Manuel de l agent de voyages. Édition Résolution 818g

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1 Manuel de l agent de voyages Édition Résolution 818g En vigueur le 1 er juin 2011

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3 Manuel de l agent de voyages Édition Résolution 818g En vigueur le 1 er juin 2011 International Air Transport Association Montréal Genève

4 Avis LIMITE DE RESPONSABILITÉ. Toutes les informations contenues dans la présente publication sont sujettes à des révisions constantes afin de répondre aux exigences et/ou aux nouvelles règlementations gouvernementales. Aucun lecteur ou abonné ne devrait agir sur la base des informations fournies sans consulter les lois et les règlements en vigueur et/ou consulter un professionnel qualifié. L International Air Transport Association (IATA) a de bonne foi réuni des informations pertinentes mais elle ne peut être tenue responsable pour aucun dommage et/ou perte subis à cause des erreurs, des omissions, des fautes d imprimerie ou même d interprétations contenues dans cette publication. De plus, l IATA déclare expressément qu elle se dégage de toute responsabilité à l égard de toute personne, qui a acheté ou non cette publication, en ce qui a trait à toutes les informations fournies et/ou omises, et des conséquences directes ou indirectes pour toute personne se fiant aux informations dans cette publication. Manuel de l agent de voyages Édition Résolution 818g Ref. No: ISBN International Air Transport Association. Tous droits réservés. Montréal Genève

5 AVANT-PROPOS «DE L'ADMINISTRATEUR DES AGENCES» Bienvenue à l'édition 2011 du manuel de l'agent de voyages, qui contient le texte actuel des résolutions adoptées par la Conférence des Agences de Passagers s'appliquant aux agents accrédités IATA. Cette publication est généralement annuelle et la loi exige qu'elle soit fournie à tous les agents accrédités IATA. Les résolutions adoptées par la Conférence des Agences de Passagers et les critères établis au niveau local, dont l'ensemble fait partie du Contrat des agences de ventes aux voyageurs, figurent aux Sections 2 et 3 de ce Manuel. Les règles et les critères contenus dans les Sections 2 et 3 sont obligatoires et doivent être respectées par les Agents participant au Programme dans le pays ou la région régie par ces règles. Il est recommandé au Directeur de chaque agence autorisée, après réception d'un exemplaire de ce Manuel, de le diffuser au personnel chargé de la vente de titres de transport internationaux et de l'émission des billets. Certains points du Manuel complèteront les connaissances des Agents de voyage et leur permettront une plus grande efficacité, à l'avantage de leur employeur et d'eux-mêmes. Le Programme d'agence est soumis à des révisions constantes et fait l'objet d'un dialogue continu entre les compagnies aériennes et les agents. Le résultat en est que des ajustements et des améliorations sont introduits afin que le programme maintienne son intérêt pour les besoins de l'industrie de ce secteur du marché. Les changements apportés à ce manuel intègrent les amendements apportés en 2010, dont un résumé est offert au paragraphe Aspects Fondamentaux ci-dessous. J'aimerais rappeler que les résolutions contenues dans ce Manuel ont été écrites en anglais et ont été traduites au francais pour ce Manuel. S'il est vrai que l'on essaie de traduire le plus précisément possible, il se peut qu'íl se produise un désaccord entre la version originale en anglais, contenue dans le Manuel de Résolutions de la Conférence de l'agence du Passager, et la version traduite dans ce livre. Dans tous les cas, vous devez vous rapporter à la version originale en anglais. Le site web AgentHome (www.iata.org/agenthome) fournit un grand nombre d'informations à l'attention des Agents accrédités IATA. En supplément aux résolutions de la Conférence des Agences de Passagers indépendants, les Agents peuvent également télécharger des copies des principales publications (Manuel de l'agent de voyages, Manuel BSP pour Agents) ainsi que d'autres documents de référence. Administrateur des Agences ( EN VIGUEUR LE 1 er JUIN 2011 i

6 Manuel de l'agent de voyages ASPECTS FONDAMENTAUX Résolution 800f Critères financiers d'évaluation des agences Amendements divers apportés à la résolution afin de conformer à l'exigence de se prêter à des révisions financières annuelles. Résolution 818a Agent Acrédité Europe Section 10 : dispositions relatives aux défauts techniques supprimées. Résolution 818g Règles du programme des agences passage Zone d'application modifiée pour inclure plusieurs nouveaux pays qui ont migré depuis d'autres versions de la Réglementation des Agences de Vente. Amendements divers supprimant les références obsolètes aux Plaques d'identification du transporteur et aux plaques de validations (AVP) et mettant à jour les dispositions relatives aux Titres de transport standard, à la sécurité et au contrôle des stocks pour refléter l'environnement de billetterie 100 % électronique actuel. Amendements divers obligeant les agents à payer dans la devise indiquée sur le billet et facturée à l'agent. Nouveau texte intégré à la Section 7 traitant des conséquences d'une incapacité de payer dans la devise de facturation. Plusieurs changements rédactionnels visant à clarifier les réexamens par le Commissaire aux Agences de voyages. Section 1 : nouveau texte clarifiant les paiements effectués après défaut de l'agent, conformément à une caution bancaire, un certificat d'assurance ou à toute autre forme de garantie. Section 14 : insertion d'une nouvelle disposition autorisant des pénalités de 10 % en cas de retard de paiement des droits annuels. Annexe «A», Section 1 : (1) amendements de la résolution relative au règlement en souffrance ou non honoré pour obtenir de l'administrateur des Agences qu'il informe les Compagnies aériennes BSP immédiatement et simultanément lors de l'envoi d'une demande de paiement ou d'un Avis d'irrégularité à l'agent. (2) Amendement des dispositions d'irrégularité suite à l'action de PAConf/32 visant à supprimer les irrégularités techniques de la réglementation. Résolution 820e Conduite des réexamens par la Commissaire aux Agences de Voyages Plusieurs changements rédactionnels visant à clarifier la compétence de la Commissaire aux Agences de Voyages, à préciser la norme pour une demande de recours interlocutoire et la norme d'attribution du recours demandé. Résolution 850m Emission et traitement des mémos de débit d'agence (ADM) Section 1 : nouvelle disposition établissant que les ADM doivent être précis quant à la raison motivant un débit. Section 3 : nouveau texte ajouté pour englober les remboursements dans la procédure ADM, sans subir la contrainte du délai actuel. Résolution 850p Sécurités financières Préambule : texte amendé afin de définir les formes acceptables de sécurité. Résolution 852 Désignation et sélection des compagnies aériennes délivrant des titres de transport Section 1 : suppression de références obsolètes aux STD manuels. ii EN VIGUEUR LE 1 er JUIN 2011

