1 Table des matières 2 CCEMC ET TDDC INSTRUCTIONS RELATIVES AUX COÛTS ET DÉPENSES ADMISSIBLES

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2 1 Table des matières 2 Introduction Objet du document Contexte Rémunérations et avantages sociaux Toutes les organisations Entités publiques (y compris les ministères, les établissements postsecondaires et les organismes financés par le gouvernement) Avantages sociaux des employés Dépenses indirectes et administratives Dépenses administratives et frais généraux Immobilisations et consommables Risque de change Terrains Publications, rapports, cotisations de membre et frais de scolarité Coûts de vérification Approbation réglementaire Embauche de personnel Frais de représentation Matériel et fournitures Marketing Protection de la propriété intellectuelle Participation à des conférences Taux approuvés pour les déplacements Voyage par voie aérienne Autres frais de voyage (repas, logement, stationnement, etc.) Frais d annulation des réservations d hôtel Gratifications Voyage par voie routière Utilisation d un véhicule Frais de stationnement Obligations d assurance Location d un véhicule Frais de taxi Taux de remboursement des repas Taxe sur les produits et services Activités génératrices de revenus CCEMC ET TDDC INSTRUCTIONS RELATIVES AUX COÛTS ET DÉPENSES ADMISSIBLES

3 2 Introduction 2.1. Objet du document Le présent document vise à fournir des conseils et des instructions sur les dépenses admissibles pour vous aider à présenter une demande d aide financière auprès de la Climate Changes and Emissions Management Corporation (CCEMC) et de Technologies du développement durable Canada (TDDC), ci- après les «bailleurs de fonds». Les dispositions s appliquent aux dépenses reprises dans les budgets à l étape de la demande (demande d aide financière et proposition de financement), ainsi qu aux dépenses encourues pendant la durée de vie du projet financé. Les bailleurs de fonds se réservent le droit de remettre en question une dépense, quelle qu elle soit, à tout moment. D autre part, le présent document est régulièrement révisé. La version la plus récente remplace toutes les versions antérieures. La qualité de votre dossier dépend en partie de la transparence des dépenses associées à votre projet. Des renseignements incomplets ou incorrects auront une incidence négative sur votre proposition de projet. Remarque : Si certaines dépenses admissibles ne sont pas complètement traitées dans le présent document, vous pouvez adresser vos questions aux bailleurs de fonds à applications@sdtc.ca. Les candidats seront aiguillés vers les personnes compétentes de la CCEMC ou de TDDC, qui répondront à leurs questions Contexte La Climate Change and Emissions Management Corporation (CCEMC) a été mise sur pied par le gouvernement de l Alberta pour aider la province à réussir sa transition vers un avenir à faible intensité de carbone. En développant la prochaine génération de technologies innovatrices et propres, la CCEMC aide l Alberta à bâtir une économie ouverte, durable et de plus en plus diversifiée qui attire les investissements, facilite la diversification, élargit l'accès aux marchés et permet d améliorer les résultats environnementaux. La CCEMC a pour mandat de réduire les émissions de gaz à effet de serre et d aider l Alberta à s adapter aux changements climatiques en soutenant la découverte, le développement et le déploiement de technologies. Le Fonds pour la gestion des émissions et du changement climatique (ci- après «le Fonds») joue un rôle essentiel dans la stratégie globale de l Alberta sur le changement climatique et constitue la principale source de financement de la CCEMC. Depuis sa création en 2009, la CCEMC a accordé un financement de 350 M$ pour 107 projets d adaptation au changement climatique et de technologie propre, dont la valeur est estimée au total à 2,3 G$. D après les estimations, ces projets réduiront directement de 11,8 Mt les émissions de gaz à effet de serre équivalent CO 2 en Alberta d ici 2020, auxquelles il faut ajouter 8,6 Mt équivalent CO 2 de réductions provinciales résultant de l adoption par le marché des technologies en développement. La CCEMC a défini quatre buts et stratégies connexes qui seront l assise de l exécution de son mandat et de sa mission. CCEMC ET TDDC INSTRUCTIONS RELATIVES AUX COÛTS ET DÉPENSES ADMISSIBLES 3

