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1 COMMUNIQUER CRÉER MODIFIER GÉRER ASSOCIATION DE COMMERÇANTS MODE D'EMPLOI BOÎTE À OUTILS ANIMER

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3 SOMMAIRE INTRODUCTION 5 ANIMER 7 Pourquoi animer? 8 Comment animer? 9 COMMUNIQUER 15 Pourquoi communiquer? 16 Comment communiquer? 17 CRÉER & MODIFIER 21 Pourquoi créer ou adhérer à une association de commerçants? 22 Comment créer une association? 23 Modifier, dissoudre une association 25 GÉRER 27 Modalités de fonctionnement 28 Les ressources d une association 31 Assurances, fiscalité et comptabilité 32 Les partenaires d une association 33 BOÎTE À OUTILS 35 SOURCES 37

4 Associations de commerçants : mode d emploi > introduction 4

5 INTRODUCTION La Ronde de Gironde accompagne et met en avant les nombreuses associations de commerçants de la Gironde dans leurs différents projets et missions. Elle met en place des actions visant à faciliter votre organisation. Ce «Kit associatif» vise à vous donner les bonnes pratiques, les outils et des exemples concrets pour dynamiser votre association. Il vous offre la possibilité de connaître toutes les étapes et astuces pour créer votre association, la gérer mais aussi pour l animer et communiquer. Vous y trouverez : Les étapes pour mettre en place une bonne animation et des idées pour dynamiser Des outils pour communiquer au quotidien et de manière durable Des informations pour tout savoir sur la création et la mise en œuvre d une gestion associative efficace Des conseils pour mener à bien vos actions Une boite à outils contenant des modèles de documents «clés en main» et des fiches thématiques Ce kit vous accompagnera tout au long de la vie de votre association. 5 BOÎTE À OUTILS GÉRER CRÉER ET MODIFIER COMMUNIQUER ANIMER INTRODUCTION

6 Associations de commerçants : mode d emploi > animer 6

7 ANIMER L objectif principal d une association est la dynamisation d un pôle commercial. Elle repose sur la satisfaction de la clientèle et sa fidélisation, mais aussi sur les services précieux que l association peut rendre aux commerçants. Plusieurs étapes et idées vous sont proposées pour y parvenir. Pourquoi animer? 8 Comment animer? 9 7 BOÎTE À OUTILS GÉRER CRÉER ET MODIFIER COMMUNIQUER ANIMER INTRODUCTION

8 Associations de commerçants : mode d emploi > animer POURQUOI ANIMER? Une association est une convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun d une façon permanente leurs connaissances ou leurs activités dans un but autre que de partager les bénéfices (article 1 de la loi du 1 er juillet 1901). UNE ASSOCIATION DE COMMERÇANTS A UN DOUBLE RÔLE : Être une force de propositions pour une meilleure adaptation de l environnement du commerce (accessibilité, stationnement, plan de circulation, voirie, aménagement urbain, sécurité,...) Être une force d actions pour attirer et fidéliser les consommateurs, pour développer et dynamiser l activité commerciale (carte de fidélité, catalogue, guide des commerces, semaine commerciale,...) ANIMER L ESPACE MARCHAND DOIT PERMETTRE DE : Fédérer en ayant un projet mobilisateur La réussite de vos actions dépend du nombre de commerçants participants et également des possibilités de partenariats (Municipalité, Etat, Conseil général, Conseil régional, CCI, banques, sponsors privés, presse ). Construire une dynamique de l espace marchand La cible de l association étant les consommateurs et les habitants, l association doit faire en sorte que : les commerces s adaptent aux nouvelles donnes, nouveaux comportements et modes de vie, les villes, les villages et quartiers ne soient plus désertifiés mais actifs et attractifs pour leurs habitants. 8

