Livre blanc Business. Capturer et stocker. avec la fonctionnalité intégrée Save to SharePoint

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1 Livre blanc Business Capturer et stocker avec la fonctionnalité intégrée Save to SharePoint

2 Table des matières 3 Les fondamentaux 3 Qu'est-ce que la fonctionnalité intégrée Save to SharePoint? 3 Fonctionnement 3 Gérer la destination des documents numérisés 4 Paramétrer Save to SharePoint 4 Paramétrage avec Embedded Web Server 8 Numérisation et envoi du contenu vers SharePoint 9 Meilleures pratiques : sécurité 9 Renforcer la sécurité 9 Informations supplémentaires sur les paramètres d'authentification 10 Activer la déconnexion automatique immédiate 10 Utilisation du cryptage pour les PDF 11 Meilleures pratiques : gestion de documents SharePoint 11 Intégration de l'appareil à un flux SharePoint existant 12 Résumé 2

3 Capturez, gérez et stockez du contenu numérique sans ajouter de nouveaux logiciels : envoyez directement vos documents numérisés sur SharePoint Optimisez votre productivité et reliez vos processus professionnels imprimés à vos processus numériques grâce à une solide gamme de multifonctions et de scanners en réseau dotés de la fonctionnalité Save to SharePoint. Quelle que soit la taille de votre entreprise, la fonction intégrée Save to SharePoint peut vous aider à prendre plus rapidement de meilleures décisions commerciales en capturant, stockant, conservant et livrant vos données sauvegardées avec rapidité et efficacité. Les fondamentaux Ce livre blanc vous indique comment configurer Save to SharePoint pour votre multifonction Flow ou votre scanner en réseau à l'aide de l'embedded Web Server (EWS) de HP. Il vous aidera aussi à développer les meilleures pratiques pour gérer les processus Save to SharePoint. Qu'est-ce que la fonctionnalité intégrée Save to SharePoint? Le micrologiciel FutureSmart, intégré aux multifonctions et Digital Senders Flow, est doté de la fonction Save to SharePoint, qui vous permet d'envoyer rapidement vos documents numérisés vers n'importe quel emplacement Microsoft SharePoint. Le processus est simple et rapide grâce à l'association d'un solide chargeur automatique de documents de 100 pages, des HP Quick Sets, d'un panneau de commande avec écran tactile couleur HP Easy Select de 20,3 cm (8 pouces) et d'un clavier intégré pratique. Fonctionnement Une fois que vous avez installé un HP Quick Set, vous pouvez lancer à l'aide d'un simple bouton des séries de tâches automatisées qui scannent des documents de tailles et de types différents, puis les envoyer directement vers le bon emplacement SharePoint. Les HP Quick Sets vous permettent d'être suffisamment organisé pour trouver ce dont vous avez besoin, sans avoir à passer du temps devant le panneau de commande de l'appareil à la recherche des réglages voulus. Déplacez-vous jusqu'à l'appareil, placez vos documents dans le chargeur automatique et pressez sur le bouton Quick Set approprié du panneau de commande. Le scanner en réseau ou la multifonction fera le reste. Gérer la destination du fichier numérisé Lorsque vous utilisez les HP Quick Sets, vous indiquez la destination SharePoint au moment du processus de paramétrage Quick Set. Ensuite, pour sélectionner la bonne destination, il ne vous reste plus qu'à choisir le bouton Quick Set approprié sur le panneau de commande. 3

4 Regardez les démos produit Vous pouvez également accéder à des démonstrations en ligne de Save to SharePoint et de nombreuses autres fonctions des multifonctions Flow via les liens suivants : hp.com/sbso/product/mfp/demo/m525.html hp.com/sbso/product/mfp/demo/m575.html Paramétrer Save to SharePoint EWS vous fournit un assistant Quick Set intégré qui vous guide pendant le processus de paramétrage décrit ci-dessous. Cette procédure suppose que vous ayez déjà accès à un SharePoint et que vous disposiez d'un dossier de destination prêt à recevoir les documents numérisés que vous enverrez. Vous devez avoir un accès en écriture pour ce dossier. Paramétrage avec Embedded Web Server Trouver l'adresse IP de votre appareil Pour afficher l'adresse IP de l'appareil sur le panneau de commande, appuyez sur le bouton d'info de la connexion. 1. Avec un navigateur, tel que Microsoft Internet Explorer, ouvrez EWS en saisissant l'adresse IP de l'appareil dans la barre d'adresse (voir note à gauche). La page d'accueil s'ouvre. Cliquez sur Sign in dans le coin supérieur droit et saisissez vos administrator credentials (compte d'administrateur et mot de passe). Note: l'administrateur peut désactiver le bouton Info sur le panneau de commande. Si le bouton n'apparaît pas, vous pouvez trouver l'adresse IP dans le menu Administration (Administration > Reports > Configuration/Status Pages > How to Connect Page). Si celui-ci n'est pas non plus accessible, contactez votre administrateur pour lui demander l'adresse IP. 2. Cliquez sur l'onglet Scan/Digital Send. Dans le menu de navigation à gauche, cliquez sur Save to SharePoint. Dans la fenêtre de dialogue Save to SharePoint, cliquez sur Add. Erreur de certificat? Si vous voyez s'afficher une erreur de certificat de sécurité, cliquez sur «Continue to this website (not recommended)». (Ne vous inquiétez pas, c'est parfaitement sûr!)

