Multi-Workload SharePoint Gouvernance et ECM

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1 Multi-Workload SharePoint Gouvernance et ECM Maxime Bombardier Consultant Certified Master for SharePoint Canada - East

2 Microsoft Certified Master pour SharePoint 2007, en certification pour 2010 Consultant pour les Services Conseils à Microsoft (MCS) depuis près de 5 ans 15 ans dans les TI Développement.NET, Architecture SharePoint, Architecture d information

3 Définition des différentes charges de travail SP2010 La gestion de contenu d entreprise Terminologies Fonctionnalités clés Comment planifier Discussion sur les limites («software boundaries») Intégration avec d autres fournisseurs Gouvernance Évolution depuis les modèles sur 2007 Concepts, TI, Gestion de l information, Développement

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8 Planification, gouvernance, et implantation de la plate-forme commune supportant toutes ces charges de travail

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10 Gestion documentaire? Gestion d enregistrements? Collaboration? Social? Comment décrieriez-vous l ECM aujourd hui? Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists.

11 Avez-vous Documentum, LiveLink, FileNet (ou autre) d implanté? Implanté à toute l organisation ou départemental? Intégré à SharePoint? La gestion documentaire est essentiellement la capacité de gérer des documents électroniques

12 Fonctionnalité principale: Checkout/Checkin Auditing Métadonnées Flux de travail Modèle de documents Contrôle de version Et la collaboration?! Focus sur des scénarios Social? Ajout de la participation utilisateur

13 Définition de l AIIM: Enables an enterprise to assign a specific life cycle to individual pieces of corporate information from creation, receipt, maintenance, and use to the ultimate disposition of records. A record is not necessarily the same as a document. All documents are potential records, but not vice versa. A record is essential for the business; documents are containers of "working information." Records are documents with evidentiary value. Faites attention à «tous les documents sont des enregistrements», qui est suivi de «tous les documents d entreprise». C est partir à l envers! N est pas nécessairement synonyme d un site où l on demande à l utilisateur de naviguer un arbre de répertoires!

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15 Managed Metadata Store Term Store Content Type Hub Content Organizer «Office aware» Information Management Policies Multi-Stage Retention In-Place records Distributed Record Centers Multi Tenant enabled Document IDs, Document Sets Word Automation

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18 Qui sont les sponsors? TI? Ça ne sera pas facile Enterprise? Détaillez les règles générales (lois) que vous devez combler Qui sera couvert par cette stratégie? Départemental? Augmentez votre stratégie pour leurs besoins spécifiques i.e.: RH, Légal, Finance, ils ont typiquement des règles plus établies

19 Définissez votre plate-forme de service et les répertoires Voir 2 prochaines slides Définissez les contenus d entreprise, les termes, et politiques générales Identifier les propriétaires et éditeurs! Définissez votre modèle de publication et de services (i.e.: Content Type Hub?) Question, combien croyez-vous que nous avons de Content Type pour notre gestion d enregistrement à MS?

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23 Si vous tapez «Software Boundaries» sur Bing ou Google aujourd hui 2,000, 100GB, etc. Flexibilité = Responsabilité Responsabilité = Gouvernance + Formation + Surveillance Base de données de contenus d un TeraByte = 20 fichiers de données de 50GB + RBS = 10s TB Et gérer base de données n est pas très complexe Bref, avoir un architecte SharePoint peut vous aider et sauver de l argent

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26 1. Systèmes séparés, opérations manuelles Ça coûte pas cher 2. Systèmes séparés, opérations automatiques «One-way street model». i.e.: qu arrive-t-il à la collaboration? 3. Portails SharePoint + Web Parts Utilisation partielle ou pour département déjà implanté 4. Unification passive des systèmes Lorsque la complexité des fonctionnalités offertes augmente, plus le développement et la configuration est complexe.

27 5. Unification active des systèmes Encore moins facile à implanter! 6. Agrégation passive du «back-end» Une sorte de rapports 7. Agrégation active du «back-end» Une seule copie, «l autre» système gère le cycle de vie d entreprise du document. SharePoint gère le cycle de vie de la visibilité de ces documents aux utilisateurs 8. Synchronisation intelligente entre les 2 systèmes On laisse un lien en arrière Qui trouve que c est une bonne idée?

28 Web Parts (modèle 3) Services Web / liens laissé sur SharePoint (modèle 8) Pensez à l expérience utilisateur Recherche + contexte de recherche Page de propriétés Pensez où vous allez intégrer Probablement pas partout complexe à faire Utilisation du Record Center entre les 2?

