mail ou par chargement sécurisé via internet.

Transcription

1 1. LA DECLARATION INTRASTAT ELECTRONIQUE Afin de réduire la charge déclarative, la BNB offre gratuitement différents outils aux déclarants. Ainsi pour INTRASTAT, les déclarants bénéficient : - du logiciel IDEP/NC8 pour Windows - de la création de la déclaration via un formulaire sur Internet (CSSR) - d'une liste de logiciels commerciaux bénéficiant d'un label de qualité - de l'envoi de fichier par - du transfert de fichier sécurisé par Internet - de l'aide du help-desk idep (tél : (02) , fax : (02) ou E- mail : idep@nbb.be. 1. LE PROGRAMME IDEP La BNB met GRATUITEMENT le logiciel IDEP (INTRASTAT Data Entry Package) à la disposition des déclarants INTRASTAT. L Office Statistique de la Communauté européenne (Eurostat) a développé le logiciel IDEP pour réduire au maximum la charge que représente INTRASTAT pour les entreprises. Il permet de simplifier l établissement de la déclaration INTRASTAT et de produire un fichier qui peut être transféré à la BNB, par e- mail ou par chargement sécurisé via internet. Configuration minimum pour IDEP pour Windows IDEP/NC8 pour Windows peut être installé sur un PC indépendant ou en réseau tournant sous Windows XP SP1 ou supérieur. La configuration minimale requise pour l'installation est la suivante : moniteur avec une résolution minimale de 600x800; pour le programme IDEP/NC8, 20 Mo d'espace sur le disque dur; Pourquoi utiliser IDEP? IDEP permet d établir des déclarations qui satisfont entièrement aux exigences légales en ce qui concerne la forme, la nomenclature et les codes. Facilité de data entry: IDEP propose plusieurs manières de saisir les données de base intra-communautaires : l utilisateur introduit toutes les données à la main. Une fonction d aide et la présence d une liste avec les codes exacts (NC8, pays, transaction, région, mode de transport, conditions de livraison) permet une saisie rapide et correcte; par des modèles de ligne partiellement remplis. De tels modèles évitent à l utilisateur d introduire à chaque fois les données ou les

2 2. transactions récurrentes; création d une table de conversion entre vos propres numéros d articles et les codes NC8 officiels; emploi de formules pour le calcul du poids; conversion en EURO des factures établies en devises. Possibilité d importation des données vers IDEP: IDEP peut utiliser les données créées totalement ou partiellement dans une autre application, par exemple un logiciel de comptabilité ou de gestion de stock; Contrôle de la déclaration : IDEP contrôle instantanément les données introduites, même si elles proviennent d un autre programme. Ces contrôles vous permettent de valider la déclaration avant de nous l envoyer. Ils rendent par exemple impossible l utilisation de codes inexistants. Transfert des données : une fois votre déclaration établie et validée, elle peut nous être envoyée par ou par chargement sécurisé via internet. Le module Nc8 d'idep vous aide dans la recherche du bon code marchandise. Version annuelle Afin de tenir compte des modifications apportées à la législation et des souhaits des utilisateurs, le logiciel IDEP est actualisé une fois par an. Vous pouvez télécharger Idep sur notre site web : Sur demande (02/ ), vous pouvez aussi recevoir une version sur cd-rom. Sessions d'information La BNB organise régulièrement des cours. Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur notre site web : 2. LAYOUT DES FICHIERS INTRASTAT L'emploi du logiciel IDEP pour l'établissement de vos déclarations n'est pas obligatoire. Ainsi des fichiers ASCII satisfaisant à certains contrôles ou des fichiers EDIFACT générés par votre logiciel peuvent également être acceptés. Vous pouvez obtenir des informations à ce sujet au Help Desk IDEP au numéro : (02) , fax: (02) Fichiers ASCII Cette note explicative est destinée aux entreprises ayant choisi d effectuer leur déclaration INTRASTAT au moyen d un fichier ASCII créé avec leur propre logiciel ou des progiciels comptables. Ces fichiers ASCII peuvent

3 3. avoir une longueur fixe (format SDF ou SDV) ou une longueur variable (format ITX). Ces deux formats sont décrits dans les paragraphes suivants. Format SDV/SDF (fixed width) Dans un fichier SDV ou SDF, les différents champs se trouvent toujours à une place fixe et ne sont pas séparés par des séparateurs de champs ou des délimiteurs de champs. Chaque record a donc la même longueur fixe de 156 positions pour le format SDV et 155 positions pour le format SDF. A la fin de chaque record se trouve un CRLF (hexadécimal DA). Dans le format SDV, le déclarant est identifié au moyen du numéro d'entreprise de 10 positions. Dans le format SDF, le déclarant est identifié au moyen du numéro de TVA de 9 positions. Le nom de fichier doit être composé de la façon suivante : PPMMXXXX.SDV ou PPMMXXXX.SDF, où PP représente le régime statistique (19 pour les arrivées ou 29 pour les départs), MM représente le mois et XXXX sont quatre position qui peuvent être choisies librement. Par conséquent, il doit y avoir un fichier séparé par régime.