5 Emplacement et option du bouton Quick Set Button Location. Ce menu déroulant vous permet de définir votre nouveau bouton Quick Set en tant que nouvel élément en dessous des boutons Quick Set ou sur l'écran d'accueil. 3. Une boîte de dialogue de l'assistant Quick Set s'ouvre. Donnez un titre et une description au Quick Set SharePoint, sélectionnez Button Location pour l'emplacement du Quick Set et les options d'interaction de l'utilisateur sur le panneau de commande, puis cliquez sur Next. Options de démarrage Quick Set Enter application, then user presses Start : l'appareil se met en pause et attend vos instructions sur l'opération de numérisation. Start instantly upon selection : numérise ce qui est dans le chargeur automatique ou sur la vitre dès que vous pressez sur le bouton Quick Set (sauf si vous avez activé l'option Prompt for original sides). 4. Dans la boîte de dialogue SharePoint Destination Settings, cliquez sur Add pour créer une nouvelle destination, puis suivez les instructions en haut de la boîte de dialogue Add SharePoint Path. Copiez-collez le chemin de destination de la barre d'adresse de votre navigateur et cliquez sur Generate Short URL. Choisissez vos Authentication Settings (voir note à gauche) et cliquez sur OK. Choix de paramètres d'authentification : Use credentials of user to connect after Sign In at the control panel. Avec cette option, l'utilisateur qui s'est connecté au panneau de commande doit disposer des autorisations pour écrire sur le site SharePoint indiqué. Always use these credentials. Le choix de cette option lance l'ouverture d'une boîte de dialogue qui permet de saisir les identifiants corrects (domaine Windows, nom d'utilisateur et mot de passe) pour le site SharePoint indiqué. 5. Dans la boîte de dialogue SharePoint Destination Settings, sélectionnez Verify folder access prior to job start, le cas échant, puis cliquez sur Next. Note : tous les sites SharePoint n'ont pas besoin d'un domaine pour la connexion ; dans ce cas, il n'est pas obligatoire de remplir le champ Domain. 5

6 Paramètres de notification Choisissez entre Do not notify (Ne pas notifier), Notify when job completes (Notifier lorsque la tâche est terminée) ou Notify only if job fails (Notifier uniquement en cas d'échec de la tâche). Si vous choisissez une option de notification, vous serez invité à indiquer si vous souhaitez être notifié par ou par une sortie imprimée. 6. Dans la boîte de dialogue Notification Settings, sélectionnez votre préférence pour la notification de l'état des numérisations, puis cliquez sur Next. 7. Dans la boîte de dialogue Scan Settings, sélectionnez les paramètres de numérisation désirés, puis cliquez sur Next. Informations supplémentaires sur les paramètres de fichiers 1. Les options File Name Prefix/Suffix vous aident à organiser vos fichiers par l'ajout d'informations au début ou à la fin de leurs noms pour les identifier. Utilisez File Name Preview pour vérifier. 2. Meta Data File Format : sélectionnez cette option pour produire un fichier contenant les métadonnées (en format XML ou HPS). Ces fichiers comportent les informations de base telles que le modèle de l'appareil, le nombre de pages numérisées, les paramétrages de numérisation, etc. Le fichier de métadonnées est enregistré dans le même emplacement SharePoint que le fichier numérisé. 8. Dans la boîte de dialogue File Settings, sélectionnez les paramètres que vous souhaitez (voir note), puis cliquez sur Next PDF Encryption : utilisez cette option si vous avez besoin d'un fichier PDF crypté et sécurisé. Vous serez invité à indiquer un mot de passe. 6