29 Web Parts (modèle 3) EBS! (modèle 7) Utilisation intéressante de EBS pour stocker les documents dans Documentum en tout temps. SharePoint reste le «maître» des documents jusqu à ce que nous l effaçons le document restera dans Documentum par contre Gestion des règles de rétention d entreprise dans Documentum Meilleure utilisation des 2 produits difficile à convaincre aux «pur & dure» Recommandations par Gartner à EMC

30 Content Management Interoperability Services Scénarios plausibles: Flux de travail CMIS Visionnement de données Opérations CRUD de base Ça dépend des fournisseurs EMC possède présentement la meilleure intégration et elle est plus efficace que ce que CMIS offre aujourd hui À suivre

31 Quelles sont les motivations? Considérez les différentes expertises Pour rester efficace auprès des utilisateurs, SharePoint devrait rester le maître du document i.e.: Documentum Repository Services Copie du document vers l autre système plutôt qu un lien Considérez les coûts de licences Si ce n est que pour le stockage, une meilleure architecture SharePoint et un partenaire pour RBS seront plus efficace et moins coûteux. N oubliez pas les utilisateurs! Liens, accès via Office, Lync, etc.

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33 Training Support Technology 20% Policies Deployment Communication Documentation

34 Une gouvernance définis les rôles, politiques, technologies, et processus afin de guider, diriger, et contrôler comment une organisation utilise les technologies afin de remplir des exigences d affaires. Elle résout les ambiguités, gère les objectifs à court et long termes, et réduit les conflits d information à l intérieur d une organisation. 2 points importants: Planification et contrôle du design et de l utilisation de SharePoint Une structure permettant de mesurer le succès de la plate-forme Chaos Fermé * Source Best Practices SharePoint 2010

35 La crainte d avoir trop de sites Les architectures d informations inefficaces Difficulté de déploiement (ou plutôt, de mises à jour!) (très) Mauvaise gestion des bases de données Les utilisateurs ont accès complets partout Aucun tests

36 Ce n est pas un manuel utilisateur Ce n est pas un manuel pour les opérations Ce n est pas une opération à faire qu une seule fois

37 Vous aimeriez créer une façon pour les gens de voyager facilement Vous créer un système nommé «Autoroute» Vous investissez dans l infrastructure (auto à carburant efficace, des routes en bonne condition, des stations d essence ou de rechargement, etc.) Mais vous négligez sur les règles de la route: Conduite à droite Obéir aux lumières rouges Suivre les limites de vitesse Sans elle, c est le chaos

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40 Architecture de l information Personnes Processus Technologie Politiques Charge de travail Architecture de site et classification Taxonomie Architecture de métadonnées Navigation Branding Recherche Content Types Stockage (*) Social Rôles et responsabilités Formation Plan d adoption et de communication Comment accomplir des tâches communes tels que créer un site ou la création d un nouvel employé Activités de maintenance Utilisation des fonctionnalités de l outil pour appliquer les politiques Définir les prérequis à hauts niveaux selon les charge de travail Offre de service Regroupement de fonctions: quelles opérations les propriétaires (au développeur) peuvent et ne peuvent pas faire Outils de personnalisation permis Méthode de gestion des sources Standards de développement

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42 Rôles et responsabilités Charge de travail et domaines de solution Stratégie de collaboration Stratégie générale à l archivage et aux enregistrement Plan de communication et d adoption

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44 Politiques à la gestion des bases de données Mises à jour du système (patch, hotfix, SP) Utilisation et surveillance de la plate-forme Politiques de supports TI Politiques à l intégration des outils de bureautique Politiques opérationnelles

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46 Architecture de l information et modèle logique Cycle de vie des sites Politiques de sécurités aux sites et à l information Processus de changement Expérience à la recherche Stratégie de formation et d évangélisation Statistiques d utilisation Entente sur les modèles de recouvrement Processus de création/transfert/retrait d employés

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48 Environnements Cycle de vie au développement Gestion des sources Politiques de «packaging» Politiques de personnalisation Politiques aux outils partenaires Meilleures pratiques de développement Politiques de tests (unitaire, load, stress, etc.)

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50 1. Une vision claire 2. Rôles et responsabilités identifiés 3. Modèle de déploiement 4. One Size Does Not Fit All 5. Politiques 6. Principes dirigeants 7. Stratégie d adoption 8. Plan à la gestion des contenus 9. Plan de formation 10.Document de la gouvernance

51 2009 Microsoft, Microsoft Dynamics, the Office logo, and Your potential. Our passion. are trademarks of the Microsoft group of companies. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

52 Série d articles sur ECM sur mon blogue: 2011/01/11/making-sense-of-a-multi- workload-ecm-sharepoint-installation-part- 1-concepts.aspx Si vous désirez avoir plus d information sur le programme MCM, n hésitez pas. Intérêt pour un workshop sur la gouvernance d une journée?

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