres télécommunications facturées en fonction de la consommation, comme l accès au réseau Internet. 18. Lorsqu un particulier est tenu de maintenir un bureau, il est admis qu il puisse déduire, dans le calcul de son revenu pour l année, certaines dépenses relatives aux fournitures associées à l utilisation de l espace de bureau notamment le coût du chauffage, de l électricité, des accessoires d éclairage (ampoules, tubes fluorescents, etc.) et les coûts d entretien (produits de nettoyage et réparations mineures), pourvu que ces fournitures ne soient pas comprises dans le loyer de bureau. Toutefois, lorsque le bureau est situé dans l établissement domestique autonome dans lequel le particulier habite, la déduction relative à ces fournitures doit être faite aux conditions et dans les limites indiquées aux paragraphes 21 à Par contre, ne peuvent être déduites au titre de fournitures, entre autres, les dépenses suivantes : le coût des livres, des porte-documents et des calculatrices; le coût des uniformes; le coût mensuel de base d un service téléphonique; les frais de location d un téléavertisseur; le coût d achat d un téléphone cellulaire; le coût du permis d utilisation et les frais de raccordement d un téléphone cellulaire; le coût d achat d un ordinateur;

5 le coût d achat d un télécopieur; le coût de branchement et le coût mensuel d un accès au réseau Internet; le coût des outils de travail qui sont généralement considérés comme de l équipement; l amortissement du coût en capital ou les intérêts d un emprunt contracté pour acquérir divers biens, tels des ordinateurs ou des télécopieurs. 20. En outre, lorsqu un particulier maintient un bureau dans un lieu dont il est propriétaire ou copropriétaire, l amortissement du coût en capital, la partie «capital» du remboursement d un prêt hypothécaire, les intérêts hypothécaires, les primes d assurance, les taxes et les impôts fonciers relatifs à l espace utilisé comme bureau ne peuvent, non plus, être déduits au titre de fournitures. RESTRICTIONS RELATIVES À UN BUREAU À DOMICILE 21. Sous réserve des paragraphes 26 et 27, lorsque le bureau d un particulier est situé dans l établissement domestique autonome dans lequel il habite, ci-après appelé «bureau à domicile», le particulier ne peut déduire, dans le calcul de son revenu provenant d une charge ou d un emploi pour une année d imposition, les dépenses qui se rapportent au bureau à domicile que dans la mesure où ce bureau à domicile est : a) soit le lieu où il accomplit principalement les fonctions de la charge ou de l emploi; b) soit utilisé à la fois : i. exclusivement, pendant la période à l égard de laquelle le montant se rapporte, aux fins de gagner un revenu provenant de la charge ou de l emploi; ii. de façon régulière et continue pour rencontrer des clients ou d autres personnes dans le cadre habituel de l exercice des fonctions de la charge ou de l emploi. 22. Si le particulier utilise plus d un bureau pour accomplir les fonctions d une même charge ou d un même emploi, le bureau à domicile doit être le lieu où il accomplit principalement les fonctions de cette charge ou de cet emploi. Le mot «principalement» n étant pas défini dans la LI, il est pris dans son sens ordinaire, c est-à-dire «à plus de 50 %». 23. Le Ministère considère qu un particulier peut utiliser son bureau à domicile également à des fins personnelles sans pour cela contrevenir à la condition énoncée au sous-paragraphe a) du paragraphe 21, puisque celle-ci n oblige pas que le bureau soit utilisé exclusivement pour accomplir les fonctions de la charge ou de l emploi. 24. Pour que la première condition d utilisation mentionnée au sous-paragraphe b) du paragraphe 21 soit remplie, il faut qu un espace distinct (il peut s agir d une seule pièce ou de plusieurs pièces de l établissement domestique autonome) soit utilisé uniquement pour accomplir les fonctions de la charge ou de l emploi. Quant à la seconde condition, soit l utilisation, de façon régulière et continue, du bureau à domicile pour rencontrer des clients ou d autres personnes dans le cadre habituel de l exercice des fonctions de cette charge ou de cet emploi, seul un examen des faits permettra d établir si la fréquence et la régularité des rencontres sont suffisantes pour qu elle