7 9. Vérifiez les informations de la boîte de dialogue Summary et, si tout semble correct, cliquez sur Finish. 10. Une coche verte indiquant que l'opération est réussie devrait s'afficher. Cliquez maintenant sur la case Enable Save to SharePoint, puis sur Apply. Votre nouveau Quick Set apparaîtra dans le panneau de commande, prêt à être utilisé

8 Numérisation et envoi du contenu vers SharePoint Lorsque vous avez défini un Quick Set Save to SharePoint et appliqué les modifications à partir d'ews, celui-ci apparaît sur le panneau de commande de l'appareil. 1. Si vous avez choisi un emplacement de bouton dans «Application Quick Sets» (voir étape 3 de la page 5), appuyez sur le bouton Quick Sets pour trouver votre Quick Set. (Si vous avez choisi «Home Screen», votre nouveau Quick Set apparaîtra sur l'écran d'accueil.) 2. Placez le(s) document(s) que vous voulez numériser dans le bac du chargeur automatique ou sur la vitre du scanner à plat, puis appuyez sur votre Quick Set. Selon les paramètres que vous aurez spécifiés, votre tâche de numérisation pourra être traitée immédiatement ou vous devrez saisir des paramètres ou vous connecter à SharePoint. Si, par exemple, vous avez choisi l'option de démarrage Quick Set «Enter application then user presses start», vous verrez s'afficher un écran comme celui figurant ci-dessous. 3. Là, vous pouvez sélectionner More Options pour préciser des paramètres de numérisation : qualité de sortie, couleur ou monochrome, originaux recto-verso ou recto seul, suppression des pages blanches, etc. 8

9 À propos de la mémorisation des paramètres En cochant la case à droite, vous pouvez facilement conserver temporairement les paramètres. Autrement dit, les paramètres ne seront conservés que pour la prochaine tâche numérisée à partir du menu Save to SharePoint. Pour continuer à utiliser les mêmes paramètres, vous devez cocher la case à chaque nouvelle numérisation. 4. Lorsque la numérisation est terminée, vous pouvez sélectionner Retain settings for next job. Cochez cette case si vous souhaitez numériser immédiatement d'autres documents avec les mêmes paramètres de numérisation et la même destination SharePoint. Note : l'option de mémorisation par défaut des paramètres peut être configurée de façon à être activée pour tous les utilisateurs par type de tâche (photocopie, télécopie ou envoi numérique). Ce paramètre est accessible dans le menu Security, Access Control d'ews. Pour conserver de façon «permanente» les paramètres de numérisation, précisez-les plutôt dans l'assistant Quick Set. Meilleures pratiques : sécurité L'étendue des paramètres disponibles dans l'assistant Save to SharePoint permet de répondre aux besoins très différents des utilisateurs : problèmes de sécurité, méthodes pour organiser le contenu numérisé afin de le récupérer rapidement et paramètres de numérisation préférés, pour n'en citer que quelques-uns. En outre, EWS pour les scanners en réseau et les multifonctions Flow vous offre une souplesse et un contrôle maximum pour configurer les interactions des utilisateurs avec l'appareil, notamment en proposant un contrôle très complet des paramètres de sécurité. Renforcer la sécurité Différentes fonctions intégrées aux assistants Quick Set vous permettent de faire face aux problèmes de sécurité. Par exemple, un assistant administratif du service des RH qui doit préserver la stricte confidentialité des documents se rapportant au personnel, comme des évaluations de performance et des dossiers d'assurance santé, peut utiliser Quick Set avec des paramètres de sécurité élevée. Souplesse d'authentification Ces appareils offrent une grande souplesse pour le contrôle du moment et du lieu où les utilisateurs doivent se connecter pour utiliser les différentes fonctions. Les paramètres peuvent être configurés via EWS dans Security, Access Control. Par exemple, si Save to SharePoint est configuré pour demander une connexion Windows, mais que des fonctions de base comme la copie sont ouvertes aux invités sans avoir besoin de se connecter, l'utilisateur sera invité à donner son nom et son mot de passe s'il choisit le bouton Save to SharePoint. Informations supplémentaires sur les paramètres d'authentification Si l'appareil est dans un environnement peu sûr permettant l'accès d'utilisateurs non autorisés à utiliser Quick Set, vous devez utiliser les paramètres d'authentification Use credentials of user to connect after Sign in at the control panel (voir étape 4 de la page 5). Lorsque cette option est sélectionnée, l'utilisateur doit se connecter à partir du panneau de commande. Il doit s'agir du même compte en réseau que celui sur lequel il peut avoir accès à SharePoint avec ses identifiants de connexion (ce doit être un compte Windows Active Directory ou un compte LDAP, pas un compte d'appareil local). Par contre, si Access Control est configuré pour demander à tous les utilisateurs de se connecter à leur compte réseau avant d'utiliser l'appareil et que le paramètre d'authentification Use credentials of user to connect after Sign in at the control panel est activé comme illustré à droite, aucune connexion séparée à l'écran n'est nécessaire pour utiliser le Quick Set Save to SharePoint. 9

