APPEL D OFFRES DE SERVICES PROFESSIONNELS

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1 APPEL D OFFRES DE SERVICES PROFESSIONNELS POUR L ÉVALUATION D IMPACT DU PROGRAMME NATIONAL LEADERSHIP DE SERVICE 1. L Arche, qu est-ce que c est? ; «L'Arche rassemble des personnes, avec et sans déficience intellectuelle, qui partagent ensemble une vie communautaire et une vie de foi. Au cœur de cette vie communautaire, il y a la confiance en ce qu'il y a d'humain et de divin en chacun de nous. Nous cherchons à témoigner d'un monde où nous avons besoin les uns des autres et où la valeur unique de chacun est n est reconnue. La mission est : de faire connaître la contribution méconnue des personnes ayant une déficience intellectuelle à la vie de nos collectivités et de témoigner de la vision de notre humanité commune; de nous impliquer dans le dialogue social sur les valeurs de solidarité et d'humanisation, de nous engager dans nos cultures respectives, de valoriser les différences culturelles, ethniques et religieuses; tout en restant fidèle à notre histoire, de développer de nouvelles façons de vivre L'Arche qui répondent à l'évolution de nos sociétés.» Le site web permet de prendre connaissance des valeurs, orientations et services dispensés par les 29 communautés au Canada membres. Le mandat ainsi que les orientations stratégiques associées sont décrits parmi les annexes. Le programme Leadership de service 1 est une des priorités retenus dont les objectifs généraux énoncés visent à : Encourager la pleine et active participation au programme Vers un leadership de service pour inspirer le développement des capacités de leadership chez tous les membres de nos communautés. Concevoir et mettre en place des pratiques en ressources humaines et des formations qui soutiendront la croissance de leaders dès leurs premiers mois à L Arche. Devenir plus proactifs dans le recrutement d assistants ayant le désir et la capacité de vivre notre mission à plus long-terme; leur donner davantage d opportunités de croissance. Entrer en contact avec les nombreux anciens membres et amis qui portent l esprit du leadership de service dans leurs responsabilités et relations actuelles en dehors de L Arche, et les solliciter. 1 Voir les annexes Devis évaluation Impact LS numérotées 1 à 5. 1

2 2. Les attentes du conseil d administration de l évaluation d impact : Lors de l élaboration et implantation du programme Leadership de services l impact visé était le suivant : «On prévoit que dans dix ans, l Arche sera une excellente organisation pour les personnes qui veulent développer leurs talents de leadership. L Arche possède un programme efficace pour reconnaître et recruter les meilleurs leaders qui possèdent un charisme et sont intéressés à bâtir leur communauté. L Arche possède un excellent système pour découvrir de nouveaux leaders parmi ses membres. Une stratégie d apprentissage continu offre aux membres des occasions de développer leurs dons et de grandir. Ils reçoivent un soutien fonctionnel et personnel approprié pour affronter les défis. Ils sont accompagnés dans leur cheminement et on leur offre des choix pour un engagement à long terme et un plan de carrière au sein de l Arche.» Conseil National Cela peut-être résumé en terme quotidien : Vivre les valeurs de L Arche et améliorer considérablement la qualité et la capacité du Leadership de services à travers L Arche pour pouvoir réaliser la mission. Pour l atteinte de cet impact, les résultats visés (orientations stratégiques opérationnelles) étaient les suivants : a) «Intégrer les différents besoins de leadership et de perspectives de carrière des différentes communautés au Canada et à l étranger afin d offrir d autres choix de carrière. Formuler ces choix de carrière selon les dimensions suivantes : COMMUNAUTÉ Bâtir communauté / le rassemblement des membres / l organisation SPIRITUALITÉ La vision / la spiritualité et le partage de la vision. PROFESSIONNEL Le coaching / l accompagnement / le soutien. b) Améliorer le processus de recrutement des leaders selon les trois dimensions principales. 1. Développer une description cohérente et courte de ce que ces trois dimensions signifient, notamment les possibilités d apprentissages et de développement. 2. Un exemple de mesures à prendre : annuellement : faire une tournée dans les universités avec une campagne de recrutement pour annoncer l Arche et ses excellentes perspectives de carrière sur le plan national et international dans les trois dimensions. 3. Négocier avec l Arche internationale afin que ce processus se produise dans d autres pays. 4. Aligner les critères pour le recrutement selon les trois dimensions. 5. Développer une approche et une mentalité de planification de la succession. 2