7 Avant-propos Résolution 866 Définitions des termes utilisés dans les Résolutions du Programme des Agences de Passagers Plusieurs ajouts, suppressions et amendements apportés aux définitions. SIGNES DE REFERENCE UTILISES POUR LES RESOLUTIONS Les symboles suivants placés en regard d'un sujet indiquent des changements intervenus depuis la précédente édition : Symbole Signification adjonction d'un nouveau point modification d'un point suppression d'un point LAISSEE INTENTIONNELLEMENT EN BLANC figurent parfois à la place d'un paragraphe ou d'un alinéa. Cela signifie généralement que la disposition en question a été supprimée. Il a donc été possible d'éviter de reprendre la numérotation des dispositions suivantes, facilitant ainsi la résolution des problèmes consécutifs de modification des références croisées dans les autres Résolutions. EN VIGUEUR LE 1 er JUIN 2011 iii

8 Manuel de l'agent de voyages TABLE DES MATIÈRES Page Section 1 Information pour les Agents Procédures d'accréditation et de nomination... 1 Changements dans une agence: accord préalable de l'iata... 3 Section 2 Les résolutions adoptées par la Conférence des Agences de Passagers Cette section fait partie du contrat entre les Agents de Voyage et les Membres de la IATA Résolution 800a Formulaire à remplir lors d'une demande d'accreditation en qualite d'agent de vente de passages de l'iata f Critères financiers d'évaluation des agences o Agent de voyages en ligne z Billetterie électronique a Agent Accrédité Europe g Règles du programme des agences passage Section 1 Le conseil mixte pour le programme des agences (APJC Agency Programme Joint Council) («Le Conseil») Section 2 Qualifications pour l'agrément Section 3 Procédures Section 4 Émission de titres de transport standard Section 5 Application de normes minimales de sécurité pour les installations et les systèmes Section 6 Communication des ventes et règlement Section 7 (Laissée intentionnellement en blanc) Section 8 Conséquences du default de paiement Section 9 Conditions de paiement de commission et autre rémunération Section 10 Changement de propriétaire, de statut juridique, de nom ou d'adresse Section 11 Réexamens effectués par le commissaire aux agences de voyages Section 12 Arbitrage Section 13 Mesures affectant la situation de l'agent Section 14 Droits d'agence Section 15 Dédommagement et renonciation Annexe A Sommaires Annexe B Notification de changement Annexe C Bordereaux et Exceptions de Paiement d Bureau du commissaire de l'agence de voyages e Conduite des réexamens par le commissaire aux agences de voyages Code numérique IATA Contrat d'agence de vente de passages (version II) a Application du terme commission d Emission de recus d'acompte par les agents r Remboursement des agents s Respect des normes minimums de sécurité Dispositions applicables pour dedommagements... 68

9 Table des Matières Résolution Page 828 Réglement des montants encaissés au titre des tarifs spéciaux requérant un paiement total ou partiel à l'avance a Conséquences de la violation des procédures de billetterie et de réservation d Procédures de réservations à l'usage des agents agréés automatisés Modification des documents de transport par les agents Agent de réseau Annexe A Émission de billets pour ventes directes sur sites WEB de compagnies aériennes pour le compte d'agents e Systèmes de règlement pour l'industrie m Emission et traitement des mémos de débit d'agence (ADM) p Sécurités financières Désignation et sélection des compagnies aériennes délivrant des titres de transport a Conseil conjoint global de programme d'agence Passager Réunions consultatives des agents et compagnies aériennes associés Définitions des termes utilisés dans les Résolutions du Programme des Agences de Passagers Agrément général (Nomination par) Tarifs réduits pour agents accrédités de vente de passages a Carte d'identité IATA pour l'agent de voyages Annexe A Reconnaissance et acceptation de la carte d'identité IATA pour l'agent de voyages Annexe B Pays dans lesquels la carte d'identité IATA pour l'agent de voyages est en circulation Annexe C Formulaire de demande Tarifs réduits pour les délégués assistant aux réunions conjointes de l'industrie Voyages de groupes organisés par les compagnies membres pour la formation professionnelle des agents accrédités pour la vente de passages a Tarifs réduits pour agents (Passages) (Examens de qualification professionnelle IATA/UFTAA) p Billets à tarif réduit pour les personnes appelees officiellement à se rendre à une audience du commissaire aux agences de voyages Règles relatives aux opérations de ventes sur cartes Divulgations relatives aux prises de position adoptées lors des réunions de l'iata a Fournisseurs de services électroniques de réservations Section 3 Accréditation et maintien de l'agrément des agents Cette section fait partie du contrat entre les Agents de Voyage et les Membres de la IATA Critères Locaux