9 LES ÉTAPES À RETENIR COMMENT ANIMER? 1 Connaître l environnement : diagnostic sur le commerce et la zone de chalandise qui permettra de déterminer les axes d action et de promotion. Identifier l offre de services des associations existantes, l attente des commerçants, des clients, permet d être plus efficace dans vos actions. 2 Déterminer les objectifs et les stratégies adéquates, facteurs clés pour une meilleure mobilisation, exemples : créer du trafic promouvoir le commerce, l artisanat ou les services cibler une nouvelle clientèle faire connaître son offre 3 Définir un projet adapté : choix du thème, durée de l animation, moyens humains nécessaires Concernant la recherche d idées, voici quelques pistes : connaîtres les actions des autres associations et rencontrer les dirigeants. Ils peuvent donner des idées et des conseils précieux sur la vie associative. Un annuaire des associations de commerçants est disponible sur www. larondedegironde.com s associer à des actions existantes mises en place par exemple par le comité des fêtes ou de la ville. améliorer et enrichir des actions existantes 4 Communiquer vers les adhérents Incitation au regroupement (poser une problématique commune). 5 Se rapprocher des partenaires Présentation d un projet chiffré et crédible. 6 Mobiliser les commerçants Présentation du projet et du partenariat. 7 Affiner le projet avec le noyau actif de l association et les partenaires 8 Élaborer le plan d actions Définition d un programme d actions annuel. Le lancement de la première opération doit intervenir très rapidement. 9 Évaluer la réalisation des actions mises en œuvre dans le but d en améliorer leur efficacité et de communiquer auprès de vos adhérents. 9 ASTUCES La CCI de Bordeaux dispose de données sur la zone de chalandise et les pôles commerciaux. Retrouvez «les chiffres clés du commerce», «le baromètre de l économie», «le guide des marchés» sur rubrique «les données économiques». La CCI de Bordeaux peut également vous accompagner dans l analyse du tissu commercial (définition zone de chalandise, enquête ménages...). Exemple de calendrier de vos actions BOÎTE À OUTILS GÉRER CRÉER ET MODIFIER COMMUNIQUER ANIMER INTRODUCTION

10 Associations de commerçants : mode d emploi > animer ÉVÉNEMENTS ET ANIMATIONS L association n est pas dans l obligation de créer des événements. Cependant, c est un bon moyen pour mobiliser les commerçants, dynamiser et développer l activité commerciale. Il faut se rappeler que l un des objectifs est bien d augmenter le chiffre d affaires des commerçants. Différents types de manifestations : Manifestations traditionnelles C est un bon moyen de montrer que le commerce apporte de la dynamique à la ville lors des fêtes de fin d année, Saint Valentin, Pâques, rentrée des classes... BOÎTE À OUTILS Retrouvez, sur votre clé USB, les fiches thématiques «démarches pour organiser une manifestation associative», «les modèles de calendrier de vos actions», «fiche action», «bilan d animation» et «rétro-planning». Manifestations dites «Tirelire» Elles permettent à l association de générer des ressources supplémentaires, par exemple, lors des braderies, vides greniers... Manifestations ciblées Elles permettent de : couvrir des rues, quartiers ou places éloignés des manifestations habituelles. Par exemple : décoration de vitrines ou de rues couplée à un jeux concours. mobiliser des adhérents non concernés habituellement, tels que les artisans, les cafés, les hôtels et les restaurants (CHR). Exemples : parrainage par un commerçant d un artisan avec prêt d une moitié de vitrine pendant une période creuse, appui marketing dans le guide des commerçants et artisans, déjeuner de travail dans les CHR... toucher de nouveaux types de consommateurs tels que les adolescents, les séniors, les nouveaux arrivants... Par exemple : marchés nocturnes, loto, «les jeudis des séniors» café offert... À RETENIR Retrouvez le guide mis en place par le CG33 pour «organiser une manifestation responsable» sur rubrique Agenda 21 / Agenda 21 en réseau / Manifestation responsable Audenge : la chasse aux cœurs Bègles : Marché de Noël Saint-Ciers-sur-Gironde : Commerces en fête Latresne : Rallye des commerces 10

