Procédure de télé-transmission des subventions versées

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1 Procédure de télé-transmission des subventions versées Déclaration 2007 pour l exercice /16

2 Les organismes concernés par la déclaration Toutes les personnes morales de droit public sont soumises à l obligation prévue par l article 22 de la loi n du 23 mai 2006 relative au volontariat associatif et à l engagement éducatif. En premier lieu, il impose aux personnes morales de droit public de tenir à la disposition du public, par voie électronique, le montant des subventions versées. S agissant plus spécialement des communes de moins de habitants, elles sont tenues à cette obligation par tout autre moyen que par voie électronique, tel que l affichage. Le décret n du 17 juillet 2006 pris en application de cette loi précise qu il s agit des subventions versées au cours de l exercice comptable considéré, En outre sont visées les subventions relevant de l opportunité de l autorité décisionnaire. Par conséquent, est exclue la subvention versée en vertu d une loi ou d un règlement qui crée un droit à un montant d aide pour l association ou la fondation qui remplit tous les critères d éligibilité légaux ou réglementaires. Dans cette hypothèse, l autorité attributaire n a en effet pas de marge d appréciation sur le respect des critères d attribution ni sur le montant de l aide (exemple : service civil volontaire, assurance des bénévoles, emplois aidés). En second lieu, il impose la transmission de ces informations à l Etat dans des conditions propres à permettre leur consolidation à l échelon national pour qu un bilan annuel soit disponible chaque année. C est l objet de ce guide. En pratique, les personnes morales de droit public doivent donc publier une liste pour l'information des contribuables locaux et transmettre une liste au préfet qui ne revêt pas la même forme. La première fera apparaître les noms et adresses statutaires des organismes bénéficiaires conformément à l arrêté, tandis que la deuxième indiquera leurs numéros SIREN en lieu et place de ces informations nominatives en raison du traitement informatique des listes transmises. 2/16

3 Les organismes concernés par la déclaration Type d organisme devant déclarer leurs subventions (LISTE NON EXHAUSTIVE) Les services déconcentrés de l Etat Autorité administrative indépendante Organisme consulaire Région Département Territoire d Outre-mer Commune Commune associée Communauté de communes Communauté de villes Communauté d'agglomération Association foncière urbaine Association foncière de remembrement Syndicat intercommunal à vocation multiple (SIVOM) Syndicat intercommunal à vocation unique (SIVU) Syndicat mixte communal Centre communal et intercommunal d'action sociale Caisse des écoles Caisse de crédit municipal Service départemental d'incendie Office public d'habitation à loyer modéré (OPHLM) Établissement public national ou local à caractère industriel ou commercial doté ou non d'un comptable public Établissement d'hospitalisation Établissement public local social et médico-social Établissement public national ou local d enseignement Établissement public local culturel Établissement public national à caractère scientifique culturel et professionnel Établissement public local de coopération non spécialisé Groupement d'intérêt public 3/16

4 Procédure à suivre Pour télé-transmettre votre liste de subventions, vous devez suivre les étapes suivantes : Télécharger les modèles de fichiers Compléter le fichier CSV Compléter le fichier TXT Transmettre les fichiers Toutes ces étapes sont détaillées dans la suite de ce document.! TOUTES LES TRANSMISSIONS DOIVENT ETRE EFFECTUEES AVANT LE 30 AVRIL 2007! ASSISTANCE TELEPHONIQUE AU A COMPTER DU 1 ER MARS /16

5 Téléchargement des modèles Le téléchargement des modèles s effectue sur le site Internet du ministère de la jeunesse, des sports et de la vie associative, plus précisément dans la zone «En Bref» située en milieu de la première page du site. Les fichiers que vous devez avoir téléchargés sont : «liste-subventions.csv» qui correspond au modèle du tableau devant contenir la liste des subventions. Ce fichier contient 7 colonnes qui ne devront en aucun cas être modifiées. «contact-subventions.txt» qui correspond au modèle du fichier devant contenir les informations de contact de la personne morale de droit public. Ce fichier contient 4 lignes. 5/16