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11 Procédures d'accréditation et de Nomination PROCÉDURES D'ACCRÉDITATION ET DE NOMINATION La réglementation applicable en matière d'agrément, d'accréditation et de maintien en Liste des Agents est définie de façon détaillée dans les Résolutions de l'iata, telle que reproduite dans le présent manuel. Un bref aperçu de cette réglementation est présenté ci-après en guise d'introduction. REGLEMENTATION APPLICABLE AUX AGENTS DE VENTE La Réglementation des Agences de Vente de l'iata régit les relations entre les Agents Accrédités IATA et les Compagnies Membres. Cette Réglementation définit les droits et les obligations des deux parties ainsi que les procédures applicables aux agents souhaitant obtenir leur accréditation auprès de l'iata pour la vente de passages aériens internationaux. STATUT DE L'AGENT ACCREDITE IATA Un Agent Accrédité IATA est un agent de vente de passages dont le nom figure sur la Liste des Agents conformément à la Réglementation en vigueur. Les Agents dûment nommés par les Compagnies Membres reçoivent une commission pour la vente de transports aériens internationaux de passages. DEMANDE D'ACCREDITATION Toute personne ou organisation peut devenir un Agent Accrédité en présentant une demande sous forme de réponses à un questionnaire. Des exemplaires de ce questionnaire et tous renseignements peuvent être obtenus comme suivant: L'Afrique et Moyen-Orient Visitez notre portail de nos Services Clients en ligne à L'Amerique International Air Transport Association 703 Waterford Way Suite 600 Miami Florida United States of America Asie et Pacifique Agency Accreditation Services, Asia/Pacific International Air Transport Association 111 Somerset Road #14-05 Triple One Somerset Singapore Asie du Nord International Air Transport Association Agency Services Office 3F East Tower, World Financial Center No. 1, Dongsanhuang Zhong Road Chaoyang District Beijing People's Republic of China Tel: Fax: Europe Agency Accreditation Services IATA Service Centre Europe Torre Europa Paseo de la Castellana 95, 5th Floor Madrid Spain SUITE DONNEE AUX DEMANDES D'ACCREDITATION Tout candidat reconnu comme Agent Accrédité IATA peut en conséquence être habilité à représenter les Compagnies Membres s'il répond aux qualifications et critères énoncés dans la Réglementation des Agences de Vente de l'iata et s'il souscrit un Contrat d'agence de Vente (Passages). Tout candidat dont la demande d'agrément n'est pas approuvée est informé des raisons du refus. Il peut alors demander à ce que cette décision soit reconsidérée ou fasse l'objet d'un réexamen. Aucune limite n'a été fixée quant au nombre de demandes pouvant être présentées. CODE NUMERIQUE Tout Bureau Agréé d'un Agent Accrédité se voit attribuer un code numérique individuel par l'iata et est inscrit sur la Liste officielle des Agents IATA. Les Compagnies Membres de l'iata sont libres de choisir leurs Agents parmi ceux figurant sur cette Liste. Les Compagnies Membres participant au Plan de Facturation et de Règlement (BSP Billing and Settlement Plan) peuvent ensuite, si elles le souhaitent, déposer auprès de ces Agents leurs Plaques d'identification. Les Documents de Transport Standard du BSP sont fournis à l'agent directement par la IATA. Les Compagnies Membres qui peuvent déposer directement auprès de leur Agent leurs propres documents de transport. QUALIFICATIONS ET CRITERES Certains critères minima doivent être satisfaits pour qu'une demande d'accréditation soit retenue. L'accréditation IATA ne sera pas accordée aux candidats qui ne satisferont pas à ces critères. Ces critères devront également être respectés de façon continue pour que l'agent soit maintenu sur la Liste des Agents IATA. Il s'agit des critères suivants : EN VIGUEUR LE 1 er JUIN

12 Manuel de l'agent de voyages Immatriculation/Licence Direction L'entité commerciale et/ou ses propriétaires et dirigeants Aucune personne occupant un poste de direction ou doivent disposer de l'immatriculation officielle et/ou de la détenant un intérêt financier ou une position-clé dans licence d'exploitation requise(s). l'entreprise ne devra avoir été responsable ou avoir eu des intérêts financiers ou avoir occupé un poste de Personnel direction chez un Agent qui a été radié de la Liste des Agents ou se trouve sous le coup d'une déclaration en Le candidat doit disposer d'un personnel compétent et défaut de paiement et qui est endetté auprès de Compaqualifié capable de vendre du transport aérien internatio- gnies Membres, ou dans une agence dont les dettes nal et d'émettre correctement des titres de voyage commerciales ont été effacées, en totalité ou en partie, électroniques et de les communiquer au BSP. par le recours à une caution ou une garantie bancaire; néanmoins, le candidat pourra être agréé si le Directeur Finances des Services des Agences estime que cette personne n'a pas contribué aux actes ou aux omissions qui ont été à Seules les compagnies et sociétés dont la situation l'origine de cette radiation ou de la mise en défaut de financière est saine seront approuvées. paiement, ou s'il estime que le candidat est digne de confiance et qu'il se conformera aux termes du Le candidat doit fournir des états financiers préparés Contrat d'agence de Vente et autres Résolutions de la indépendamment, conformément aux pratiques compta- Conférence. bles locales. Afin d'obtenir une évaluation satisfaisante, il pourra être demandé au candidat de fournir de plus amples informations ou une garantie financière supplémentaire sous forme de recapitalisation et/ou de caution bancaire ou de certificat d'assurance ou de garantie. Pour de plus amples informations concernant les critères financiers et autres, se reporter à la Section 3 de ce manuel. Locaux Le candidat doit être identifié en tant qu'établissement commercial d'agent de voyages conformément au droit applicable. L'Agence et/ou l'établissement commercial ne devra pas être identifié comme, ou représenter, le bureau d'une compagnie aérienne ou d'un groupe de compagnies aériennes ni porter le même nom qu'un Membre de l'iata ou qu'une Compagnie membre de l'iata. Le lieu où l'activité commerciale est exercée ne doit pas être un local conjointement occupé avec une compagnie aérienne ou un Agent général de ventes d'une compagnie aérienne. Sécurité Le candidat s'engage à protéger suffisamment son entreprise et le stock de Titres de transport standard qu'il détient, conformément aux dispositions énoncées dans la section 5 de la résolution 818g. Ethique commerciale Le candidat, son personnel de direction, ses principaux actionnaires (ou toute autre personne agissant en leur nom), administrateurs, directeurs ou dirigeants, ne doivent pas avoir d'antécédents faisant apparaître qu'ils se sont rendus coupables de violations délibérées de leurs obligations fiduciaires liées à leur activité professionnelle, ni être sous le coup d'une faillite. Agence générale de ventes Les candidats ne doivent pas être nommés à titre d'agent Général de Ventes par un transporteur aérien pour le pays concerné, ou pour tout secteur de ce pays. (Un Agent Général de Ventes est un agent habilité par une compagnie aérienne à la représenter d'une façon générale en vue de superviser les ventes effectuées sur un territoire déterminé, moyennant une rémunération appropriée). Généralités En ce qui concerne l'émission de Documents de Transport après approbation, l'agent devra observer les dispositions de la Résolution 822 dans la mesure où elles affectent les obligations ou les actes des Agents. Lorsque la législation officielle l'exige, le candidat devra être en possession d'une licence d'exploitation valable. Toutes les déclarations accompagnant la demande d'agrément devront être exactes et complètes. 2 EN VIGUEUR LE 1 er JUIN 2011