3 c) Renforcer les possibilités d apprentissage/de développement selon les trois dimensions principales. 1. Exprimer une progression dans les possibilités de postes : assistant, responsable de foyer, responsable de communauté, coordinateur, etc. Cela comprend un élément national et international. 2. Développer et offrir des programmes de formation selon les trois dimensions principales. 3. Développer des réseaux d anciens afin de continuer à offrir des défis et des possibilités d apprentissage. 4. Un exemple de mesures à prendre : S associer avec des établissements d enseignement afin d offrir la possibilité d assister à des cours et d obtenir un certificat/diplôme à partir de l expérience à l Arche. Cela pourrait être fait particulièrement pour les certificats en leadership. d) Renforcer le soutien et les activités d accompagnement selon les trois principales dimensions. 1. Développer un processus de coaching qui soutiendra les participants dans les trois dimensions principales de développement. 2. Développer une mentalité d apprentissage continu. 3. Donner l exemple en commençant par les coordinateurs (nationaux et régionaux). 4. Exemple de mesure : Inclure des précessions aux activités déjà prévues qui se concentrent sur la surveillance et le suivi de l apprentissage.» Conseil National Le Conseil d administration souhaite donc vérifier l atteinte de l impact visé cidessus, et conséquemment l atteinte des résultats visés, tels qu énoncés initialement. Il est conscient de l ambition des objectifs initiaux. Il a privilégié une évaluation conduite et/ou soutenue par une organisation externe compte tenu des expertises et ressources internes de l organisation et des communautés impliquées. Il favorise un processus d évaluation, dans une perspective tant quantitative que qualitative, qui impliquera les personnes concernées. Suite à cette évaluation, le conseil d administration pourra prendre de meilleures décisions sur la conduite subséquente de ce programme et des ressources qui devront lui être alloué. 3

4 3. Objet de la proposition d élaboration du protocole d évaluation d impact et des résultats associés qui doit être rédigée dans les deux langues (français anglais) : Proposer un devis financier détaillé de réalisation, pour élaborer et rédiger le protocole d évaluation d impact du programme Leadership de services (phase I) et qui sera soumis au plus tard le 1 er novembre L évaluation d impact (phase II) se déroulera fin 2017 début 2018 et le rapport final devra être déposé au plus tard le 1 er mai Ce protocole d évaluation d impact et des résultats associés devra être abordé dans des perspectives qualitatives et quantitatives et dans une démarche qui impliquera les personnes concernées. Compte tenu de la réalité vécue par les communautés et L Arche Canada, le rapport final d évaluation devra proposer des recommandations pragmatiques afin de mieux atteindre l impact visé. Au-delà des éléments habituellement requis 2, ce protocole d évaluation d impact du programme Leadership de service devra s assurer d inclure aussi : a. Le calendrier détaillé de réalisation en indiquant les contributions requises, en incluant les modalités prévues, des responsables du programme Leadership de service et des communautés et autres partenaires impliqués; b. les données qui seraient/pourraient être à collecter régulièrement d ici la conduite de l évaluation en 2018 et celles requises pendant la conduite de l évaluation en 2018; c. un devis financier détaillé pour la réalisation de cette évaluation d impact (phase II) et la production du rapport final 3 qui devra être fourni dans les deux langues (français anglais) au plus tard le 1 er mai 2018 et une présentation à L Arche Canada au plus tard le 31 mai Attente particulières de la présente proposition de devis: a. Identifier à titre indicatif les contributions requises (incluant les modalités prévues) des responsables du programme Leadership de service ou de toute autre personne clé, aux fins de réalisation de ce protocole. 5. Conditions spécifiques : a. Expérience d évaluation d impact dans ce secteur de services auprès de personnes vulnérables; b. Description d au moins trois expériences dont le soumissionnaire a été celui qui a réalisé, avec identification de références; 2 Par exemple : cadre théorique privilégié, stratégies, modèles, méthodes, ressources, etc. 3 Incluant une synthèse et une présentation de type Powerpoint 4