11 Des idées pour dynamiser : Chéquier promotionnel : il permet de faire connaître et promouvoir l ensemble des services et commerces de proximité en bénéficiant d offres intéressantes. Publitickets (opération couponing) : consiste à diffuser des bons de réductions, via la GMS, à valoir chez les commerçants participants. Cela favorise la création de passerelle entre la GMS et le commerce de proximité. Carte de fidélité dématérialisée : Vise à fidéliser la clientèle en la récompensant et ce à moindre coût. Depuis l arrivée d applications utilisables sur tous les smartphones, ce système gère l ensemble des cartes de fidélité des commerçants et propose des réductions instantanément auprès de tous les clients. Loto, braderie, jeux concours sont des bons moyens, dans le cadre des six manifestations annuelles exonérées, d augmenter les ressources propres de votre association et d animer une rencontre festive avec un faible budget. Embellissement de l espace commercial : la valorisation de l espace marchand est une étape capitale dans la dynamisation d une zone commerciale afin de créer du trafic en la rendant plus agréable. Mise en place de décoration «trompe l œil». Avant/après Réglementation : Le jeu peut être entièrement mis en place par l association sans aucune contrainte d organisation. En revanche, son règlement doit être rédigé clairement et déposé chez un huissier. Il est préférable que tout coupon de participation porte la mention «sans obligation d achat», et de reproduire la mention suivante : «Le règlement du jeu est adressé, à titre gratuit, à toute personne qui en fait la demande». Pensez à préciser le nom de l huissier de justice qui possède le règlement. Tout participant est en droit de demander à le consulter. Dans le cas d un concours qui appelle au renvoi postal d un coupon, l adresse doit être précisée sur ce dernier. 11 Exemple de chéquier promotionnel À RETENIR Retrouvez les démarches à accomplir pour une braderie sur associations/f1813.xhtml et pour les lotos, loteries sur ASTUCES Des idées à retrouver sur www. larondedegironde.com rubrique «initiatives commerciales». BOÎTE À OUTILS GÉRER CRÉER ET MODIFIER COMMUNIQUER ANIMER INTRODUCTION

12 Associations de commerçants : mode d emploi > animer DES EXEMPLES DE SERVICES À la clientèle : Au même titre que la qualité de l accueil qui représente un véritable moteur dans la dynamisation d un pôle commercial, les services à la clientèle sont des éléments de satisfaction du client. Les horaires d ouverture L association doit pouvoir favoriser un système d horaires commun à tous les commerces. Parkings Offrir une heure de parking aux client(e)s en fonction d un montant d achats. Les livraisons, retrait des commandes Certaines associations ont mis en place des «boutiques services» qui s occupent de collecter les achats chez les commerçants, afin de les livrer directement chez les clients. Les livraisons peuvent être facturées aux clients afin de financer les déplacements et les frais de personnel. Ces boutiques peuvent aussi devenir des «points relais» où tous les achats sont regroupés. Ainsi, les clients peuvent les récupérer en même temps. Le but est de simplifier les achats de la clientèle dans un esprit de gain de temps. Les garderies d enfants La mise en place d une garderie dans une zone commerciale peut permettre aux clients de faire leurs achats plus sereinement. Même si les coûts et les contraintes sont élevés, les garderies peuvent être payantes afin de financer les frais et développer des activités pour les enfants. Un guide touristique La clientèle touristique peut représenter une grande partie de l activité commerciale. C est pourquoi il est important de guider les touristes ou les nouveaux arrivants sur la commune, afin qu ils trouvent le commerce dont ils ont besoin. Ces guides peuvent être élaborés en partenariat avec les offices du tourisme et proposés dans les commerces, hôtels, campings... 12

13 Aux commerçants : L association, en tant que représentante des commerçants, se doit de mettre en place un certain nombre de services pour ses adhérents. C est également un bon moyen d augmenter le nombre d adhésions. Informer L association doit pouvoir informer ses adhérents sur la vie économique locale, les changements en matière de réglementation, de lois ou encore la sécurisation des commerces au travers de newsletters, réunions d information thématiques Donner de la visibilité Permettre aux adhérents de capter une nouvelle clientèle en développant des supports de communication communs tels qu un site internet, un répertoire des commerçants et artisans... Grouper les achats Il s agit de faire bénéficier aux commerçants de conditions avantageuses, notamment au niveau des prix, par exemple en achetant des espaces publicitaires, des sacs cabas ou encore en créant un site internet Faire bénéficier d un pôle partenarial fort Donner accès à des privilèges/réductions pour vos adhérents et leurs salariés auprès par exemple, des cinémas, sociétés de transports, banques 13 ASTUCES Retrouvez les actualités commerce et les dispositifs à votre service sur www. larondedegironde.fr et sur la lettre d information trimestrielle Ronde de Gironde «Coup d œil» ASTUCES Il existe de nombreux services à rendre aux commerçants. Il est donc important de déterminer, selon le pôle commercial concerné, quels services sont à développer. La CCI de Bordeaux peut vous accompagner dans l analyse de la dynamique commerciale et les attentes consommateurs de votre territoire. BOÎTE À OUTILS GÉRER CRÉER ET MODIFIER COMMUNIQUER ANIMER INTRODUCTION