13 Changements dans une Agence: Accord Préalable de l'iata CHANGEMENTS DANS UNE AGENCE: ACCORD PRÉALABLE DE L'IATA MAINTIEN DES QUALIFICATIONS ET DES CRITÈRES Il est essentiel qu'un Agent Accrédité IATA maintienne les normes requises pour son accréditation. Un réexamen des qualifications et critères de l'agent peut avoir lieu en tout temps; de même, la situation financière de l'agent Accrédité fait annuellement l'objet d'un réexamen com- plet. Le fait de ne pas présenter, à la date impartie, les documents financiers demandés par la IATA pour lui permettre de procéder à un réexamen de la situation financière de l'agent, constitue un motif suffisant en soi pour procéder au réexamen des qualifications requises pour le maintien de l'agent sur la Liste des Agents. Conformément au Contrat d'agence de Vente (Passages) souscrit par tous les Agents Accrédités par l'iata, un Agent qui envisage de procéder à certains changements au sein de son agence doit en informer l'administrateur des Agences par l'intermédiaire du Bureau de la IATA. Les détails relatifs aux procédures requises en cas de changement de propriétaires, de statut juridique, de dénomination ou d'adresse figurent dans la Réglementa- tion des Agences de Vente. On trouvera ci-après un résumé succint de ces dispositions qui est appelé à aider les Agents à saisir l'importance de notifier à l'iata à l'avance de tout changement auquel ils ont l'intention de procéder. Des formulaires et autres documents requis ainsi que tous renseignements à cet effet peuvent être obtenus auprès du Bureau de la IATA, à qui devra également être adressée toute notification de changement. CHANGEMENTS DE PROPRIÉTAIRES/ D'ACTIONNAIRES OU DE STATUT JURIDIQUE Le Contrat ainsi que le droit à la commission payable aux termes de ce même Contrat ne peuvent être ni attribués ni transférés, intégralement ou en partie, par un Agent Accrédité à toute autre personne ou groupe de personnes, sauf dans les cas prévus par la Réglementation des Agences de Vente. Si un changement de propriétaires (ou d'actionnaires dans le cas de sociétés), ou de statut juridique est envisagé, ce changement devra être notifié 7 jours au moins avant la date à laquelle il deviendra effectif. En outre, une demande d'agrément pour le(s) nouveau(x) propriétaires(s) devra être présentée simultanément afin de faciliter l'approbation dudit changement avant la date à laquelle il deviendra effectif. CHANGEMENTS DE DÉNOMINATION Si un Agent Accrédité souhaite changer de dénomination ou l'appellation d'un de ses Bureaux Agréés, il devra soumettre une demande préalable pour obtenir l'approbation de ce changement. CHANGEMENTS D'ADRESSE Si un Agent Accrédité souhaite changer l'emplacement de l'un de ses Bureaux Agréés, il devra soumettre une demande préalable pour obtenir l'approbation de ce changement. Nota Bene : Le fait de ne pas informer à temps l'iata des changements envisagés risque de remettre en cause votre statut d'agent Accrédité ou celui de Bureau Agréé. EN VIGUEUR LE 1 er JUIN

14 Manuel de l'agent de voyages RÉSOLUTION 800a FORMULAIRE À REMPLIR LORS D'UNE DEMANDE D'ACCREDITATION EN QUALITE D'AGENT DE VENTE DE PASSAGES DE L'IATA PAC1(47)800a(sauf USA) Expiration: Indefinie PAC2(47)800a Type: B PAC3(47)800a Section 2 Renseignements d'ordre général 2.1 L'agrément est-il recherché en qualité de : Bureau Principal? oui non Succursale d'un Agent Accrédité? oui non IL EST DECIDE que le formulaire type suivant devra être utilisé en corrélation avec la Réglementation des Agences Dans l'affirmative : de Vente (Passages) indiquer la dénomination, l'addresse (postale et électronique), le numéro de téléphone et le code numérique IATA du Bureau Principal Agréé par l'iata FORMULAIRE A REMPLIR LORS D'UNE DEMANDE D'ACCREDITATION EN QUALITE D'AGENT DE VENTE DE PASSAGES DE L'IATA Les renseignements demandés ci-après sont exigés par l'iata afin de lui permettre de déterminer si le candidat est apte à figurer sur la Liste des Agents de l'iata. Veuillez répondre clairement à toutes les questions de ce formulaire (dactylographie ou lettres majuscules). Là où la place prévue est insuffisante ou si vous désirez compléter votre réponse et que la place pour ce faire manque, veuillez annexer à ce formulaire les feuillets nécessaires. Veuillez conserver une copie de cette demande pour vos dossiers au bureau concerné. Remarque: Chaque bureau candidat à l'agrément doit faire l'objet d'une demande individuelle. Section 1 Identification du bureau concerné par la demande La succursale est-elle la propriété intégrale de ce Bureau Principal? oui non intégralement gérée par ce Bureau Principal? oui non La présente demande s'agit-elle d'une Agence en ligne (qui n'émet que des billets électroniques)? oui non 2.2 Préciser le statut juridique : propriété unique société en nom collectif 1.1 Dénomination légale : société à responsabilité limitée 1.2 Appellation commerciale, lorsque différente de celle indiquée ci-dessus : 1.3 Adresse complète et numéro de téléphone du bureau concerné par la demande : 1.4 Si la législation de votre pays exige l'inscription et/ou une licence à un registre du commerce, indiquer : le numéro d'inscription ou celui de la licence de l'agence ; la date d'attribution ; autre (spécifier) 2.3 Si votre agence de voyages est la propriété d'une entreprise autre que le Bureau Principal susmentionné, répondre aux questions suivantes concernant l'entreprise mère : Sous quelle dénomination a-t-elle été déclarée et quelle est son adresse? Quelle est son activité principale? Section 3 Renseignements veuillez joindre une copie du certificat officiel financiers concernant l'entreprise d'inscription et/ou une licence ; Le cas échéant, veuillez préciser : 1.5 Date à laquelle le bureau faisant l'objet de la demande a commencé ses activités d'agence de 3.1 Le capital social déclaré de votre société : voyages. 3.2 Le capital versé : 3.3 Le capital versé minimum exigé par la législation de votre pays : 4 EN VIGUEUR LE 1 er JUIN 2011

