1. Constat des présences et ouverture de la réunion

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1 Procès-verbal de la réunion du Conseil d administration de l Héritage de l Île Paton - Phase 1 tenue le 11 août 2015 à la salle de conférence au 4450 Promenade Paton, Laval, Québec PRÉSENCES : M. Réal Lafontaine Président M. François Racine Vice-président M. Maurice Marchand Secrétaire M. Pierre Roy Administrateur M. Marc Audet Administrateur INVITÉ : M. Claude Fournier Gestionnaire 1. Constat des présences et ouverture de la réunion L ouverture de la réunion se fait à 19h05 2. Adoption de l ordre du jour 11 août Il est proposé par François Racine D adopter l ordre du jour suivant : 1- Constat des présences 2- Adoption de l ordre du jour 3- Adoption du procès-verbal de la réunion du 14 juillet Affaires découlant du procès-verbal : 4.1 Court-circuit au garage 4.2 Émondage des arbres 4.3 Téléviseurs au centre sportif 4.4 Site Web 4.5 Jadco 4.6 Détecteurs de fumée 5- Contrat du gestionnaire 6- Marge de manœuvre du gestionnaire dans l attribution des contrats 7- Planification des travaux importants 8- Application des règlements 9- Sauna, spa et piscine intérieure Page 1 sur 8

2 10- TLA (plans d architectes pour la décoration intérieure) 11- Attribution des contrats - Uniformes - Remplacement d une vitre à la piscine intérieure - Révision de l ensemble des installations mécaniques et électriques - Vérification de l entretien et rapport de déficiences des ascenseurs - Modernisation des ascenseurs 12- Varia Adopté à l unanimité 3. Adoption du procès-verbal de la réunion du 14 juillet D adopter le procès-verbal tel que soumis. 4. Affaires découlant du procès-verbal 4.1 Court-circuit dans le garage M. Racine informe le conseil que, selon l ingénieur, la cage d escalier ne serait pas conforme selon le CNB. Cependant, suite à une conversation avec un architecte, il semblerait qu elle respecte les normes Il est proposé par Pierre Roy Et appuyé par François Racine Qu un contrat soit donné à Tetra Tech pour qu elle nous fournisse un rapport sur tout ce qui se rapporte aux problèmes que nous avons présentement. M. Racine s engage à négocier avec la firme pour que le coût total ne dépasse pas ,00 $. Page 2 sur 8

3 4.2 Émondage des arbres De ratifier le contrat qui a été octroyé à Service d Arbres Nature pour la coupe de trois arbres face à la rivière, pour un budget d environ ,00$ avant taxes. M. Fournier explique que l entrepreneur fournira les conteneurs pour ramasser les troncs et les branches. Ce travail devrait débuter dans la semaine du 17 août Wifi et Télévision M. Pierre Roy informe le conseil qu il a certaines difficultés avec l entrepreneur. Ce dernier est venu passer le filage mais il n a pas encore les trois téléviseurs. M. Roy doit s informer sur ce sujet et fournir des explications au conseil. 4.4 Site Web M. Pierre Roy informe le conseil des développements relativement au site Web. Les membres du conseil mentionnent que les copropriétaires n ont que des éloges pour le site Web de L Héritage. M. Roy négocie présentement avec le fournisseur afin de permettre au conseil d effectuer des modifications sans être obligé de passer par le concepteur. Des développements sont à venir et le conseil en sera informé. 4.5 Jadco M. Racine informe le conseil que nous n avons pas reçu de nouvelles du notaire de Jadco. M. Lafontaine demande au gestionnaire de communiquer avec M. Collin afin de savoir où en est la situation et également demander à Jadco de remettre du gravier dans le chemin, à la sortie du garage. 4.6 Détecteurs de fumée M. Lafontaine informe le conseil qu il y aura lieu, à l automne, de changer les détecteurs de fumée de plus de cinq ans. Ceux situés dans les condos seront aux frais des copropriétaires alors que le syndicat assumera le coût de ceux situés dans les espaces communs. Page 3 sur 8

4 5. Contrat du gestionnaire M. Lafontaine informe le conseil du projet de contrat du nouveau gestionnaire. Le conseil est entièrement d accord et le contrat est accepté Et appuyé par François Racine De mandater Réal Lafontaine pour signer le projet de contrat tel que présenté. 6. Marge de manœuvre du gestionnaire dans l attribution des contrats Que le conseil autorise le gestionnaire à octroyer des contrats jusqu à concurrence de 2 000,00 $. Le gestionnaire s engage à informer le conseil des contrats qu il a octroyés lors de la réunion suivante du conseil d administration. M. Fournier demande au conseil la permission d avoir un comptable deux (2) fois par mois, pour une période de trois (3) mois, afin de lui faciliter la transition vers le système comptable de la copropriété D autoriser M. Claude Fournier pour qu il obtienne l assistance professionnelle nécessaire pour faciliter la transition au cours des prochains mois. Page 4 sur 8