5 c. Expérience souhaitée de conduite d entrevues auprès de personnes présentant une déficience intellectuelle; d. Bilinguisme français anglais obligatoire (parlé et écrit); e. Dépôt d un curriculum vitae à jour ou d un portfolio de projets d évaluation réalisés; f. Description des membres de l équipe de projet si proposé, en joignant les CV des membres qui seraient associés; g. Confirmation de la disponibilité pour assurer le ou les contrats selon l échéancier proposé; 6. Aspects spécifiques à cet appel d offres : a. Tout soumissionnaire doit avoir sa principale d affaires au Canada; b. Les propositions devront être rédigées dans les deux langues (français et anglais) et être acheminées sous pli cachetés et doivent être reçues avant le 15 août 2016 au siège social, en trois copies: 1280 Avenue Bernard Ouest, # 300, Outremont, Qc; H2V 1V9; Canada ou exemplaires ou par dépôt électronique en format PDF à : ; c. Les prix détaillés par phase devront identifier et détailler les coûts, les taxes applicables et devront être valides pour une période de quatre mois; d. Aucune cession ou sous-traitance n est et ne sera autorisée; e. L échéancier proposé devra démontrer le respect des attentes identifiées en terme de produits livrables; f. Les présentations en personne des rapports devront se tenir aux lieux et temps identifiés par L Arche Canada (habituellement au Québec pour les rencontres qui se tiennent en septembre) g. Les soumissionnaires cèdent leur droit de propriété intellectuelle, cependant la reconnaissance de leur contribution sera faite par L Arche Canada; h. Une session d information ou de précisions qui serait tenue en français pourra être planifiée si requis sur place ou par conférence téléphonique; i. En cas de litige, L Arche Canada souhaite trouver par la voie de conversation et de dialogue une solution; dans l impossibilité, le lieu de juridiction est le Québec; j. L attribution du contrat pour la phase I (élaboration du protocole) qui est normalement prévu au plus tard début septembre 2016 n engage pas l Arche Canada à l attribution du contrat pour la phase II (réalisation du protocole). k. L Arche Canada ne s engage pas à prendre quelque soumissionnaire suite à cet appel d offres. 5

6 1 CRITÈRES D ÉVALUATION ET DE SÉLECTION 1.1 Échelle d attribution des points à l égard des critères L évaluation de chacun des cinq critères ci-dessous sera réalisée de la façon suivante : 100 % x points : Excellent (dépasse sous tous les aspects le niveau de qualité recherché) 80 % x points : Plus que satisfaisant (dépasse sous plusieurs aspects le niveau de qualité recherché) 60 % x points : Satisfaisant (atteint le niveau de qualité recherché) 40 % x points : Insatisfaisant (n atteint pas, pour certains aspects importants, le niveau de qualité recherché) 20 % x points : Médiocre (n atteint pas, pour plusieurs aspects, le niveau de qualité recherché) 0 % x points : Nul (rien dans l offre ne permet d évaluer ce critère) 1.2 Expérience du soumissionnaire (20 points) Évaluation de l expérience du soumissionnaire dans la conception de projets relevant du domaine de l évaluation en lien direct avec le présent appel d offres et dans celle de trois (3) projets similaires. Le soumissionnaire doit décrire ses réalisations de façon claire et succincte (3 pages), en termes de complexité, d envergure et de nature comparables à celles du projet. De plus, pour être admissibles, les mandats énumérés doivent satisfaire aux exigences suivantes : - avoir été réalisés par le soumissionnaire; - avoir été réalisés au cours des cinq (5) années précédant la date de fermeture du présent appel d offres; 1.3 Compétence et disponibilité du responsable du projet (30 points) Évaluation de la compétence et de la disponibilité du responsable du projet, de son expertise dans le type de projet en question et dans des projets similaires en considérant notamment la complexité et l envergure de ces derniers de même que sa contribution à ces projets. Le soumissionnaire doit préciser la nature des réalisations du responsable du projet. De plus, pour être admissibles, les mandats énumérés doivent satisfaire aux exigences suivantes : - avoir été réalisés au cours des cinq (5) années précédant la date de fermeture du présent appel d offres; - le chargé de projet devrait être membre d un regroupement professionnel tel que la Société canadienne d évaluation ou un organisme professionnel équivalent tant fédéral que provincial, ou de tout autre organisme spécialisé en évaluation de programmes, particulièrement auprès d organismes sans but lucratif. 6

7 Le soumissionnaire doit joindre une copie du curriculum vitae du chargé de projet nommé dans l'offre. 1.4 Organisation de l équipe de projet (30 points) Évaluation de l organisation, de la disponibilité et de la composition des ressources humaines et matérielles, de l expérience et de la pertinence de l équipe affectée au projet. Le soumissionnaire doit préciser de façon claire et succincte (maximum 5 pages) la structure de l'équipe de travail qui sera chargée de la conception du projet, les membres de cette équipe ainsi que leurs responsabilités respectives. Aux fins d évaluation de l organisation, le soumissionnaire devra également fournir une copie du curriculum vitae de chacun des membres de l'équipe de travail qui sera chargée de la conception du projet. 1.5 Échéancier de travail et présentation des biens livrables (15 points) Évaluation de la capacité à respecter l échéancier et de la qualité des biens livrables proposés. Le soumissionnaire doit faire état de la méthodologie qui s appliquera à la conception du projet. Il devra énumérer les méthodes de travail qu il entend utiliser et produire l échéancier de conception du projet qu il s engage à suivre. 1.6 Qualité de l'offre de service (5 points) Cette évaluation portera notamment sur la clarté de l'offre, la facilité de renvoi aux différents points de l'appel d'offres, la mise en page, le support du document et la présentation graphique. 7

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