14 Associations de commerçants : mode d emploi > communiquer 14

15 COMMUNIQUER Une association doit donner l image d une véritable union. C est pourquoi il est important qu elle instaure des signes de reconnaissance qui sont reproduits sur tous les documents édités par l association. Il s agit de communication à long terme qui concerne tout ce qui a trait à l image de l association. Elle vise à la fois les adhérents et non adhérents. Il s agit d un moyen de se faire connaître par tous. Pourquoi communiquer? 16 Comment communiquer? BOÎTE À OUTILS GÉRER CRÉER ET MODIFIER COMMUNIQUER ANIMER INTRODUCTION

16 Associations de commerçants : mode d emploi > communiquer POURQUOI COMMUNIQUER? La communication pour une association est indispensable afin de faire connaître son actualité, ses événements, ses actions, ses activités, ses entreprises C est également une nécessité pour renforcer la confiance réciproque entre les membres et faciliter leur adhésion au projet de l association. ÉCHANGER ET MOBILISER LES ADHÉRENTS ET COMMERÇANTS L échange avec les adhérents doit se faire le plus régulièrement possible afin de les impliquer et les informer de l utilisation des cotisations. COMMUNIQUER AUPRÈS DES CLIENTS ET DES HABITANTS Diffuser une bonne image de l association permet de générer une notoriété positive. De nombreux moyens de communication existent. Un journal d association peut même devenir une source de revenus. INFORMER LES PARTENAIRES La communication avec les partenaires est aussi importante que celle des adhérents et clients, elle permet d instaurer une relation solide et durable. Par exemple, le journal interne peut leur être destiné, comme la newsletter ASTUCES Il est important de créer une base de données des adhérents et de la maintenir à jour régulièrement. Créer un fichier clients commun aux différents commerces permet de toucher une clientèle plus large. À RETENIR Le taux de mobilisation est incontestablement un bon argument dans le dialogue avec les différents partenaires. Réglementation sur les fichiers et bases de données : la CNIL (Commission Nationale de l Informatique et des Libertés) est en charge de la protection des données personnelles et de la vie privée. Les fichiers de membres et donateurs d une association sont dispensés de déclaration à la CNIL. En dehors des cas d exonérations expressément prévus par la CNIL vous êtes soumis à une obligation de déclaration. Attention, sur tous les formulaires de collecte doit apparaître la mention suivante : «en application des articles 39 et suivants de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, vous bénéficiez d un droit d accès, de rectification et de suppression aux informations qui vous concernent». Retrouvez les modalités de déclaration et les cas d exonération sur 16

17 La communication est une démarche vitale pour faire connaître les actions menées par l association et diffuser une notoriété positive auprès des adhérents, partenaires, clients et habitants. Voici quelques exemples d outils utilisés pour communiquer : COMMUNICATION DURABLE Logotype Signe de reconnaissance et de l identité de l association Signalétique Vitrophanies, panneaux en entrée de ville, affichage Dépliant, plaquette Outil promotionnel (court, qui ne doit pas dépasser 10 pages) peu coûteux, c est un excellent moyen de partager les informations pertinentes que l on veut faire circuler. Il présente plusieurs éléments d un même ensemble : les activités d une association, le programme d une manifestation, la visite d un lieu Kit d accueil Outil important (plus dense qu un dépliant) pour recruter de nouveaux adhérents et capter des financements de nouveaux partenaires. C est un document promotionnel détaillé qui contient : la présentation de l association son historique le contexte socio-économique ses partenariats ses animations sa communication ses perspectives COMMENT COMMUNIQUER? Il peut être également joint au dossier d adhésion pour le recrutement de nouveaux adhérents. 17 Exemples de logotype Monségur : dossier d accueil BOÎTE À OUTILS GÉRER CRÉER ET MODIFIER COMMUNIQUER ANIMER INTRODUCTION

