Réunion BENEVOLES MEZIN FETES LES ECRIVAINS - 12 juin /05/2016

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1 Réunion BENEVOLES MEZIN FETES LES ECRIVAINS - 12 juin /05/2016 Sont présents : Sébastien, Dany, Marinette, Catherine, Anne, Marianne, Jacqueline (bévévole bibliothèque), Martine. Sont excusées : Françoise, Marijo, Christiane Artigalas Sont également participants au festival les associations Tiboud'chemin, Lea et l'asso des parents d'élèves Désistement : Marinette ne sera pas là le 12 juin, elle est remplacée par Catherine pour la lecture du texte de Laure Mezarigue (à la fois le 27 mai et le 12 juin). Catherine se chargera aussi d'accueillir et de chouchouter les auteurs et artiste, tâche qui était dévolue à Marinette. Françoise Capin aura en charge tous les contacts avec la municipalité de Mézin : demande d'arrêtés municipaux (dès que possible), vérification du nombre de tables et chaises dans la cabane, réservation et contrôle des jardins, des gîtes municipaux, des barrières, des panneaux routiers, sono, branchements électriques au jardin, tables et chaises avec M. Villa. samedi matin : installation de la salle Albinet pour le buffet et des 3 gîtes municipaux avec Christiane Christiane Artigalas samedi matin : installation de la salle Albinet pour le buffet et des 3 gîtes municipaux avec Françoise apporte une cafetière de 8l le dimanche matin (café sera offert) mais ne sera pas là durant la journée Tiboud'chemin Assure les ateliers de 11h à 12h et de 14h à 16h Lea assure la tombola toute la journée (sauf entre midi et deux heures) APE stand de ventes de gâteaux toute la journée Marianne Desroziers aussure les relations avec les auteurs, les libraires, les écoles, la presse (communiqués) coordonne tous les partenaires anime les rencontres discours à midi Dany Moreuil assure avec Dany Dubarry la fourniture de 2 tonnelles et avec Marinette la fourniture de la 3ème tonnelle (apportée le samedi chez Dany) Sébastien (bibliothèque) assure la communication sur le site de la BDP et avec Sandra de l'office de tourisme de Mézin.

2 Marianne lui enverra par mail affiche et flyer Anne fait une affiche pour le 27 mai (avec les infos transmises par Marianne le 14 mai) et Sébastien en imprime deux ou trois (au moins pour la bib et l'o.t.) Besoins encore à couvrir Au moins 20 coussins et couverture, fournis par Catherine, Anne, Marinette, Martine apporte un tapis de pique-nique et un tapis yoga Parasols? A réaliser et à installer par Martine (avec aide William pour matériaux, outils, conception et installation le matin si besoin): banderoles et panneaux banderoles sur draps "Coin Lecture", "Coin Enfants", "Coin Librairie", 2 panneaux indiquant les rendez-vous sous chacune des tonelles lectures et enfants "les enfants sont sous la responsabilité des parents", banderolle de l'an passé à remettre sur le kiosque en bois à l'entrée. Panneau restaurant qui indique la direction à la sortie des jardins. Deux panneaux aux entrées de la ville (avec l'affiche sur support rigide) avec dessous des flèches de préférence fluo avec direction Jardins Paysagers Indication du parking des écoles (allées Vigier) avec flèches aux deux entrées

3 Campagne d'affichage 250 affiches et 1000 flyers A prendre lors de la soirée lecture du 27 mai. Distribution la semaine du 30 mai au 4 juin. En premier : bibliothèques, librairies, office du tourisme, mairie, tous les lieux culturels (cinéma, musées, galeries d'art, salle de concert). Puis : toutes les boutiques ayant une vitrine donnant sur des rues passantes ou il y a du passage (épiceries, coiffeuses, magasin de vêtements, café, etc.), les supermarchés avec panneaux d'affichage... Si possible aussi (voir avec chefs d'établissement) : les écoles, collèges, lycées. SI VOUS NE METTEZ PAS TOUTES LES AFFICHES ET NE DISTRIBUEZ PAS TOUS LES FLYERS, MERCI DE BIEN VOULOIR LES RAPPORTER A MARIANNE! Entre parenthèses le nombre d'affiches, nb de flyers à voir ensemble Marianne et Françoise Condom (25), Francescas (3), Moncrabeau (2) Lavardac (10), Barbaste (5) Valence sur Baïse/ Auch (18) Réaup/Durance/Fargues (5) Casteljaloux (20)/Marmande (20) Marianne : écoles maternelles et primaires et collège de Mézin (4) Dany et Anne Secteur Mézin (20), Poudenas/ Sos/Ste Maure de Peyrac (5) Catherine et Marinette (25) Secteur Nérac Catherine seule (15) Agen (le secteur piétonnier) et la bibliothèque/médiathèque (en face préfecture), le centre culturel André Malraux et la médiathèque de Boé Sebastien (15) Montréal, Fources, Gondrin Anne (4) Abbaye Flaran Lectoure (Marion) Suzanne Max (30) Barbotan, Gabarret, Eauze, Cazaubon