6 Compléter le fichier CSV Le fichier «liste-subventions.csv» peut être édité avec un tableur du type Microsoft Excel, OpenOffice Calc ou tout autre tableur compatible avec le format CSV. Avec un tableur Ouvrir le fichier «liste-subventions.csv» et le compléter en respectant le modèle affiché : La ligne de titre des colonnes ne doit pas être supprimée. L ordre et les titres des colonnes ne doivent être en aucun cas modifiés. Aucune autre donnée que celles décrites ne doit être ajoutée. A chaque ligne doit correspondre une association ou une fondation. Indiquer dans la 1ère colonne et sur chaque ligne le numéro Siren de la personne morale de droit public ayant versé la subvention. En l absence de numéro Siren de l association ou de la fondation, remplir la 3 ème colonne «Autre numéro d identification». Faire précéder le numéro de greffe du signe = pour l Alsace et la Moselle, le numéro de préfecture du signe P ou le numéro Waldeck par W. Les montants doivent être indiqués en euro plein, sans virgule ni symbole. La colonne «Avantages en nature» peut contenir des mots, MAIS NE DOIT CONTENIR AUCUN SIGNE DE PONCTUATION. Une fois le fichier complété, l enregistrer en faisant «fichier enregistrer sous», sélectionner l emplacement sur le disque dur puis sélectionner dans type de fichiers «csv (séparateur : point-virgule)» et indiquer le nom du fichiers. Le nom de fichier doit suivre le format suivant sans les [ ] : [N de SIREN de la personne morale de droit public]-[code département].csv! Sous Excel, l ouverture en double cliquant sur le fichier peut provoquer une mauvaise reconnaissance du format. Dans ce cas, pour ouvrir le fichier, démarrer Excel et faire «fichier ouvrir» puis sélectionner dans type de fichiers «Tous les fichiers» et ensuite le fichier «liste-subventions.csv». Le numéro Siren est composé de 9 chiffres. Il n est donc jamais nécessaire d y adjoindre le code Nic de 5 chiffres commençant pas /16

7 Compléter le fichier CSV Exporter depuis une base de données L exportation des données doit être effectuée au format csv, en respectant les caractéristiques suivantes : Les colonnes doivent être dans l ordre : o N SIREN de la personne morale de droit public ayant attribué la subvention o N SIREN de l'association ou de la fondation bénéficiaire o Autre numéro d'identification o Montant de la subvention o Montant du prêt o Montant de la garantie o Avantages en nature La première ligne doit contenir les en-têtes des colonnes Indiquer dans la 1 ère colonne et sur chaque ligne le numéro Siren de la personne morale de droit public ayant versé la subvention En l absence de numéro Siren de l association ou de la fondation, remplir la 3 ème colonne «Autre numéro d identification». Faire précéder le numéro de greffe du signe = pour l Alsace et la Moselle, le numéro de préfecture du signe P ou le numéro Waldeck par W Les montants doivent être indiqués en euro plein, sans virgule ni symbole La colonne «Avantages en nature» peut contenir des mots sans aucun signe de ponctuation Le séparateur doit être un point-virgule Le délimiteur de texte doit être des guillemets (double cote) Il ne doit y avoir aucune ligne de commentaire Le nom de fichier doit suivre le format suivant sans les [ ] [N de SIREN de la personne morale de droit public]-[code département].csv Pour des instructions plus précises sur la façon de faire avec Excel et OpenOffice, rendez-vous à la section «Créer un fichier CSV» pages 11 à 15. 7/16

8 Compléter le fichier TXT Ouvrir le fichier avec un éditeur de texte si possible «notepad» ou «blocnotes», et vérifier que dans le menu «Format», l élément «retour automatique à la ligne» n est pas activé (absence de ). Ajouter les informations demandées en fin de ligne, ne pas insérer de retour à la ligne. Chaque élément doit être inscrit sur une seule ligne. Les 4 lignes d information sont les suivantes o «Nom de la personne morale de droit public» (ex : CG des Hauts-de-Seine, ville de Paris ) o «Adresse postale de la personne morale de droit public» o «Numéro de téléphone de la personne morale de droit public» o «Adresse électronique de la personne morale de droit public» Le nom de fichier doit suivre le format suivant sans les [ ] : [N de SIREN de la personne morale de droit public]-[code département].txt 8/16