4 BUT 1 : BUT 2 : BUT 3 : BUT 4 : Financer des projets de technologie propre qui débouchent sur des réductions réelles et durables des émissions de gaz effet de serre. Soutenir la recherche, le développement et le déploiement de technologies transformationnelles. Améliorer les connaissances et la compréhension concernant les effets du changement climatique, les stratégies d atténuation, l adaptation et les progrès technologiques. Répondre pleinement de son action devant la population albertaine. Technologies du développement durable Canada (TDDC) joue un rôle catalyseur prépondérant dans la constitution d une industrie des technologies du développement durable au Canada en finançant et en soutenant des projets canadiens d éco- innovation dans différents secteurs. TDDC investit dans des entreprises canadiennes qui, par leurs technologies innovatrices, apportent une contribution positive au Canada, notamment en créant des emplois de qualité, en favorisant la croissance économique et en préservant notre environnement. TDDC est une fondation financée par le gouvernement du Canada. Partant d un investissement initial d un peu moins de 5 M$ en 2002, TDDC a évolué pour devenir un mécanisme d investissement efficace avec une enveloppe propre de 740 M$ et plus de 2 G$ de fonds complémentaires répartis dans un portefeuille de près de 300 projets dans tout le Canada. La valeur totale de ces projets est de 2,7 G$, et 82 p. 100 du financement de 2 G$ proviennent du secteur privé. La CCEMC et TDDC lancent un appel de demandes d aide financière : Aux fins de cet appel, les bailleurs de fonds se sont associés pour inviter les petites et moyennes entreprises canadiennes (PME) qui conçoivent de nouvelles technologies novatrices de réduction des gaz à effet de serre et qui en font la démonstration à présenter une demande d aide financière. Les PME sont à l origine de nombreuses innovations et d un grand nombre de nouvelles technologies de réduction des gaz à effet de serre. Le but est d accélérer la commercialisation des technologies qui profiteront à l Alberta, au Canada et au reste du monde en réduisant les émissions de gaz à effet de serre, en développant les entreprises et en stimulant la croissance économique. Pour en savoir plus sur les bailleurs de fonds et le processus de financement, veuillez consulter le document intitulé Guide et instructions disponible sur et 3 Rémunérations et avantages sociaux 3.1. Toutes les organisations Seules les rémunérations réelles et directes sont des dépenses admissibles. Les taux de rémunération doivent correspondre au taux de rémunération de base uniquement et ne peuvent inclure ni commission, ni bonus, ni prime de rendement. Lorsque le promoteur de projet mentionne le recours à un sous- traitant (le «sous- traitant»), les taux que celui- ci facture pour le projet sont admissibles. Le sous- traitant doit consigner son taux horaire ou journalier sur la facture qu il soumet. 4 CCEMC ET TDDC INSTRUCTIONS RELATIVES AUX COÛTS ET DÉPENSES ADMISSIBLES

5 3.2. Entités publiques (y compris les ministères, les établissements postsecondaires et les organismes financés par le gouvernement) Le personnel à temps plein ou à temps partiel qui travaille sur le projet ne peut pas recevoir de rémunération ou d honoraires de consultant sur les fonds alloués. Cependant, la rémunération des personnes embauchées temporairement pour soulager ce personnel de ses fonctions ordinaires, lui permettant ainsi de consacrer plus de temps aux activités liées au projet financé, est une dépense admissible. Tous les frais de personnel doivent être corroborés par des feuilles de temps ventilées selon les activités afin de permettre la vérification des activités menées par le personnel concerné sur le temps facturé au projet pour le travail accompli Avantages sociaux des employés Les dépenses réelles liées aux avantages sociaux des employés, dont l assurance- emploi, le régime de pensions du Canada, la santé et l indemnité de congé annuel sont admissibles, dans une limite de 20 % du salaire de base. 4 Dépenses indirectes et administratives 4.1. Dépenses administratives et frais généraux Les frais généraux de l entreprise qui sont directement liés au projet peuvent être imputés à celui- ci. Pour plus de clarté, voici une liste non exhaustive des frais généraux ordinaires qu une entreprise peut inclure : Salaires administratifs pour les activités liées au projet Fournitures de bureau liées au projet Frais de technologie de l information directement liée au projet Assurance (au prorata des activités du projet et de l actif) Services publics (au prorata des activités du projet) Cependant, ces dépenses doivent être suffisamment détaillées, ventilées et indiquées séparément dans les budgets et sur les factures. Les bailleurs de fonds se réservent le droit de limiter les versements effectués au titre des frais généraux s ils l estiment approprié Immobilisations et consommables L amortissement des immobilisations pour la durée du projet, calculé conformément aux principes comptables généralement reconnus, est une dépense admissible. Tous les biens à acquérir doivent être détaillés au moment de la soumission de la proposition de financement. Le promoteur de projet doit obtenir et documenter au moins trois (3) devis pour les biens dont le coût excède les $, sauf indication contraire des bailleurs de fonds. La durée de vie utile du bien doit être indiquée. L achat de biens pour le projet pendant la durée de vie de celui- ci doit être approuvé par les bailleurs de fonds ou leur représentant désigné. Les consommables (p. ex. les gaz industriels, CCEMC ET TDDC INSTRUCTIONS RELATIVES AUX COÛTS ET DÉPENSES ADMISSIBLES 5