6 soit satisfaite. Il convient de noter que l utilisation d un bureau à domicile par un particulier pour tenir, dans le cadre habituel de l exercice des fonctions de sa charge ou de son emploi, des rencontres occasionnelles ou des rencontres fréquentes mais irrégulières ne satisferait pas à cette dernière condition. 25. La règle énoncée au paragraphe 21 s applique tant à l égard de la partie du loyer payé à un tiers qui se rapporte au bureau à domicile qu à l égard du montant versé à titre de dépenses relatives aux fournitures associées à l utilisation du bureau à domicile, tel le chauffage, l électricité, les accessoires d éclairage (ampoules, tubes fluorescents, etc.) et l entretien (produits de nettoyage et réparations mineures). Toutefois, elle ne s applique pas à l égard des dépenses relatives aux fournitures qui ne sont pas en rapport direct avec l utilisation du bureau à domicile mais qui sont nécessaires à l accomplissement des fonctions de la charge ou de l emploi (tels les appels interurbains et les articles de papeterie). 26. Lorsque l une ou l autre des conditions énoncées aux sous-paragraphes a) et b) du paragraphe 21 est remplie relativement au bureau à domicile, le montant que le particulier peut déduire, à l égard du bureau à domicile, dans le calcul de son revenu, pour une année d imposition, provenant de la charge ou de l emploi qui requiert l utilisation d un tel lieu ne peut excéder le revenu provenant de cette charge ou de cet emploi pour l année, calculé sans tenir compte de toute déduction à laquelle le particulier peut prétendre à l égard de ce bureau à domicile. Ainsi, la déduction relative au bureau à domicile ne peut servir à créer ou à augmenter une perte provenant de la charge ou de l emploi. 27. Toutefois, la partie du montant versé dans une année d imposition à l égard d un bureau à domicile qui serait déductible dans le calcul du revenu provenant d une charge ou d un emploi, si ce n était de la limite prévue au paragraphe 26, est réputée un montant par ailleurs déductible à l égard d un bureau à domicile qui, sous réserve cette limite, peut être déduit dans le calcul du revenu provenant de cette même charge ou de ce même emploi pour une année d imposition subséquente. Ainsi, un particulier pourra bénéficier d un report prospectif des dépenses qui, en raison de la limite imposée, n ont pu être déduites dans le calcul du revenu provenant de sa charge ou de son emploi pour une année d imposition donnée, jusqu à ce qu il puisse les déduire dans le calcul du revenu provenant de cette même charge ou de ce même emploi. Exemple 28. Dans le cas, par exemple, où l espace de bureau d un particulier occupe 25 % de la superficie de sa résidence et que cet espace est utilisé à 80 % pour les besoins de son emploi, ce particulier pourrait déduire les montants suivants, à concurrence du revenu provenant de cet emploi pour l année, moins ses autres dépenses et déductions liées à cet emploi. Si le particulier est locataire, il pourra déduire : 20 % (soit 25 % 80 %) des frais de location; 20 % des fournitures associées à l utilisation de l espace de bureau qui ne sont pas comprises dans les frais de location.

7 Si le particulier est propriétaire, il pourra déduire : 20 % des fournitures associées à l utilisation de l espace de bureau. TRAVAILLEURS FORESTIERS 29. Les travailleurs forestiers qui, en vertu de leur contrat d emploi, doivent fournir une scie mécanique ou une débroussailleuse peuvent, s ils remplissent certaines conditions, déduire dans le calcul du revenu provenant de leur emploi le coût d achat ainsi que les dépenses liées à l utilisation de cette fourniture. À cet égard, voir la version en vigueur du bulletin IMP EMPLOYÉS QUI TOUCHENT DES COMMISSIONS 30. Un particulier qui a le droit de déduire des dépenses en vertu de l article 62 de la LI peut, s il remplit les conditions énumérées au paragraphe 1 du présent bulletin, choisir de déduire dans le calcul du revenu provenant de sa charge ou de son emploi pour une année d imposition donnée, en vertu de l article 78 de la LI et dans les limites précisées dans ce bulletin, tout montant qu il verse dans cette année à titre de loyer de bureau ou de salaire d un adjoint ou d un remplaçant ou à titre de fournitures consommées directement dans l accomplissement de ses fonctions, et ce, même si ce montant excède le montant des commissions et les autres montants semblables, déterminés en fonction des ventes effectuées ou des contrats négociés, que le particulier reçoit dans l année.

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