Politique sur l utilisation de la téléphonie mobile

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1 Politique sur l utilisation de la téléphonie mobile 1. Contexte 2. SST La présente politique vise à définir l utilisation permise de la mobilité chez ENGLOBE ainsi que le contrôle des coûts. Ces nouvelles technologies progressent rapidement avec plusieurs nouveaux services, outils et fonctions qui donnent lieu à certaines préoccupations sur l utilisation et la sécurité de ces produits. Lorsque le service téléphonique normal n est pas disponible, les téléphones mobiles peuvent constituer des outils efficaces pour les communications d affaires. Cependant, comparativement aux services de communications habituels, le coût est plus élevé, et demande des remplacements fréquents en raison des nouvelles caractéristiques offertes sur le marché. ENGLOBE doit donc veiller à une utilisation sécuritaire, efficace et appropriée de ces systèmes Utilisation interdite au volant L utilisation de téléphone mobile doit s inscrire dans le respect des lois provinciales. Vous devez toujours être en mode «mains libres» lorsque vous êtes dans votre véhicule. Toutefois, il est fortement recommandé d attendre l immobilisation du véhicule dans un endroit sécuritaire afin d éviter toute distraction. Prendre note qu il est strictement interdit d envoyer et de lire des messages «texte» lorsque vous conduisez. 3. Politique La politique d ENGLOBE concernant la mobilité est la suivante. Les appareils doivent être: obtenus selon les procédures tel qu énoncées dans la présente politique; utilisés en conformité avec les objectifs autorisés, c est-à-dire une utilisation d affaires et une utilisation personnelle raisonnable; employés selon les politiques régissant l utilisation sécuritaire, éthique et appropriée des téléphones mobiles. L utilisation non autorisée ou inappropriée des appareils mobiles ne sera pas tolérée et pourra faire l objet de sanctions disciplinaires.

2 4. Lignes directrices Les lignes directrices et procédures suivantes fournissent des avis aux gestionnaires et aux employés sur l interprétation et l application de la présente politique Attribution Les téléphones mobiles sont attribués uniquement après autorisation du Directeur en charge. Le gestionnaire doit attribuer des téléphones mobiles non selon le titre d un employé mais en lien avec les fonctions qui nécessitent un téléphone mobile dans le cadre de son travail. Cela inclut : - L employé qui se déplace régulièrement entre les bureaux d Englobe; - L employé qui se déplace régulièrement vers des sites clients et qui doit rester en contact régulier avec ses collègues ou ses clients; Le directeur juge au cas par cas si son employé a besoin d un téléphone mobile voix uniquement ou d un téléphone intelligent qui donne accès aux forfaits voix et données. Au lieu de recevoir un téléphone mobile corporatif, le directeur peut attribuer une allocation quotidienne à son employé pour l utilisation de son téléphone mobile personnel, les allocations sont : - 1$ par journée travaillée pour un besoin en voix uniquement; - 2$ par journée travaillée pour un besoin en voix et donnée; Dans ce cas, l employé est responsable de fournir une copie de sa facture pour tous les mois ayant fait l objet d une allocation pour utilisation de téléphone mobile. Une fois par année, le service des finances enverra à tous les employés ayant reçu une allocation une demande d envoi de toutes les copies de factures des mois ayant fait l objet d un remboursement. Les factures devront être reçues avant le 15 janvier. Sans réception des dites factures, l allocation devient un avantage imposable. Note : L allocation est accordée pour des journées travaillées uniquement, cela n inclut pas : - Les journées fériées; - Les vacances; - Les journées maladie; - Toute autre absence autorisée; 4.2. Utilisation autorisée Les appareils sont utilisés dans le cadre du travail lié aux activités et services d ENGLOBE. L utilisation personnelle doit être raisonnable.

3 4.3. Absence de longue durée Dans le cas où l employé s absente pour une durée de plus d un mois (Maladie, congé sans solde, etc.), celui-ci sera en mesure de conserver son appareil mobile mais devra rembourser Englobe pour les frais encourus durant son absence Règles d utilisation 1. Voix ENGLOBE bénéficie d un contrat forfaitaire pour tous les téléphones mobiles. Les minutes varient en fonction du nombre de lignes mobiles et ceci forme un ensemble pour toute l entreprise. Les appels longues distances à travers la province et le pays sont également inclus au contrat de façon limitée et doivent servir uniquement à des fins professionnelles. 2. Données L utilisation d internet et des courriels sur les téléphones mobiles nécessite une consommation de type «donnée». Les données sont limitées et si la limite est dépassée, des pénalités importantes s ajoutent à la facture de l entreprise. Aussi, ces outils ne doivent être utilisés qu à des fins professionnelles. Concrètement, les courriels consomment très peu de données, mais l utilisation d internet comme visualiser des vidéos, écouter de la musique, utiliser le GPS, etc. en consomme beaucoup. 3. Messages texte Service illimité inclus 4. Itinérance L itinérance touche les trois fonctions suivantes : la voix, les données et les messages texte. Aussi, lorsqu un employé quitte le pays pour des raisons professionnelles, celui-ci doit s adresser à son supérieur afin qu une demande d ajustement soit faite au département d approvisionnement stratégique. À l étranger, il est recommandé de privilégier le mode de communication le plus économique : soit utiliser le WIFI et restreindre l utilisation internationale. Les tarifs varient en fonction des pays et de l utilisation faite. ENGLOBE n assume pas les coûts lors de déplacements personnels. Une demande de forfait pour un déplacement à l extérieur du Canada doit être effectuée et le coût sera assumé en totalité par l employé. Un chèque libellé au nom d Englobe devra être remis avant le déplacement au département d approvisionnement stratégique. L employé sera aussi responsable de rembourser tout dépassement du forfait additionnel demandé relié à l utilisation personnelle qu il en fera à l international Utilisation personnelle raisonnable Les employés sont autorisés à utiliser les téléphones mobiles à des fins personnelles raisonnables et limitées. Un type d utilisation personnelle est déterminé lorsque l un des services suivants «voix, donnée, texto» est sollicité à l extérieur du cadre des fonctions professionnelles. La navigation sur internet pour visionner des vidéos, les envois de messages textes entre amis et les appels avec un membre de la famille sont des exemples concrets d utilisation personnelle. Elles sont permises, mais il sera sous la responsabilité de chaque employé, de respecter une utilisation proportionnelle qui sera calculée en pourcentage.