10 Modifier le délai de déconnexion pour inactivité Le délai de déconnexion par défaut (appelé également Inactivity Timeout) est fixé à 60 secondes. Il peut être facilement remplacé par n'importe quelle valeur entre 10 et 300 secondes, sur le panneau de commande ou dans EWS. Pour procéder à une modification via le panneau de commande 1. Sélectionnez le bouton du menu Administration (un code d'accès peut être demandé). 2. Sélectionnez Display Settings pour ouvrir. 3. Puis Inactivity Timeout et entrez un chiffre entre 10 et 300. Pour procéder à une modification via EWS Connectez-vous à un compte d'administrateur. Cliquez sur l onglet General. Sélectionnez le menu Control Panel Administration. Cliquez sur le signe plus (+) à côté de Display Settings, puis sur Inactivity Timeout pour saisir une nouvelle valeur comprise entre 10 et 300. Activer la déconnexion automatique immédiate L'un des paramètres de sécurité par défaut est la déconnexion automatique de l'utilisateur après 60 secondes d'inactivité. Ce paramètre s'appelle Inactivity Timeout. L'appareil déconnecte automatiquement l'utilisateur et l'écran d'accueil s'affiche à nouveau sur le panneau de commande. Cela permet d'empêcher l utilisation abusive d un compte laissé ouvert, si l'utilisateur oublie de se déconnecter en partant. (Le paramètre d'inactivity Timeout peut être personnalisé voir note à gauche.) Dans un environnement public très fréquenté ou pour des informations extrêmement sensibles, il peut être préférable d'augmenter encore le niveau de sécurité en activant la déconnexion automatique une fois que la tâche a été gérée à partir du panneau de commande. Il y a deux paramètres pratiques dans le menu Security, Access Control, sous le titre Job Status Screen Behaviour, qui gèrent cela : Sign out immediately when job starts et Sign out after 10 seconds with the option to stay signed in. Quand Sign out after ten seconds est sélectionné, l'utilisateur voit l'écran suivant immédiatement après l'envoi d'un fichier numérisé vers SharePoint. Il peut annuler temporairement la déconnexion automatique en touchant le bouton Stay signed in. (Le panneau de commande le déconnectera néanmoins automatiquement après une période d'inactivité : 60 secondes par défaut). Note : à la différence du paramètre Job Status Screen Behaviour décrit sur la droite, la fonction Inactivity Timeout ne génère pas d'invite pour permettre à l'utilisateur de rester connecté. Utiliser le cryptage des fichiers PDF Vous pouvez renforcer la sécurité des fichiers PDF numérisés avec le cryptage PDF, qui n'autorise l'accès qu'à certaines personnes. Vous pouvez en avoir besoin pour différentes raisons, notamment : Si les informations sont confidentielles. Il peut s'agir d'informations financières, des tarifs de la société, d'informations sur le personnel, de documents d'appel d'offres et de dossiers de santé. Si les informations sont particulièrement précieuses. Il peut s'agir du rapport d'un consultant ou d'un analyste, d'un article de journal ou d'un chapitre de livre. Lorsqu il sélectionne le paramètre PDF Encryption (que ce soit dans le menu File Settings de l'assistant Quick Set ou dans le panneau de commande), l'utilisateur est invité à entrer et confirmer un mot de passe pour chiffrer le fichier PDF quand il l'envoie ou l'enregistre. 10