4 4. Format SDV POS LVL NME BYT ATR DEC DSCR ASCLNE 156 XX 0 1 record complet = 1 ligne de déclaration DCLRANT Identification du déclarant = N d'entreprise du déclarant ETAB ATSEC DCLRANT3 019 XX 0 Identification du tiers déclarant ISO3 002 XX 0 Code pays ISO du n. de TVA BTW3 012 XX 0 TVA, N d'entreprise du tiers déclarant PCODE3 005 XX 0 Code postal du tiers déclarant RETNR Numéro du message ITNR Item ou n. de ligne MSGFCT 001 XX 0 Message fonction DCLDATE Date de la déclaration DCLYR Année DCLMNTH Mois DCLDAY Jour PERDE Période statistique YEAR Année statistique MNTH Mois statistique FLOW 001 AA 0 Flux(D = dispatch, A = arrival) STPROC CTRYPT 002 AA 0 Pays de prov/dest (pays partenaire) FILLER 001 XX CTRYOR 002 AA FILLER 001 XX TPT * Moyen de transport PORT NAT FILLER CONTNR TRXTYP Nature de la transaction TRXTYP BNL Code marchandise NC TARN NET Masse nette en kg ADUN Nombre d unités supplémentaires VAL Valeur facture AUT EXTNR 013 XX 0 Information externe (n.facture...) INCOTERM * 003 XX 0 Incoterm selon la CCI REGION Région d'origine ou de destination FILLER CODEMON 003 XX 0 EUR pour EURO FILLER RECORD FORMAT: FIXED LENGTH - TOTAL LENGTH = 156 BYTES (*) Pour les déclarations étendues uniquement, sinon laisser à blanc ou à zéro

5 5. Format SDF POS LVL NME BYT ATR DEC DSCR ASCLNE 155 XX 0 1 record complet = 1 ligne de déclaration DCLRANT Identification du déclarant = N. de TVA du déclarant ETAB ATSEC DCLRANT3 019 XX 0 Identification du tiers déclarant ISO3 002 XX 0 Code pays ISO du n. de TVA BTW3 012 XX 0 N. de TVA du tiers déclarant PCODE3 005 XX 0 Code postal du tiers déclarant RETNR Numéro du message ITNR Item ou n. de ligne MSGFCT 001 XX 0 Message fonction DCLDATE Date de la déclaration DCLYR Année DCLMNTH Mois DCLDAY Jour PERDE Période statistique YEAR Année statistique MNTH Mois statistique FLOW 001 AA 0 Flux(D = dispatch, A = arrival) STPROC CTRYPT 002 AA 0 Pays de prov/dest (pays partenaire) FILLER 001 XX CTRYOR 002 AA FILLER 001 XX TPT * Moyen de transport PORT NAT FILLER CONTNR TRXTYP Nature de la transaction TRXTYP BNL Code marchandise NC TARN NET Masse nette en kg ADUN Nombre d unités supplémentaires VAL Valeur facture AUT EXTNR 013 XX 0 Information externe (n.facture...) INCOTERM * 003 XX 0 Incoterm selon la CCI REGION Région d'origine ou de destination FILLER CODEMON 003 XX 0 EUR pour EURO FILLER RECORD FORMAT: FIXED LENGTH - TOTAL LENGTH = 155 BYTES (*) Pour les déclarations étendues uniquement, sinon laisser à blanc ou à zéro

