REFORME DE LA PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE TRANSPORT. L essentiel

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1 N 17 - SOCIAL n 11 En ligne sur le site / extranet le 23 janvier 2009 ISSN REFORME DE LA PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE TRANSPORT L essentiel Face au coût des carburants le gouvernement a souhaité mettre en place un dispositif pour alléger la facture des salariés lors de leurs trajets domicile-travail. Aussi, la loi de financement de la sécurité sociale pour 2009 a réformé les modalités de prise en charge des frais de transport «domicile-lieu de travail» engagés par les salariés et abroge le système du chèque transport instauré par la loi pour le développement de la participation du 30 décembre 2006 et jamais utilisé par les entreprises. Cette réforme est applicable à partir du 1 er janvier 2009 et prévoit : - la généralisation à l ensemble du territoire de la prise en charge obligatoire par les employeurs de 50% des abonnements aux transports collectifs et vélo ; - et, pour les salariés contraints d utiliser leur voiture personnelle, une aide forfaitaire facultative exonérée de charges fiscales et sociales dans la limite de 200 par an. Ces nouvelles mesures s'appliquent sans préjudice des dispositions des conventions et accords collectifs existants prévoyant une prise en charge des frais de transport personnels des salariés exonérée dans les conditions en vigueur à la date de publication de la loi. Dans la branche des Travaux Publics, il existe une prise en charge des frais de transport personnels des salariés. En effet, des indemnités de transport sont versées dans le cadre des petits déplacements en application de l article 8.6 de la CCN des ouvriers et à l article de la CCN des ETAM lorsque le salarié engage des frais de transport. Contact : Laurence DAVID - Mail davidl@fntp.fr - Tél TEXTES DE REFERENCE : Loi n du 17 décembre 2008 de financement de la sécurité sociale pour 2009, JO du 18 décembre 2008 Décret n du 30 décembre 2008 relatif au remboursement des frais de transport des salariés, JO du 31 décembre 2008.

2 PRISE EN CHARGE OBLIGATOIRE DES FRAIS DE TRANSPORTS COLLECTIFS Principe : A compter du 1 er janvier 2009, l'employeur prend en charge, dans une proportion et des conditions déterminées par voie réglementaire, le prix des titres d'abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos, quelle que soit la localisation de leur entreprise en France, dans et hors Ile-de-France. 1) Titres pris en charge L employeur prend en charge les titres souscrits par les salariés, parmi les catégories suivantes : - Les abonnements multimodaux à nombre de voyages illimité ainsi que les abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité émis par la Société nationale des chemins de fer (SNCF) ainsi que par les entreprises de transport public, les régies et les autres personnes mentionnées au II de l article 7 de la loi n du 30 décembre 1982 d orientation des transports intérieurs (L'Etat et, dans la limite de leurs compétences, les collectivités territoriales ou leurs groupements); - Les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité délivrés par la Régie autonome des transports parisiens (RATP), la Société nationale des chemins de fer (SNCF), les entreprises de l Organisation professionnelle des transports d Ile-de-France ainsi que par les entreprises de transport public, les régies et les autres personnes mentionnées au II de l article 7 de la loi n du 30 décembre 1982 d orientation des transports intérieurs (L'Etat et, dans la limite de leurs compétences, les collectivités territoriales ou leurs groupements); - Les abonnements à un service public de location de vélos. 2) Conditions de prise en charge 50% SUR LA BASE DES TARIFS 2EME CLASSE La prise en charge par l employeur des titres d abonnement, est égale à 50 % du coût de ces titres pour le salarié. Les billets achetés à l unité sont donc exclus. La prise en charge par l employeur est effectuée sur la base des tarifs deuxième classe. TRAJET LE PLUS COURT EN TEMPS Le bénéficiaire peut demander la prise en charge du ou des titres de transport lui permettant d accomplir le trajet de la résidence habituelle à son lieu de travail dans le temps le plus court. Lorsque le titre utilisé correspond à un trajet supérieur au trajet nécessaire pour accomplir dans le temps le plus court le trajet de la résidence habituelle au lieu de travail, la prise en charge est effectuée sur la base de l abonnement qui permet strictement de faire ce dernier trajet. 2