15 Résolution 800a 3.4 Numéro de TVA : 4.4 En cas de TRUST : 3.5 Veuillez joindre un exemplaire de vos états financiers Type de trust : courants comprenant votre bilan et votre compte pertes et profits certifiés par un expert-comptable ou un comptable Date et lieu d'exécution : agréé Noms du/des bénéficiaires(s) : Quel est le capital du trust Section 4 L'entreprise 4.1 S'il s'agit d'une ENTREPRISE A PROPRIETAIRE 4.5 Si ASSOCIATION: UNIQUE : Type d'association : Nom Date et lieu de constitution : Addresse (postale et électronique) et No de Téléphone et télécopie Noms des membres, fonctionnaires et directeur : % de temps consacré aux activités de l'entreprise Structure du capital et capital versé. En cas d'entité limitée par une caution, préciser la responsabilité (maximum 4.2 S'il s'agit d'une SOCIETE EN NOM COLLECTIF : de chaque membre). Nom et Qualité de l'associé 4.6 Si AUCUN DES CAS CI-DESSUS N'EST APPLI- CABLE, décrivez de façon détaillée le type d'entité Addresse (postale et électronique) et No de Téléphone et commerciale, sa date et son lieu de constitution et les télécopie noms et titres des personnes possédant un intérêt finan- cier ou directorial à l'activité, le type et l'étendue de leur % de temps consacré aux activités de l'entreprise intérêt, leur adresse, leurs numéros de téléphone, fax et leur adresse électronique ainsi que le pourcentage de % de la participation financière temps qu'ils consacrent à l'activité de l'agence. 4.3 S'il s'agit d'une PERSONNE MORALE : Section 5 Détails particuliers Date et lieu de sa constitution : concernant les propriétaires, les directeurs et le personnel de l'agence Nom des actionnaires Veuillez joindre une liste indiquant les noms et Addresse (postale et électronique) et No de Téléphone et l'expérience professionnelle, dans la branche des voyatélécopie ges, des membres du personnel de direction et du % de temps consacré aux activités de l'entreprise personnel employé à plein temps ayant les qualifications et les compétences nécessaires pour la vente de passages aériens internationaux et l'émission de titres de % d'actions détenues transport, en donnant ces informations dans l'ordre Noms et qualités des administrateurs et responsa- suivant : bles Nom du directeur ou employés ; SUD OUEST PACIFIQUE UNIQUEMENT Paragraphes à Fonction ou qualité ; Chaque actionnaire détient-il la totalité du droit d'usufruit des parts? Oui Non Si Non, l'actionnaire détient-il ses parts en tant que propriétaire apparent pour un tiers Oui Non Date d'entrée en sevice au bureau pour lequel l'agrément est demandé ; Nom et adresse du/des employeur/s précédent/s. S'il s'agit d'agents de voyages, indiquer s'ils étaient des Agents Accrédités par l'iata ou non ; Date/s des emplois antérieurs (mois/année) ; Fonctions exercées lors des emplois précédents. Si Oui, donnez des détails. 5.2 Lorsque vous répondrez par l'affirmative à l'une des questions suivantes, indiquez le nom de l'agence ou des Quel est votre: agences ou bureaux impliqués, les relations ou Capital autorisé? l'apparentement entre la/les personnes en question avec l'agence ou les agences, la date de la faillite ou du défaut Capital libéré? de paiement, ainsi que tous les détails pertinents : 1 Ce renseignment n'est pas exigé si votre entreprise est une entité juridique dont les actions sont cotées en bourse ou si elles sont régulièrement négociées en coulisse. EN VIGUEUR LE 1 er JUIN