4 On définit donc l utilisation personnelle limitée comme suit : 25 % d utilisation personnelle de l appareil cellulaire et 75 % pour le professionnel. ENGLOBE ne paiera pas pour les SMS des sites web payants ou avec amorce de fraude Utilisation de méthodes moins coûteuses Dans le but de réduire les coûts, l ajout du forfait «cellulaire à cellulaire» entre employés d ENGLOBE a été fait. Ainsi, aucun frais, ni minute ne seront décomptés sur le groupe entreprise lors des appels locaux ou au Canada. Pour des raisons techniques, l opératrice indiquera qu il s agit d un appel interurbain, mais le tout sera crédité sur la facturation mensuelle. Cellulaire à cellulaire Cellulaire à bureau Bureau à cellulaire Autres appels interurbains faits à partir de votre cellulaire. GRATUIT Des frais d interurbain et de temps d antenne s appliquent Des frais d interurbain et de temps d antenne s appliquent Aucun frais d interurbain, mais des frais pour le temps d antenne. Prendre note que tous les appareils mobiles ont des forfaits s appliquant uniquement au Canada et sont automatiquement «hors fonction» à l extérieur du pays. Seul les employés ayant un lien d affaires nord-américain ou ailleurs dans le monde, se feront débloquer leur appareil, suite à l approbation du Vice-Président en charge Sécurité de l information et confidentialité des renseignements Lorsqu un employé constate la perte ou le vol d un appareil mobile, il doit communiquer immédiatement avec le département de l informatique et de l approvisionnement stratégique afin de procéder à une désactivation du compte courriel et des services mobiles. Cette désactivation est essentielle pour la protection des informations, la confidentialité des renseignements et pour éviter des coûts reliés à une utilisation abusive et frauduleuse. Il est de l entière responsabilité de l employé de prévenir rapidement les départements concernés. Si des coûts étaient entraînés par cette omission, l employé devrait les assumer Surveillance Les dossiers d utilisation des employés seront examinés par les gestionnaires et administrateurs désignés. Si des activités non autorisées, inacceptables ou illégales sont relevées, ENGLOBE est autorisée à effectuer une enquête plus approfondie, incluant notamment la consultation des informations contenues dans l appareil.

5 4.9. Gestion des biens Lorsqu un employé quitte ENGLOBE, il doit remettre à son gestionnaire tous les appareils et accessoires qu il détient, même si celui-ci a déboursé une somme personnelle en argent lors de l achat d un téléphone mobile. ENGLOBE a une politique de revente d un appareil dont l employé peut bénéficier. ENGLOBE peut refuser de transférer un numéro de téléphone à un employé qui quitte l entreprise. Si le transfert est autorisé par le gestionnaire, l employé devra en assumer les coûts. Tous les téléphones mobiles qui ne sont plus utilisés par un employé, que ce soit à cause d un défaut de fonctionnement irréparable, du coût trop élevé des réparations (c est-à-dire qu il est moins coûteux d acheter un cellulaire neuf), ou pour des motifs d obsolescence, seront mis hors service et doivent être retournés au département d approvisionnement stratégique. 5. Attentes en matière de protection des renseignements personnels ENGLOBE protège les renseignements personnels et privés recueillis dans les téléphones mobiles. L employé est invité à récupérer et à effacer de l appareil toutes informations personnelles ou privées avant de le retourner ou de l attribuer à quelqu un d autre. 6. Mesures disciplinaires Des mesures disciplinaires seront prises au besoin s il y a preuve d une utilisation non autorisée, excessive, inappropriée ou si l employé n a pas fait preuve de diligence raisonnable dans l utilisation de celui-ci. Les mesures disciplinaires seront appliquées de manière progressive, et peuvent aller de la réprimande verbale ou écrite à la suspension ou au congédiement, selon la gravité de l infraction.

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