6 le matériel de construction et les fournitures de laboratoire) utilisés aux fins du projet sont des dépenses admissibles, mais celles- ci doivent être documentées Risque de change Les bailleurs de fonds n acceptent aucun risque de change. Tous les coûts du projet ou changements dans le financement résultant des fluctuations de devises étrangères sont uniquement supportés par le promoteur de projet. Tout promoteur de projet exerçant à l étranger doit prendre les dispositions adéquates pour gérer les risques liés aux fluctuations des devises pendant la durée du projet Terrains Les coûts liés à l achat de terrains ne sont pas admissibles. Les coûts liés à la location d un terrain peuvent être admissibles. Cependant, tous les frais de location doivent être directement liés au projet, justifiés et seront examinés par les bailleurs de fonds Publications, rapports, cotisations de membre et frais de scolarité Les abonnements à des périodiques, journaux ou autres publications ne sont pas des dépenses admissibles, de même que les frais de scolarité et les cotisations de membre. Les dépenses encourues pour préparer les rapports d étape destinés aux bailleurs de fonds font partie du projet et sont admissibles. Les dépenses encourues pour approfondir des recherches ou publier celles- ci peuvent être admissibles, pour autant qu elles aient reçu l approbation écrite préalable des bailleurs de fonds Coûts de vérification Les coûts liés à la vérification des réductions des émissions de gaz à effet de serre réalisée par une tierce partie en aval du projet conformément aux exigences des bailleurs de fonds ne sont pas des dépenses admissibles. Tous les coûts de vérification sont supportés par le promoteur de projet Approbation réglementaire Les dépenses liées à l obtention de l approbation d un quelconque organisme de réglementation en vue de commencer, mener ou terminer un projet ne sont pas admissibles Embauche de personnel Les dépenses de publicité, voyage, ou autres engagées pour recruter du personnel aux fins du projet ne sont admissibles Frais de représentation Les frais de représentation ne sont pas des dépenses admissibles. 6 CCEMC ET TDDC INSTRUCTIONS RELATIVES AUX COÛTS ET DÉPENSES ADMISSIBLES

7 4.8. Matériel et fournitures Le matériel et les fournitures utilisés pour mener les travaux liés au projet proposé peuvent inclure les matières premières, les outils et les logiciels. Les coûts qui leur sont liés sont des dépenses admissibles. Ils doivent être indiqués dans le budget au moment de la demande. Les dépenses de cette catégorie qui ne sont pas incluses dans la demande d aide financière et la proposition de financement doivent être approuvées par les bailleurs de fonds ou par leur représentant désigné Marketing Les dépenses de marketing du produit ne sont pas admissibles Protection de la propriété intellectuelle Les bailleurs de fonds ne prennent pas en charge les investissements du projet liés au droit de propriété. Les dépenses liées à la protection des résultats d un projet, comme le brevetage, l obtention d une licence ou le dépôt légal, ne sont pas admissibles Participation à des conférences Les bailleurs de fonds peuvent prendre en charge des dépenses d au maximum $ (5 000 $ pour les conférences internationales) pour les frais de voyage et de participation à des conférences si le promoteur du projet qu ils financent s y rend pour faire une présentation directement liée au projet. Si les organisateurs de la conférence ont pris en charge des dépenses liées à ce déplacement, le promoteur de projet ne peut pas réclamer ces montants aux bailleurs de fonds. Le lieu et les modalités de la conférence doivent être décrits dans le budget au moment de la soumission ou la participation à celle- ci doit être recommandée par le comité consultatif du projet et approuvée par les bailleurs de fonds. Le promoteur de projet doit fournir un rapport sommaire présentant les conclusions ou les résultats de la conférence Taux approuvés pour les déplacements Les politiques de voyage suivantes s appliquent à tous les déplacements liés au projet. Toute exception aux politiques décrites plus bas doit recevoir l approbation écrite préalable des bailleurs de fonds. Tous les promoteurs de projet qui demandent le remboursement de frais de voyage doivent tenir un relevé détaillé et complet de ce voyage afin que les bailleurs de fonds puissent l examiner. Chaque relevé doit être accompagné de tous les reçus originaux pour les frais de voyage visés par la demande ou une copie de ces reçus. Seules les dépenses pour lesquelles un reçu est fourni sont admissibles Voyage par voie aérienne Seul le prix d'un billet d avion en classe économique est admissible. Les frais de changement de vol ou d annulation ne sont pas admissibles. Les promoteurs de projet ne sont pas autorisés à utiliser leur avion privé ou à en louer un quand ils voyagent pour le projet. CCEMC ET TDDC INSTRUCTIONS RELATIVES AUX COÛTS ET DÉPENSES ADMISSIBLES 7