16 Manuel de l'agent de voyages S'il s'agit d'une entreprise à propriétaire unique, S'il s'agit d'une personne morale, l'un des responavez-vous : sables, administrateurs ou directeurs a-t-il : été impliqué dans une procédure de faillite? été impliqué dans une procédure de faillite? oui non oui non dans l'affirmative, est-il désormais juridiquement et inté- gralement libéré de ses obligations par le tribunal compé- tent? dans l'affirmative, êtes-vous désormais juridiquement et intégralement libéré de vos obligations par le tribunal compétent? oui non oui non été à une époque quelconque administrateur ou été administrateur d'une Agence Agréée par avez-vous possédé des intérêts financiers ou exercé des l'iata ou possédé des intérêts financiers ou rempli des fonctions de direction dans une Agence Agréée par l'iata fonctions de direction dans une telle Agence, qui a été qui a été radiée de la Liste des Agents IATA ou été sous radiée de la Liste des Agents de l'iata ou été sous le le coup d'une déclaration de défaut de paiement et qui coup d'une déclaration en défaut de paiement et qui est est encore endettée envers des Compagnies Membres encore endettée envers des Compagnies Membres de de l'iata, ou dans une Agence Agréée par l'iata dont l'iata, ou dans une Agence Agréée par l'iata dont les les dettes envers les Compagnies Membres de l'iata ont dettes envers les Compagnies Membres de l'iata ont été été couvertes par le recours à une caution ou garantie partiellement couvertes par le recours à une caution ou financière? une garantie financières? oui non oui non été déclaré coupable de violations délibérées été déclaré coupable de violations délibérées d'obligations fiduciaires dans l'exercice de vos activités d'obligations fiduciaires dans l'exercice de ses activités professionnelles? professionnelles? oui non oui non S'il s'agit d'une société en nom collectif ou d'une Section 6 Locaux du bureau faisant association de personnes physiques, l'un des associés ou l'objet de la demande l'une des personnes ayant pouvoir d'agir et de signer au nom de cette entreprise, société en nom collectif ou association, a-t-il/elle : été impliqué/e dans une procédure de faillite? oui non oui non 6.1 Quels sont les jours et heures d'ouverture habituels du bureau? 6.2 Les locaux sont-ils situés dans un aéroport? dans l'affirmative, est-il/elle désormais juridiquement et 6.3 Décrire les moyens par lesquels les locaux sont intégralement libéré/e de ses obligations par le tribunal identifiés comme étant une agence de voyages : compétent? 6.4 Joindre deux photographies du bureau, l'une de l'extérieur, l'autre de l'intérieur. oui non été administrateur d'une Agence Agréée par 6.5 S'il s'agit d'un Agent en ligne, précisez l'url. l'iata ou a-t-il/elle possédé des intérêts financiers ou exercé des fonctions de direction dans une telle Agence Section 7 Sécurité des Documents qui a été radiée de la Liste des Agents de l'iata ou été sous le coup d'une déclaration en défaut de paiement et de Transport qui est encore endettée envers des Compagnies Mem- Lors de l'inspection, il sera demandé aux candidats de bres de l'iata, ou dans une Agence Agréée par l'iata faire la preuve qu'ils satisfont aux conditions requises en dont les dettes envers les Compagnies Membres de matière de sécurité des Documents de Transport, telles l'iata ont été partiellement couvertes par le recours à que communiquées par l'administrateur des Agences ou une caution ou à une garantie financières? le Secrétaire de la Commission d'enquête des Agences. 7.1 Décrire le type d'installations dont vous disposez à l'agence pour conserver votre réserve de fonctionnement été déclaré/e coupable de violations délibérées de Documents de Transport ou autres documents d'obligations fiduciaires dans l'exercice de ses activités comptables. professionnelles? oui non oui non 6 EN VIGUEUR LE 1 er JUIN 2011

17 Résolution 800a Section 8 Autres renseignements oui non Dans l'affirmative, indiquer : 8.1 L'agence est-elle Agent Général de Ventes d'une Compagnie Membre ou d'une compagnie aérienne quel- conque? Le soussigné renonce expressément à toute réclamation, recours, action en justice ou droits de restitution et s'engage à indemniser et à tenir hors cause l'iata ou l'une quelconque de ses Compagnies Membres, leurs responsables, employés, agents ou préposés, pour toute perte, préjudice ou dommage résultant d'une poursuite en diffamation qui serait motivée par une mesure quel- conque prise de bonne foi à la suite de la présente demande, notamment dans l'éventualité où, entre autres, notification serait donnée de sa désapprobation Le nom de la ou des compagnies aériennes : Le soussigné reconnaît et accepte que si sa demande Le champ d'activités : d'accréditation en qualité d'agent de l'iata n'est pas approuvée, il ne pourra prétendre à aucune commission, Le territoire desservi en qualité d'agent Général : rémunération ou dédommagement pour la vente de transport aérien sur les services des Compagnies Mem- 8.2 Fournir les noms des personnes habilitées à signer, au nom du candidat, les pièces en rapport avec les activités courantes de l'agence de voyages : 8.4 Au cas où vous seriez accrédité en qualité d'agent de l'iata, à combien estimez-vous le montant brut des ventes de transport aérien international sur les lignes des Compagnies Membres qui sera réalisé par le bureau faisant l'objet de la demande : durant la première année? durant la deuxième année? 8.5 Votre agence est-elle enregistrée par l'iata comme Agent de Fret? oui non Dans l'affirmative, indiquer la dénomination sous laquelle elle est enregistrée : Code numérique IATA : 8.6 Joindre un spécimen du papier à en-tête de votre agence. Le soussigné certifie qu'à sa connaissance, les déclarations contenues dans la présente demande (ainsi que dans toutes pièces jointes à la demande) sont exactes et véridiques et qu'il est dûment autorisé par l'entreprise identifiée à l'alinéa 1.1 ci-dessus, à faire ces déclarations et soumettre cette demande. bres de l'iata au titre de la période pendant laquelle sa demande aura été en instance. 8.3 Fournir, conformément au formulaire ci-joint, l'état de vos ventes courantes de passages aériens internatio- naux. Le candidat se déclare prêt à payer les frais inhérents à la demande, les frais d'admission et les frais annuels, au montant fixé par la Conférence en consultation avec le directeur général et sur recommandation de l'administrateur de l'agence en vue d'une intégration et d'un référencement dans la liste de l'agence. Dans le cas où la demande est rejetée, les frais d'admission et les frais d'agence annuels initiaux seront reversés au candidat.... (Signature)... (Nom du demandeur)... (Fonctions/Qualité)... (Pays)... (Date) RESERVES GOUVERNEMENTALES SOUTH AFRICA With respect to sales of air transportation in South Africa/ Namibia, IATA Passenger Sales Agents are not allowed to accept a rate of commission in respect of transportation on a non-iata air carrier higher than that which they would receive from an IATA Member. (5.2.80) Il est convenu que la présente demande d'agrément fera partie intégrante de tout contrat d'agence passé avec les UNITED STATES Compagnies Membres de l'iata pour la vente de passa- In Order dated 23 August 1973, the Civil Aeronautics ges aériens internationaux. Board approved Resolution 810q (except USA) (now 800a) subject to the condition that such approval shall not extend to Toute information contenue dans la présente demande agencies located in the United States. sera donc traitée comme confidentielle (à l'exception des renseignements contenus en Section 1). Nonobstant ce qui précède, le requérant autorise l'iata à utiliser et traiter les données contenues dans les sections , 2.2, 4, et pour la production et distribution de bases de données aux autres compagnies aériennes. EN VIGUEUR LE 1 er JUIN

