Prise en main du livret d accueil de votre entreprise

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1 1 P a g e Prise en main du livret d accueil de votre entreprise Pourquoi un livret d accueil pour vos salariés? La CCI de Narbonne et ses partenaires (Direccte, Maison de l Emploi, Pôle Emploi, la Maison du Travail Saisonnier, le Pays Corbières Minervois et la Sous-Préfecture) ont mené en 2013 plusieurs actions sur la sensibilisation et l accompagnement des entreprises à la Gestion de l Emploi et des Compétences. Il ressort des échanges avec les professionnels : un manque d'attractivité du territoire qui engendre une mauvaise valorisation de l'entreprise, peu de candidatures pour certains postes proposés en particulier dans l arrièrepays, un processus d'intégration des nouveaux salariés souvent non formalisé. Ce livret d accueil personnalisable devrait permettre la valorisation du territoire et de l'entreprise en donnant des informations d'ordre pratique. De fait, l'intégration du futur salarié en sera améliorée. En bref Pour vous aider dans votre démarche d intégration de vos salariés, la CCI de Narbonne et ses partenaires ont réalisé un modèle de présentation de votre entreprise, facile à prendre en main et à personnaliser. Le but de ce tutoriel est de vous permettre : - soit d imprimer le livret sous Word, de l enregistrer en PDF pour un envoi en pièce jointe - soit de l envoyer directement au candidat saisonnier dans le corps de votre mail. Voici pourquoi vous êtes destinataire du fichier «tutoriel du livret d accueil». Avant toute chose, enregistrez et nommez votre travail sous Word Onglet «fichier» «Enregistrer sous» «Livret d accueil du saisonnier» Vous avez sauvegardé le document avec vos données. Vous pourrez le modifier si besoin. La procédure de personnalisation et de mise à jour des deux documents est identique.

2 2 P a g e 1- Démarrer Le livret se compose de 2 parties : - Présentation de l entreprise (thème orange) - Présentation de l environnement géographique de l entreprise (thème bleu) La première partie vous est destinée, vous devez la compléter en fonction des informations spécifiques à votre entreprise. La présentation de l entreprise s articule autour de 6 zones: 1 - «Présentation» 2 - «Qui sommes-nous?» 3 - «Carte d identité» 4 - «Nos partenaires privilégiés» 5 - «loisirs et animations de proximité» 6 - «Infos utiles et pratiques» Vous pouvez intervenir sur chaque zone pour saisir votre texte et y insérer vos photos. Cependant, vous ne devez pas apporter de modification sur la mise en forme de la charte et respecter le nombre maximum de caractères dont dispose chaque cellule pour ne pas modifier la structure du document. Attention : Nous vous recommandons de n apporter aucune modification à la partie «Découvrir notre territoire» ainsi qu au texte d introduction du livret. Celles-ci doivent rester identiques pour chacune des entreprises concernées par le livret d accueil. 2 - Insérer du texte : deux possibilités Soit vous tapez directement votre texte aux endroits indiqués: en ayant préalablement pointé votre curseur sur le texte par défaut. La mise en forme se fait automatiquement et respecte la largeur des colonnes et le choix de la police de caractère.

3 3 P a g e Si vous avez déjà un texte réalisé que vous souhaitez insérer dans la cellule de votre zone: un simple copier-coller du texte dans la zone choisie suffit. Attention toutefois de penser à effectuer un collage en «gardant la mise en forme de destination» (clic droit «coller», puis dans la palette en fin du texte «conserver le texte seulement»). Attention à ne pas oublier de supprimer la spécificité «exemple» lorsque vous avez terminé de rédiger votre texte. Attention à ne pas dépasser le nombre de caractères imposé : un rajout de texte trop important risque de modifier toute la structure et la mise en page du document! 3 - Insérer une image Sous Word, vous pouvez insérer une image au format jpeg. Fichier >> Insertion >> Image >> Insérer une image à partir d un fichier Sélectionnez ensuite votre image pour la mettre à la bonne taille et au bon emplacement. Pour que le texte du paragraphe entoure l image : clic droit sur l image >> sélectionnez Renvoyer à la ligne automatiquement >> puis «carré» ou «rapproché» ou «centré». Attention à ne pas importer de fichiers trop lourds : une image de la largeur d une colonne ne nécessite pas plus de 400 Ko. Au-delà, vous aurez des difficultés à la redimensionner et à la placer au bon endroit. Pour réduire la taille et le poids d une photo, voir le point 8. Quelques conseils pour vous faciliter la tâche Si vous n avez pas besoin d un paragraphe tel que nous l avons prédéfini ou pas l opportunité de le remplir, vous pouvez le supprimer. Pour le paragraphe «hébergement du saisonnier» : si un hébergement est mis à disposition du saisonnier, vous pouvez le préciser et donner toutes les informations complémentaires. Dans le cas contraire vous devez spécifier qu il n y en a pas. Le saisonnier n aura qu à se reporter dans la zone «Informations utiles et pratiques» à «structure d aide au logement». Attention à ne pas modifier les éléments du contenu «structure d aide au logement».