9 Transmettre les fichiers Le régime général : Les personnes morales de droit public transmettent leur liste informatique à la Direction Départementale de la Jeunesse et des Sports (DRDJS) de leur département pour les fichiers de moins de subventions ou sur le «serveur FTP» pour les fichiers de plus de subventions. Il s agit donc d une transmission à partir de l établissement siège de la personne morale et non d une transmission par chaque établissement secondaire de la personne morale. Un régime particulier : Les services déconcentrés de l Etat envoient leur liste à la DRDJS de leur département pour les fichiers de moins de subventions ou sur le «serveur FTP» pour les fichiers de plus de subventions, hors justice, défense et éducation nationale. Dans ces trois cas, les administrations centrales de ces départements ministériels consolident l ensemble des données de leurs services avant de les envoyer sur le «serveur FTP». Les administrations centrales des autres départements ministériels envoient leur liste sur le «serveur FTP» dans tous les cas. Transmission à la DDJS La transmission de votre liste se fera par courrier électronique. Joindre les deux fichiers à un courrier électronique Inclure dans le message vos nom, prénom et numéro de téléphone Indiquer le nom de la personne morale de droit public en objet Envoyer le courrier électronique à l adresse suivante (sans les [ ], avec le code du département sur 3 chiffres) : subventions-[code Exemples : Pour l Ain Pour les Hauts-de-Seine Pour la Réunion 9/16

10 Transmettre les fichiers Envoi sur le serveur FTP Lorsque l envoi de votre liste se fera par l intermédiaire d un serveur FTP : Contacter le ministère au pour obtenir un identifiant et un mot de passe, ainsi que l adresse ftp Se connecter avec un logiciel FTP au serveur dont l adresse de connexion vous aura été communiquée par téléphone Déposer vos deux fichiers dans le répertoire Pour des instructions plus précises sur la façon de faire avec Windows, rendez-vous à la section «Déposer les fichiers sur le serveur FTP» page /16

11 Créer un fichier CSV! CES PROCEDURES NE SONT PRESENTEES QU A TITRE INDICATIF. POUR PLUS D INFORMATION CONSULTEZ VOTRE SERVICE INFORMATIQUE OU LE MANUEL UTILISATEUR DE VOTRE LOGICIEL. La procédure sous Excel Dans cette partie, le présent guide s attache à détailler la procédure à suivre pour enregistrer un fichier au format csv en utilisant le logiciel Excel. La version utilisée pour la démonstration est Excel 2000, mais la démonstration est similaire avec les versions plus récentes du logiciel. Ouvrir le menu : «Fichier enregistrer sous» Dans la liste déroulante «Type de fichier», sélectionnez «CSV (séparateur : point-virgule)(*.csv)» 11/16

12 Créer un fichier CSV Entrez le nom de fichier : [N de SIREN de la personne morale de droit public]-[code département].csv Le message suivant va apparaître, cliquez sur «OK» Puis le message suivant va apparaître, cliquez sur «Oui» Votre fichier est enregistré au format csv. Vous pouvez quitter même si Excel vous propose d enregistrer les modifications. 12/16

13 Créer un fichier CSV La procédure sous OpenOffice Dans cette partie, le présent guide s attache à détailler la procédure à suivre pour enregistrer un fichier au format csv en utilisant le logiciel OpenOffice. Ouvrir le menu : «Fichier enregistrer sous» 13/16

14 Créer un fichier CSV La fenêtre suivante apparaît. Dans la liste déroulante «Type», sélectionnez «Texte CSV(.csv)». Entrez le nom de fichier : [N de SIREN de la personne morale de droit public]-[code département].csv Enregistrez le fichier dans le dossier souhaité. Le message suivant va apparaître, cliquez sur «Oui» Si aucune fenêtre apparaît, votre fichier est enregistré. Dans le cas contraire, passez à l étape suivante. 14/16

15 Créer un fichier CSV La fenêtre suivante va apparaître, sélectionnez : Jeu de caractères «Europe occidentale (Windows-1252/WinLatin1)» Séparateur de champ «;» (point-virgule) Séparateur de texte «"» Puis cliquez sur OK. Pour finir la fenêtre suivante va apparaître, cliquez simplement sur OK. Votre fichier est enregistré au format csv. 15/16

16 Déposer les fichiers sur le serveur FTP! CES PROCEDURES NE SONT PRESENTEES QU A TITRE INDICATIF. POUR PLUS D INFORMATION, CONSULTEZ VOTRE SERVICE INFORMATIQUE OU LE MANUEL UTILISATEUR DE VOTRE LOGICIEL. Pour effectuer cette opération, vous pouvez utiliser l explorateur Windows. Pour cela, faites «démarrer exécuter». La fenêtre suivante doit apparaître : Dans le champ ouvrir, indiquez l adresse du serveur qui vous a été communiquée par téléphone. La fenêtre suivante doit s ouvrir : Entrez votre identifiant et votre mot de passe : vous pouvez alors déposer vos fichiers en les faisant glisser dans la fenêtre qui s ouvre. 16/16

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