8 4.14. Autres frais de voyage (repas, logement, stationnement, etc.) Les frais raisonnables encourus dans le cadre d activités directement liées au projet approuvé sont des dépenses admissibles. Tous ces frais doivent être corroborés par des reçus et tous les frais de voyage engagés doivent concorder avec le plan de travail du projet et les tableaux des coûts figurant au budget Frais d annulation des réservations d hôtel Les promoteurs de projet doivent annuler leur réservation d hôtel suffisamment à l avance pour éviter les frais de non- présentation. Par conséquent, les frais d annulation et de non- présentation ne sont pas des dépenses admissibles Gratifications Les pourboires et les gratifications sont des dépenses admissibles pour un maximum de 15 % et doivent être corroborés par les reçus Voyage par voie routière Pour tous les promoteurs de projet et tous les types de véhicules, les frais de péage pour les déplacements effectués dans le cadre des activités approuvées du projet sont des dépenses admissibles. Les amendes de stationnement, les amendes pour infraction au Code de la route (y compris celles constatées par radar photographique) et les frais de remorquage ou de mise en fourrière pendant l utilisation d un véhicule appartenant à l entreprise, d un véhicule personnel, ou détenu en location (à bail ou non) aux fins d activités liées au projet approuvé ne sont pas admissibles Utilisation d un véhicule INDEMNITÉ POUR USAGE D UN VÉHICULE PERSONNEL ET D UN VÉHICULE DE SOCIÉTÉ L indemnité pour usage d un véhicule personnel et d un véhicule de société vise à couvrir les frais de carburant et d entretien liés à l utilisation du véhicule d un particulier ou d une société pour les déplacements effectués aux fins du projet. Cette indemnité ne s applique pas à l utilisation de véhicules loués, à bail ou non. Les promoteurs de projet autorisés à utiliser leur véhicule personnel ou un véhicule de société dans le cadre de leurs activités liées au projet peuvent imputer 0,505 $ par kilomètre au projet. L indemnité susmentionnée est une dépense admissible pour les trajets effectués pour se rendre à un lieu de départ ou en revenir (p. ex. aéroport, gare) à bord d un véhicule personnel ou d un véhicule de société. Lorsque le coût au kilomètre dépasse les frais d une location de véhicule, la personne doit se déplacer en véhicule loué Frais de stationnement En cas d utilisation d un véhicule personnel pour des activités approuvées du projet, seuls les frais de stationnement corroborés par un reçu sont admissibles. 8 CCEMC ET TDDC INSTRUCTIONS RELATIVES AUX COÛTS ET DÉPENSES ADMISSIBLES

9 4.20. Obligations d assurance Les promoteurs de projet doivent obtenir une couverture d assurance adéquate pour l utilisation de leur véhicule personnel à des fins professionnelles. L adéquation de la couverture doit être établie avant que ledit véhicule soit utilisé pour des activités du projet Location d un véhicule Les promoteurs de projet sont tenus d utiliser des véhicules loués lorsque ceux- ci constituent une solution moins coûteuse que les véhicules personnels. Les promoteurs doivent veiller à avoir une couverture d assurance adéquate lorsqu ils utilisent un véhicule loué. Ils doivent obtenir un taux concurrentiel pour la location du véhicule; seuls les taux pour des véhicules intermédiaires ou compacts sont des dépenses admissibles, sous réserve de l utilisation visée, telles que définies dans le plan de travail et la proposition du projet financé Frais de taxi Les frais de taxi pour les déplacements liés au projet sont remboursés au coût réel si aucun autre moyen de transport plus économique n est disponible ou adapté Taux de remboursement des repas Les repas pris aux frais de l État ou gratuitement ne peuvent pas être remboursés. Les indemnités de repas et les indemnités journalières concordent avec celles prévues par le gouvernement de l Alberta; pour en savoir plus, consultez le site Web du gouvernement de l Alberta Taxe sur les produits et services La taxe sur les produits et services (TPS) et les taxes de vente provinciales ne sont pas admissibles Activités génératrices de revenus Les apports financiers issus des revenus générés par les activités du projet doivent être préalablement approuvés par les bailleurs de fonds. Les candidats doivent veiller à disposer d un financement suffisant pour mener à bien l entièreté du projet sans devoir compter sur les futurs revenus potentiels générés par les activités du projet. Cependant, tout revenu généré par la suite dans le cadre des activités du projet peut être admissible aux fins du calcul de la contribution de contrepartie, à la discrétion des bailleurs de fonds. Remarque : Si certaines dépenses admissibles ne sont pas complètement traitées dans le présent document, vous pouvez adresser vos questions aux bailleurs de fonds à applications@sdtc.ca. Les candidats seront aiguillés vers les personnes compétentes de la CCEMC ou de TDDC, qui répondront à leurs questions. CCEMC ET TDDC INSTRUCTIONS RELATIVES AUX COÛTS ET DÉPENSES ADMISSIBLES 9