11 Créer des dossiers SharePoint S'il est possible de créer instantanément un nouveau dossier SharePoint en précisant le nom du dossier dans un Quick Set, il vaut mieux installer une structure de dossier appropriée dans SharePoint sur votre ordinateur avant de créer le Quick Set. Meilleures pratiques : gestion d'un document SharePoint En installant un Quick Set Save to SharePoint, vous devez penser à enregistrer votre contenu numérisé de manière à pouvoir retrouver ce que vous voulez quand vous en avez besoin. Pour résumer les choses simplement, le contenu SharePoint peut s'apparenter à une armoire de classement numérique. Pensez à organiser les dossiers comme s'il s'agissait de dossiers dans une véritable armoire. À propos de l'intégration de l'appareil à un flux SharePoint existant Le système de gestion de documents SharePoint a beaucoup plus de profondeur. C'est donc un point à prendre en compte lors de la préparation de l'intégration de votre scanner en réseau ou de votre multifonction à votre flux. Quelques points importants à garder à l'esprit Les documents numérisés ne peuvent être envoyés que vers une Document Library d'un site SharePoint. Lorsque vous administrez un site SharePoint, il est possible de créer de nombreux autres types de formes/pages. Mais une Document Library doit être créée dans le SharePoint pour organiser et gérer les documents numérisés avec l'appareil. Avant de créer un Quick Set pour numériser et envoyer vers un emplacement SharePoint, vous devez disposer d'un dossier de destination en place pour envoyer vos documents numérisés. Vous devez avoir un accès en écriture pour ce dossier. Dans la terminologie SharePoint, vous devez disposer de l'autorisation «Add Items». Si vous ne disposez que d'une autorisation View (ou Read-Only), l'accès vous sera refusé lorsque vous tenterez d'envoyer un document. Les niveaux d'autorisation sont configurés dans le site SharePoint. Pour de plus amples informations sur les niveaux d'autorisation, consultez l'article Microsoft TechNet : technet.microsoft.com/en-us/library/cc721640(v=office.14).aspx L'aperçu sur la gestion des documents figurant ci-dessous est extrait d'un article de Microsoft TechNet : «La gestion de documents contrôle le cycle de vie des documents dans votre entreprise, c'est à dire la façon dont ils sont créés, revus et diffusés et comment ils sont finalement conservés ou détruits. Bien que le terme «gestion» suppose que l'information soit contrôlée par les structures dirigeantes des organisations, un système de gestion de documents efficace doit refléter la culture de l'organisation qui l'utilise. Les outils dont vous vous servez pour gérer vos documents doivent être suffisamment souples pour vous permettre de contrôler étroitement le cycle de vie des documents, si cela correspond à la culture et aux objectifs de votre entreprise, mais aussi de mettre en place un système moins structuré, si cela est plus adapté à votre entreprise». (Source : technet.microsoft.com/en-us/library/cc261933) Pour de plus amples information sur la gestion des documents dans SharePoint, qu'il s'agisse de SharePoint 2013 ou des produits SharePoint précédents, référez-vous à la bibliothèque Microsoft TechNet : technet.microsoft.com/en-us/library/fp aspx 11

12 Livre blanc pour l'entreprise Save to SharePoint Ressources supplémentaires Voir une vidéo de présentation des multifonctions Flow : youtube.com/watch?v=u0qujoioj1y Résumé Avec leur chargeur automatique de documents, la numérisation recto-verso en un seul passage, la détection de double alimentation par ultra-sons et le traitement avancé de l'image, la multifonction HP LaserJet Enterprise Flow MFP et le scanner en réseau HP Scanjet vous permettent d'être performant, plus rapidement. La fonctionnalité intégrée permettant d'envoyer des documents numérisés directement vers SharePoint illustre les capacités avancées de ces machines polyvalentes. Une fois l'accès à SharePoint établi, il est très facile de paramétrer la multifonction ou le scanner en réseau pour y accéder. Ceci peut être effectué instantanément à partir du panneau de commande ou en créant un HP Quick Set personnalisé à l'aide d'embedded Web Server. Les HP Quick Sets vous permettent de lancer des flux de documents et de le faire bien, en appuyant simplement sur un bouton. Ils automatisent toutes les étapes de ces processus complexes sur un grand écran tactile couleur, dont l'utilisation est un vrai plaisir. Les utilisateurs peuvent trouver immédiatement ce dont ils ont besoin, sans avoir à chercher les réglages appropriés sur le panneau de commande. Pour en savoir plus, consultez hp.com/go/flow Inscrivez-vous pour recevoir les mises à jour hp.com/go/getupdated Copyright 2015 Hewlett-Packard Development Company, L.P. Les informations figurant dans ce document peuvent être modifiées sans préavis. Les seules garanties pour les produits et services HP sont celles stipulées dans les déclarations formelles de garantie accompagnant ces produits et services. Les informations contenues dans ce document ne constituent en aucun cas une garantie supplémentaire. HP décline toute responsabilité en cas d erreurs ou d omissions techniques ou rédactionnelles constatées dans ce document. Android est une marque de Google Inc. Microsoft, Windows, Active Directory et SharePoint sont des marques de Microsoft Corporation, déposées aux États-Unis. 4AA4-5057FRE, février 2015, Rév.1