18 Associations de commerçants : mode d emploi > communiquer Site web Aussi bien une vitrine commerciale qu un site de e-commerce, c est aujourd hui un bon moyen de capter la clientèle. Quelques avantages : Pour les adhérents et prospects, il permet d animer et communiquer. Le grand public est informé des démarches de vente et de fidélisation. Les sites de vente en ligne servent souvent à étendre sa zone de chalandise. Répertoire des commerçants Permet de donner de la visibilité à vos entreprises et d orienter les clients vers une consommation locale. Page Facebook Permet de relayer les actions/promotions mises en place par l association et donner une raison pour être Fan de la page : bons plans, ventes privées... Blog Journal de bord de l association. ASTUCES Créer un site internet implique plusieurs questions : Quel objectif? Pour quel public? Quel contenu? Qui s en charge?... Il faut également enregistrer le nom de domaine et choisir un mode d hébergement du site. Attention à bien identifier un responsable qui veille à la régulation des échanges et à l actualisation des données. À RETENIR Pour plus de renseignements, rapprochez vous du pôle numérique de la Chambre de Commerce et d Industrie de Bordeaux au Dossier d adhésion Permet d avoir les informations utiles sur l association, son offre de services et d en faire la promotion. Talence : Réglementation : La mise en ligne d un site est soumise à des règles juridiques issues de la loi pour la confiance en l économie numérique (LCEN), de la loi informatique et libertés, de la réglementation sur la propriété intellectuelle et sur celle relative à la protection des consommateurs. Certaines informations doivent obligatoirement figurer sur le site : nom de l association, adresse de son siège social, nom du directeur de la publication. Arcachon : Si le site de l association collecte ou diffuse des données personnelles des membres de l association (identité, adresse postale etc.), vous devez: 1 obtenir leur autorisation 2 les informer du droit d accès, de modification et de suppression de leurs données personnelles 3 déclarer le site à la Commission nationale de l informatique et des libertés (CNIL). Gujan-Mestras : Le répertoire Audenge : Le Guide Audengeois 18

19 COMMUNICATION AU QUOTIDIEN C est garder le lien tout au long de l année. Il s agit de tenir informés les adhérents et non adhérents des activités de l association et de la vie économique locale. Newsletter Outil simple pour communiquer par courriel de façon régulière sur des informations générales, les évolutions réglementaires, la sécurité des commerces, la promotion des activités, le support d idées avec vos adhérents et partenaires. Journal de l association Information mensuelle ou trimestrielle sur l association destinée aux adhérents ou non. Marketing direct Les mailing/sms permettent de toucher directement une clientèle ciblée. Cela nécessite un fichier clients et prospects, commun aux commerces. Moments de convivialité Café, repas réguliers entre adhérents... MÉDIAS Communiqué de presse et dossier de presse Ce dernier contient tous les articles de presse concernant votre association et peut être utile pour présenter vos actions auprès des partenaires et des commerçants. Lettre d information de la Ronde de Gironde Ronde des quartiers : Brèves de Bordeaux 19 ASTUCES Rendez-vous sur ICCI Ronde de Gironde et sur le site www. larondedegironde.fr pour être au courant de l actualité commerciale et de ses évolutions. Recevez également «Coup d œil», la lettre d information trimestrielle de la Ronde de Gironde. À RETENIR Le premier outil de communication avec les adhérents est le compterendu de réunions. BOÎTE À OUTILS Retrouvez sur votre clé USB, «les contacts médias sur la Gironde» et la fiche thématique en annexe «intérêt d un dossier de presse et d un communiqué de presse». Gujan-Mestras : Bulletin d information BOÎTE À OUTILS GÉRER CRÉER ET MODIFIER COMMUNIQUER ANIMER INTRODUCTION

20 Associations de commerçants : mode d emploi > créer & modifier 20

21 CRÉER & MODIFIER Cette rubrique vous permettra d éviter les erreurs lors de la création de votre association en vous donnant de bonnes bases au niveau des étapes liées à votre déclaration ainsi que des modèles de documents «clés en main». Pourquoi créer ou adhérer à une association de commerçants? 22 Comment créer une association? 23 Modifier, dissoudre une association BOÎTE À OUTILS GÉRER CRÉER & MODIFIER COMMUNIQUER ANIMER INTRODUCTION