4 Invitations à lancer le 30 mai le 3 juin au plus tard Martine assure le mailing général avec rappel de l'obligation de réserver aux 7 princes Françoise assure le courrier papier aux édiles Marianne invite les journalistes, écrit un article pour la soirée du 27 mai (envoyé le 15 mai), leur envoie le dossier de presse (sur demande) Catering Avant-Goût du festival, vendredi 27 mai à 18h30 à la bibliothèque 18h45 : RDV avec les lecteurs (Philippe, Martine, Catherine, Marijo) et Marianne pour répétitions Boisson -vin rouge et rosé et verres en verre fournis par Sébastien apporter des carafes (Dany, Sébastien) Anne fournit une quiche Marianne fournit une pizza Catherine des amuse-gueules au fromage en pâte feuilletée Françoise fournit serviettes + assiettes et gobelets plastiques du Crédit Mutuel Accueil public à 18h30 par Sébastien, présentation et lecture par Marianne Dany et Catherine font le service du samedi soir Clôture à 20h30 Ménage par tous sous la responsabilité de Sébastien. Pot d'accueil des écrivains le samedi soir 11 juin à l'espace Albinet à 18h30 Françoise et Christiane : préparation salle matin Marianne : pizza, muffins au fromage Françoise : omelette aux asperges Dany : vin rouge Anne : 3 l de vin blanc (apporté le matin à l'espace Albinet, s'il reste du vin le garder pour le lendemain? : se coordonner avec Françoise pour les horaires) Dany et Françoise : service buffet Marianne et Françoise : nettoyage salle Dîner aux 7 Princes vers 20h30 (à réserver auprès de Marianne si intéressés) (absents le 11: Marijo, Anne, Martine, Sébastien, Catherine)

5 Journée du dimanche 12 juin aux jardins paysagers En cas de pluie, Espace Albinet réservé A apporter : Catherine apporte des draps pour tables libraire, Suzanne, APE et ateliers et petit frigo (si possibilité de se brancher) Dany : nappe tulipe Françoise : clés, petite table (pour rencontres avec auteurs animées par Marianne et Temps du Conte à 16h), flyers EDF pour les enfants (à disposer au coin enfants), matériel Crédit Mutuel (rouleau nappe, verre, assiettes, serviettes, grande banderole), les enveloppes auteurs/artistes/ tibou/lea (tickets repas et éventuellement défraiements) Martine : panneaux et banderolles (à créer et installer) Marianne : petites bouteilles d'eau à vendre, biscuits apéro, biscuits auteurs, lots tombola, dessins expo enfants école maternelle plus de quoi l'accrocher (fil à linge), colle et feuilles de couleur pour Atelier Tibou, tickets de tombola, livres des éditions de l'abat-jour Libraire devrait apporter deux kakémonos (à installer par Martine), marque-pages (à mettre à disposition du public à l'accueil) des Librairies Atlantiques APE : leur demander d'apporter leur parasol Responsables : Françoise : toutes les clés (cabane avec chaises et tables, gîtes municipaux, espace Albinet, etc.), référente pour tous les partenaires (LEA, Tiboud'chemin, A.P.E.) Martine : affichage et panneaux Catherine : référente pour les auteurs et artistes (13 personnes) Anne : apéro Dès le matin Anne, Tanguy, William et Franck (le frère de Marianne) installent barrières sur le parking puis chaises et tables. Dany supervise l'installation des tonnelles par Raphaël aidé de Tanguy Accueil des auteurs sur le site (café, eau, petits gâteaux fournis par l'asso) et le chouchoutage toute la journée de 10h à 18h par Catherine Accueil du public, avec distribution de flyers, comptage des entrées, vente eau (et de café?) rappel qu'au restaurant il faut réserver pour le repas de midi. 10h-12h Françoise Dauba (à confirmer) 12h-15h Marijo 15h-17h Anne/Tanguy/Jacqueline 17h-18h Martine Annonces au micro Sébastien de 11h à 18h15 en lien avec Marianne Apéro à 11h50 La coop de Mézin fournit le vin conservé au frais à aller chercher vers 11h30 par Tanguy Préparation tables : Anne et Jacqueline (et Sébastien si besoin) Service : Tanguy/Anne (et Sébastien si besoin) L'asso fournit les chips et autres biscuits apéro Avant d'aller manger : débarrasser les tables Discours de Marianne, du maire et du conseil départemental -15mn max

6 15h45 : coup de main de Martine (si besoin) pour l'installation du temps du conte (petite table, chaises, coussins, fléchage au sol), voir avec Angèle et Olivier, les conteurs (coin enfants). A 16h : coup de main de Franck et William à Hervé et Isabelle pour l'installation du piano et des élements du décor (coin lectures) 18h : tirage au sort de la tombola, trouver un enfant comme main innocente, Sébastien annonce les gagnants au micro Rangement final à 18h 15 Retour barrières, par Tanguy, Sebastien and Co Démontage des toiles sous la houlettte de Dany par Raphaël, Tanguy, Sébastien and Co Retour des tables et chaises par Anne et Tanguy, Retour coussins et tapis par Martine Contrôle propreté du lieu et vérification de tout le matériel mairie (chaises, tables, sono, clés des gîtes municipaux, clés cabane, clés espace Albinet) par Françoise ************************* Numéros de téléphone : Marianne Desroziers : et