3 DELAI DE PAIEMENT ABONNEMENT ANNUEL JUSTIFICATIFS L employeur procède au remboursement des titres achetés par les salariés : - dans les meilleurs délais - et, au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés. Les titres dont la période de validité est annuelle font l objet d une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d utilisation. La prise en charge des frais de transport par l employeur est subordonnée à la remise ou, à défaut, à la présentation des titres par le salarié. Pour être admis à la prise en charge, les titres doivent permettre : - d identifier le titulaire - et être conformes aux règles de validité définies par l établissement émetteur. Lorsque le titre d abonnement à un service public de location de vélos ne comporte pas les noms et prénoms du bénéficiaire, une attestation sur l honneur du salarié suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d abonnement. Un accord collectif de travail peut prévoir d autres modalités de preuve et de remboursement des frais de transport, sans que les délais de remboursement des titres puissent excéder ceux prévus par la réglementation. En cas de changement des modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport, l employeur avertit les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement. IMPORTANT : L employeur peut refuser la prise en charge lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son ou ses lieux de travail d un montant supérieur ou égal à la prise en charge prévue. Aussi, si le montant des indemnités de transport versées dans le cadre des petits déplacements prévues à l article 8.6 de la CCN des ouvriers et à l article de la CCN des ETAM est supérieur à la prise à la prise en charge obligatoire des titres d abonnement, l employeur peut refuser cette dernière. 3) Intérimaires Pour les salariés intérimaires, une attestation sur l honneur adressée à l entreprise de travail temporaire, qui est leur employeur, suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d abonnement à un service de transport public de voyageurs ou à un service public de location de vélos. 4) Régimes fiscal et social EXONERATION D IMPOT SUR LE REVENU DE LA PRISE EN CHARGE Régime fiscal : Cet avantage résultant de la prise en charge obligatoire par l'employeur du prix des titres d'abonnement souscrits par les salariés pour les déplacements effectués au moyen de transports publics de voyageurs ou de services publics de location de vélos entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail est exonéré d impôt sur le revenu. 3

4 OBLIGATOIRE EXONERATION DE CHARGES SOCIALES Si l employeur prend en charge plus quel le minimum obligatoire, la part facultative au-delà de 50% constitue un revenu imposable : - soit le salarié bénéficie de la réduction forfaitaire de 10% et il doit intégrer ce surplus dans son revenu imposable, - soit il opte pour la déduction des frais réels et il doit réintégrer ce surplus puisqu il peut déduire la totalité des frais, dans les conditions exigées par la réglementation fiscale. Régime social : La prise en charge obligatoire est exonérée de charges sociales, y compris en cas d application de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels de 10%. Toutefois, rien ne s'oppose à ce que l'employeur prenne en charge une fraction du coût de l'abonnement supérieur à la fraction légale soit 50%, voire la totalité de ce coût. Dans ce cas le montant total de cet avantage ne peut être exonéré que dans la limite des frais réellement engagés. Cette part facultative au-delà de 50% doit être réintégrée dans l assiette des cotisations de sécurité sociale si l employeur applique la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels de 10%. 5) Sanctions pénales Le fait pour l employeur de méconnaître les dispositions légales est puni de l amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe. PRISE EN CHARGE FALCULTATIVE DES FRAIS DE TRANSPORTS PERSONNELS Principe : A compter du 1er janvier 2009, l employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant ou les frais exposés pour l'alimentation de véhicules électriques engagés par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail sous certaines conditions. Cette prise en charge n est pas cumulable avec la prise en charge obligatoire des frais de transport collectifs. 1) Salariés concernés SALARIES EXCLUS L'employeur peut prendre en charge, tout ou partie des frais de carburant engagés ou les frais exposés pour l'alimentation de véhicules électriques pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail par ceux de ses salariés : - dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région d'ile-de-france et d'un périmètre de transports urbains ; - ou pour lesquels l'utilisation d'un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d'horaires de travail particuliers ne permettant pas d'emprunter un mode collectif de transport. Sont exclus du bénéfice de la prise en charge des frais de carburant ou d alimentation électrique d un véhicule : - les salariés bénéficiant d un véhicule mis à disposition permanente par l employeur avec prise en charge par 4