22 Associations de commerçants : mode d emploi > créer & modifier POURQUOI CRÉER OU ADHÉRER À UNE ASSOCIATION DE COMMERÇANTS? POUR : MOBILISER CONVAINCRE RASSEMBLER FÉDÉRER Avant la création de l association, il est important de définir le projet associatif. Les 10 questions à se poser : Quel est l objectif de l association? Quelle est la demande? À qui je m adresse? Quelle est la typologie de mes entreprises? Quelles compétences sont nécessaires? Quels moyens financiers (subventions, parrainage )? Quelles activités et services à offrir? Quels moyens et méthodes employer? Avec quels partenaires travailler? Sur quel territoire et selon quel calendrier intervenir? OBJECTIFS INTERNES Mobiliser Convaincre Rassembler Fédérer OBJECTIFS EXTERNES Mieux se connaître Mieux se comprendre Créer des liens pour Se faire connaître Établir des partenariats Se vendre Représenter Proposer Défendre Agir 22

23 Une association peut exister sans être déclarée. Mais elle doit l être pour devenir une personne morale et avoir la capacité juridique, c est-à-dire pour ouvrir un compte bancaire ou demander des subventions. RÉDIGER LES STATUTS L acte fondateur d une association est la signature d un contrat par au moins 2 personnes, qui les engage les unes par rapport aux autres. Ce contrat est appelé «statuts de l association». Une recherche auprès d autres associations vous permettra de vous faire une première idée. Par ailleurs, un modèle de statut commenté vous indiquera, à partir des questions que doit se poser un responsable associatif, le choix des mentions les plus adaptées à votre situation. DÉFINIR LE NOM DE L ASSOCIATION Le nom de l association doit être défini tel qu il figure dans ses statuts, éventuellement suivi de son logo. Le nom est choisi librement mais vérifiez tout de même s il n a pas été déposé à l INPI. Pensez également à définir un sigle facilement prononçable. ORGANISER L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE CONSTITUTIVE C est elle qui adopte les statuts et peut procéder à la désignation du 1 er Conseil d Administration et du Bureau. Composition Cette assemblée est convoquée par les personnes à l initiative de la création de l association : les fondateurs. Cette convocation est adressée à toutes les personnes susceptibles de participer à la constitution et au fonctionnement de l association. Rôle COMMENT CRÉER UNE ASSOCIATION? Adoption des statuts : les fondateurs présentent, aux membres, les statuts qu ils ont élaboré avant de procéder au vote sur la rédaction finale des statuts. Désignation des administrateurs conformément aux statuts. Désignation des membres du Bureau : après l AG constitutive, se tiendra le premier conseil d administration de l association chargé d élire les membres du bureau conformément aux statuts. Ils seront chargés d effectuer les premières démarches, comme la déclaration de l association et, si besoin, l ouverture d un compte bancaire. 23 À RETENIR Depuis février 2014, il est possible de réaliser toutes vos démarches en ligne sur BOÎTE À OUTILS Retrouvez sur votre clé USB, la «Check List Création association» et le «modèle de statut commenté». BOÎTE À OUTILS GÉRER CRÉER & MODIFIER COMMUNIQUER ANIMER INTRODUCTION