6 6. Explication record lay-out. POS Position Position de début du champ LVL Level Donne la structure du record NME Name Nom de la zone BYT Bytes Longueur de la zone en bytes ATR Attributes Caractéristiques du champ : - AA : Alphabétique - aligné à gauche, suivi par des blancs - XX : Alphanumér. - aligné à gauche, suivi par des blancs - 99 : Décimal (unsigned), aligné à droite, précédé de zéros DEC Decimals Nombre de décimales si la zone est numérique DSCR Description Contenu du champ MA Renvoi aux cases des formulaires INTRASTAT MODEL Référence au lay-out du formulaire. Explication complémentaire de certains champs. ATSEC Inutilisé, doit contenir la valeur 0 ETAB Inutilisé, doit contenir la valeur 00 RETNR Numéro de la déclaration, le déclarant doit ici indiquer un numéro unique par régime statistique MSGFCT 1 = déclaration normale, 5 = rectification d une déclaration, 0 = déclaration néant (dans ce cas, pour le fichier SDF, toutes les zones à partir de la position 59 sont nulles et pour le fichier SDV, toutes les zones à partir de la position 60) DCLDATE Date de la déclaration = date de la création FLOW D = dispatch ou expéditions (régime 29), A = arrival ou arrivées (régime 19) STPROC Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT) CTRYOR Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT) PORT Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT) NAT Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT) CONTNR Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT) TRXTYP2 Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT) TARN Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT) AUT Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT) TFACT Valeur mensuelle totale facturée, n est pas demandée, doit contenir la valeur 0 RFRETNR Inutilisé CODEMON "EUR" pour valeur facture en Euro Exemples : représentation physique (y compris les positions à blanc traduites par des espacements) : Format SDV NL B A00FR FACT33 FOB EUR NL B A00NL FACT34 DDU EUR NL B A00LU FACT35 DAF EUR00000

7 7. Format SDF NL B A00FR FACT33 FOB EUR NL B A00NL FACT34 DDU EUR NL B A00LU FACT35 DAF EUR00000

8 8. Format ITX- (delimited) Dans un fichier texte avec l'extension "ITX", les champs sont séparés par un point virgule ou un tab. Vous pouvez choisir le séparateur que vous souhaitez utiliser, à la condition de conserver le même séparateur pour tout le fichier. A la fin de chaque record se trouve un CRLF (hexadécimal DA). Le nom de fichier doit être composé de la façon suivante : PPMMXXXX.ITX, où PP représente le régime statistique (19 pour les arrivées ou 29 pour les départs), MM représente le mois et XXXX sont quatre positions qui peuvent être choisies librement. Par conséquent, il doit y avoir un fichier séparé par régime. Record lay-out du fichier ASCII (delimited) délimité avec point virgule ou tab comme séparateur) ORD NME L N 1 DCLRANT 9 ou 10 FIX O ATR DE C DSCR 99 0 Identification déclarant : N TVA. déclarant (9 pos.) ou N d'entreprise du déclarant (10 pos.) 2 DCLRANT3 14 N XX 0 N TVA international tiers-déclarant : code pays ISO (2 pos.) + n TVA ou N d'entreprise 3 PCODE3 5 N XX 0 Code postal tiers-déclarant 4 RETNR 8 N 99 0 Numéro du message 5 ITNR 5 N 99 0 Item ou numéro de ligne 6 MSGFCT 1 O XX 0 Fonction du message 7 DCLDATE 6 O 99 0 Date de la déclaration (YYMMDD) 8 PERDE 4 O 99 0 Période statistique (YYMM) 9 FLOW 1 O AA 0 Flux (D = dispatch, A = arrival) 10 CTRYPT 2 O AA 0 Pays de prov/dest (pays partenaire) 11 TPT * 1 O 99 0 Moyen de transport 12 TRXTYP1 1 O 99 0 Nature de la transaction 13 BNL 8 O 99 0 Code marchandise NC8 14 NET 10 N 99 0 Masse nette en kg 15 ADUN 10 N 99 0 Nombre d unités supplémentaires 16 VAL 10 N 99 0 Valeur facture 17 EXTNR 13 N XX 0 Information externe (ex n facture...) facultatif 18 CODEMON 3 N XX 0 "EUR" pour Euro 19 INCOTERM * 3 Y XX 0 Incoterm selon la CCI 20 REGION 1 Y XX 0 Région d'origine ou de destination (*) Pour les déclarations étendues uniquement