5 l employeur des dépenses de carburant ou d alimentation électrique d un véhicule ; - les salariés logés dans des conditions telles qu ils ne supportent aucuns frais de transport pour se rendre à leur travail ; - les salariés dont le transport est assuré gratuitement par l employeur. 2) Conditions de prise en charge MISE EN PLACE JUSTIFICATIFS La prise en charge des frais de carburant ou ceux exposés pour l'alimentation de véhicules électriques est mise en œuvre : - par accord pour les entreprises dans lesquelles sont constituées une ou plusieurs sections syndicales d'organisations représentatives entre l'employeur et les représentants d'organisations syndicales représentatives dans l'entreprise ; - par décision unilatérale de l'employeur pour les autres entreprises, après consultation du comité d'entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel s'il en existe. Lorsque l employeur prend en charge tout ou partie des frais de carburant ou d alimentation électrique d un véhicule engagés par ses salariés, il en fait bénéficier, selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail, l ensemble des salariés remplissant les conditions. L employeur doit disposer des éléments justifiant cette prise en charge. Il les recueille auprès de chaque salarié bénéficiaire qui les lui communique. En cas de changement des modalités de remboursement des frais de carburant ou d alimentation électrique d un véhicule, l employeur avertit les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement. 3) Salariés à temps partiel Le salarié à temps partiel, employé pour un nombre d heures égal ou supérieur à la moitié de la durée légale hebdomadaire ou conventionnelle, si cette dernière lui est inférieure, bénéficie d une prise en charge équivalente à celle d un salarié à temps complet. Le salarié à temps partiel, employé pour un nombre d heures inférieur à la moitié de la durée du travail à temps complet, bénéficie d une prise en charge calculée à due proportion du nombre d heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet. Ex : La durée de travail dans une entreprise est de 35 heures. La prise en charge facultative par l employeur des frais de carburant est de 200 pour un temps plein et un salarié à temps partiels à mi-temps (17.5 heures par semaine) et plus. Pour un salarié à temps partiel de 14h par semaine, le montant de cette prise en charge sera donc de : 200 X 14/17.5 = ) Salarié d une entreprise Le salarié qui exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein d une même entreprise qui n assure pas le transport entre ces différents 5

6 ayant plusieurs lieux de travail PRISE EN CHARGE DE L ENSEMBLE DES DEPLACEMENTS lieux et entre ces lieux et la résidence habituelle du salarié peut prétendre à la prise en charge des frais de carburant ou d alimentation électrique d un véhicule engagés lui permettant de réaliser l ensemble des déplacements qui lui sont imposés entre sa résidence habituelle et ses différents lieux de travail, ainsi qu entre ces lieux de travail. 5) Régimes fiscal et social EXONERATION D IMPOT SUR LE REVENU DANS LA LIMITE DE 200 Régime fiscal : L'avantage résultant de cette prise en charge par l'employeur des frais de carburant ou des frais exposés pour l'alimentation de véhicules électriques engagés par les salariés est exonérée d impôt sur le revenu dans la limite de la somme de 200 par an et par salarié. Régime social : EXONERATION DE CHARGES SOCIALES Les sommes versées par l'employeur à ses salariés au titre de cette prise en charge sont exonérées de toute cotisation d'origine légale ou d'origine conventionnelle rendue obligatoire par la loi, dans la limite de 200 par an et par salarié. A noter pour les entreprises pratiquant l abattement de 10% : La réintégration de la prise en charge semble être la solution. La question est posée à ce jour à l ACOSS. Pour le chèque transport une circulaire de l ACOSS n en date du 17 juillet 2007 préconisait cette réintégration. En effet, elle précisait que «La contribution de l employeur au financement du chèque carburant ne constitue pas une prise en charge du coût des titres d abonnement par l employeur. En conséquence, l exonération de la participation de l employeur au financement du chèque carburant ne peut se cumuler avec la pratique de la déduction forfaitaire spécifique, conformément à l article 9 de l arrêté du 20 décembre 2002.» 6) Sanctions pénales Le fait pour l employeur de méconnaître les dispositions légales est puni de l amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe. BULLETIN DE SALAIRE Le décret prévoit que la prise en charge des frais de transport publics et la prise en charge les frais de transports personnels doivent être expressément mentionnées sur le bulletin de paye. En cas de méconnaissance de cette obligation, les employeurs ne seront pénalement sanctionnés pour une omission qu à compter du 1er avril 2009 d une contravention de troisième classe. 6