18 Manuel de l'agent de voyages RÉSOLUTION 800f 2.2 Montant requis en Garantie 2.2(a) Le montant doit être calculé sur la base d'une estimation, de la part du candidat, de son fonds BSP de CRITÈRES FINANCIERS roulement de trésorerie au cours de sa première année D'ÉVALUATION DES AGENCES en tant qu'accrédité IATA, avec ajustement en fonction de la «Période Moyenne d'exposition». PAC1(47)800f(sauf USA) Expiration: Indefinie PAC2(47)800f Type: B 2.2(b) Le nombre de journées de la «Période Moyenne PAC3(47)800f d'exposition» doit être compté du début de la période comptable à la date de versement de ladite ou lesdites Il a été DÉCIDÉ que les critères d'évaluation financière période(s), plus une marge de cinq jours. Le résultat doit suivantes menée par les agents serait utilisé comme base ensuite être divisé par 360 jours, puis appliqué à pour la mise en place et/ou la révision des critères l'estimation du fonds annuel de roulement de trésorerie financiers locaux de chaque marché selon les conditions afin de permettre le calcul du Capital de Risque et du locales en vigueur. montant requis en garantie. Si un pays n'a pas élaboré ses propres critères financiers spécifiques, les dispositions de la présente résolution s'appliqueront jusqu'à ce que des critères locaux aient été élaborés et approuvés par la PAConf pour ledit pays. En cas de conflit, de contradiction ou d'incohérence entre les dispositions de la présente Résolution et toute disposition contenue dans la règlementation des agences de vente passagers applicables pour un pays/une zone, les dispositions de la règlementation des agences de vente passagers applicables prévaudront. 1. RÈGLE GÉNÉRALE 2.2(c) L'ISS local examinera le niveau de garantie à la fin des six premiers mois en fonction du Capital de Risque calculé par rapport aux encaissements nets de l'agence au cours de cette période de six mois. Le montant de la garantie augmentera si celle-ci ne suffit pas à couvrir le Capital de Risque. 2.2(d) En conséquence, la proportion de risques sera calculée à l'aide de la moyenne annuelle des ventes au comptant net réalisées sur les 12 mois précédents ou sur une période moindre selon les conditions de marché locales. La proportion requise de garanties sera, quant à elle, ajustée par le directeur IATA si nécessaire. 1.1 Les principes suivants doivent être utilisés comme 3. AGENTS ACCRÉDITÉS AYANT lignes directrices pour le développement des critères COMPLÉTÉ DEUX ANNÉES D'ACTIVITÉ financiers des agents. 1.2 Les Agents devront fournir des comptes financiers pour prouver la solidité de leur statut financier ainsi que leur capacité à demeurer solvables et à régler toute facture. Durant les deux premières années d'activité, un candidat devra également fournir une garantie financière comme indiqué ci-dessous. 1.3 Après deux années d'activité en qualité d'agent accrédité, la position de l'agent accrédité sera appréciée en fonction de ses états financiers vérifiés qui seront évalués comme indiqué ci-dessous. Cette évaluation déterminera le montant (le cas échéant) d'une garantie qu'il conviendra de continuer à fournir. Cette évaluation déterminera (le cas échéant) le montant qui devra être présenté en garantie. Les Agents accrédités qui ont achevé deux années ou plus d'activité sans irrégularité financière (paiement tardif, chèque impayé) au cours des douze mois précédents seront réévalués et le montant de la garantie sera ajusté conformément aux exigences locales. 3.1 Par la suite, l'adéquation de la garantie de l'agent sera réexaminée lors du premier trimestre de chaque année en fonction de l'activité des douze mois précédents. 3.2 Dans tous les cas, les Agents accrédités devront soumettre des états financiers vérifiés pour l'exercice le plus récent, à condition toutefois que la clôture de la période comptable choisie ait lieu avant le sixième mois qui suit la date du deuxième anniversaire. Les pertes et profits doivent porter sur une période d'au moins douze mois. 2. AGENCES AU COURS DES DEUX 3.3 En cas de défaut de paiement des sommes d'argent PREMIÈRES ANNÉES D'ACTIVITÉ dues, il sera demandé aux agents de fournir une garantie bancaire ou une assurance caution autorisée ou caution 2.1 Garantie bancaire ou Assurance-crédit similaire d'un montant égal aux ventes concernées, en accord avec la formule établie localement avant de 2.1(a) A fournir par tous les Agents accrédités pendant les deux premières années d'activité exercée en qualité d'agent accrédité. La garantie ne doit pas être stipulée pour une période limitée : elle doit être à terme indéfini et sujette à une période de préavis de quatre-vingt-dix (90) jours avant annulation. reconsidérer tout rétablissement. 8 EN VIGUEUR LE 1 er JUIN 2011