9 9. Explication Record lay-out. ORD Order Ordre du champ NME Name Nom de la zone LN Length Longueur maximum du champ FIX Fixed Y/N Si O et si le champ n est pas blanc, la longueur du champ doit toujours être égale à LN. Si N, la longueur est variable ATR Attributes Caractéristiques du champ : - AA : Alphabétique - XX : Alphanumérique - 99 : Décimal (unsigned) DEC Decimals Nombre de décimales si le champ est numérique DSCR Description Contenu du champ MA Renvoi aux cases des formulaires INTRASTAT (2002) MODEL Référence au lay-out du formulaire. Explication complémentaire de certains champs RETNR Numéro de la déclaration, le déclarant doit ici indiquer un numéro unique par régime statistique MSGFCT 1 = déclaration normale, 5 = rectification d une déclaration, 0 = déclaration néant (dans ce cas, toutes les zones après le champ FLOW restent vides) DCLDATE Date de la déclaration = date de la création FLOW D = dispatch ou expéditions (régime 29), A= arrival ou arrivées (régime 19) CODEMON "EUR" pour valeur facture en Euro Exemples : point-virgule (;) comme séparateur: avec le numéro d'entreprise ou numéro d'unité d'établissement ; NL B99; 1234; ; 1; 1; ; 9801; A; FR; 3; 1; ; 600; 1; 47040; FACT33; EUR;FOB; ; NL B99; 1234; ; 2; 1; ; 9801; A; NL; 3; 1; ; 750; 2; 85010; FACT34; EUR;DDU;1 avec le numéro de TVA ; NL B99; 1234; ; 1; 1; ; 9801; A; FR; 3; 1; ; 600; 1; 47040; FACT33; EUR;FOB; ; NL B99; 1234; ; 2; 1; ; 9801; A; NL; 3; 1; ; 750; 2; 85010; FACT34; EUR;DDU;1 avec tab () comme séparateur: avec le numéro d'entreprise ou numéro d'unité d'établissement NL B A FR FACT33 EURFOB NL B A NL FACT34EURDDU1 avec le numéro de TVA NL B A FR FACT33 EURFOB NL B A NL FACT34EURDDU1

10 L'ENVOI DU FICHIER INTRASTAT La Banque Nationale de Belgique met à votre disposition 2 moyens différents pour envoyer vos déclarations INTRASTAT sous forme de fichiers informatiques. Il s'agit de l'envoi par , ou encore du transfert de fichier sécurisé via Internet. Envoi par Nous mettons à votre disposition une adresse qui sert exclusivement à la collecte des fichiers de déclaration. Dès la réception de celles-ci, nous vous envoyons un accusé de réception qui garantit la bonne réception de vos mails. Les déclarations par sont traitées automatiquement par un programme informatique. Aussi, afin d'assurer le meilleur traitement possible, nous vous demandons de bien vouloir respecter les conditions suivantes : - respecter les formats de fichiers définis - attacher vos fichiers au mail à envoyer - ne pas mettre de texte dans le corps du mail - mettre votre n de TVA, l'indication du mois et le flux dans le "sujet" du mail Si ces conditions sont respectées vos déclarations envoyées à l'adresse intrastat@nbb.be sont traitées automatiquement et prises en charge par nos gestionnaires en 24 h. Dans le cas où vous voulez nous transmettre d'autres informations que votre déclaration, utilisez l'adresse de votre correspondant habituel. Transfert de fichier sécurisé Depuis janvier 2000, la BNB met à la disposition des déclarants une application Internet sécurisée de transfert de fichier. Cette application offre toutes les garanties de confidentialité de vos données. Ce service nécessite une inscription préalable en tant qu'utilisateur sur notre site où vous trouverez également la documentation nécessaire. Lors de votre inscription, un code d'accès et un mot de passe vous seront adressés personnellement. 4. LA DECLARATION INTRASTAT PAR FORMULAIRE SUR INTERNET (CSSR) La Banque Nationale de Belgique offre la possibilité d'encoder immédiatement la déclaration intrastat à l'aide d'un formulaire électronique

11 11. sur internet à l'adresse Ce service est surtout destiné aux déclarants qui ont un nombre limité de transactions par mois. Le formulaire web Intrastat fait partie du CSSR (Central Server for Statistical Reporting) et est accessible après obtention d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe ou au moyen d'un certificat électronique. Si vous disposez déjà d'un code d'accès pour d'autres enquêtes (Balance des paiements, CBFA,...), vous pouvez également l'utiliser pour Intrastat. Vous trouverez plus d'informations sur l'accès au CSSR sous le titre FAQ sur ou auprès du helpdesk Access CSSR (02/ ou 5. LE LABEL DE CONFORMITE DE L INSTITUT DES COMPTES NATIONAUX La BNB peut délivrer (pour compte de l Institut des comptes nationaux) un label de conformité aux logiciels commerciaux qui permettent l établissement de la déclaration INTRASTAT pour autant que ceux-ci respectent les exigences légales et permettent la transmission par fichier électronique. Ce label est délivré après une procédure de test identique pour chaque logiciel, et garantit que les déclarations sont conformes aux prescriptions légales. Pour toute information relative aux procédures de test ou pour recevoir la liste actualisée des logiciels ayant reçu ce label, vous pouvez vous adresser au Help Desk IDEP, tél (02) , fax : (02) idep@nbb.be. 6. RENSEIGNEMENTS Pour tout renseignement, notre Help-Desk se tient à votre disposition au mail idep@nbb.be au tél ou au fax