5 7. Planification des travaux importants Le conseil est conscient des travaux qui devront avoir lieu rapidement. Le conseil prend connaissance d un travail effectué par M. Maurice Marchand relativement à la planification des travaux et l évolution du fonds de prévoyance au cours des prochaines années. Faisant suite aux études demandées, le conseil sera en mesure d établir les priorités et pourra déterminer les travaux qui devront être entrepris le plus tôt possible ainsi que pour les prochaines années. Les membres du conseil enverront leurs suggestions à M. Marchand afin que des décisions puissent être prises lors de la prochaine réunion du conseil d administration afin de convoquer les copropriétaires à une assemblée générale spéciale à cet égard au début de l automne. 8. Application des règlements Le conseil demande au gestionnaire d aviser les portiers de faire appliquer les règlements. M. Lafontaine donne l exemple de deux jeunes sautant dans la piscine. Le conseil discute particulièrement de certaines applications des règlements dont celles concernant le stationnement. Diverses opinions sont émises ainsi que certaines hypothèses pour régler la problématique du manque d espaces de stationnement. 9. Sauna, spa et piscine intérieure Il est proposé par Pierre Roy Et appuyé par François Racine Qu avant de faire la réparation du spa, le conseil demande au gestionnaire d obtenir des soumissions pour le changement des tuiles de céramique du plancher et ce, du spa jusqu à l escalier de la piscine. M. Pierre Roy demande également que la peinture soit refaite autour du spa et cette demande est acceptée par le conseil. Que le conseil demande au gestionnaire de s informer auprès du fournisseur pour connaître le type de filtration qui serait le plus adéquat pour le spa. Actuellement, le filtre est branché sur le filtre de la piscine. Adopté à l unanimité Page 5 sur 8

6 10. TLA (plans d architectes pour la décoration intérieure) Le conseil demande au gestionnaire d aller chercher les plans chez TLA architecte afin de constater le travail qui a été fait. M. Roy informe le conseil que TLA a demandé que le conseil se présente à son bureau afin de faire la présentation des échantillons qu il propose pour la rénovation. Le conseil demande au gestionnaire de prendre rendez-vous avec TLA et d informer le conseil de la date de cette rencontre. 11. Attribution des contrats Uniformes Il est proposé par M. Pierre Roy Et secondé par M. Réal Lafontaine De mandater M. Roy pour l acceptation du contrat des uniformes de la compagnie CLB Uniformes. Il est proposé par M. F. Racine d obtenir le prix pour deux manteaux, un medium et un large, pour les portiers. Le syndicat devra s assurer que ces manteaux demeurent la propriété de l Héritage, phase I. Le conseil est d accord d ajouter ces items à la commande. M. Roy informera le conseil du coût total de cet achat. Adopté à l unanimité Remplacement d une vitre à la piscine intérieure Le gestionnaire informe le conseil qu il a demandé une autre soumission pour la réparation de la fenêtre à la piscine intérieure. Il demandera également des soumissions pour les condos 316, 809,1405 et Révision de l ensemble des installations mécaniques et électriques Il est proposé par M. François Racine Et appuyé par Réal Lafontaine Page 6 sur 8

7 De mandater la firme Tétra Tech pour effectuer l inspection des installations mécaniques et électriques pour la somme de 2 000,00 $. M. Racine informera Tétra Tech. Adopté à l unanimité Vérification de l entretien et rapport de déficiences des ascenseurs Il est proposé par M. François Racine Et appuyé par M. Pierre Roy De mandater la firme CPAI pour effectuer l étude sur les ascenseurs et de fournir un rapport sur la qualité de l entretien et sur les déficiences, pour la somme de 2 000,00 $. M. Racine mandatera CPAI. Modernisation des ascenseurs Concernant la modernisation des ascenseurs, le conseil a décidé de remettre à plus tard l analyse de la proposition de CPAI. 12. Varia Il est proposé par M. Réal Lafontaine Et secondé par François Racine De mandater la firme Guard X pour effectuer les réparations nécessaires, incluant le changement des haut-parleurs qui ont été peinturés dans les unités de condo et dans les aires communes ainsi que différentes corrections dans les aires communes, le tout pour la somme de 2 207,95 $, taxes en sus Il est proposé par François Racine Et appuyé par Réal Lafontaine Page 7 sur 8

8 D informer les copropriétaires que le syndicat procédera au changement des tuyaux d eau de leur laveuse. Le gestionnaire demandera l assistance de deux déménageurs et d un plombier pour effectuer ce travail. Le coût de ces travaux sera aux frais du syndicat Et appuyé par François Racine Que le gestionnaire mandate un plombier afin de faire nettoyer les colonnes d égout de l édifice afin d éviter des refoulements dans les unités. La dernière fois que cela a été fait remonterait à Prochaine Réunion La prochaine réunion se tiendra le 2 septembre à 19h Levée de l assemblée La réunion est levée à 21h55. Le président Le secrétaire Réal Lafontaine Maurice Marchand Procès-verbal adopté à la réunion du conseil d administration du ( ) Page 8 sur 8