19 Résolution 800f 4. CRITÈRES RECOMMANDÉS POUR L'ÉVALUATION DES ÉTATS FINANCIERS VÉRIFIÉS DE L'AGENCE 4.1 Principe Général 4.1(a) L'Agence doit disposer d'avoirs Nets 4.1(b) La valeur des Avoirs Nets doit excéder la somme des Dettes à Long Terme et autres Passifs à Long Terme 4.1(c) Le montant des Actifs Nets Circulants doit excéder le Capital de Risque Au passif à court terme, on ajoutera la somme des Passifs à Long Terme en excédent des Avoirs Nets La différence des Avoirs Circulants sur le Passif à Court Terme (les Actifs Circulants Nets) doit être supérieure au Capital de Risque (moyenne des encaissements annuels nets multipliée par le nombre de journées de la Période d'exposition). La somme à rajouter aux Actifs Circulants Nets pour arriver à hauteur du Capital de Risque doit être couverte par une garantie : l'agence concernée devra fournir ladite garantie dans les trente (30) jours à compter du jour où elle recevra notification du montant demandé. 4.2 Avoirs Nets 5.1 Sauf dans le cas de sociétés de capitaux pour lesquelles les actions font l'objet de négociations constan- tes sur un marché des titres officiellement établi, toute notification adressée au département d'accréditation concernant un changement relatif aux titres de propriété ou un changement de contrôle devrait être communiquée dès que le changement a été accepté et, dans tous les cas, sous 7 jours avant que le changement ne devienne effectif. Par la suite, il devra être étayé par des états financiers vérifiés au moment du changement de contrôle pour enregistrement dans les soixante (60) jours à compter du changement de contrôle. 4.2(a) Le marché doit utiliser les avoirs nets. Les rapports financiers soumis à un audit récent (signés/certifiés selon les exigences locales), qui doivent être reçus dans les 6 mois qui suivent la fin de la dernière année comptable de l'agent concerné, doivent indiquer un solde positif pour les fonds des propriétaires/actionnaires. Lors du calcul des avoirs nets, des ajustements doivent être effectués de manière à remettre les valeurs suivantes à zéro : 4.2(a)(i) Le solde des actifs incorporels, y compris fonds commercial; 4.2(a)(ii) Tous les coûts de recherche et de développement non amortis; 4.2(a)(iii) La valeur de tous les investissements non engagés; 4.2(a)(iv) Tous les actifs engagés; 5. TRANSFERT DE TITRE 5.2 Si lesdits comptes ne sont pas présentés dans les délais, l'agence sera traitée de la même façon qu'une Agence dont l'agrément est récent : il lui sera donc demandé de fournir, dans les trente (30) jours, une garantie qui couvre le Capital de Risque. 4.2(a)(v) Toutes les pertes commerciales sur l'exercice 6. CHANGEMENTS DE CLÔTURE DE financier en cours. L'EXERCICE COMPTABLE 4.2(b) Les Avoirs Nets doivent être supérieurs à la somme des Dettes à Long Terme et autres Passifs à Long Terme. Long Terme signifie ici une échéance de plus de douze mois après la fin de l'exercice financier. 6.1 Toute notification adressée au département d'agrément relativement au changement de fin d'exercice sans qu'il y ait transfert de titre donnera lieu à un examen de la position financière de l'agence afin d'établir si une garantie financière est requise. 4.3 Actifs Circulants Nets 6.2 L'Agence devra au moins soumettre un état vérifié de Les Actifs Circulants doivent excéder la somme des l'actif et du passif sur les douze (12) mois depuis la éléments de passif à court terme. Les éléments suivants dernière date de fin d'exercice comptable, et ce dans les doivent être exclus des Avoirs Circulants dans le calcul : six (6) mois à compter de la fin dudit exercice. Le Directeur ISS mènera l'évaluation financière sur la base 4.3.1(a) Stocks et opérations en cours; de cet état financier pour la détermination du Capital de Risque applicable à l'agence (b) Dépôts ou garanties données à des tiers autres que l'iata; 6.3 Au cas où l'agence ne présentait pas, dans les délais convenus, d'état vérifié de l'actif et du passif portant sur 4.3.1(c) Prêts aux Directeurs ou Compagnies Associées; les douze mois depuis la dernière fin d'exercice, il lui sera demandé de garantir l'intégralité du Capital de Risque 4.3.1(d) Paiements anticipés; dans les trente (30) jours (e) Dépenses reportées; 4.3.1(f) Créances douteuses; 4.3.1(g) Fonds bloqués. EN VIGUEUR LE 1 er JUIN

20 Manuel de l'agent de voyages RÉSOLUTION 800o 2.3 L'entité commerciale demandeuse et/ou ses propriétaires et directeurs doivent avoir l'immatriculation officielle requise et/ou une licence pour faire le commerce et offrir AGENT DE VOYAGES EN LIGNE des services d'agence de voyages, comme la loi applicable le prévoit. PAC1(45)800o(sauf USA) Expiration: Indéfinie PAC2(45)800o Type: B 2.4 Toutes les implantations établies par le demandeur PAC3(45)800o doivent également être en conformité avec les critères financiers de chaque pays et avec toutes les lois locales IL A ETE DÉCIDÉ que les dispositions suivantes relatives à l'exercice d'une activité d'agence de voyages. s'appliqueront pour l'établissement de demandeurs d'accréditation, désireux d'exploiter une agence unique- 2.5 Chaque implantation sera responsable de ment en ligne. l'établissement du rapport et du paiement des ventes BSP au BSP du pays/de la région dans lequel(le) elle est située. Définitions 2.6 Le demandeur devra fournir une garantie financière Les définitions des termes et expressions employés dans suffisante pour assurer l'iata que les paiements des la présente Résolution figurent dans la Résolution 866. ventes BSP des compagnies aériennes seront garantis. L'emploi de mots et expressions au singulier devra, Cela peut être sous la forme d'une recapitalisation et/ou lorsque le contexte le permet, être entendu comme d'une caution bancaire ou d'assurance ou de garanties pouvant être mis au pluriel et vice versa. Les titres de qui couvrent les fonds à risque. paragraphes sont donnés uniquement pour faciliter la consultation du présent document et ne font pas partie de ces règles. 1. Généralités Les Agents de voyages en ligne demandeurs peuvent être agréés à condition qu'ils soient en mesure de prouver qu'ils sont en conformité avec toutes les exigences commerciales et légales en vigueur dans un pays pour exploiter un service d'agence de voyages et vendre des prestations de voyages au public, à condition qu'ils répondent et continuent de répondre aux critères financiers fixés dans le pays, y compris, le cas échéant, et comme établi par l'administrateur d'agence, la constitution d'une provision sous forme de caution bancaire ou d'une assurance caution ou d'une garantie qui couvre les ventes à risque. 2. Qualifications Les demandeurs d'agrément du statut d'agent en ligne seront liés par les Réglementations des Agences de Ventes Passagers (Passenger Sales Agency Rules) afférentes applicables dans chaque pays dans lequel le demandeur souhaite exercer ses activités. En outre, les règles suivantes s'appliqueront : 2.1 Toute entité qui fait une demande de statut d'agent en ligne doit avoir un siège social physique établi, dûment enregistré/agréé pour exercer en qualité d'entreprise dans un pays où les résolutions du Programme d'agences Passagers sont applicables. 2.2 Le demandeur devra conclure un Contrat d'agence de Ventes Passagers (Passenger Sales Agency Agreement) pour couvrir chaque lieu d'implantation d'agents en ligne dans un pays. Lorsqu'un lieu d'implantation constitue une entité juridique distincte, ce lieu d'implantation devra établir son propre Contrat d'agence de Ventes Passagers. 10 EN VIGUEUR LE 1 er JUIN 2011

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