24 Associations de commerçants : mode d emploi > créer & modifier DÉPOSER VOTRE DÉCLARATION Cette déclaration se fait à la Direction Départementale de la Cohésion Sociale (DDCS) Qui? Le signataire du dépôt de la déclaration doit être l une des personnes en charge de l administration de l association ou le mandataire qu elle aura désigné. Comment? Deux formulaires Cerfa sont à votre disposition, l un pour déclarer votre association (Cerfa n 13973*03), l autre pour transmettre la liste des personnes en charge de l administration (Cerfa n 13971*03). Doit y être joint un exemplaire de vos statuts associatifs signés et paraphés par au moins deux personnes chargées de l administration de l association. La déclaration de l association peut aussi être adressée par lettre recommandée. BOÎTE À OUTILS À retrouver sur votre clé USB : «Check list création d une association» «Modèle de statuts commentés» «Liste des membres du bureau» «Liste VIP à inviter» «Modèle invitation constitution» «Modèle compte-rendu AG» Quoi? La déclaration contient nécessairement : Le titre de l association tel qu il figure dans ses statuts, éventuellement suivi de son sigle L objet de l association L adresse du siège social Les noms, professions, domiciles et nationalités des personnes en charge de l administration Un exemplaire des statuts signés par au moins 2 personnes en charge de l administration Un compte-rendu (souvent appelé procès verbal) de l assemblée constitutive, signé par au moins 1 personne en charge de l administration La liste des associations membres (en cas d union ou de fédération d associations) comprenant le titre, l objet et le siège de chacune d entre elles Un récépissé de déclaration est délivré dans un délai de cinq jours. DEMANDER UNE INSERTION AU JO La demande d insertion de la déclaration au Journal Officiel se fait lors de la déclaration de création de l association, à l aide du formulaire Cerfa n 13973*03. Au bout de deux à trois semaines, la direction du Journal Officiel envoie à l association le numéro contenant l extrait de déclaration. À partir de ce moment-là, l association est «rendue publique» et devient une personne morale légalement constituée et inscrite au répertoire national des associations (RNA). 24

25 MODIFIER, DISSOUDRE UNE ASSOCIATION MODIFICATION DES STATUTS Au cours de son existence, votre association évoluera (nom, but, adresse), son équipe (bureau, conseil d administration) se renouvellera. Chaque modification statutaire, chaque changement dans l équipe de responsables, devra être déclaré à la DDCS. Contenu de la déclaration : le formulaire Cerfa n de modification d une association, un exemplaire du compte-rendu de l AG extraordinaire qui entérine la modification des statuts, un exemplaire des statuts de l association mis à jour et signés par au moins deux dirigeants, une enveloppe timbrée à l adresse du (ou de la) président(e) (ou de la personne chargée de la déclaration). DISSOLUTION Cette démarche, vivement conseillée sans être obligatoire, permet aux dirigeants de l association de clôturer l activité de la structure de manière définitive plutôt que de risquer la cessation de paiement ou le dépôt de bilan. Contenu de la déclaration : le formulaire Cerfa n de modification et dissolution d une association un exemplaire du compte-rendu de l AG extraordinaire qui entérine la dissolution et, au besoin, la décision de transférer l actif restant à une (ou plusieurs) association(s), un exemplaire des statuts de l association mis à jour et signés par au moins deux dirigeants, une enveloppe timbrée à l adresse du (ou de la) président(e) (ou de la personne chargée de la déclaration). 25 À RETENIR Le non respect de ces déclarations, qui doivent être effectuées dans les trois mois suivant la prise de décisions, est passible d amendes. À RETENIR Pour en savoir plus, vous pouvez contacter le greffe des associations qui relève de la Direction Départementale de la Cohésion Sociale (DDCS) à Bordeaux À RETENIR L annonce (non obligatoire) à faire paraître dans le Journal Officiel des associations est gratuite et le fait d officialiser cette disparition auprès des tiers vous permettra de limiter votre responsabilité en tant que responsable associatif. Il vous faudra néanmoins conserver les archives de votre association en cas de recherche sur des événements antérieurs. BOÎTE À OUTILS GÉRER CRÉER & MODIFIER COMMUNIQUER ANIMER INTRODUCTION

26 Associations de commerçants : mode d emploi > gérer 26

27 GÉRER Gérer une association c est aussi assurer son fonctionnement juridique, gérer les adhésions et leur renouvellement, organiser les assemblées générales annuelles, réunir son conseil d administration régulièrement et s assurer que le bureau et le président de l association ont bien reçu les mandats nécessaires à leur activité. Le fonctionnement de chacune de ces instances nécessite une préparation soignée : envoi des convocations et de l ordre du jour en temps et en heure et en respectant les règles prévues dans vos statuts ou votre règlement intérieur préparer vos réunions (qui doit participer? qui prend part aux votes? comment sont prises les décisions quorum, pouvoirs, majorité?) faire un relevé des décisions actées et diffuser les comptes-rendus aux personnes concernées Modalités de fonctionnement 28 Les ressources d une association 31 Assurances, Fiscalité et Comptabilité 32 Les partenaires d une association BOÎTE À OUTILS GÉRER CRÉER ET MODIFIER COMMUNIQUER ANIMER INTRODUCTION

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