4 4 P a g e Pour les zones «informations utiles et pratiques» et «loisirs et animations de proximités»: vous devez compléter les points abordés dans ces zones mais aussi ajouter des points d informations qui vous semblent pertinents. Pour les zones «nos partenaires de proximité» et «qui sommes-nous?»: c est à vous de remplacer les exemples par vos propres données et photos. Dans la partie introductive du livret : n oubliez pas de personnaliser le titre du livret en ajoutant le nom de votre entreprise et en insérant le logo de votre établissement si vous en avez un. NB : les photos qui illustrent les textes dans la partie présentation de l entreprise ne sont là qu à titre d exemple, vous devez donc les remplacer par vos propres photos. Pour l insertion du plan d accès de votre entreprise : utilisez Google Maps. Vous pouvez indiquer dans la cellule le lien URL qui renvoie à la page internet correspondante ou vous pouvez insérer directement l image. Pour cela, il faudra effectuer une capture d écran : Tapez simultanément sur les boutons «Ctrl», «Alt» et «Impr écran» de votre clavier Dans Paint, «coller» la capture d écran Vous devez sélectionner la partie qui vous intéresse : cliquez sur l outil «sélectionner» et saisissez la partie. A l aide du clic droit «couper» l image puis «coller» la directement dans le document Word. Si vous devez redimensionner l image, référez-vous au point Fonctions avancées : réduire préalablement la taille et le poids d une photo Afin d éviter de générer un fichier d envoi trop lourd, il est important de veiller à bien dimensionner les images utilisées.

5 5 P a g e Pour modifier la taille d une grande image : Dans le menu Windows >> Accessoires >> exécutez «Paint». Pour redimensionner l image, on sélectionne l outil : «Redimensionner». Pour garder une petite marge de manœuvre, nous redimensionnons ici l image à 155 pixels de large. N oubliez pas de vérifier que l outil conserve les proportions lors du redimensionnement pour éviter de déformer l image. Ce qui a pour effet de faire passer notre image de plus de 2 Mo à l origine à une image d une dizaine de Ko seulement. 5 - Finaliser Une fois votre mise en page effectuée, il vous suffit de la sauvegarder en enregistrant le fichier. 6- Envoyer le livret au candidat : Pour personnaliser le contenu du mail dans votre messagerie : Il s agit de transférer le mail contenant le livret dans le corps du message pour ensuite pouvoir apporter vos modifications. Une fois le corps du mail personnalisé vous pouvez l envoyer au candidat.

6 6 P a g e Transformer le fichier Word en fichier PDF : Pour ceux qui ne possèdent pas le logiciel, Téléchargez-le ici : Pour cela, allez dans : fichier «enregistrer sous», sélectionnez type «PDF». Le document PDF est enregistré dans le même dossier que le document Word. Le fichier va s ouvrir automatiquement en format PDF. Refermez le fichier PDF. Puis dans votre messagerie, choisissez «nouveau message» et insérez le document via l onglet «joindre un fichier». Sélectionnez le livret d accueil en format PDF puis cliquez sur «insérer». Nous espérons que ce tutoriel vous a permis de personnaliser votre livret d accueil d entreprise dans les meilleures conditions. N hésitez pas à contacter le pôle Tourisme de la CCI de Narbonne si vous rencontrez des difficultés dans la mise en œuvre :

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